3.2.1.Khái niệm WBS
Cấu trúc chia nhỏ cơng việc là q trình phân chia liên tục các đầu ra và cơng việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn có thể quản lý được.
Cấu trúc chia nhỏ công việc là sự chia nhỏ liên tục theo cấu trúc phân rã một cách hệ thống xuất phát từ đầu ra của dự án mà đội dự án tiến hành nhằm đạt được mục tiêu dự án và tạo ra các đầu ra cho dự án. Các cấp độ chi tiết kế tiếp nhau của WBS trình bày các cơng việc của dự án một cách chi tiết hơn. Cấu trúc chia nhỏ công việc là một cách tổ chức và xác định toàn bộ phạm vi dự án, và trình bày cơng việc đã được xác định trong bản mô tả phạm vi dự án đã đƣợc thông qua. Áp dụng cấu trúc chia nhỏ công việc giúp cho nhà quản lý dự án biết chắc chắn rằng tất cả các sản phẩm và khối lượng công việc được xác định, giúp kết hợp dự án với cơ cấu tổ chức công ty để phân công trách nhiệm thực hiện cho từng bộ phận và cá nhân, và thiết lập cơ sở cho kiểm soát thực hiện dự án. Về cơ bản, WBS là bản phác thảo toàn bộ dự án với các cấp độ chi tiết khác nhau.
Cơ cấu phân chia công việc WBS là việc phân chia theo cấp bậc một dự án t hành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể. Cần phải xác định, liệt kê, và lập bảng giải thích cho từng cơng việc cần thực hiện của dự án.
Sơ đồ cơ cấu phân chia cơng việc về hình thức, nó giống một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Cấp bậc trên cùng phản ánh nhiệm vụ cần thực hiện, các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của các mục tiêu, cấp bậc thấp nhất là các công việc cụ thể. Số lượng cấp bậc của một WBS tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của dự án.
Đầu ra nhỏ nhất Tiểu đầu ra
Đầu ra Dự án
Sơ đồ . Ví dụ về WBS của một dự án xây dựng nhà ở
Những cách thức phân nhóm chủ yếu thường đƣợc áp dụng trong phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc. WBS bắt đầu ở cấp độ đầu tiên với dự án là đầu ra cuối cùng. Các đầu ra chính, hoặc các hệ thống chính, hoặc các giai đoạn chính của dự án được xác định trước, tiếp theo các phần việc nhỏ hơn để hồn thành các phần việc lớn đó được xác định. Q trình chia nhỏ được lặp lại như vậy cho đến khi mức độ chi tiết của đầu ra nhỏ đến mức có thể quản lý được và một người có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Đầu ra nhỏ nhất thường được phân chia thành các thành phần nhỏ hơn gọi là gói cơng việc. Gói cơng việc là cấp độ thấp nhất trong cấu trúc chia nhỏ công việc và là cấp độ chi tiết mà chi phí và thời gian thực hiện cơng việc có thể ước tính một đáng tin cậy và có thể quản lý được. WBS cung cấp thông tin ở các mức độ chi tiết khác nhau dành cho các cấp quản lý khác nhau. Cấp độ 1 và cấp độ 2 trình bày tồn bộ thơng tin về mục tiêu dự án và phù hợp cho lãnh đạo cấp cao, cấp độ 3 và 4 cho lãnh đạo cấp trung và cấp độ 5 là những thông tin rất chi tiết phù hợp cho cấp quản lý thấp nhất.
Cấp Cấu trúc chia nhỏ Mơ tả
Dự án hồn chỉnh Các đầu ra chính
Các đầu ra bổ trợ Cấp quản lý thấp
Gói cơng việc Điểm kiểm sốt nhất phụ trách
Nhóm các gói cơng việc lại với nhau để theo dõi trách nhiệm và tình hinh thực hiện Các hoạt động được
xác định cụ thể
Sơ đồ 4.2. Ví dụ về WBS cấu trúc chia nhỏ cơng việc