7. Kết cấu của đề tài
3.3.2Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn và nâng cao vai trị kiểm sốt nộ
3.3 Các giải pháp thực hiện
3.3.2Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn và nâng cao vai trị kiểm sốt nộ
tại DNNVV
3.3.2.1 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại DNNVV
Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo hướng vừa cung cấp số liệu kế tốn cho cơng tác quản trị vừa cung cấp số liệu cho việc kê khai thuế trung thực và kịp thời. Tính trung thực là thơng tin cung cấp dùng để lập các BCTC khơng có sai sót trọng yếu và các tờ khai thuế khơng có những sai sót dẫn tới phát sinh thêm số thuế phải nộp. Tính kịp thời là thơng tin kế tốn có thể giúp nhà quản trị để đưa ra quyết định đúng đắn trong thời điểm phù hợp và cung cấp thông tin lập tờ khai thuế không bị trễ hạn.
Tránh tình trạng hai hệ thống sổ sách trong cùng một DN nhằm tránh những hệ quả đã phân tích ở chương 2. Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán minh bạch rõ ràng, tránh tình trạng che giấu doanh thu và khai tăng chi phí để giảm bớt rủi ro về thuế khi bị cơ quan thuế phát hiện. Chủ DN phải thay đổi ý thức về nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước, tăng cường tính minh bạch thơng tin kế tốn, tạo niềm tin cho các nhà đầu tư và đồng thời cũng giảm bớt chi phí tuân thủ thuế.
DNNVV đầu tư áp dụng phần mềm trong hoạt động ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng, mua hàng, xuất kho nguyên vật liệu sản xuất,…; trong hoạt động ghi chép sổ sách kế toán; hoạt động lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế nhằm tăng tính tin cậy và chính xác của thơng tin kế tốn, giúp các nhà quản lý theo dõi sát tình hình DN. Phần mềm cần phải đảm bảo những vấn đề sau:
Phần mềm cần có chức năng lưu lại dấu vết truy cập từ việc ghi chép nghiệp vụ đến việc sửa xóa dữ liệu.
Đảm bảo cho người sử dụng có thể truy xuất dữ liệu về kế tốn, thuế một cách nhanh chóng, kịp thời.
Phải có những thủ tục cần thiết để đảm bảo việc nhập liệu chính xác, và có khả năng kiểm tra kết quả , phát hiện những sai sót, những sự kiện bất thường
Phần mềm cho phép người sử dụng điền tờ khai thuế để kê khai điện tử.
Có chức năng sao lưu dữ liệu và đảm bảo dữ liệu ln chính xác sau một thời gian dài.
Cung cấp nhiều báo cáo khác nhau cho người sử dụng phần mềm. Tổ chức phân công phân nhiệm một cách hợp lý để đảm bảo hoạt động của bộ máy kế toán, tránh chồng chéo hoặc dồn tải công việc. Do hạn chế về nguồn lực, việc này đòi hỏi chủ DN hoặc ban quản trị phải xem xét, sắp xếp công việc một cách hợp lý với số lượng nhân viên có hạn, nếu cần thiết nên thuê thêm nhân viên để đảm bảo công việc liên quan đến kế toán và hoạt động tuân thủ thuế thực hiện một cách thuận lợi, giảm thiểu các sai sót do áp lực cơng việc q lớn.
DNNVV cần thiết lập các chu trình liên quan đến hoạt động kinh doanh của DN như chu trình doanh thu, chu trình chi phí… bao gồm các bộ phận liên quan, các chứng từ sử dụng trong chu trình, quy định quy trình luân chuyển chứng từ và cách xử lý nghiệp vụ tại từng bộ phận, quy định xét duyệt đối với các nghiệp vụ, quy định các sổ và báo cáo,...Các quy trình này nên lập thành văn bản để truyền đạt đầy đủ đến các bộ phận, nhân viên trong DN.
Ngoài những báo cáo cần thiết để cung cấp cho bên ngoài, DN nên xây dựng một hệ thống các báo cáo để cung cấp trong nội bộ DN nhằm mục đích nhận biết một cách nhanh chóng tình hình biến động liên quan đến hoạt động kinh doanh và hoạt động liên quan đến tuân thủ thuế. Các báo cáo liên quan đến hoạt động tuân thủ thuế TNDN, DN có thể xây dựng như sau: báo cáo số liệu doanh thu theo từng hóa đơn bán hàng, từng mặt hàng; báo cáo chi phí phát sinh chi tiết theo từng bộ phận, chi tiết theo từng loại chí phí; báo cáo ước tính chi phí thuế TNDN theo tháng, quý, năm…
3.3.2.2 Nâng cao vai trị hệ thống kiểm sốt nội bộ tại DNNVV
DNNVV cần thay đổi suy nghĩ việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại DN là tốn kém và mất nhiều thời gian. Lợi ích mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại lớn hơn rất nhiều nguồn lực mà DN bị mất đi. DNNVV có thể khơng xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ như các DN lớn nhưng họ có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ hữu hiệu để kiểm soát các hoạt động kinh doanh của DN đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, sự tin cậy của Báo cáo tài chính và sự tuân thủ các quy định của pháp luật.
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại DNNVV sẽ dựa trên các nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm sốt nội bộ gồm mơi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Do nội dung đề tài về việc phân tích các chi phí phát sinh trong quá trình tuân thủ thuế TNDN nên các giải pháp đưa ra tập trung vào vấn đề này.
Về mơi trường kiểm sốt, về việc tuân thủ thuế TNDN, chủ DNNVV hoặc kế toán trưởng phải thường xuyên đưa ra các hướng dẫn về quy định về thuế TNDN có liên quan đến hoạt động của từng bộ phận, từng nhân viên để họ có thể hiểu được và thực hiện đúng, tránh những sai sót do khơng nắm rõ quy định. Ví dụ, từ đầu năm 2014, các hóa đơn mua hàng có tổng số tiền trên hai mươi triệu đồng phải được thanh tốn qua ngân hàng mới được coi là chi phí hợp lý hợp lệ, với quy định này, địi hỏi chủ DN hoặc kế tốn trưởng phải cập nhật và thông báo đến bộ phận mua hàng để thực hiện cho đúng.
Về hoạt động đánh giá rủi ro, DNNVV phải đánh giá được rủi ro tuân thủ bằng cách đưa ra các mục tiêu đối với việc tuân thủ thuế TNDN, nhận dạng và phân tích rủi ro, kiểm sốt rủi ro khi có sự thay đổi pháp luật thuế. Thứ nhất, mục tiêu của các DN đối với việc tuân thủ thuế TNDN chủ yếu là thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật về thuế TNDN, tránh những thiệt hại khơng đáng có do việc không tuân thủ thuế TNDN. Thứ hai. rủi ro các DN thường gặp phải là phát sinh ngồi dự tính các khoản truy thu thuế TNDN và các khoản phạt, nếu các khoản này lớn sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến vấn đề tài chính của DN. Thứ ba, khi pháp luật
thuế có sự thay đổi, DN phải kiểm sốt được các ảnh hưởng có thể có đối với DN, từ đó có biện pháp ứng phó phù hợp.
Về hoạt động kiểm sốt, DNNVV nên tổ chức phân cơng phân nhiệm hợp lý, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thực hiện ủy quyền đúng đắn. Thường xuyên sao lưu dữ liệu kế toán, dữ liệu báo cáo thuế, tránh những rủi ro mất mát. DNNVV có thể tổ chức hoạt động kiểm tra chéo để kiểm soát hoặc thuê thêm nhân viên đảm nhận việc theo dõi kiểm sốt nội bộ. Ngồi ra, định kỳ thực hiện việc phân tích rà sốt, đối chiếu số liệu để phát hiện các sai sót về thuế TNDN để kịp thời điều chỉnh.
Về hoạt động thông tin và truyền thơng, DN có thể xây dựng những kênh thông tin để truyền đạt mong muốn cấp trên xuống cấp dưới. Về việc tuân thủ thuế TNDN, DN truyền đạt những mục tiêu và những thông tin cần thiết liên quan đến thuế TNDN cho từng bộ phận. Có thể sử dụng một số kênh thơng tin như: mạng internet, mạng nội bộ, các văn bản hướng dẫn…
Về hoạt động giám sát, DN phải thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Tổ chức các cuộc họp để đánh giá tình hình hoạt động, đánh giá chất lượng hiệu quả của từng nhân viên, kiểm tra lại quy trình nghiệp vụ, tiến hành kiểm kê số liệu thực tế đối chiếu với số liệu kế toán.
3.3.3 Kiểm sốt chi phí tn thủ thuế TNDN trong DNNVV
Chi phí tuân thủ thuế TNDN là một trong các chi phí tuân thủ thuế và các quy định khác của nhà nước. Chi phí tuân thủ thuế TNDN thuộc chi phí khơng hữu ích do nó khơng tạo ra giá trị hữu dụng, tạo ra giá trị tăng thêm của sản phẩm hoặc giá trị tăng thêm cho khách hàng, chỉ phát sinh với mục đích phục vụ cho cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, chi phí tuân thủ thuế TNDN phát sinh tại DN khơng thể cắt bỏ hồn toàn do yêu cầu bắt buộc từ các quy định của nhà nước, buộc các DN phải tuân thủ theo. Thiệt hại do việc không tuân thủ thuế sẽ cao hơn rất nhiều so với chi phí tuân thủ thuế. Nhưng nó vẫn là chi phí khơng hữu dụng, DN nên kiểm sốt những chi phí này ở mức hợp lý.
Những quy định về thuế TNDN áp dụng chung cho tất cả các DN nhưng chi phí phát sinh cho việc tuân thủ thuế TNDN ở mỗi DN là khác nhau tùy theo số lượng hoạt động phát sinh, số lượng hóa đơn chứng từ, số liệu kế tốn…Tuy nhiên, có DN cùng quy mơ nhưng vẫn có thể có chi phí tn thủ TNDN thấp hơn, một phần là do DN đó kiểm sốt chi phí tuân thủ thuế TNDN tốt hơn.
Một số giải pháp để DN kiểm soát tốt hơn chi phí tuân thủ thuế TNDN : - Thường xuyên rà sốt lại các chi phí phát sinh do hoạt động tuân thủ thuế TNDN, so sánh đối chiếu qua các kỳ khác nhau để phát hiện những chi phí tăng cao bất thường, tìm hiểu nguyên nhân phát sinh những bất thường đó để đưa ra các giải pháp phù hợp.
- Th thêm chun gia tư vấn bên ngồi có chun mơn trong lĩnh vực thuế và kế tốn. Việc tăng thêm chi phí th chun gia tư vấn có thể làm tăng chi phí tn thủ thuế của DN trong ngắn hạn nhưng nó có thể giúp DN giảm bớt chi phí thuế trong dài hạn nhờ việc áp dụng các quy định về thuế TNDN đúng đắn hơn, giảm bớt những sai sót gây nên các khoản phạt, đồng thời DN biết cách “tránh thuế” một cách hợp pháp.
- Nhân viên kế toán ngay cả ban giám đốc thường xuyên chủ động tìm hiểu và cập nhật các quy định liên quan đến thuế TNDN. Có nhiều cách để DN có thể tìm hiểu luật thuế TNDN như thông qua các buổi hội thảo được tổ chức bởi cơ quan thuế, các thông báo của cơ quan thuế, trang điện tử của cơ quan thuế, hỏi các chuyên gia thuế và kế toán…
3.3.4 Một số giải pháp khác
(1) Khuyến khích phát triển hệ thống đại lý thuế, các cơng ty dịch vụ kế tốn cung cấp dịch vụ tư vấn và kê khai thuế.
Theo kết quả khảo sát, có 58,8% các DNNVV được khảo sát sử dụng dịch vụ kế tốn bên ngồi để thực hiện các công việc liên quan đến thuế TNDN. Tuy việc thuê dịch vụ kế tốn bên ngồi làm phát sinh thêm phí dịch vụ nhưng khi thuê các dịch vụ này, DNNVV sẽ được đảm bảo thực hiện đúng hơn các quy định về thuế TNDN nói riêng và pháp luật về thuế nói chung, giảm bớt những chi phí phát
sinh do phạt vi phạm pháp luật thuế. Khơng chỉ lợi ích mang lại đối với DN, một khi cơ quan thuế tạo điều kiện phát triển hệ thống đại lý thuế, các dịch vụ kế toán sẽ giảm bớt chi phí quản lý thuế, giảm thời gian và chi phí thanh tra kiểm tra thuế, giảm bớt chi phí tun truyền hỗ trợ NNT....
Do đó, việc tạo điều kiện, khuyến khích phát triển đại lý thuế và các dịch vụ kê khai thuế là cần thiết, địi hỏi có những việc làm cụ thể sau:
- Nhà nước cần bổ sung các quy định rõ hơn về trách nhiệm và nghĩa vụ của đại lý thuế và các công ty cung cấp dịch vụ kê khai thuế kế toán. Hiện nay, nhà nước đã ban hành các quy định liên quan việc hành nghề kế toán và đại lý thuế nhưng chưa thật sự đầy đủ và chi tiết.
- Khuyến khích sự phát triển của đại lý thuế bằng cách tạo điều kiện, đưa ra các chính sách hỗ trợ các đại lý thuế hoạt động. Bởi vì, các đại lý thuế vẫn chưa thực sự đóng vai trị quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan thuế thực thi chính sách pháp luật thuế. Số lượng các đại lý thuế vẫn cịn ít và chưa hoạt động hiệu quả.
- Đồng thời, nhà nước cần quan tâm hỗ trợ các công ty cung cấp dịch vụ kế tốn thuế vì số lượng DN sử dụng dịch vụ kế tốn thuế do các cơng ty này cung cấp là khá nhiều. Nên thường xuyên tổ chức các buổi họp, buổi hội thảo đối thoại với các cơng ty dịch vụ kế tốn thuế để nhận được sự trao đổi đóng góp ý kiến hữu ích từ những người có chun mơn trong lĩnh vực kế tốn thuế.
(2) Tăng cường công tác hỗ trợ tuyên truyền cho NNT, nhanh
chóng giải đáp thắc mắc của NNT, sử dụng những kênh để tuyên truyền thực sự hữu dụng.
Theo kết quả khảo sát, vẫn cịn có DN đánh rằng thời gian cho việc hỏi thông tin để được giải đáp thắc mắc từ Cơ quan thuế là lớn. Các DN vẫn phải chờ đợi một thời gian dài để nhận được câu trả lời. Vì vậy, cần đẩy mạnh công tác hỗ trợ tuyên truyền cho NNT của các cơ quan thuế.
Đối với kênh để tuyên truyền hỗ trợ cho NNT, theo kết quả khảo sát, có một số kênh được cho là khá hữu dụng để hỗ trợ tuyên truyền cho NNT như các buổi
hội thảo hướng dẫn luật thuế, trang điện tử của cơ quan thuế, các phương tiện truyền thông báo đài, các chuyên gia tư vấn thuế kế toán.
3.4 Các kiến nghị
3.4.1 Đối với nhà nước
(1) Sửa đổi luật quản lý thuế về thuế TNDN theo hướng đơn giản hóa các thủ tục hành chính cho các DNNVV
Áp dụng việc tính thuế khốn theo doanh thu thuần với các DN có mức doanh thu dưới ngưỡng quy định. Ngưỡng doanh thu được quy định dựa theo tình hình kinh tế và khảo sát thực tế NNT.
Giảm tần suất kê khai thuế TNDN xuống thành nửa năm một lần hoặc một năm một lần với các DN nhỏ.
Sửa đổi chế độ kế toán cho DNNVV theo hướng đơn giản hóa việc hạch toán sổ sách kế toán.
Giảm bớt số lượng báo cáo mà DNNVV phải nộp cho cơ quan nhà nước. Xem xét giảm bớt các quy định về phạt vi phạm hành chính và tiền phạt chậm nộp, để giảm bớt gánh nặng của NNT và giảm sự căng thẳng lo lắng của NNT.
Tiếp tục triển khai mở rộng đối với DN đủ điều kiện áp dụng hình thức hóa đơn, chứng từ điện tử. Cần tập trung nghiên cứu và học hỏi để có thể quản lý được hóa đơn điện tử. Nếu hóa đơn điện tử được áp dụng phổ biến hơn, DNNVV có thể giảm khá nhiều chi phí và thời gian cho việc tập hợp hóa đơn chứng từ, lưu trữ chứng từ. Tuy nhiên, việc này cần có thời gian áp dụng thí điểm và theo dõi sát sao vì việc áp dụng hóa đơn điện tử có thể giảm chi phí tn thủ thuế nhưng mặt trái sẽ góp phần gia tăng việc không tuân thủ thuế của DN như: giả mạo hóa đơn chứng từ, xuất hóa đơn khống, mua bán hóa đơn chứng từ…
(2) Sửa đổi luật thuế TNDN theo hướng giảm chi phí tuân thủ thuế cho các DNNVV
Xây dựng một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến thuế TNDN chỉ dành riêng cho các DNNVV nhằm giảm bớt thời gian tìm hiểu luật thuế, giảm bớt các trường hợp hiểu sai quy định dẫn tới các khoản phạt cho DN.
Đơn giản hóa các quy định liên quan đến thuế TNDN đối với DNNVV, cố gắng giảm bớt các thủ tục hành chính khơng cần thiết gây mất thời gian cho NNT.
Cần có thêm các chính sách hỗ trợ cho các DNNVV trong giai đoạn kinh tế