Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5
1 Lãnh đạo cấp cao xây dựng nội dung Chính
sách chất lượng tại SETC như thế nào? 0 0 0 22 8 4,27
(Nguồn: phụ lục 02)
Mục tiêu chất lượng
Đối với mục tiêu chất lượng, tại Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam, Lãnh đạo cấp cao công ty căn cứ vào chính sách chất lượng, kết quả hoạt động của năm trước, kết hợp với yêu cầu của nhiệm vụ, kế hoạch được Tổng Công ty Điện lực miền Nam giao hàng năm để xây dựng và công bố mục tiêu chất lượng cho họat động của SETC. Điều này thể hiện trong các Báo cáo đánh giá nội bộ năm 2015, 2016, 2017 đối với Lãnh đạo công ty cũng thể hiện là khơng có điểm khơng phù hợp trong q trình xây dựng và thực hiện mục tiêu chất lượng (đính kèm phụ lục 6). Đồng thời, qua kết quả khảo sát có được tại bảng 2.5, thì mức độ đánh giá đạt 4,27, có 22/30 phiếu (73,3%) ý kiến đánh giá mức 4 và 8/30 phiếu (26,7%) ý kiến đánh giá mức 5mục tiêu chất lượng của SETC được xây dựng rất hiệu quả (kết quả khảo sát tại bảng 2.6 là 4,17 (25/30 phiếu (83,3%) đánh giá ở mức 4 và 5/30 phiếu (16,7%) đánh giá ở mức 5), phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của cơng ty, theo nhu cầu của thị trường và phù hợp với định hướng, chủ trương của Tổng công ty Điện lực miền Nam và Tập đoàn Điện lực Việt Nam hướng đến.
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về mục tiêu chất lượng của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5
1
Lãnh đạo cấp cao thực hiện về việc cụ thể hóa chính sách chất lượng thành mục tiêu của SETC như thế nào?
0 0 0 25 5 4,17
2 Lãnh đạo cấp cao thực hiện việc xây dựng
mục tiêu của các phòng/ban như thế nào? 0 0 0 24 6 4,20
3
Tính phù hợp của các mục tiêu chất lượng đối với chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban như thế nào?
0 0 0 26 4 4,13
(Nguồn: phụ lục 02)
Theo kết quả khảo sát tại bảng 2.6 cho thấy mức độ thực hiện xây dựng mục tiêu các phòng ban của Lãnh đạo cấp cao công ty đạt hiệu quả và phù hợp đối với chức năng, nhiệm vụ của từng phịng ban trong cơng ty (đạt 4,2 và 4,13). Nguyên nhân là do mục tiêu chất lượng của từng phòng ban đều được từng bộ phận đóng góp ý kiến, sửa đổi, và tham mưu lên Lãnh đạo để xây dựng và chỉnh sửa khi có thay đổi, vì vậy, tất cả các mục tiêu chất lượng của mỗi phòng ban đều phù hợp với nội dung công việc chun mơn tại phịng ban đó, nhờ vậy mà CBCNV của mỗi phịng ban đều biết rõ mục tiêu nơi mình làm việc và thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện công việc để đạt được mục tiêu.
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về mục tiêu chất lượng của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5
1 Lãnh đạo cấp cao tiến hành đánh giá kết
quả thực hiện các mục tiêu như thế nào? 0 0 23 7 0 3,23
Hiện nay, tại SETC, công tác đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu của công ty được thực hiện chưa hiệu quả (theo kết quả khảo sát tại bảng 2.7 chỉ đạt 3,23, có 23/30 (76,7%) ý kiến đánh giá ở mức 3). Nguyên nhân là Lãnh đạo cấp cao vẫn chưa xây dựng một phương pháp và tiêu chí để đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu chất lượng của từng bộ phận, cụ thể là Lãnh đạo cấp cao đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu của từng bộ phận tùy thuộc theo cảm tính của cá nhân mà chưa xây dựng tiêu chí đánh giá, cách thức đo lường cụ thể, rõ ràng, dẫn đến kết quả đánh giá cịn chưa mang tính cơng bằng và hợp lý, khơng những thế, mỗi bộ phận có những chức năng và đặc thù cơng việc khác nhau, vì vậy, nếu khơng xây dựng cụ thể tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận thì kết quả đánh giá lại chưa đạt độ chính xác cao. Nguyên nhân mà Lãnh đạo cấp cao SETC tự đánh giá mà chưa xây dựng phương pháp và tiêu chí để đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu chất lượng của từng bộ phận sẽ được trình bày cụ thẻ tại mục 2.2.2.3 – Xem xét lãnh đạo.
Về kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng qua các năm 2015, 2016, 2017 có thể thể thấy được rằng Lãnh đạo cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam đã nỗ lực cải tiến qua các năm cụ thể như trong bảng 2.8:
Bảng 2.8: Mục tiêu chất lượng qua các năm của SETC
Stt Mục tiêu chất lượng 2015 Mục tiêu chất lượng 2016 Mục tiêu chất lượng 2017 Mục tiêu chất lượng 2018 1 Duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tiếp tục vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO
9001:2008.
Chuẩn bị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO
9001:2015.
Tiếp tục vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 đến
tháng 12/2017. Chuẩn bị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 từ ngày 01/01/2018.
Thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Stt Mục tiêu chất lượng 2015 Mục tiêu chất lượng 2016 Mục tiêu chất lượng 2017 Mục tiêu chất lượng 2018 2 Đa dạng các loại hình kinh doanh: Sản xuất tủ bảng điện, lắp đặt thử nghiệm SCADA.
Tiếp tục kinh doanh đa dạng các sản phẩm: tủ bảng điện, thử nghiệm kết nối SCADA. Tiếp tục kinh doanh đa dạng các sản phẩm: tủ bảng điện, thử nghiệm kết nối SCADA. Tiếp tục kinh doanh đa dạng các sản phẩm: tủ bảng điện, thử nghiệm kết nối SCADA. 3 Nâng cấp văn phòng làm việc. Nâng cấp văn phòng làm việc. Nâng cấp văn phòng làm việc. Nâng cấp văn phòng làm việc. (Nguồn: tác giả tổng hợp)
Qua các văn bản ban hành mục tiêu chất lượng năm 2015, 2016, 2017, 2018 của Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam ngày 10/01/2015, ngày 10/01/2016, ngày 10/01/2017, ngày 10/01/2018 (xem chi tiết tại Phụ lục 6), cụ thể, ta thấy mục tiêu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của Lãnh đạo cấp cao cơng ty có quyết tâm, có sự chuẩn bị để thay đổi và thực hiện cải tiến khi thay đổi từ ISO 9001:2008 sang áp dụng ISO 9001:2015. Ngoài ra, từ năm 2015 đến năm 2017, Lãnh đạo cấp cao công ty đã đặt mục tiêu nâng cấp nơi làm việc và đã thực hiện được mục tiêu chất lượng đã đề ra đó là đã xây dựng mới và đưa vào vận hành nhà máy mới tại Củ Chi để nâng cao năng lực sản xuất cho công ty, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đồng thời, bên cạnh những mặt hàng mà SETC đã có kinh nghiệm sản xuất thì Lãnh đạo cấp cao cơng ty cũng đã nỗ lực để đạt được mục tiêu trong việc sản xuất sản phẩm mới là tủ bảng điện, lắp đặt thử nghiệm SCADA. Từ năm 2016 đến nay, SETC đã ký hợp đồng để sản xuất tủ bảng điện cho 27 cơng trình khắp các tỉnh phía Nam như: Trạm 110kV Cần Thơ, Trạm 110kV Xuyên Mộc, Trạm 110kV Phước Long, Trạm 110kV Đức Linh, Trạm 110kV Dầu Tiếng,..., không những vậy, đến năm 2017, nỗ lực thực hiện mục tiêu chất lượng càng được thể hiện khi mà cơng ty đã hồn thành việc thử nghiệm các thiết bị có kết nối SCADA và đang thực hiện thử nghiệm cho hợp đồng số: 12- 17/SPC-BINHSON/LBS-G02 của Tổng công ty Điện lực miền Nam. Có thể thấy
rằng, Lãnh đạo cấp cao của SETC đã có những nỗ lực rất lớn và đạt được mục tiêu chất lượng đã đặt ra từ năm 2015 đến năm 2018.
2.2.2.2 Trao đổi thông tin
Tại SETC, Lãnh đạo cấp cao thiết lập và duy trì hệ thống thơng tin nội bộ với các hình thức là: họp giao ban chun mơn 02 lần/tháng, sinh hoạt cán bộ phụ trách chất lượng của mỗi phòng ban định kỳ 01 lần/quý để trao đổi các nội dung công việc mà các phòng ban đã được giao nhiệm vụ. Đồng thời, hiện nay, trong công tác chuyên môn hàng ngày tại công ty, tuy vẫn áp dụng truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản giấy như memo, nhưng chủ yếu Lãnh đạo SETC đã cho áp dụng công nghệ vào q trình trao đổi thơng tin.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về việc trao đổi thông tin của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh
đạo 1 2 3 4 5
1
Lãnh đạo cấp cao duy trì và phổ biến đầy đủ thông tin cho nhân viên như thế nào?
0 0 4 26 0 3,87
(Nguồn: phụ lục 02)
Về việc trao đổi thơng tin thì Lãnh đạo cấp cao SETC thực hiện phổ biến thông tin cho các CBCNV rất hiệu quả, theo như kết quả khảo sát tại bảng 2.9 có mức độ thực hiện đạt 3,87 (có 26/30 ý kiến đánh giá ở mức 4 – 86,7%). Qúa trình trao đổi thơng tin tại SETC hiện nay như sau:
- Sử dụng cổng thông tin là: hệ thống dữ liệu của các phòng ban trên ổ đĩa mạng nội bộ của công ty http://10.171.0.1, CBCNV trong công ty có thể truy cập, sao chép, tải tài liệu và xem thông tin liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, quy định về lương, hồ sơ ISO, các phần mềm cần thiết, các hoạt động cơng đồn và các thông tin nội bộ khác của cơng ty rất nhanh chóng và thống nhất cả hệ thống.
- Hai là, CBCNV sẽ sử dụng E-office (văn phịng điện tử): http://eoffice.evnspc.vn/etc2 có chứa tất cả các tài liệu, văn bản nhưng chỉ những cá nhân nào được phân quyền đọc văn bản đó mới có thể xem và tải tài liệu.
Bằng cách áp dụng công nghệ và hạn chế truyền đạt thông tin bằng văn bản giấy mà tất cả CBCNV trong SETC được cung cấp đầy đủ, chính xác các thơng tin liên quan về hoạt động công tác chuyên môn và của hệ thống chất lượng tại công ty. Đây là một hoạt động có hiệu quả của Lãnh đạo cấp cao SETC mang lại nhiều lợi ích cho CBCNV.
Bên cạnh những ưu điểm khi Lãnh đạo cấp cao cho áp dụng công nghệ trong việc trao đổi thơng tin thì cũng cịn 3/30 phiếu (10%) ý kiến cho rằng vẫn có hạn chế tồn tại. Cụ thể là do như đã đề cập ở mục 2.2.1.1 – Kiểm soát tài liệu, tất cả văn bản, quyết định, tài liệu,... đều được phổ biến trên trang web nội bộ http://eoffice.evnspc.vn/etc2 của công ty, nhưng để các CBCNV của các bộ phận xem được tài liệu này thì cần có bút phê điện tử của Ban Lãnh đạo cấp cao công ty phân quyền và từ Trưởng các bộ phận tiếp tục phân quyền xuống cho nhân viên trong bộ phận thì những phòng ban và CBCNV nào được phân quyền mới có thể xem được các văn bản, vì vậy mà quá trình tiếp cận thơng tin tại công ty trong trường hợp Lãnh đạo các cấp chưa phân quyền thì sẽ làm chậm tiến độ tiếp nhận thông tin giải quyết cơng việc, nhưng để đảm bảo tính bảo mật của một số tài liệu nên Lãnh đạo cấp cao công ty vẫn cho áp dụng chức năng phân quyền này.
2.2.2.3 Xem xét lãnh đạo
SETC thực hiện việc xem xét Lãnh đạo đối với hệ thống chất lượng định kỳ một năm hai lần vào tháng 6 và tháng 12 hoặc khi có yêu cầu cần thiết của một thành viên Ban giám đốc đề xuất nhằm mục đích duy trì và cải tiến khơng ngừng hiệu lực, hiệu quả của hệ thống chất lượng đã được thiết lập.
Nội dung xem xét lãnh đạo được thực hiện theo quy định được nêu trong TT 06 – Thủ tục xem xét của Lãnh đạo bao gồm các nội dung:
- Kết quả của đợt đánh giá nội bộ, đánh giá của Tổ chức chứng nhận, đánh giá của khách hàng.
- Các ý kiến phản ánh của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, ý kiến của Tổng Công ty Điện lực miền Nam, của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và của các cơ quan quản lý liên quan.
- Việc chấp hành các thủ tục, quy định, quy trình, hướng dẫn của hệ thống quản lý chất lượng, các tiêu chuẩn liên quan.
- Quá trình và kết quả thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa, kết quả thực hiện các ý kiến của Ban giám đốc sau lần xem xét lần trước.
- Các thay đổi về hệ thống văn bản, nhân sự, điều kiện cơ sở hạ tầng, thiết bị. - Các ý kiến đề xuất của cán bộ, nhân viên trong công ty.
Sau cuộc họp xem xét, các thành viên Ban Lãnh đạo và các phòng ban sẽ được thông báo bằng văn bản kết quả của cuộc xem xét và ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về hoạt động xem xét lãnh đạo của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh đạo 1 2 3 4 5
1 Hoạt động xem xét của lãnh đạo được
thực hiện như thế nào? 0 0 5 22 3 3,93
2
Các kết luận, chỉ đạo sau buổi họp xem xét của lãnh đạo được thực hiện như thế nào?
0 0 6 24 0 3,80
(Nguồn: phụ lục 02)
Trong biên bản họp xem xét Lãnh đạo năm 2017 cho thấy cơng ty có thực hiện đầy đủ các buổi họp xem xét Lãnh đạo, và trong cuộc họp có trao đổi, thảo luận đầy đủ các nội dung mà Lãnh đạo công ty đã cam kết (đính kèm Phụ lục 6). Đồng thời, qua kết quả khảo sát tại bảng 2.10, mức độ đánh giá hoạt động xem xét của lãnh đạo cấp cao SETC và các kết luận, chỉ đạo sau buổi họp xem xét của lãnh đạo cấp cao được thực hiện có hiệu quả khi đạt 3,93 và 3,8, trong đó, mức độ đánh giá tương ứng lần lượt ở mức 4 là 22/30 phiếu (73,3%) và 24/30 phiếu (80%), ở mức 5 là 3/30 phiếu (10%). Nguyên nhân mà hoạt động xem xét lãnh đạo cấp cao SETC thực hiện
có hiệu quả là do cuộc họp xem xét được tổ chức đúng định kỳ và các nội dung trong cuộc họp có đầy đủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, thực hiện đúng theo cam kết trong sổ tay chất lượng của công ty (xem phụ lục 6 về các biên bản họp xem xét lãnh đạo cấp cao của SETC các năm 2015, 2016, 2017).
Tuy nhiên, cũng có 5/30 phiếu (16,7%) và 6/30 phiếu (20%) ý kiến cho rằng hoạt động xem xét và chỉ đạo sau buổi họp của lãnh đạo đưa ra tuy có phân tích các ngun nhân của những mặt hạn chế nhưng chưa có cơ chế giám sát các giải pháp cải tiến này, dẫn đến việc các bộ phận liên quan chậm trễ trong quá trình giải quyết và khắc phục. Nguyên nhân chính của vấn đề này là do Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam chịu sự chi phối của Tổng công ty Điện lực miền Nam từ tất cả các quy định, quy chế về nhân sự, lương thưởng, chi phí, quy trình mua hàng,… nên các quy định, quy chế, quy trình tại SETC hiện nay đều do Tổng công ty Điện lực miền Nam xây dựng và ban hành xuống cho SETC thực hiện, SETC dựa vào đó để chỉnh sửa lại cho phù hợp với cơng ty. Do đó, khi Tổng cơng ty Điện lực miền Nam chưa thực hiện xây dựng các phương pháp, cách thức để đánh giá, đo lường các quy trình nên Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam cũng chưa có cơ sở để xây dựng, vì vậy mà một số quy trình tại SETC đến cuối năm 2017 vẫn chưa được xây dựng phương pháp đánh giá.
2.2.3 Quản lý nguồn lực
Để thực hiện, duy trì, nâng cao hiệu quả và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam đã cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, môi trường làm việc, trang thiết bị,... cho CBCNV trong quá trình làm việc tại cơng ty.
2.2.3.1 Nguồn nhân lực
Có thể nói nhân lực là một yếu tố quan trọng trong việc quyết định sự thành cơng của một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có đội ngũ chất lượng sẽ góp phần thúc đẩy và làm phát triển doanh nghiệp ngày càng vững chắc. Nhận biết được điều