LỊCH VIỆT NA M CHI NHÁNH HUẾ
3.2.2.1.Xây dựng mối quan hệ tốt với các doanh nghiệp du lịch mà công ty đã và đang liên kết
đang liên kết
Muốn xây dựng được mối quan hệ tốt với các công ty du lịch mà Vietnamtourism đã và đang liên kết thì trước tiên bản thân Vietnamtourism phải tự nâng cao cho mình các kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ để có thể tạo sự tin tưởng cho đối tác của mình.
Nâng cao kiến thức:
Về chuyên môn:
Củng cố và tiếp tục cập nhật những kiến thức về kinh doanh du lịch lữ hành: Hàng năm, Vietnamtourism nên có các đợt kiểm tra kiến thức chuyên môn của nhân viên. Điều này không chỉ có ích trong mối quan hệ hợp tác với các công ty du lịch gửi khách mà còn trong suốt quá trình nhân viên làm việc. Nắm chắc các kiến thức cơ bản, nhân viên mới có thể làm việc tốt và tạo được sự tin tưởng cho các công ty du lịch trong quá trình hợp tác.
Tiến hành khảo sát tour đúng thời điểm: chất lượng dịch vụ là yếu tố được đặt lên hàng đầu trong chương trình du lịch của Vietnamtourism. Chính vì vậy, Vietnamtourism nên khảo sát tour một cách kĩ càng để đảm bảo chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp đúng vơí yêu cầu của Vietnamtourism. Thời điểm thích hợp cho Vietnamtourism khảo sát là vào những dịp điểm đến đó đang đón một lượng khách lớn tới du lịch. Việc đi khảo sát đó để đảm bảo chắc chắn rằng nhà cung cấp dịch vụ có thể đảm nhận được khối lượng công việc lớn, chịu được áp lực khi có một số lượng khách hàng đông nhưng vẫn chăm sóc khách hàng và duy trì được chất lượng dịch vụ tốt. Thời gian dành cho việc khảo sát có thể rải rác trong năm,
điềm này đòi hỏi Giám đốc của Vietnamtourism phải sắp xếp công việc hợp lý vì hiện tại thì công việc này do Giám đốc đảm nhận. Chính vì vậy, trong tương lai Vietnamtourism cần một đội ngũ nhân viên chuyên thực hiện phần việc khảo sát này.
Nâng cao kiến thức bổ trợ:
Nắm chắc luật pháp Việt Nam: Vietnamtourism nên nắm chắc luật pháp của nhà nước, đặc biệt là luật Hải quan và luật Xuất nhập cảnh, nắm chắc những thay đổi về việc mang ngoại tệ bằng tiền mặt và đồng Việt Nam bằng tiền mặt khi xuất nhập cảnh.
Nắm chắc luật pháp quốc tế và luật pháp nước sở tại: Kiến thức về luật pháp quốc tế rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Trước khi tham gia kinh doanh, Vietnamtourism nên trang bị đầy đủ mọi kiến thức về luật pháp quốc tế và luật pháp nước sở tại cho khách hàng. Điều này sẽ giúp Vietnamtourism tự bảo về quyền lợi và kinh doanh hiệu quả, không gặp phải trở ngại từ chính quyền nước sở tại và khách hàng có ý thức tôn trọng luật pháp nước sở tại.
Tránh tình trạng thông tin sai lệch: để tránh tình trạng thông tin sai lệch hoặc bị hiểu sai, Vietnamtourism và đối tác nên có những thỏa thuận, quy ước mặc định trong quá trình kinh doanh.
Sử dụng phương thức thanh toán mới: Vietnamtourism nên áp dụng phương pháp chuyển khoản mới để tiện cho việc thanh toán, đỡ mất thời gian của đối tác.
Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ:
Tuân theo những quy tắc giao tiếp chuẩn mực: Vietnamtourism nên có chương trình đào tạo thường niên về các kỹ năng giao tiếp. Các kỹ năng này sẽ là một phần chứng tỏ tính chuyên nghiệp trong công việc của Vietnamtourism và mang lại sự thân thiện trong việc hợp tác giữa hai bên.
Nâng cao kỹ năng truyền đạt thông tin: để tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác khi tiếp nhận thông tin, các nhân viên của Vietnamtourism nên trau dồi kỹ năng truyền đạt thông tin. Thông tin cần truyền đạt ngắn gọn, đầy đủ dễ hiểu và đơn giản đến mức không thể hiểu sai lệch.
Sử dụng thuần thục các thiết bị văn phòng: các công ty gửi khách có thể sử dụng nhiều loại thiết bị văn phòng để liên lạc, trao đổi thông tin nên các nhân viên của Vietnamtourism cần sử dụng thuần thục và khai thác triệt để các chức năng của các thiết bị văn phòng tương ứng này để có thể đạt hiệu quả cao trong quá trình trao đổi các công việc với đối tác.
Nâng cao kỹ năng sử dụng các phần mềm hỗ trợ: mỗi công ty đều có những phần mềm quản lý khác nhau nhưng đều có chung các chức năng như quản lý thông tin khách hàng, quản lý thông tin đối tác, theo dõi giá cả của các hãng máy bay, các khách sạn, sắp xếp lịch khởi hành,… Nếu hai doanh nghiệp cùng sử dụng thành thạo những phần mềm này thì sẽ tiết kiệm thời gian, sắp xếp kế hoạch làm việc khoa học.
Nâng cao kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp: trong quá trình đi du lịch nước ngoài, mọi tình huống xấu đều có thể xảy ra đòi hỏi sự hợp tác ăn ý của cả hai công ty để giải quyết kịp thời. Vì vậy, Vietnamtourism nên có những buổi họp để các nhân viên chia se kinh nghiệp, giải quyết tinh huống và đề xuất các giải quyết mới cho những giả định được đặt ra.
Nâng cao tinh thần hợp tác:
Cần nâng cao trách nhiệm của mỗi bên khi thực hiện một chương trình du lịch: Là doanh nghiệp nhận khách, Vietnamtourism cần tạo ra sản phẩm du lịch Outbound đảm bảo chất lượng mang lại sụ hài lòng cho du khách. Bên cạnh đó, Vietnamtourism cũng nên chăm sóc khách hàng như khách hàng đến trực tiếp với mình, coi khách hàng là thượng đế, hỏi thăm quan tâm đến khách hàng khi chuyến tour đã kết thúc, ....
Vietnamtourism cũng nên cùng một số công ty gửi khách xây dựng chương trình du lịch mới một cách thường xuyên. Theo tin tức được đăng tải trên trang web của Bộ ngoại giao Việt Nam, trong vòng 10 năm tới, một tầng lớp có thu nhập cao (hiện chỉ khoảng gần 1% dân số) sẽ xuất hiện ở Việt Nam. Vào năm 2016, tầng lớp này sẽ chiếm ít nhất 10% trong tổng số dân và sẽ là những đối tượng dành thời gian và tiền bạc đi du lịch nhiều nhất. Việc tạo dựng một số lượng khách hàng trung thành ngay từ thời điểm hiện nay là rất quan trọng. Chính vì vậy,
Vietnamtourism nên cùng đối tác xây dựng những chương trình du lịch mới để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Vietnamtourism cũng nên trao đổi với đối tác về việc xây dựng các tour nghỉ dưỡng dài ngày. Đây chính là việc bàn bạc để hai bên có thể đưa ra những tour mới phù hợp với năng lực của cả hai phía. Trên thực tế, những ý tưởng có thể rất nhiều nhưng việc thực hiện chúng không hề đơn giản.
Củng cố mối quan hệ giữa Vietnamtourism và các công ty gửi khách ngày càng bền chặt hơn:
Vietnamtourism nên tạo nhiều thuận lợi cho các công ty du lịch trong việc ký hợp đồng du lịch:
- Trong trường hợp việc ký hợp đồng cần sự gặp mặt trực tiếp của cả hai bên, Vietnamtourism nên chủ động cử người đến các công ty gửi khách để thực hiện việc ký hợp đồng. Như vậy, sẽ giúp các công ty gửi khách tiết kiệm được thời gian trong việc đi lại đồng thời sẽ tạo cho họ cảm giác Vietnamtourism luôn nghĩ tới lợi ích của họ, càng làm tăng sự tin tưởng của các công ty đối với Vietnamtourism.
- Trong thời gian tiến hành thực hiện việc ký kết hợp đồng du lịch mà xảy ra sự cố ngoài ý muốn của cả hai bên, nếu sự cố đó do lỗi bên Vietnamtourism thì Vietnamtourism sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm; còn nếu do lỗi bên công ty du lịch gửi khách thì tùy tình hình Vietnamtourism có thể nhượng bộ cho họ (nhưng chỉ duy nhất một lần).
Vietnamtourism cũng nên có các chương trình ưu tiên, khuyến thưởng cho các công ty du lịch bán được nhiều sản phẩm của Vietnamtourism:
- Chương trình dài hạn (có thể tính trong vòng một năm): Vietnamtourism nên đưa ra những định mức cụ thể về số lượng bán hay về doanh thu thu được từ việc bán sản phẩm cho các công ty mà đưa ra mức thưởng tương ứng cho các công ty bán nhiều sản phẩm của Vietnamtourism. Mức thưởng ở đây có thể là các chương trình du lịch và tùy theo từng cấp độ của các định mức mà quyết định giá trị của các chuyến đi du lịch đó.
Chương trình ngắn hạn (có thể tính theo tháng hoặc tính theo từng tour): Trong 1 tháng, nếu công ty nào gửi nhiều khách sang Vietnamtourism ở một mức độ nào đó mà Vietnamtourism đã ấn định trước hay gửi nhiều nhóm khách hàng đi
theo đoàn thì công ty đó có thể được tăng thêm hoa hồng. Vietnamtourism cũng nên thường xuyên tiến hành hoạt động chăm sóc các công ty gửi khách đang liên kết với Vietnamtourism:
- Nhân các dịp lễ, dịp tết hay ngày kỉ niệm những sự kiện trọng đại của các công ty đó, Vietnamtourism có thể gửi thiệp chúc mừng hay gửi các món quà nhỏ để thể hiện sự quan tâm của Vietnamtourism với các công ty.
- Vietnamtourism cũng có thể đặt banner của một số công ty gửi khách có quan hệ mật thiết với Vietnamtourism trên Website của Vietnamtourism. Hiện nay, Vietnamtourism đang duy trì song song hai trang web tiếng Anh và tiếng Việt. Trang web của Vietnamtourism cũng nên tạo một count view để tạo điều kiện thuận lợi khi chứng minh sự thu hút của công ty với du khách. Hơn nữa, từ số lượt truy cập vào trang web lớn, Vietnamtourism sẽ đưa ra ưu đãi đặt banner của công ty đối tác trên website sẽ làm cho đối tác hài lòng vì tiết kiệm được chi phí quảng cáo.
- Vietnamtourism cũng nên cập nhật thông tin, tìm cách nhận biết nhanh chóng khó khăn của các công ty mình liên kết để có thể kịp thời quan tâm, giúp đỡ họ được nhiều nhất, chu đáo nhất trong khả năng có thể. Các khó khăn ở đây có thể liên quan đến mặt tài chính, thiếu hướng dẫn viên có kinh nghiệp, vấn đề nhân sự,….hay liên quan đến vấn đề khách hàng( ví dụ trong trường hợp bên phía công ty mình liên kết thiếu khoảng 1 – 2 khách để có thể tiến hành đi tour, mà bên Vietnamtourism đã quá số người cho chuyến đi du lịch tương tự với chất lượng tương đương thì Vietnamtourism có thể gửi 1 – 2 người khách đó sang để giúp đỡ họ,…)
Vietnamtourism nên tiếp tục gửi các chương trình du lịch Outbound cho các công ty gửi khách một cách thường xuyên để họ có thể cập nhật được đầy đủ các chương trình du lịch đó.