1. Project management plan
5.1.3. Lập kế hoạch hồn tất cơng việc
Khi đã quyết định chấm dứt dự án, cần thực hiện quá trình kết thúc dự án. Quá trình kết thúc thực tế có thể đƣợc lên kế hoạch hoặc thực hiện một cách tuần tự, hoặc đơn giản là việc làm tự phát. Lên kế hoạch nghiêm túc sẽ mang lại đƣợc kết quả tốt hơn nhiều. Do vậy phần này giúp bạn lên kế hoạch, cấp kinh phí, và sắp xếp thời gian để kết thúc dự án, nhƣ đối với bất cứ giai đoạn nào khác trong chu trình sống của dự án.
Trong một vài tổ chức, quá trình kết thúc dự án đƣợc thực hiện dƣới sự giám sát trực tiếp của nhà quản trị dự án, nhƣng điều này nhìn chung khó thực hiện đƣợc. Bởi đối với nhiều nhà quản trị dự án, q trình kết thúc dự án là tín hiệu chấm dứt thời kỳ họ là ngƣời lãnh đạo dự án. Nếu nhà quản trị có một dự án khác để quản lý thì vấn đề này có thể khơng trầm trọng lắm; nhƣng nếu khơng có dự án nào và nếu nhà quản trị dự án phải đối mặt với việc phải quay về nhịp độ đều đều trong một bộ phận chức
năng, có thể q trình kết thúc sẽ bị kéo dài ra.
Nhà quản trị cũng có một lựa chọn khác, hồn tồn lờ đi quá trình kết thúc dự án. Đánh giá đã đƣợc thực hiện và đã nhận đƣợc cả những lời khen lẫn chê. Thay vì giải quyết việc chấm dứt dự án, giám đốc có thể để cho ban quản lý xử lý tất cả. Các thành viên trong nhóm dự án cũng có thể có cảm giác hay phản ứng nhƣ vậy và có thể đi tìm cơng việc hoặc chỗ làm mới trƣớc khi dự án thực sự chấm dứt, bằng cách ấy kéo dài những công việc cuối cùng vơ thời hạn.
Các nhiệm vụ chính của nhà quản trị phụ trách kết thúc dự án bao gồm các n hiệm vụ sau:
- Phải kiểm sốt và đảm bảo rằng các cơng việc của dự án đã đƣợc hoàn tất tồn bộ, kể cả các cơng việc do nhà thầu phụ thực hiện.
- Thông báo cho khách hàng về việc dự án sẽ kết thúc cũng nhƣ các kết qu ả đạt đƣợc về khối lƣợng cơng tác hồn thành. Khách hàng sẽ là ngƣời chấp thuận khối lƣợng công việc đƣợc thực hiện của dự án.
- Cần hoàn tất hồ sơ, bao gồm hồ sơ thanh quyết toán, bản đánh giá q trì nh thực hiện cơng việc và đạt đƣợc các kết quả cụ thể, báo cáo tổng kết cuối cùng c ủa dự án, và các tài liệu, sổ sách của dự án.
- Giải quyết các vấn đề của dự án về mặt luật pháp. Lƣu giữ hồ sơ, các chứ ng từ nếu cần thiết.
- Thanh quyết toán, kiểm tốn.
- Bố trí lại nhân sự, ngun vật liệu, thiết bị…nguồn lực nào tới nơi cần thiết.
- Xác định rõ những yêu cầu hỗ trợ sản phẩm (ví dụ nhƣ về phụ tùng, dịch vụ), đề xuất việc thực hiện các hỗ trợ này và chỉ định ngƣời chịu trách nhiệm.
>>>>Các cơng việc hịan tất dự án được chia ra làm hai mảng chính : cơng tác hành chính và cơng tác hợp đồng. Để đảm bảo khơng bỏ sót cơng việc, các dự án nên xây dựng phiếu kiểm tra chuNn để hỗ trợ quá trình này.
Meredith and Mantel đề xuất các yếu tố sau :