Đơn vị: Công ty TNHH Phát triển TM & DV Thăng Long
Địa chỉ: số 6, NV7, tổng cục 5, thôn Yên Xá, xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, TP. Hà Nội
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÃNG BÁN
Tên hàng hóa, sản phẩm:...... Năm...... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diên giải TKĐƯ Đơn giá /^1 • ' Gia von Số hiêu• NT số lượng Thành tiền A B c D E 1 2 3 SỐ dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ X X Ngày .... Tháng ... năm....
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
Tác dụng cùa việc mở sổ chi tiết cho các tài khoản 511 và 632: Giúp phân biệt được từng loại doanh thu, điều này giúp các nhà quản lý đánh giá được doanh thu của mặt hàng nào có hiệu quả hơn, từ đó có các chính sách, biện pháp nên tăng doanh thu
của sản phẩm, hàng hóa nào và nên giảm doanh thu của sản phẩm, hàng hóa nào. Ban
quản trị sẽ xây dựng kế hoạch doanh thu cho từng loại.
Ví dụ: Từ việc lập sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết giá vốn hàng bán ta thấy
được mặt hàng nào có lãi hơn và từ đó kiểm sốt được chi phí hiệu quả cho từng mặt
hàng thông qua tỷ suất lợi nhuận gộp. Cụ thể như sau:
Chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận gộp thể hiện khoảng chênh lệch giữa giá bán và giá vốn
của sản phẩm, dịch vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Tỷ suất lợi nhuận gộp được tính bằng cách lấy tổng lợi nhuận gộp chia cho doanh thu:
Khóa luận tơt nghiệp Đại học Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác kê tốn bán hàng tại cơng ty TNHH
phát triển TM&DV Thăng Long
Tỷ suất lợi nhuận gộp (%) - Lợi nhuận gộp / Doanh thu
Trong đó:
Lợi nhuận gộp = Doanh thu - Giá vốn hàng bán
Chỉ số này cho biết mỗi đồng doanh thu về tạo ra được bao nhiêu đồng thu nhập.
Chỉ đơn thuần nhìn vào thu nhập của một mặt hàng sẽ không thể nắm bắt hết
tồn bộ thơng tin về mặt hàng đó. Thu nhập tăng là dấu hiệu tốt nhưng điều đó khơng có nghĩa là tỷ suất lợi nhuận gộp đang được cải thiện.
Ví dụ nếu một mặt hàng có tốc độ tăng chi phí cao hơn so với doanh thu, tỷ suất
lợi nhuận gộp của mặt hàng đó sẽ giảm. Điều này có nghĩa là cần kiểm sốt tốt chi phí mặt hàng đó. Vậy nên khi tăng lợi nhuận gộp thì đồng thời cũng phải tìm cách làm tăng tỷ suất lợi nhuận gộp theo tỷ lệ tương ứng.
Như vậy, lợi nhuận của cấc mặt hàng sẽ là yếu tố cấu thành lên lợi nhuận của toàn doanh nghiệp. Ta cần quản lý chặt chẽ chi phí của từng mặt hàng đó ngay từ ban đầu.
Tạo tiền và nắm giữ tiền là một trong những mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng thanh khoản và hiệu quả kinh doanh bởi các yếu tố này sẽ quyết định đến khả năng trả cổ tức cho các nhà đầu tư. Chính vì thế nhà đầu tư cần phải phân tích khả năng sinh lợi (profitability) của một doanh nghiệp dưới nhiều góc độ, bao gồm cả hiệu quả sử dựng các nguồn lực và lượng thu nhập tạo ra từ hoạt động của doanh nghiệp.
Tính tốn tỷ suất lợi nhuận gộp của một doanh nghiệp là một việc làm thiết thực
để có được cái nhìn thấu đáo về doanh nghiệp.
Thứ Ba, Hạch tốn các chi phí mua hàng
Cơng ty TNHH Phát triển TM & DV Thăng Long có thể sử dụng TK 1562 mở chi tiết cho từng mặt hàng để theo dõi chi phí mua vào của hàng hóa đế đảm bảo phản
ánh chính xác giá vốn hàng bán. Các chi phí mua hàng tại cơng ty bao gồm: Chi phí
chuyển hàng về kho, bốc dỡ hạ hàng vào kho,....Cuối kỳ kế toán, kế toán phải thực
hiện phân bố chi phí mua hàng cho hàng hóa mua phát sinh trong kỳ cho từng mặt hàng; nếu chi phí mua phát sinh chung cho nhiều mặt hàng khác nhau có đơn giá bán
chênh lệch nhiều thì lấy tổng chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ phân bổ cho từng mặt hàng theo tiêu thức giá trị. Cịn giữa các mặt hàng có đơn giá bán chênh lệch nhau
không nhiều hoặc đơn giá giống nhau thì phân bố chi phí trong kỳ cho từng mặt hàng
theo tiêu thức khối lượng.
Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH
phát triển TM&DV Thăng Long
Khóa luận tơt nghiệp Đại học
Chi phí mua hàng phân bổ
cho hàng hóa đã bán trong kỳ
Chi phí thu mua hàng hóa tồn đầu
kỳ
Chi phí thu mua + hàng phát sinh trong kỳ Trị giá hàng xuất bán trong kỳ Trị giá mua hàng tồn đầu kỳ Trị giá mua hàng + nhập trong kỳ Theo đó: Trị giá vốn hàng xuất bán Trị giá mua r thực tê cùa r hàng xuât bán
Chi phí mua phân + bổ cho hàng tiêu
thụ trong kỳ
Làm được như trên sẽ đảm bảo cho kê tốn quản trị có sơ sở đê phân tích giúp
cho ban lãnh đạo Công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu tư vào thị trường nào, mặt hàng nào để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất..
Mặc dù, các khoản chi phí thu mua hàng hố phát sinh ít, đơn giản và dễ xác định nên công ty đã vận dụng nguyên tắc trọng yếu để hạch toán, song theo em, trong thời
gian tới với quy mô mở rộng công ty như hiện nay thì kế tốn bán hàng nên sử dụng TK 1562 để hạch toán và phân bổ cho từng loại hàng hoá nhằm xác định được giá vốn và doanh thu cho từng loại mặt hàng, tiện cho việc xác định lợi nhuận. Từ đó mà có hướng đi rõ ràng cho từng loại mặt hàng khác nhau, mặt hàng nào thu được nhiều lợi
nhuận thì nên tập trung phát triển, và ngược lại mặt hàng nào đem lại tỷ suất lợi nhuận thấp hoặc khơng có lợi nhuận thì nên thu hẹp hoặc ngừng mua bán. Tránh trường hợp chia đều, cào bàng khó xác định được hướng đi phù hợp, đủng đắn.
Ớ Công ty, chi phí lãi vay phần lớn được sử dụng vào việc thu mua hàng hoá như vậy kế toán nên đưa chi phí lãi vay này vào chi phí thu mua. Khi trả lãi tiền vay mua hàng hoá kế toán ghi:
Nợ TK 1562
Có TK 111, 112
Cịn nếu tiền vay dùng cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì khi trả lãi tiền vay kế tốn ghi:
Nợ TK 6421,6422 Có TK 111, 112
Thứ tư, Trích lập dự phịng
Đê tránh các rủ ro xảy ra (giảm giá hàng tốn kho, phải thu khó địi...) doanh nghiệp nên thực hiên trích lập dự phịng. Với đặc thù là doanh nghiệp kinh doanh máy
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH
phát triển TM&DV Thăng Long
móc thiết bị cơng nghiệp, khoa học càng ngày càng phát triển thì việc trích lập dự phịng là rất quan trọng.
về phần hành cơng nợ phải thu của khách hàng thì bộ phận kế tốn có thể hồn thiện cơng việc bằng những gợi ý sau:
s Tạo một hệ thống theo dõi hồn chỉnh, trong đó bao gồm tất cả các khách
hàng và tình hình kinh tế, cũng như tình hình trả nợ của từng khách hàng đó. Căn cứ vào những thơng tin trong hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn... các chứng từ kế tốn cơng nợ sẽ cập nhật thường xuyên vào file theo dõi công nợ, công việc theo dõi diễn ra
một cách liên tục và thường xuyên.
s Gửi hóa đơn, chứng từ đến khách hàng một cách nhanh chóng, đấy là một
việc mà nhiều doanh nghiệp thường không để ý chú trọng. Kế tốn cơng nợ bên cạnh việc theo dõi, đôn đúc khách hàng về các khoản nợ thì đồng thời cũng phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn chứng từ sẽ đến tay khách hàng tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ. Trước và sau khi gửi các hóa đơn, chứng từ thì kế tốn nên chủ động gọi
điện thoại hoặc có động tác gửi thông báo bằng fax, email để đối tác có thể nắm bắt được tình hình. Khi đó hai bên cũng tránh được tình trạng gây ức chế vì khơng nám được thơng tin rõ ràng, nếu khách hàng gặp khó khăn trong q trình tiếp nhận chứng từ cũng có thể gây ra ức chế, ảnh hưởng đến thời gian và kế hoạch thanh toán.
s Xem xét kiểm tra các khoản thu thường xuyên: Bộ phận kế tốn cơng nợ
phải thường xun kiểm sốt thời hạn phải thu của các khoản nợ và lên kế hoạch nhắc nhở. Đồng thời đo lường các khoản thu, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm
có hướng xử lý kịp thời, tránh để các khoản nợ quá hạn tồn đọng. Định lý bộ phận này
phải chủ động lập các biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng báo lên cấp trên. Các báo cáo cần lập định kỳ là: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, bảng
tổng hợp công nợ phải thu, phải trả, bảng theo dõi các khoản nợ quá hạn, bảng theo dõi
các khoản nợ vượt hạn mức nợ.• • • •
s Gọi điện thoại nhắc nhở, kế tốn cơng nợ phải căn cứ vào bảng theo dõi
công nợ và gọi điện nhắc nhở kịp thời các khoản nợ sắp đến hạn đế khách hàng nắm bắt được thơng tin, khơng bị chậm trễ hoặc có kế hoạch thanh toán. Tuy nhiên cần lưu
ý khi gọi điện cho khách hàng thì cần tránh thời gian đầu năm, đầu tháng, đầu quý vì
thời gian này có nhiều khách hàng cịn kiêng kỵ, gọi điện khơng khéo có thế dẫn đến
căng thẳng cho khách hàng gây khó khăn cho việc thu nợ.
s Kế tốn cơng nợ cũng phải góp ý kiến cùng các lãnh đạo đề có các chính
sách, biện pháp xử lý cơng nợ đối với từng khách hàng để có xử lý công nợ một cách
hợp lý hiệu quả nhất. Kế tốn có thể trao đối lại với các nhà quản lý về q trình trao đối khách hàng trước đó để quản lý nắm được tình hình khách hàng đồng thời gợi ý
các biện pháp phù hợp để xử lý cơng nơ với từng đối tượng vì kế tốn là người đã trực
tiếp xử lý và tiếp xúc trước đó.
Khóa luận tơt nghiệp Đại học Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác kê tốn bán hàng tại công ty TNHH
phát triển TM&DV Thăng Long
s về các khoản thu khó địi là các khoản phải thu mà vì mọt lý do nào đó
người nợ khơng có khả năng thanh toán đúng kỳ hạn và đầy đủ trong nãm kế hoạch.
Do công ty thưc hiện nhiều phương thức thanh toán: thanh toán ngay, thanh toán chậm trả,.... Nên rất dễ xảy ra tình trạng thu hồi nợ chậm hoặc vì lý do nào đó mà Cơng ty
khơng thu hồi được khoản nợ đó. Vì vậy đế đảm bảo ngun tắc thận trọng trong kế
tốn thì kế tốn phải trích trước các khoản dự phịng cho khoản nợ khó có thể thu hồi được vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, tránh trường hợp nợ khơng địi được
trong kỳ lớn hơn sẽ làm ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài
chính của doanh nghiệp.
Kế tốn cơng ty cần thường xuyên cập nhật, kiểm tra về các khoản phải thu, lên
một danh sách các khoản phải thu theo thời gian để có cơ sở kiềm sốt những khoản
nào là phải thu khó địi, những khoản nào sắp trở thành phải thu khó địi cũng như
những khoản nào là khoản nợ khơng địi được để có biện pháp xử lý kịp thời.
Căn cứ vào sổ dự phòng còn lại trên số dư của TK 139 so với số dự phịng cần
phải trích lập cho năm tiếp theo.
Hạch tốn nợ phải thu khó địi:
s Cuối kỳ kế tốn cơng ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là
không chắc chắn thu được ( nợ phải thu khó địi), kế tốn tính, xác định số dự phịng
nợ phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập. Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch tốn vào chi
phí.
Nợ TK 6422- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139- Dự phịng phải thu khó địi
s Neu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này nhỏ hơn
số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hồn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 6422- Chi phí quản lý doanh nghiệp
s Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được được
phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản phải thu khó đời phải theo chính sách tài chính
hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó địi, ghi: Nợ TK 139- Dự phịng phải thu khó địi ( nếu đà lập dự phòng)
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Nếu chưa lập dự phịng) Có TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 138- Phải thu khác
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “ Nợ khó địi đà xử lý”
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH
phát triển TM&DV Thăng Long
s Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau
đó lại thu hồi được nợ, kế tốn căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi
được, ghi:
Nợ TK 111,112,...
Có TK 711- Thu nhập khác
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “ Nợ khó đời đã xử lý”
s Các khoản nợ phải thu khó địi có thế bán cho cơng ty mua bán nợ. Khi
doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên
Bảng cân đối kế tốn) cho cơng ty mua, bán và thu hồi được tiền, ghi:
Nợ TK 111, 112 ... (Số tiền thu từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi ( số chênh lệch được bù đắp) Nợ các TK liên quan
Có các tài khoản liên quan
Khóa luận tốt nghiệp Dại học Chương 3: Giãi pháp hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại công ty TNHH phát triền TM&DV Thàng Long
Biểu 3.4: Mẩu sổ theo dõi khoản phải thu quá hạn
Công ty TNHH Phát triển TM & DV Thăng Long
Số 6 , NV7, tổng cục 5, thôn Yên Xá, xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội
SƠ THEO DÕI CÁC KHOẢN PHẢI THU Q HẠN
Năm STT rr-ì A Tên khách hàng Ngày mua hàng •p Tơng tiền Đã thanh tốn Cịn lai• Ngày£ đên han•
Thời gian q hạn
Trên 6 tháng đến dưới 1 năm Từ 1 năm đến dưới 2 năm Từ 2 năm đến dưới 3 năm Từ 3 năm trở lên Ngày.... Thảng... năm.... Giám Đốc Kế tốn truong Ngi ghi sổ Bùi Thị Thái Bình - B17CQKT04-B 99
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH
phát triển TM&DV Thăng Long
Thứ năm, Bộ máy kế tốn tổ chức thêm bộ phận thủ kho.
Các cơng việc của bộ phận thủ kho:
+ Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng theo đúng quy định. + Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
+ Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế tốn theo quy định.
+ Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn- Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho.
+ Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho
tối thiểu.
+ Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.
+ Nếu số lượng hàng hóa xuất/nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi