Thực trạng tổ chức và quản lý hoạt động tạo nguồn quế xuất khẩu được Cụng ty mụ tả bằng sơ đồ sau: Hỡnh2:
Nghiờn cứu thị trường xuất khẩu, thị trường cung ứng v khà ả năng của Cụng ty. Cỏc đơn h ng sà ẵn cú, hợp đồng đó được ký kết của Cụng ty cho từng thời kỳ cụ thể.
Xõy dựng kế hoạch xuất khẩu quế cho từng thời kỳ( năm) v phà ương ỏn của hoạt động tạo nguồn.
Lựa chọn thị trường, nh cung à ứng, hỡnh thức tạo nguồn v xỏc à định khối lượng tạo nguồn tương
Tổ chức ký kết v thà ực hiện hợp đồng (khai thỏc nguồn h ng).à
Tiếp nhận v bà ảo quản, sơ chế nguồn h ng.à
Như vậy, cú thể túm tắt cụng tỏc tổ chức và quản lý hoạt động tạo nguồn quế của Cụng ty như sau: Trong quỏ trỡnh thực hiện hoạt động kinh doanh, Cụng ty tiến hành nghiờn cứu thị trường thế giới để xỏc định nhu cầu nhập khẩu cỏc loại quế của từng khu vực thị trường, nghiờn cứu thị trường cung ứng quế thường xuyờn và khả năng của Cụng ty cú thể đỏp ứng được bao nhiờu cho hoạt động tạo nguồn cả về vốn, nhõn lực và cỏc điều kiện khỏc. Mặt khỏc, Cụng ty cũn dựa vào cỏc đơn hàng, hợp đồng đó ký kết với cỏc bạn hàng của mỡnh trước đú.Những cơ sở và kết quả nghiờn cứu trờn giỳp Cụng ty xõy dựng được kế hoạch xuất khẩu quế hàng năm. Căn cứ vào đú tiếp tục xõy dựng phương ỏn tạo nguồn đối với cỏc mặt hàng quế xuất khẩu. Trờn cơ sở phương ỏn tạo nguồn tiến hành lựa chọn khu vực, nhà cung ứng, hỡnh thức tạo nguồn và xỏc định khối lượng nguồn hàng tương ứng. Sau đú, tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng tạo nguồn tương ứng với cỏc hỡnh thức tạo nguồn; tiếp nhận hàng hoỏ từ nhà cung ứng và bảo quản, sơ chế hàng hoỏ( nếu cần thiết) trước khi đúng hàng vào container xuất khẩu. Cuối cựng là định kỳ kiểm tra, đỏnh giỏ hiệu quả cụng tỏc tạo nguồn thụng qua tiờu thức đỏnh giỏ cỏc mặt hàng của hoạt động tạo nguồn. Hoạt động này giỳp Cụng ty nhận biết được những gỡ đó làm tốt và những gỡ làm chưa tốt. Để từ đú đưa ra phương hướng và giải phỏp phự hợp cho từng khõu của tạo nguồn. So với lý thuyết là Cụng ty đó thực hiện tương đối tuần tự và khỏ đầy đủ. Tuy nhiờn, vấn đề chỳng ta cần xem xột là đi sõu phõn tớch cỏc khõu trong cụng tỏc tạo nguồn quế xuất khẩu và khỏch quan đỏnh giỏ từng khõu một để cú thể đưa ra giải phỏp sỏt với thực tế, thực sự đem lại hiệu quả cho Cụng ty.
2. Tổ chức và quản lý hoạt động tạo nguồn quế xuất khẩu ở Cụngty trong thời gian qua. ty trong thời gian qua.
Định kỳ kiểm tra, đỏnh giỏ hiệu quả cụng tỏc tạo nguồn, đưa ra giải phỏp tương ứng.
2.1. Cụng tỏc nghiờn cứu thị trường
Cơ sở khoa học của cụng tỏc tạo nguồn cho xuất khẩu là nhu cầu của khỏch hàng. Nhu cầu của khỏch hàng bao giờ cũng là nhõn tố hàng đầu để thu hỳt được nhiều khỏch hàng về phớa mỡnh, nờn ngoài việc giao dịch Cụng ty cố gắng nghiờn cứu chi tiết từng nhu cầu, thị hiếu tập quỏn của khỏch hàng, yờu cầu của từng hợp đồng, biết họ cần mua chủng loại hàng hoỏ gỡ, số lượng bao nhiờu, tiờu chuẩn như thế nào để đỏp ứng một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc, gúp phần giữ được khỏch hàng cũ và thu hỳt thờm khỏch hàng mới, tạo thờm uy tớn cho Cụng ty. Vớ dụ như, đối với cỏc đối tỏc Mỹ, Nhật thỡ yờu cầu về quy cỏch hàng hoỏ là : loại quế cú kớch thước dài từ 5- 15cm; độ dầu 3- 3,5%, 5%; đũi hỏi về chất lượng quế cũng cao hơn và khắt khe hơn cỏc thị trường khỏc; đối với bạn hàng Hà Lan, Đức thỡ chủ yếu nhập khẩu loại quế của ta cú độ dầu 3- 3,5%.
Như vậy, khỏch hàng nhập khẩu quế của Cụng ty cú mặt trờn khắp Chõu ỏ, Chõu Âu và Chõu Mỹ. Yờu cầu về chất lượng, giỏ cả, cỏc điều kiện khỏc cho từng loại quế ở cỏc thị trường là khỏc nhau. Đối với thị trường Chõu ỏ( chủ yếu là cỏc nứơc trong khu vực) khụng đũi hỏi cao và nghiờm ngặt lắm. Thị trường Chõu Mỹ cũng vậy, ngoại trừ Mỹ. Điều kiện cho bất kỳ hàng hoỏ nào thõm nhập vào thị trường này đều rất khú khăn, vấp phải rào cản kỹ thuật cho nờn khụng phải bất kỳ hàng hoỏ nào, quốc gia nào cũng đều cú thể xuất khẩu vào thị trường Mỹ, đối với Việt nam và mặt hàng quế cũng khụng phải trường hợp ngoại lệ. Thị trường cỏc nước EU cũng vậy. Đõy được coi là khu vực thị trường khú tớnh nhất. Chớnh vỡ vậy mà Cụng ty càng cần thực hiện tốt cụng tỏc nghiờn cứu thị trường, việc mục đớch khụng chỉ dừng lại ở việc xỏc định nhu cầu đơn thuần mà cũn phải tỡm hiểu cặn kẽ cỏc yờu cầu của chỳng đặt ra thỡ mới hy vọng thõm nhập và duy trỡ phỏt triển trờn những mảnh đất tuy “màu mỡ” nhưng đầy khú tớnh này. Một lần nữa càng khẳng địnhvai trũ quan trọng của cụng tỏc nghiờn cứu thị trường. Nờn cụng tỏc nghiờn cứu thị trường cũng gặp khụng ớt khú khăn mặc dự đó tranh thủ được sự giỳp đỡ của cỏc cơ quan hữu quan như Bộ Thương Mại, cục xỳc tiến Thương Mại, cỏc
cụng ty tư vấn và cỏc thương vụ Việt nam tại nước ngoài. Một phần lý do là cỏn bộ nghiờn cứu thị trường của Cụng ty thực hiện chưa tốt, chưa phõn tớch, nắm vững và tận dụng hết những thụng tin mỡnh cú từ phớa lónh đạo cũng chưa đưa ra biện phỏp mạnh để tỏc động tới cụng tỏc nghiờn cứu thị trường của cỏc phũng ban.
Trờn cơ sở những nghiờn cứu về nhu cầu khỏch hàng trờn thị trường quốc tế, Cụng ty đồng thời tiến hành hoạt động nghiờn cứu thị trường nguồn hàng trong nước để tỡm hiểu cặn kẽ, chi tiết cỏc nguồn hàng từ khắp cỏc vựng trồng quế trờn cả nước.
Cụng ty tổ chức cỏc phũng ngiệp vụ đảm nhiệm hoạt động kinh doanh theo từng mặt hàng. Mỗi phũng nghiệp vụ phải chịu trỏch nhiệm về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng hoặc nhúm mặt hàng đú trước giỏm đốc. Đối với mặt hàng quế thỡ do phũng nghiệp vụ 7 kết hợp với xớ nghiệp chế biến quế & nụng lõm sản xuất khẩu đảm nhiệm. Cụ thể: Phũng nghiệp vụ 7 làm cụng tỏc nghiờn cứu thị trường, ký kết cỏc hợp đồng ngoại (phũng nghiệp vụ 7 kinh doanh tổng hợp cỏc mặt hàng nụng lõm sản xuất khẩu) và Xớ nghiệp chế biến Quế & nụng lõm sản xuất khẩu làm hoạt động tạo nguồn và thực hiện cụng tỏc xuất khẩu, bờn cạnh đú xớ nghiệp cũng thực hiện ký kết hợp đồng ngoại chủ yếu với cỏc khỏch hàng quen thuộc do bờn đối tỏc giới thiệu.
Về phương phỏp nghiờn cứu, Cụng ty tiến hành cả hai phương phỏp nghiờn cứu tại bàn và nghiờn cứu tại hiện trường. Thụng qua bỏo chớ, cỏc tài liệu của cỏc bộ ngành liờn quan gửi đến, mạng Internet và cỏc hỡnh thức giao dịch điện tử khỏc( fax, điện thoại...) và định kỳ cử cỏn bộ xuống cỏc địa phương trồng quế nắm bắt cỏc nội dung nghiờn cứu cần thiết về chất lượng quế từng loại, khả năng cung cấp quế của khu vực, giỏ cả mua, chi phớ vận chuyển, hỡnh thức đầu tư... Từ đú, nắm bắt được cỏc thụng tin cho cụng tỏc nghiờn cứu thị trường nguồn hàng. Tiếp đến cỏc cỏn bộ tiến hành phõn tớch ,
nguồn phự hợp đối với từng nhà cung ứng và từng khu vực trồng quế khỏc nhau. Qua cụng tỏc nghiờn cứu thị trường cũn giỳp Cụng ty xỏc định được nhu cầu của khỏch hàng, căn cứ vào cỏc hợp đồng ngoại, cỏc đơn hàng của khỏch hàng để xỏc định được khối lượng nguồn hàng cần thiết.
2.2. Lập đơn hàng và lựa chọn khu vực thị trường, nhà cung ứng
Dựa trờn nhu cầu của khỏch hàng đó được xỏc định ở trờn, Cụng ty tiến hành lập đơn hàng bao gồm cỏc điều kiện về số lượng, chất lượng, giỏ cả, điều kiện bao gúi...biến cỏc đơn hàng , hợp đồng ngoại thành đơn hàng, hợp đồng nội của Cụng ty. Sau khi đó xõy dựng được cỏc đơn hàng, Cụng ty tiến hành xem xột tại thời điểm đú khu vực thị trường nào cú khả năng cung cấp, đỏp ứng tốt cỏc điều kiện đề ra để lựa chọn khu vực thị trường cú lợi nhất.
Trong khu vực thị trường đú, căn cứ vào đơn hàng để lựa chọn người cung ứng hay đơn vị sản xuất chế biến cú lợi nhất về giỏ cả, phẩm chất, quy cỏch, điều kiện giao nhận hàng hoỏ thoả món cỏc yờu cầu của khỏch hàng. Trong từng khu vực thị trường Cụng ty đều đó xõy dựng cỏc quan hệ bạn hàng lõu dài với cỏc doanh nghiệp, đơn vị chế biến quế. Cho nờn, việc lựa chọn thị trường và nhà cung ứng khụng gặp nhiều khú khăn, thường xuyờn duy trỡ được nguồn hàng khỏ ổn định, chất lượng tương đối, giỏ cả hợp lý. Nguồn quế được Cụng ty thu mua nhiều nhất là từ Yờn Bỏi. Cụng ty đó thiết lập được quan hệ bạn hàng truyền thống với lõm trường Yờn Bỏi bằng hỡnh thức liờn doanh, liờn kết. Hàng năm Cụng ty đều trớch vốn đầu tư cho lõm trường, phối hợp với trường Đại Học Nụng Nghiệp I cử cỏn bộ kỹ thuật xuống tận địa phương hướng dẫn, hỗ trợ từng hộ nụng dõn trồng quế của lõm trường. Nguồn quế này luụn được đảm bảo về chất lượng, số lượng và thời gian đỳng như yờu cầu từ phớa Cụng ty. Đõy cú thể coi là nguồn hàng quan trọng nhất và tương đối ổn định mà Cụng ty đó xõy dựng được. Ngồi ra, Cụng ty cũn ký kết cỏc hợp đồng mua bỏn với cỏc doanh nghiệp tư nhõn ở tỉnh Yờn Bỏi làm cụng tỏc thu gom hàng như Cụng ty TNHH Nam Phương, Cụng ty xuất nhập khẩu lõm sản Yờn Bỏi, Cụng ty xuất nhập khẩu Yờn Sơn-
Yờn Bỏi...và một số cơ sở thu mua chế biến quế nhỏ lẻ khỏc ở Yờn Bỏi. Ngoài khu vực Yờn Bỏi Cụng ty cũn tiến hành ký kết cỏc hợp đồng mua bỏn quế với cỏc doanh nghiệp tư nhõn ở cỏc khu vực khỏc như ở Ninh Hiệp- Gia Lõm -Hà Nội; Từ Sơn-Bắc Ninh, Quảng Ninh.... Cỏc doanh nghiệp tư nhõn này thực hiện gom hàng theo đơn đặt hàng của Cụng ty. Đối với một số doanh nghiệp đó cú quan hệ làm ăn lõu dài, Cụng ty cú trớch trước một phần giỏ trị hợp đồng để hỗ trợ cho doanh nghiệp. Chớnh vỡ vậy, Cụng ty cú thể tạo được nguồn hàng tương đối đảm bảo từ cỏc doanh nghiệp này.