Trách nhiệm lãnh đạo

2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng

2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo

2.2.2.1 Cam kết của lãnh đạo

Tại SETC, để hệ thống quản lý chất lượng vận hành có hiệu quả, Giám đốc công ty đã cam kết thực hiện bằng các hành động sau:

- Phổ biến hệ thống văn bản chất lượng đến từng CBCNV trong công ty bằng 03 cách là: mạng nội bộ http://10.171.0.1, hệ thống E-office (văn phịng điện tử) có kết nối đến từng phòng ban và luân chuyển bằng văn bản giấy.

- Cung cấp nguồn lực tối đa cho các hoạt động theo quy định về nhân sự của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và của Tổng Công ty Điện lực miền Nam.

- Thiết lập chính sách chất lượng của cơng ty.

- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng hàng năm của công ty và của từng phòng ban.

- Truyền đạt về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng cho CBCNV.

- Thực hiện đánh giá nội bộ đối với hệ thống quản lý chất lượng và xem xét của lãnh đạo theo kế hoạch 02 lần/năm vào tháng 6 và tháng 12.

- Thường xuyên cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống chất lượng.

Trong biên bản họp xem xét Lãnh đạo năm 2017 (đính kèm phụ lục 6) có thể thấy đầy đủ các nội dung cam kết của Lãnh đạo cấp cao như: thông tin phản hồi từ khách hàng, các nguồn lực công ty, các hành động khắc phục và phòng ngừa,... Đồng thời, theo kết quả khảo sát tại bảng 2.4, mức độ Lãnh đạo cấp cao công ty thực hiện triển khai, áp dụng, cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng đạt 4,13, trong đó có 26/30 phiếu (86,7%) phiếu ý kiến đánh giá ở mức độ 4, 4/30 phiếu (13,3%) ý kiến đánh giá ở mức 5 và khơng có ý kiến nào đánh giá ở mức 1, 2, 3. Nguyên nhân chủ yếu là do nội dung cam kết của Lãnh đạo SETC được xây dựng dựa trên nội dung cam kết của Lãnh đạo Tổng công ty Điện lực miền Nam và Tập đồn Điện lực Việt Nam, vì vậy, các nội dung cam kết đầy đủ và phù hợp với lĩnh vực hoạt động trong ngành điện của SETC. Ngoài ra, Lãnh đạo cấp cao cơng ty cịn trực tiếp tham gia nghiêm túc và đầy đủ các khóa học về ISO cùng với toàn thể nhân viên để làm động lực cho các CBCNV khác.

Bảng 2.4: Kết quả khảo sát về trách nhiệm của lãnh đạo của SETC

Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung

bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5

1

Lãnh đạo cấp cao của SETC tham gia vào việc triển khai, áp dụng và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng như thế nào?

0 0 0 26 4 4,13

2

Việc xác định các yêu cầu của khách hàng được Lãnh đạo cấp cao thực hiện như thế nào?

0 0 3 21 6 4,10

(Nguồn: phụ lục 02)

Về việc xác định các yêu cầu của khách hàng cũng được Lãnh đạo cấp cao thực hiện có hiệu quả khi mức độ đánh giá đạt 4,1, trong đó, có 21/30 phiếu (70%) ý kiến đánh giá ở mức 4 và 6/30 phiếu (20%) ý kiến đánh giá ở mức 5 (theo kết quả khảo sát tại bảng 2.4). Tuy nhiên, vẫn còn 3/30 phiếu (10%) ý kiến cho rằng SETC thực hiện các yêu cầu của khách hàng cịn hạn chế. Do Lãnh đạo cấp cao cơng ty chưa xây dựng và áp dụng tiêu chí “đánh giá của khách hàng” vào trong các tiêu chí để đánh giá xếp hạng kết quả hồn thành cơng việc vào cuối năm, điều này dẫn đến việc các bộ phận có liên quan vẫn còn chưa thật sự quan tâm đến khách hàng, dễ gây ra sự khơng hài lịng từ khách hàng đối với cơng ty.

 Chính sách chất lượng

Qua các Báo cáo đánh giá nội bộ năm 2015, 2016, 2017 đối với Lãnh đạo công ty không phát hiện điểm khơng phù hợp trong q trình thực hiện chính sách chất lượng (đính kèm phụ lục 6). Đồng thời, theo kết quả khảo sát có được tại bảng 2.5, thì mức độ đánh giá đạt 4,27, có 22/30 phiếu (73,3%) ý kiến đánh giá mức 4 và 8/30 phiếu (26,7%) ý kiến đánh giá mức 5, qua các kết quả đánh giá nội bộ đã nêu trên và kết quả khảo sát thu thập được cho thấy nội dung chính sách chất lượng của cơng ty được Lãnh đạo cấp cao công ty xây dựng có hiệu quả và cịn thực hiện các

cải tiến. Nguyên nhân mà Lãnh đạo công ty thực hiện tốt là do khi thiết lập chính sách chất lượng của công ty, Lãnh đạo cấp cao SETC đã xây dựng dựa trên định hướng hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, của Tổng Công ty Điện lực miền Nam và dựa trên mục đích hoạt động của SETC, vì vậy mà nội dung của chính sách chất lượng tại SETC đầy đủ, rõ ràng và phù hợp theo hướng phát triển của công ty.

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát về chính sách chất lượng của SETC

Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung

bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5

1 Lãnh đạo cấp cao xây dựng nội dung Chính

sách chất lượng tại SETC như thế nào? 0 0 0 22 8 4,27

(Nguồn: phụ lục 02)

 Mục tiêu chất lượng

Đối với mục tiêu chất lượng, tại Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam, Lãnh đạo cấp cao cơng ty căn cứ vào chính sách chất lượng, kết quả hoạt động của năm trước, kết hợp với yêu cầu của nhiệm vụ, kế hoạch được Tổng Công ty Điện lực miền Nam giao hàng năm để xây dựng và công bố mục tiêu chất lượng cho họat động của SETC. Điều này thể hiện trong các Báo cáo đánh giá nội bộ năm 2015, 2016, 2017 đối với Lãnh đạo cơng ty cũng thể hiện là khơng có điểm khơng phù hợp trong quá trình xây dựng và thực hiện mục tiêu chất lượng (đính kèm phụ lục 6). Đồng thời, qua kết quả khảo sát có được tại bảng 2.5, thì mức độ đánh giá đạt 4,27, có 22/30 phiếu (73,3%) ý kiến đánh giá mức 4 và 8/30 phiếu (26,7%) ý kiến đánh giá mức 5mục tiêu chất lượng của SETC được xây dựng rất hiệu quả (kết quả khảo sát tại bảng 2.6 là 4,17 (25/30 phiếu (83,3%) đánh giá ở mức 4 và 5/30 phiếu (16,7%) đánh giá ở mức 5), phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của cơng ty, theo nhu cầu của thị trường và phù hợp với định hướng, chủ trương của Tổng cơng ty Điện lực miền Nam và Tập đồn Điện lực Việt Nam hướng đến.

Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về mục tiêu chất lượng của SETC

Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung

bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5

1

Lãnh đạo cấp cao thực hiện về việc cụ thể hóa chính sách chất lượng thành mục tiêu của SETC như thế nào?

0 0 0 25 5 4,17

2 Lãnh đạo cấp cao thực hiện việc xây dựng

mục tiêu của các phòng/ban như thế nào? 0 0 0 24 6 4,20

3

Tính phù hợp của các mục tiêu chất lượng đối với chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban như thế nào?

0 0 0 26 4 4,13

(Nguồn: phụ lục 02)

Theo kết quả khảo sát tại bảng 2.6 cho thấy mức độ thực hiện xây dựng mục tiêu các phòng ban của Lãnh đạo cấp cao công ty đạt hiệu quả và phù hợp đối với chức năng, nhiệm vụ của từng phịng ban trong cơng ty (đạt 4,2 và 4,13). Nguyên nhân là do mục tiêu chất lượng của từng phòng ban đều được từng bộ phận đóng góp ý kiến, sửa đổi, và tham mưu lên Lãnh đạo để xây dựng và chỉnh sửa khi có thay đổi, vì vậy, tất cả các mục tiêu chất lượng của mỗi phòng ban đều phù hợp với nội dung công việc chun mơn tại phịng ban đó, nhờ vậy mà CBCNV của mỗi phịng ban đều biết rõ mục tiêu nơi mình làm việc và thuận lợi hơn trong q trình thực hiện cơng việc để đạt được mục tiêu.

Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về mục tiêu chất lượng của SETC

Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung

bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5

1 Lãnh đạo cấp cao tiến hành đánh giá kết

quả thực hiện các mục tiêu như thế nào? 0 0 23 7 0 3,23

Hiện nay, tại SETC, công tác đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu của công ty được thực hiện chưa hiệu quả (theo kết quả khảo sát tại bảng 2.7 chỉ đạt 3,23, có 23/30 (76,7%) ý kiến đánh giá ở mức 3). Nguyên nhân là Lãnh đạo cấp cao vẫn chưa xây dựng một phương pháp và tiêu chí để đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu chất lượng của từng bộ phận, cụ thể là Lãnh đạo cấp cao đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu của từng bộ phận tùy thuộc theo cảm tính của cá nhân mà chưa xây dựng tiêu chí đánh giá, cách thức đo lường cụ thể, rõ ràng, dẫn đến kết quả đánh giá còn chưa mang tính cơng bằng và hợp lý, khơng những thế, mỗi bộ phận có những chức năng và đặc thù cơng việc khác nhau, vì vậy, nếu khơng xây dựng cụ thể tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận thì kết quả đánh giá lại chưa đạt độ chính xác cao. Nguyên nhân mà Lãnh đạo cấp cao SETC tự đánh giá mà chưa xây dựng phương pháp và tiêu chí để đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu chất lượng của từng bộ phận sẽ được trình bày cụ thẻ tại mục 2.2.2.3 – Xem xét lãnh đạo.

Về kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng qua các năm 2015, 2016, 2017 có thể thể thấy được rằng Lãnh đạo cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam đã nỗ lực cải tiến qua các năm cụ thể như trong bảng 2.8:

Bảng 2.8: Mục tiêu chất lượng qua các năm của SETC

Stt Mục tiêu chất lượng 2015 Mục tiêu chất lượng 2016 Mục tiêu chất lượng 2017 Mục tiêu chất lượng 2018 1 Duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Tiếp tục vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn ISO

9001:2008.

Chuẩn bị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn ISO

9001:2015.

Tiếp tục vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008 đến

tháng 12/2017. Chuẩn bị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 từ ngày 01/01/2018.

Thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Stt Mục tiêu chất lượng 2015 Mục tiêu chất lượng 2016 Mục tiêu chất lượng 2017 Mục tiêu chất lượng 2018 2 Đa dạng các loại hình kinh doanh: Sản xuất tủ bảng điện, lắp đặt thử nghiệm SCADA.

Tiếp tục kinh doanh đa dạng các sản phẩm: tủ bảng điện, thử nghiệm kết nối SCADA. Tiếp tục kinh doanh đa dạng các sản phẩm: tủ bảng điện, thử nghiệm kết nối SCADA. Tiếp tục kinh doanh đa dạng các sản phẩm: tủ bảng điện, thử nghiệm kết nối SCADA. 3 Nâng cấp văn phòng làm việc. Nâng cấp văn phòng làm việc. Nâng cấp văn phòng làm việc. Nâng cấp văn phòng làm việc. (Nguồn: tác giả tổng hợp)

Qua các văn bản ban hành mục tiêu chất lượng năm 2015, 2016, 2017, 2018 của Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam ngày 10/01/2015, ngày 10/01/2016, ngày 10/01/2017, ngày 10/01/2018 (xem chi tiết tại Phụ lục 6), cụ thể, ta thấy mục tiêu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của Lãnh đạo cấp cao cơng ty có quyết tâm, có sự chuẩn bị để thay đổi và thực hiện cải tiến khi thay đổi từ ISO 9001:2008 sang áp dụng ISO 9001:2015. Ngoài ra, từ năm 2015 đến năm 2017, Lãnh đạo cấp cao công ty đã đặt mục tiêu nâng cấp nơi làm việc và đã thực hiện được mục tiêu chất lượng đã đề ra đó là đã xây dựng mới và đưa vào vận hành nhà máy mới tại Củ Chi để nâng cao năng lực sản xuất cho công ty, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đồng thời, bên cạnh những mặt hàng mà SETC đã có kinh nghiệm sản xuất thì Lãnh đạo cấp cao cơng ty cũng đã nỗ lực để đạt được mục tiêu trong việc sản xuất sản phẩm mới là tủ bảng điện, lắp đặt thử nghiệm SCADA. Từ năm 2016 đến nay, SETC đã ký hợp đồng để sản xuất tủ bảng điện cho 27 cơng trình khắp các tỉnh phía Nam như: Trạm 110kV Cần Thơ, Trạm 110kV Xuyên Mộc, Trạm 110kV Phước Long, Trạm 110kV Đức Linh, Trạm 110kV Dầu Tiếng,..., không những vậy, đến năm 2017, nỗ lực thực hiện mục tiêu chất lượng càng được thể hiện khi mà cơng ty đã hồn thành việc thử nghiệm các thiết bị có kết nối SCADA và đang thực hiện thử nghiệm cho hợp đồng số: 12- 17/SPC-BINHSON/LBS-G02 của Tổng công ty Điện lực miền Nam. Có thể thấy

rằng, Lãnh đạo cấp cao của SETC đã có những nỗ lực rất lớn và đạt được mục tiêu chất lượng đã đặt ra từ năm 2015 đến năm 2018.

2.2.2.2 Trao đổi thông tin

Tại SETC, Lãnh đạo cấp cao thiết lập và duy trì hệ thống thơng tin nội bộ với các hình thức là: họp giao ban chuyên môn 02 lần/tháng, sinh hoạt cán bộ phụ trách chất lượng của mỗi phòng ban định kỳ 01 lần/quý để trao đổi các nội dung cơng việc mà các phịng ban đã được giao nhiệm vụ. Đồng thời, hiện nay, trong công tác chuyên môn hàng ngày tại công ty, tuy vẫn áp dụng truyền đạt thơng tin bằng hình thức văn bản giấy như memo, nhưng chủ yếu Lãnh đạo SETC đã cho áp dụng công nghệ vào q trình trao đổi thơng tin.

Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về việc trao đổi thông tin của SETC

Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung

bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh

đạo 1 2 3 4 5

1

Lãnh đạo cấp cao duy trì và phổ biến đầy đủ thơng tin cho nhân viên như thế nào?

0 0 4 26 0 3,87

(Nguồn: phụ lục 02)

Về việc trao đổi thơng tin thì Lãnh đạo cấp cao SETC thực hiện phổ biến thông tin cho các CBCNV rất hiệu quả, theo như kết quả khảo sát tại bảng 2.9 có mức độ thực hiện đạt 3,87 (có 26/30 ý kiến đánh giá ở mức 4 – 86,7%). Qúa trình trao đổi thông tin tại SETC hiện nay như sau:

- Sử dụng cổng thông tin là: hệ thống dữ liệu của các phòng ban trên ổ đĩa mạng nội bộ của cơng ty http://10.171.0.1, CBCNV trong cơng ty có thể truy cập, sao chép, tải tài liệu và xem thông tin liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, quy định về lương, hồ sơ ISO, các phần mềm cần thiết, các hoạt động cơng đồn và các thông tin nội bộ khác của công ty rất nhanh chóng và thống nhất cả hệ thống.

- Hai là, CBCNV sẽ sử dụng E-office (văn phòng điện tử): http://eoffice.evnspc.vn/etc2 có chứa tất cả các tài liệu, văn bản nhưng chỉ những cá nhân nào được phân quyền đọc văn bản đó mới có thể xem và tải tài liệu.

Bằng cách áp dụng công nghệ và hạn chế truyền đạt thông tin bằng văn bản giấy mà tất cả CBCNV trong SETC được cung cấp đầy đủ, chính xác các thơng tin liên quan về hoạt động công tác chuyên môn và của hệ thống chất lượng tại công ty. Đây là một hoạt động có hiệu quả của Lãnh đạo cấp cao SETC mang lại nhiều lợi ích cho CBCNV.

Bên cạnh những ưu điểm khi Lãnh đạo cấp cao cho áp dụng công nghệ trong việc trao đổi thơng tin thì cũng cịn 3/30 phiếu (10%) ý kiến cho rằng vẫn có hạn chế tồn tại. Cụ thể là do như đã đề cập ở mục 2.2.1.1 – Kiểm soát tài liệu, tất cả văn bản, quyết định, tài liệu,... đều được phổ biến trên trang web nội bộ http://eoffice.evnspc.vn/etc2 của công ty, nhưng để các CBCNV của các bộ phận xem được tài liệu này thì cần có bút phê điện tử của Ban Lãnh đạo cấp cao công ty phân quyền và từ Trưởng các bộ phận tiếp tục phân quyền xuống cho nhân viên trong bộ phận thì những phịng ban và CBCNV nào được phân quyền mới có thể xem được các văn bản, vì vậy mà quá trình tiếp cận thông tin tại công ty trong trường hợp Lãnh đạo các cấp chưa phân quyền thì sẽ làm chậm tiến độ tiếp nhận thông tin giải quyết công việc, nhưng để đảm bảo tính bảo mật của một số tài liệu nên Lãnh đạo cấp cao công ty vẫn cho áp dụng chức năng phân quyền này.

2.2.2.3 Xem xét lãnh đạo

SETC thực hiện việc xem xét Lãnh đạo đối với hệ thống chất lượng định kỳ một