4.1.1.Các vấn đề cơ bản về sơ đồ mạng
a.Các loại sơ đồ thể hiện tiến độ dự án
(1)Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt (còn gọi sơ đồ ngang) do kỹ sư Henry L. Gantt phát minh năm 1910 ở Mỹ. Mục đích là xác định tiến độ hợp lý để thực hiện các công việc khác nhau trong dự án.
Biểu đồ Gantt: thể hiện tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các cơng việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Cấu trúc của biểu đồ: Các thông tin về công việc và thời gian thực hiện cơng việc trong biểu đồ Gantt, trong đó, cột dọc trình bày cơng việc cụ thể; trục hồnh thể hiện thời gian; mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài cơng việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trƣớc sau giữa các công việc.
Biểu đồ Gantt cho biết khi nào các cơng việc bắt đầu và kết thúc, mức độ hồn thành của các cơng việc, dự kiến tình trạng của dự án tại các thời điểm khác nhau, các hoạt động “song song” có thể thực hiện đồng thời với những hoạt động khác. Biểu đồ Gantt được lập theo kiểu tiến tới, từ trái sang phải, công việc nào cần làm trước xếp trước.
- Các bước để tạo sơ đồ GANTT:
+ Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chi tiết + Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý + Xác định độ dài thời gian thực hiện các cơng việc
+ Lập bảng phân tích các hoạt động, là kết quả của các bước trên
- Ưu điểm:
+ Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung của tồn bộ dự án.
+ Dễ xây dựng, do đó, nó được sử dụng khá phổ biến.
+ Thơng qua biểu đồ có thể thấy được tình hình nhanh chậm của các cơng việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại cơng việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng cơng việc nhằm đảm bảo tính hợp lý.
quan đặc biệt đến công việc.
+ Đôi khi người ta xây dựng 2 sơ đồ GANTT: Một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất. Để xây dựng sơ đồ GANTT triển khai muộn người ta xuất phát từ sơ đồ GANTT triển khai sớm. Các cơng việc có thể triển khai muộn nhưng thời gian bắt đầu và kết thúc dự án không đƣợc thay đổi.
- Hạn chế GANTT
+ Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm cơng việc cần phải thực hiện
thì biểu đồ GANTT khơng thể chỉ ra đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa các loại công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khó khăn phức tạp.
+ Khó áp dụng cho những dự án lớn nhiều công việc + Khơng tính được một số chỉ tiêu
+ Khó nhận biết cơng việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh q nhiều cơng việc liên tiếp nhau.
- Ví dụ:
Thời gian Công việc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Làm cảng tạm (A1) 2. Làm đường ô tô (A2) 3. Chở thiết bị vật tư (A3) 4. Lắp đặt đường sắt (A4) 5. Xây dựng cảng chính (A5) 6. Xây dựng nhà, VP, kho (A6)
7. Lắp đặt thiết bị cảng (A7)
Hình Biểu đồ Gantt (2)Sơ đồ mạng
Thành công của dự án phụ thuộc vào mức độ mà dự án đáp ứng các yêu cầu về thời hạn hoàn thành, trong ngân sách cho phép và các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Sơ đồ mạng dự án là một công cụ sử dụng trong lập kế hoạch, điều độ và theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Sơ đồ mạng dự án chính là bản kế hoạch cơng việc dự án đƣợc trình bày dưới hình thức sơ đồ mạng.
Sơ đồ mạng là cơ sở để phát triển hệ thống thông tin dự án và được nhà quản lý dự án sử dụng để ra các quyết định liên quan đến quản lý tiến độ, chi phí và khối lượng cơng việc đã hồn thành. Sơ đồ mạng dự án (kế hoạch hoạt động dự án) là cơ sở cho việc lập các kế hoạch nhân sự, kế hoạch nguồn lực, kế hoạch mua sắm, kế hoạch
tài chính dự án.
Sơ đồ mạng trình bày các cơng việc phải thực hiện, trình tự lơgíc thực hiện các cơng việc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa sự hồn thành các công việc, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của từng công việc, các công việc nằm trên đường găng, thời gia n dự kiến hoàn thành cả dự án.
Sơ đồ mạng là mơ hình thể hiện tồn bộ dự án thành một thể thống nhất. Sơ đồ mạng mô tả mối quan hệ liên tục giữa các công việc, nối kết các công việc và các sự kiện theo thứ tự trƣớc sau của chúng. Phương pháp sơ đồ mạng trong lập tiến độ dự án đã trở nên phổ biến khoảng đầu những năm 1950 cho đến nay. Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng, nhưng được dùng phổ biến hơn cả là sơ đồ CPM (Critical Path
Method - phương pháp đường găng) và sơ đồ PERT (Program and Evaluation Review Technique - Kỹ thuật đánh giá và kiểm soát chương trình). Về cơ bản, hai phƣơng
pháp này là giống nhau về hình thức, trình tự lập mạng, chỉ khác nhau về tính tốn thời gian. Thời gian trong CPM là một đại lượng xác định, được tính từ định mức lao động, cịn thời gian trong PERT khơng căn cứ vào định mức lao động để tính mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngẫu nhiên.
Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng cơng việc. Đó là phương pháp
"Đặt cơng việc trên mũi tên" (AOA - Activities on Arrow) và phương pháp "Đặt công việc trong các nút) AON - Activities on Node). Cả hai phương pháp này đều chung
nguyên tắc là: Trước khi một cơng việc có thể bắt đầu thì tất cả các cơng việc trước nó phải được hồn thành và các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ lôgic trước sau giữa các cơng việc nhưng độ dài mũi tên lại khơng có ý nghĩa.
Sơ đồ mạng theo phương pháp AON
AON (Activities on Node) là sơ đồ mạng trong đó cơng việc đặt trên nút. Khi có nhiều cơng việc mà khơng có cơng việc trƣớc, người ta thường biểu diễn tất cả xuất phát từ một nút đƣợc gọi là "khởi sự". Tương tự khi có nhiều hoạt động khơng có cơng việc sau, người ta biểu diễn chúng bằng việc nối nó với một nút "kết thúc". Sơ đồ mạng AON dựa trên khái niệm sau:
Hình Biểu diễn mạng dạng AON
- Các cơng việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật). Những thơng tin trong hình chữ nhật gồm tên cơng việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gia
1a 1a Khởi sự 1a 2a 2a Kết thúc 2a 3a 3a 3a
n thực hiện công việc.
- Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc.
- Tất cả các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau. Tất cả các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước.
- Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng.
Như vậy, theo phương pháp AON, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các cơng việc. Trong q trình xây dựng mạng cơng việc theo phƣơng pháp AOA cần chú ý một số quan hệ cơ bản nhƣ quan hệ "bắt đầu với bắt đầu", quan hệ "hoàn thành với
hoàn thành", quan hệ "bắt đầu với hoàn thành" và quan hệ "kết thúc với bắt đầu". Ví dụ: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AON
Hoạt động Ký
hiệu
Thời gian thực hiện (tháng) Thời gian bắt đầu
San lấp mặt bằng A 1 Ngay từ đầu
Hợp đồng cung ứng máy móc thiết bị B 1 Ngay từ đầu
Xây dựng nhà xưởng C 6 Sau A
Chờ máy móc thiết bị về D 6 Sau B
Lắp đặt máy móc thiết bị E 4 Sau C, D
Điện, nƣớc F 2 Sau C
Chạy thử và nghiệm thu G 1 Sau E, F
Xây dựng mạng cơng việc theo AON
Hình Biểu diễn mạng dạng AON
Sơ đồ mạng theo phương pháp AOA
AOA (Activities on Arrow) là sơ đồ mạng trong đó cơng việc đặt trên đường. Các mũi tên chỉ các cơng việc, cịn các nút chỉ các sự kiện. Phương pháp này đƣợc sử dụng phổ biến hơn phương pháp AON. Sơ đồ mạng AOA dựa trên khái niệm sau:
– Công việc là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện của d A: Start: …. Finish:…. C: Start: …. Finish:…. F: Start: …. Finish:… Bắt đầu G: Start: …. Finish:…. B: Start: …. Finish:…. D: Start: …. Finish:…. E Start: …. Finish:….
ự án. Nó địi hỏi thời gian, nguồn lực, và chi phí để hồn thành.
– Cơng việc được đặt trên các đƣờng có mũi tên chỉ chiều thuận của cơng vi ệc, trên đƣờng này có ghi thơng tin về thời gian, và chi phí, nguồn lực để hoàn thành.
– Sự kiện được đặt tại nút, là điểm chuyển tiếp đánh dấu một (một nhóm) cơ ng việc đã hoàn thành và khởi đầu của một (một nhóm) cơng việc kế tiếp.
– Đường là sự kết nối liên tục các cơng việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.
– Điểm đầu tiên của mạng là điểm khởi đầu, các công việc sẽ bắt đầu đƣợc t hực hiện từ đây. Điểm cuối cùng là điểm kết thúc, lúc này công việc cuối cùng sẽ đư ợc thực hiện, khép lại tồn bộ dự án.
Hình Biểu diễn mạng dạng AOA
Về nguyên tắc, để xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA, mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên có hướng nối hai sự kiện. Để đảm bảo tính lơgic của AOA, cần phải xác định đƣợc trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc. Như vậy, theo phƣơng pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các sự kiện và cơng việc.
Ví dụ: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cho dự án đầu tư bao
gồm những công việc như trong bảng.
Công việc Thời gian thực hiện (ngày) Công việc trước
a 2 -
b 4 -
c 7 b
d 5 a, c
e 3 b
Xây dựng mạng công việc theo AOA?
4.1.2.Sơ đồ mạng CPM
a.Các thông số thời gian của sự kiện b.Các thông số thời gian của cơng việc
4.1.3.Sơ đồ mạng PERT 3b 1a 1b 2a 3d 2b 1c 3c 2d 2c
a.Tính các thơng số trong sơ đồ PERT b.Các bài toán liên quan đến sơ đồ PERT
4.1.4.Lập tiến độ dự án bằng sơ đồ mạng 4.2.Kiểm soát tiến độ dự án
Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tiến độ thực tế, phân tích chênh lệch giữa tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, và thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Nội dung của kiểm soát tiến độ:
Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án
Xác định các nhân tố là nguyên nhân của sự khác biệt giữa tiến độ thực tế và kế hoạch. Tiến hành những điều chỉnh trong kế hoạch tiến độ
Quản lý các thay đổi trong kế hoạch tiến độ
(1.) Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án
Hai cơng cụ biểu đồ Gantt và biểu đồ kiểm sốt là hai cơng cụ chính sử dụng để theo dõi tiến độ thực hiện của dự án. Biểu đồ Gantt là loại biểu đồ được sử dụng rộng rãi vì dễ sử dụng, dễ hiểu và rất thông dụng. Biểu đồ Gantt sử dụng trong theo dõi tiến độ thực hiện còn được gọi là biểu đồ theo dõi tiến độ Gantt. Cả hai biểu đồ Gantt và biểu đồ kiểm soát đều cho phép theo dõi tiến độ thực hiện và dự báo xu hướng thực tế về thời hạn hồn thành dự án. Hình thức trình bày một cách trực quan và dễ hiểu của hai loại biểu đồ này rất phù hợp với các nhà lãnh đạo cấp cao thường khơng có thời gian để quan tâm đến các tiểu tiết.
Biểu đồ theo dõi tiến độ Gantt.
Biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ cho biết tiến độ dự kiến, tiến độ thực tế, và xu hướng của tiến độ hoàn thành dự án. Sơ đồ 6.4 là một minh hoạ về biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ.
Các cột ngang bôi đen nằm bên dưới các cột ngang ban đầu cho biết thời gian bắt đầu sớm nhất và hoàn thành sớm nhất của các hoạt động đã hoàn thành và phần đã hoàn thành (các hoạt động A, B, C, D, và E).
Ví dụ, thời gian bắt đầu thực tế của C là 2 và thời gian hoàn thành thực tế của C là 5, thời gian thực tế thực hiện hoạt động C là 3 trong khi đó thời gian thực hiện dự kiến là 4 đơn vị thời gian. Các hoạt động dở dang cho biết thời gian bắt đầu thực tế cho đến thời điểm hiện tại và phần nối dài cho biết khoảng thời gian cịn phải thực hiện (ví dụ hoạt động D và hoạt động E). Khoảng thời gian còn phải thực hiện của hoạt động D và E được minh hoạ bằng phần cột ngang gạch karo. Hoạt động F chưa bắt đầu cho biết thời điểm bắt đầu thực tế và hoàn thành thực tế đã được ước tính lại.
Biểu đồ kiểm sốt tiến độ
Biểu đồ kiểm sốt tiến độ là một công cụ theo dõi tiến độ dự kiến và tiến độ thực tế và ước tính xu thế của tiến độ trong tương lai. Biểu đồ tiến độ đánh dấu chênh lệch giữa thưòi gian dự kiến trên đường găng với thời gian thực tế trên đường găng tại thời điểm báo cáo. Sơ đồ 6.5 cho thấy dự án chậm tiến độ trong thời gian đầu, các điểm biểu diễn cho thấy biện pháp khắc phục đã đưa dự án về theo tiến độ. Nếu xu hướng này vẫn được duy trì thì dự án sẽ hồn thanh trước tiến độ. Biểu đồ kiểm sốt tiến độ cũng thường được sử dụng để theo dõi tiến độ theo các mốc thời gian quan trọng.
(2). Phân tích tiến độ thực hiện
Sử dụng chỉ tiêu giá trị tạo ra (EV – earned value) để tính tốn chênh lệch tiến độ (Schedule variance) và chỉ số thực hiện tiến độ nhằm đánh giá kết quả thực hiện dự án về tiến độ. Trạng thái hiện thời của dự án có thể xác định cho giai đoạn thực hiện gần đây nhất, hoặc cho tất cả các giai đoạn thực hiện cho đến thời điểm đánh giá, hoặc ước tính cho đến khi dự án kết thúc. Phân tích tiến độ dựa trên hai thước đo sau:
Giá trị tạo ra (EV) – giá trị kế hoạch của các cơng việc đã hồn thành (tên cũ là BCWP). Đây chính là giá trị kế hoạch của khối lượng cơng việc thực tế đã hồn thành tính đến thời điểm báo cáo.
Giá trị kế hoạch (PV) – giá trị kế hoạch của các công việc dự kiến theo kế hoạch (BCWS). Giá trị kế hoạch của khối lượng công việc dự kiến phải hồn thành theo kế hoạch tính đến thời điểm báo cáo.
So sánh giá trị tạo ra (EV) với giá trị kế hoạch (PV) cho chúng ta biết mức độ chênh lệch về tiến độ thực hiện (SV = EV – PV). Chênh lệch dương chỉ cho chúng ta biết là tiến độ thực tế nhanh hơn kế hoạch, còn chênh lệch âm cho thấy tiến độ thực tế chậm so với kế hoạch. Biểu đồ 6.6 minh hoạ tiến độ thực hiện dự án. Vào thởi điểm báo cáo 25, khối lượng công việc theo tiến độ kế hoạch (PV) là 300 tương đương với 75% khối lượng cơng việc của tồn dự án nhưng thực tế dự án mới thực hiện được 50% khối lượng công việc (200 đơn vị). Chênh lệch thực tế so với kế hoạch là âm (SV = EV – PV = 200 – 300 = - 100) và dự án chậm tiến độ so với kế hoạch.
Chênh lệch tiến độ cho chúng ta biết đánh giá chung về tình hình thực hiện tất cả các hoạt động dự kiến trong kế hoạch từ khi bắt đầu cho đến thời điểm hiện thời. Cần lưu ý là chênh lệch tiến độ khơng có liên quan đến bất cứ thơng tin gì về đường găng. Chênh lệch tiến độ chỉ cho chúng biết được khối lượng công việc (đo bằng thước đo đồng tiền) đã thực hiện nhanh (hay chậm) hơn so với tiến độ kế hoạch mà không cho chúng ta biết được