M. Tài liệu hóa các vấn đề về kỹ thuật
O. Hoạt động tại hiện trường
5.2. Giải quyết các vấn đề hành chính
Dự án tạo ra hàng tấn các tài liệu và điều thiết yếu là các tài liệu này sẽ phải được tập hợp và sắp xếp để sử dụng trong tương lại. Một số tài liệu như báo cáo chi phí cuối cùng, các hợp đồng và các tài liệu thanh tốn(u cầu) v.v. chỉ có thể có được trong giai đoạn kết thúc và bước này trong tiến trình sẽ nhằm đảm bảo rằng các tài liệu này đã hoàn thành và được tập hợp lại .
Giai đoạn hồn tất tài liệu dự án là vơ cùng cần thiết vì đây là giai đoạn này là cơ sở để giải quyết bất kỳ các câu hỏi, các tranh chấp trong tương lai có thể nảy sinh từ dự án. Các tài liệu cũng có thể được sử dụng như là một tài liệu hướng dẫn cho các nhà quản trị khác và là nguồn thông tin cho các dự án tương tự trong tương lai .
●tài liệu ban đầu khởi sự dự án (đề án kinh doanh, đề xuất dự án);
●định nghĩa và các kế hoạch tiến độ và các tài liệu (PDR, kế hoạch gốc tích hợp về dự án);
● các tài liệu về tình hình thực hiện và trạng thái của dự án (báo cáo chi phí, báo cáo đánh giá tình hình thực hiệnh, các báo cáo đánh giá chung, các biên bản cuộc hợp);
●các tài liệu về hợp đồng ;
●các thư tín chung (bản ghi nhớ, thư từ, thư điện tử, faxes); ●Thông tin kế tốn và chi phí ;
●tài liệu kiểm sốt sự thay đổi (các u cầu thay đổi, bộ ghi nhớ kiểm soát thay đổi ); ●các tài liệu về kỹ thuật (quy cách kỹ thuật, các bản vẽ);
●tài liệu về hoạt động mua sắm ( đơn đặt hàng mua sắm, báo giá, brochures).
Khi cần thiết thì các tài liệu kế hoạch dự án ban đầu cũng như là kế hoạch cuối cùng đều cần phải được lưu giữ. Các tài liệu này có thể được lưu trữ bằng nhiều phương tiện khác nhau như (văn bản giấy, điện tử, ảnh, video).
Hệ thống các văn bản tài liệu lưu trữ về dự án đặc biệt hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh. Do đó, các tài liệu phải sao cho giúp xây dựng được lại quá trình tiến triển và các sự kiện của dự án.