- WBS xác định tất cả các yếu tố của dự án theo một cấu trúc nhất định và thiết lập nên các mối quan hệ với đầu ra cuối cùng của dự án. Hãy hình dung dự án là một gói cơng việc lớn và đƣợc chia nhỏ kế tiếp nhau thành các gói cơng việc nhỏ hơn, như vậy dự án chính là tổng hợp của tất cả các gói cơng việc nhỏ chi tiết đó.
- WBS giúp ích cho nhà quản lý dự án trên những khía cạnh sau:
+ Hỗ trợ cho việc đánh giá kết quả thực hiện về chi phí, tiến độ, và chất lƣợng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty trong suốt chu kỳ sống dự án.
+ Cung cấp cho các nhà lãnh đạo thơng tin phù hợp với từng ấp quản lý, ví dụ, cấp quản lý cao nhất quan tâm đến các đầu ra chính của dự án, trong khi đó cấp quản lý thấp nhất sẽ phụ trách các đầu ra nhỏ và các gói cơng việc.
+ Khi đã phát triển WBS, trách nhiệm thực hiện các hoạt động dự án được phân công cho các bộ phận và cá nhân trong công ty khi kết hợp WBS với cơ cấu tổ chức.
+ Giúp cho nhà quản lý dự án lập kế hoạch công tác, điều độ cơng việc và dự tốn ngân sách do WBS cung cấp một khn khổ để theo dõi chi phí và kết quả thực hiện bằng cách tổng hợp chi phí thực tế và chi phí kế hoạch của các gói cơng việc nhỏ thành các yếu tố lớn hơn giúp cho việc đo lường kết quả thực hiện có thể theo dõi theo cấp quản lý và theo kết quả đầu ra.
+ WBS xác định các kênh thông tin và hỗ trợ trong việc điều phối các bộ phận trong dự án do WBS cho biết trách nhiệm của cá nhân và bộ phận trong việc thực hiện các phần công việc dự án.
3.2.3.Trình tự lập WBS
- Phân tích cơng việc: phân tích dự án thành các cơng việc hoặc gói cơng việ
c nhỏ theo một số tiêu chí cụ thể. Quá trình phân chia đƣợc thực hiện cho đến khi cơ ng việc ở cấp bậc cuối đủ mức độ chi tiết, có thể kiểm tra và giám sát được. Mặt khá c, công việc ở bậc cuối cùng là công việc liên quan đến hoạt động sản xuất sản phẩ m cuối cùng của dự án.
mã hóa các cơng việc/gói cơng việc, căn cứ vào cấp bậc và thứ tự của công việc.
- Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi công việc: đối với mỗi cơng việc/gó
i cơng việc đã được phân chia, cần xác định các dữ liệu liên quan (người chịu trách nhi ệm thi hành, khối lƣợng công việc, thời gian thực hiện, ngân sách và chi phí, máy mó c thiết bị, nguyên vật liệu, nhà cung ứng…).
- Xác lập ma trận trách nhiệm: Thông tin quan trọng nhất là về người hoặc b
ộ phận chịu trách nhiệm thi hành công việc đã phân chia ở trên. Ma trận trách nhiệm x ác định ai chịu trách nhiệm về cái gì, đây chính là cơ sở để phối hợp các công việc của dự án.
- Ví dụ về WBS: Giới thiệu sản phẩm mới
+ Bao bì đóng gói: Thiết kế; Trang thiết bị bao gói; Hàng vào kho; Đóng gói.
+ Lực lượng bán hàng: Chỉ định giám đốc bán hàng; Thuê nhân viên bán hàng; Đào tạo nhân viên bán hàng.
+ Phân phối: Chọn nhà phân phối; Thương lượng và ký hợp đồng với nhà phân phối; Chở hàng đã đóng gói đến cho nhà phân phối.
+ Quảng cáo: Chọn hãng quảng cáo; Lập kế hoạch chiến dịch quảng cáo; Hãng quảng cáo tiến hành chiến dịch quảng cáo.