CHƯƠNG II QUY TRÌNH VÊ PHƯƠNG PHÂP NGHIÍN CÚƯ
4.1. Giải phâp chung
4.1.2 Giải phâp hoăn thiện quy trình đăo tạo của KVP
4.1.2.1 Hoăn thiện công tâc xâc định nhu cầu đăo tạo
Việc xâc định nhu cầu đăo tạo cho từng đối tượng cần dựa trín hoạt động phđn
tích cơng việc vă có hướng dẫn cụ thể câch thức thực hiện xâc định nhu cầu đăo tạo tới câc bộ phận vă câ nhđn phụ trâch công tâc năy. Tăi liệu hướng dẫn năy phải
được tiíu chuẩn hóa trong quy trình đăo tạo nội bộ của KVP vă được truyền đạt đến tất cả câc thănh viín liín quan. Cụ thế nội dung giải phâp năy bao gồm :
- Phòng nhđn sự kết hợp với câc phòng tiến hănh phđn tích cơng việc vă xâc định khung năng lực cần thiết cho từng chức danh, vị trí cơng việc, cơng
đoạn. Công việc năy sẽ lăm sâng tỏ ở từng cơng việc cụ thể, cơng nhđn viín
có những nhiệm vụ, trâch nhiệm gì, họ phải thực hiện những hoạt động năo,
tại sao phải thực hiện vă thực hiện như thế năo, nhừng mối quan hệ năo được thực hiện, yíu cầu về kiến thức, kỹ năng mă người lao động cần có để thực
hiện cơng việc. Kít quả của việc phđn tích cơng việc chính lă phải xđy dựng
được hệ thống câc bản mô tả công việc, bản yíu cầu đối với người thực hiện
vă bản tiíu chuấn thực cơng việc đối với từng vị trí cơng việc.
- u cầu tất cả câc cân bộ phụ trâch đăo tạo thực hiện xâc định nhu cầu đăo • 1 • • • • •
tạo của người lao động phải dựa trín phđn tích cơng việc vă khung năng lực
đê được xâc định, tiíu chuấn hóa yíu cầu năy trong bước xâc định nhu cầu
năng lực của quy trình đăo tạo KVP.
Ngoăi căn cứ văo phđn tích cơng việc vă khung năng lực như một yíu
cầu bắt buộc đế xâc định nhu cầu đăo tạo thì cân bộ phụ trâch cơng tâc đăo
tạo có thể sử dụng câc kỹ thuật sau đế có thím câc thơng tin lăm căn cứ, bao
gồm :
4- Quan sât vă phỏng vấn trực tiếp: Kỹ thuật phỏng vấn lă rất quan trọng đối với người phụ trâch đăo tạo. Câc cuộc phong vấn có thể được tiến hănh một câch khơng chính thức qua trao đối thảo luận với cơng nhđn viín hoặc tiến
hănh chính thức khi người phụ trâch đăo tạo có câc ghi chĩp nhất định. Trước tiín, người phụ trâch đăo tạo quan sât cơng việc đang thực hiện của
nhđn viín một câch kỹ lường vă có hệ thống, cố gắng xâc định tất cả câc
bước công việc được thực hiện để hoăn thănh cơng việc. Sau đó phong vấn nhđn viín đó xem họ thực hiện cơng việc như thế năo, gặp những khó khăn ra sao để nắm bắt được những trở ngại mă cơng nhđn viín đó gặp phải khi thực hiện công việc.
4- Sử dụng phiếu cđu hỏi điều tra: Phiếu cđu hởi điều tra sẽ cho người lao động có cơ hội thể hiện mong muốn đăo tạo của mình mă khơng e ngại hay lo sợ
điều gì. Đề tiến hănh theo câch năy người phụ trâch đăo tạo chọn thời gian
vă địa điểm năo đó thuận lợi, đồng thời giải thích mục đích của việc điều tra cho người lao động để giúp họ hiểu vă họp tâc với công việc điều tra.
4- Thực hiện kiềm tra kết quả công việc : Kết quả cơng việc sẽ chỉ rõ cơng nhđn viín biết gì, có thề lăm được gì vă qua đó sẽ phât hiện được lĩnh vực cần cung cấp thím thơng tin hoặc cần đăo tạo thím. Kiểm tra về kỹ năng cũng
giúp phât hiện được khả năng tiíp thu của cơng nhđn viín hoặc kỹ năng cụ
thể cần đăo tạo thím.
4- Phđn tích câc bâo câo vă dừ liệu ghi chĩp: Câc bâo câo vă ghi chĩp về quản lý cung cấp câc dữ liệu quan trọng cho việc xâc định nhu cầu đăo tạo. Người phụ trâch đăo tạo liệt kí tất cả câc tăi liệu vă câc ghi chĩp có sẵn tại Cơng ty,
kiểm tra những dữ liệu năo trong số đó có thể giúp nhận ra được nhu cầu đăo tạo của nhđn viín. Một số tăi liệu được sử dụng rất hữu ích như:
• Câc bâo câo ghi chĩp về quản lý: Xem xĩt câc số liệu về năng suất lao động, doanh thu, tỷ lệ di chuyển lao động, việc vi phạm kỷ luật lao động của cơng nhđn viín....
• Câc bâo câo đânh giâ vă kiểm tra: Xem xĩt câc số liệu về việc vi phạm kỷ
luật, khơng đâp ứng tiíu chuẩn về kết quả công việc, câc vụ tranh chấp vă không hoăn thănh nhiệm vụ. Tập trung trả lời cho cđu hỏi: nguyín nhđn của
ỉ \
vđn đí lă gì?.
• Câc ghi chĩp nhđn sự: Tìm kiếm câc thông tin về tranh chấp trong nội bộ, tỷ
lệ nghỉ việc, số lần vắng mặt, câc hình thức xử lý kỷ luật...
• Bâo câo về chi phí vă kinh doanh: Xem xĩt câc số liệu về việc tăng chi phí,
những phăn năn cùa khâch hăng, sự lêng phí, ... cố gắng thu thập dữ liệu để trả lời cđu hỏi: vấn đề gì đang xảy ra? Ngun nhđn của vấn đề lă gì?
Điíu kiện đí thực hiện giải phâp năy lă cđn sự phơi kít hợp giữa câc phịng ban trong Cơng ty, sự ủng hộ của người lao động, cần có câc bâo câo vă dữ liệu mă
Công ty đang lưu trữ. Kỹ năng lăm việc của người phụ trâch đăo tạo: chăm chỉ, hiểu
vấn đề, biết những số liệu mình đang cần, tìm được lý do giải thích cho những con
số thực tế.
4.1.2.2 Hoăn thiện công tâc xđy dựng kế hoạch đăo tạo
(1) Hoăn thiện việc xâc định mục tiíu đăo tạo
- cần thiết phải tiíu chuẩn hóa việc xâc định mục tiíu đăo tạo cho từng
chương trinh đăo tạo, từng khóa học văo trong quy trình đăo tạo đề đảm bảo
cân bộ phụ trâch đăo tạo biít vă duy trì thực hiện đơng bộ, ngăn ngừa việc bỏ
sót hoặc phụ thuộc văo chủ quan của người lăm công tâc đăo tạo.
Mục tiíu của câc chương trình đăo tạo phải đảm bảo lượng hóa gồm số lượng, cơ cấu học viín, kiến thức, kỹ năng cần đạt được sau mỗi khóa học vă mức độ hăi lịng cùa học viín sau mồi khóa học ; đảm bảo tiến độ đăo tạo,
thời lượng đăo tạo theo đúng kí hoạch, chương trình đê định.
Mục tiíu đăo tạo cần được xâc nhận, duyệt thông qua của câc cấp quản lý vă được truyền đạt đến học viín trước khóa học. Hiện tại việc xâc định mục tiíu• • • • • • • • ỉ
của chương trình học đang dừng lại ở bước thiết lập, chưa có xâc nhận vă phí duyệt của người quản lý liín quan.
- Cđn nđng cao năng lực trình độ của đội ngũ lăm cơng tâc lập kí hoạch đăo
tạo vă thiết lập mục tiíu ngoăi chuyín mơn liín quan đến nhđn sự, đăo tạo thì
cần bồi dường nđng cao bổ sung thím chun mơn về cơng tâc lập kế hoạch
vă xâc định mục tiíu.• •
Đề thực hiện giải phâp năy cần có sự chỉ đạo, hợp tâc của ban lênh đạo,
phòng nhđn sự vă câc phịng ban liín quan. Ý thức trâch nhiệm cao độ cùa
cân bộ phụ trâch công tâc đăo tạo
(2) Hoăn thiện công tâc xđy dựng chương trinh đăo tạo
Mục tiíu hướng đến lă xđy dựng được câc chương trình đăo tạo có nội dung
phù họp với nhu cầu thiếu hụt của đối tượng học viín với chi phí thấp nhất.
Thứ nhất, cần hoăn thiện nội dung chương trình đăo tạo : Cân bộ chun trâch
cơng tâc đăo tạo cũng như câc cân bộ xuất sắc, có uy tín về chun mơn nghiệp vụ
của Cơng ty cần phối hợp với cơ sở đăo tạo vă giâo viín trong việc xđy dựng nội dung đăo tạo, lựa chọn kiến thức, kỹ năng cần đăo tạo, giâo trình học tập... Nội dung chương trinh đăo tạo cần được thiết lập chi tiết, cụ thể, đầy đù tất cả câc thơng
tin như khóa học, người tham dự học, thời gian khóa học, phương phâp đăo tạo, phương phâp đânh giâ kết quả đăo tạo vă mục tiíu đăo tạo. vấn đề chi phí cần được
hoạch định rõ răng vă đúng hạn mức ngay trong bước xđy dựng chương trình đăo
tạo năy.
Thứ hai, cần hoăn thiện công tâc lựa chọn đối tượng đăo tạo, giải phâp đề xuất
lă căn thiết lập tiíu chí lựa chọn đối tượng người học cụ thể, rõ răng hơn nữa trong quy trình đăo tạo KVP. Thực tế cho thấy quy trình đê có đề cập đến tiíu chí lựa chọn đối tượng đăo tạo nhưng mang tính chất định hướng, chung chung, cần phải
căn cứ văo kết quả xâc định nhu cầu đăo tạo cho từng vị trí chức danh để tiến hănh lựa chọn đối tượng đăo tạo theo câc chương trình đăo tạo đê hoạch định.
Thứ ba, cần hoăn thiện cơng tâc lựa chọn giâng viín đăo tạo. cần phải có quy
chuẩn về tiíu chí lựa chọn giảng viín đăo tạo nội bộ vă bín ngoăi. Theo đề xuất của
tâc giả, với giảng viín nội bộ (cả kiím nhiệm hay chuyín trâch) nín thống nhất chung vă phải được đânh giâ năng lực đạt trước khi thực hiện nhiệm vụ giảng dạy.
Tâc giả đề xuất tiíu chí lựa chọn đội ngũ giảng viín nội bộ cho cả cơng nhđn
vă nhđn viín như sau :
Tốt nghiệp từ THPT; Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm lăm việc tại KVP
trong đó có 1 năm lăm cơng việc liín quan đến lĩnh vực được phđn
cơng giảng dạy.
Có kiến thức chun mơn tốt về nội dung được phđn công đăo tạo
được đânh giâ bởi trưởng phịng trực thuộc.
Được cấp chứng nhận đạt khóa học chuyín gia đăo tạo từ tổ chức đăo tạo bín ngoăi.
Tham gia trợ giảng tối thiểu 5 khóa đăo tạo nội bộ.
Đê được đăo tạo nđng cấp chun mơn khi có sự thay đổi về nội dung
đăo tạo được phđn công.
Cđn thiết lập câc khung, bậc đânh giâ cho từng tiíu chí, biểu mẫu âp dụng, đưa ra mức độ đânh giâ đạt hay chưa đạt vă luư trữ hồ sơ kết quả đânh giâ, việc
đânh giâ năng lực giảng viín nội bộ nín tiến hănh định kỳ vă viện dẫn trong quy trình đăo tạo nội bộ.
Với trung tđm đăo tạo bín ngoăi, cần thiết lập tiíu chí đânh giâ vă lựa chọn cơ sở đăo tạo cho tùng chương trình đăo tạo. Câc nội dung tiíu chí phải được
chuđn hóa trong quy trình đăo tạo của cơng ty vă được trun đạt u cđu tuđn thủ nghiím đến cân bộ phụ trâch phịng nhđn sự vă câc câ nhđn liín quan đến việc tổ chức câc khóa học đăo tạo bín ngoăi. Tâc giả đề xuất tiíu chí tối thiếu để lựa chọn co sở đăo tạo bín ngoăi như sau :
J Được cấp phĩp hoạt động theo quy định của luật sở tại vă câc luật
định liín quan đến nội dung dung đăo tạo.
s Đội ngũ giảng viín có chun mơn phù hợp với chương trình đăo tạo
dự kiến.
J Có cơ sở vật chất phù hợp với chương trình đăo tạo dự kiến
J Có chương trình học cụ thể, rõ răng vă đâp ứng u cầu về chương
trình đăo tạo nội bộ của KVP.
J Có cam kết về chất lượng đăo tạo trong vă sau khóa học.
về việc lựa chọn giảng viín bín ngoăi, tâc giă đề xuất cần có sự băn bạc, trao đổi thống nhất quyết định giữa phòng nhđn sự với câc phịng ban có u cầu tổ chức khóa học để đảm bảo cơng tâc lựa chọn giảng viín diễn ra cơng bằng, đâp ứng đúng nhu cầu mong đợi của phịng có u cầu. Nội dung năy cũng cần được quy định rõ trong quy trình đăo tạo của Công ty đế thống nhất thực hiện.
(3) Hoăn thiện cơng tâc sử dụng kinh phí đăo tạo được triệt để hơn.
Việc sử dụng không hết nguồn kinh phí đăo tạo đê dự tính trong năm
2019-2020 trong tình huống đại dịch Covid 19 bùng phât cho thấy việc hoạch
định câc phương ân dự phòng cho câc chương trinh đăo tạo của phòng nhđn sự
chưa tốt. Tâc giả đề xuất cần thiết có những phương ân dự phịng, thay thể đối với câc khóa học phục vụ cho câc dự ân quan trọng của năm với kinh phí lớn đế có thể tận dụng triệt để được nguồn kinh phí cho đăo tạo, giúp cơng tâc đăo tạo được triển khai đúng tiến độ.
về việc sử dụng vă khai thâc triệt để câc cơ sở vật chất sẵn có của KVP cho hoạt động đăo tạo, tâc giả đưa ra giải phâp phòng nhđn sự có thể kết hợp với câc trường trung cấp, cao đẳng trín địa băn tỉnh đón nhận câc học sinh, sinh viín khối
trường nghí, kỹ thuật ví thăm quan, thiít lập chương trinh thực hănh theo câc khóa
ngắn ngăy với mục đích giới thiệu vă quảng bâ hình ảnh doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ cho cơng tâc tuyến dụng vă lăm giảm gânh nặng cho công tâc đăo tạo nếu như đón
nhận được đúng câc đối tượng đê thực hănh năy trở thănh người lao động chính
thức của KVP. Đe triển khai giải phâp năy, đòi hởi phải được sự chấp thuận của ban lênh đạo vă sự kết hợp bố trí, sắp xếp cân bộ giảng viín chun trâch trong cơng ty.
4.1.2.3 Hoăn thiện công tâc triển khai đăo tạo
về cơ bản công tâc chuẩn bị hậu cần trước khi triển khai đăo tạo của KVP
khâ tốt nín trong bước năy, tâc giả đưa ra giải phâp nhằm hoăn thiện công tâc kiểm tra, giâm sât trong quâ trình thực hiện đăo tạo.
Việc quản lý về thời gian biểu, mức độ tham gia câc buổi đăo tạo vă quâ
trình thực hiện triến khai đăo tạo cần phải thực hiện nghiím túc vă thường xun, cần có quy định kiểm tra chĩo giữa câc khối chức năng vă phòng ban đế việc thực hiện kiểm tra được khâch quan, nhằm phât hiện kịp thời vă điều chỉnh nghiím khắc câc hănh vi khơng thực hiện, tuđn thủ theo đúng u cầu về chương trình, nội
dung đăo tạo. Đồng thời, sự tham gia khơng nghiím túc trong q trình đăo tạo cùa người học cũng cần quy thím trâch nhiệm cho phịng ban trực thuộc quản lý, khơng chỉ nín hướng trọng điếm văo xử lý người học. Đe thực hiện được giải
phâp năy cần phải quy định trong trâch nhiệm của câc phòng ban vă được sự đồng thuận ủng hộ của câc phịng.
4.1.2.4 Hoăn thiện cơng tâc đânh giâ sau đăo tạo
Với 2 phương phâp đânh giâ kết quả đăo tạo mă KVP đang âp dụng lă phiếu khảo sât mức độ hăi lòng cùa người học vă băi kiểm tra thì cơng tâc đânh giâ kết quả đăo đang dừng lại ở giai đoạn thứ nhất theo lý thuyết khoa học (Theo Trần Thị Kim
Dung (2013), tương ứng với cấp độ 1 vă cấp độ 2 trong mơ hình đânh giâ hiệu quả
đăo tạo của Kirkpatrick. Do vậy tâc giả đề xuất giải phâp cần âp dụng thím câc phương phâp đânh giâ kết quả đăo tạo được chỉ ra trong mức độ 3 vă 4 của mơ hình Kirkpatrick. Cụ thể của giải phâp như sau:
Đối với đối tượng công nhđn: Với từng phần loại đăo tạo có thể sử dụng câc cơ sở dữ liệu có sẵn để lăm căn cứ đânh giâ kết quả đăo tạo cho câc chương trinh đăo tạo, từ đó có thể xâc định được mức độ hiệu quả của công tâc đăo tạo với câc công việc thực tế mă cơng nhđn đang đảm nhiệm hoặc có liín quan. Dưới
đđy lă câc căn cứ mă tâc giả đề xuất cho đối tượng công nhđn
TT Phđn loai đăo tao• • Căn cứ đânh hiệu quả đăo tạo
1 Đăo tạo định hướng Kết quả đânh giâ thử việc của người học
sau 7 ngăy (theo thời gian học vă thử việc)
2 Đăo tạo công việc Ket quả đânh giâ học vă thử việc
(Sau 20 ngăy kể từ ngăy nhận việc)
3 Đăo tạo nđng cao,
chuyến sđu
Ket quả đânh giâ hiệu quả công việc theo quý
4 Đăo tạo quy định Bâo câo vi phạm của người học trong 1
năm
5 Đăo tạo định kỳ Ket quả đânh giâ công việc trong 1 năm
Cân bộ phụ trâch đăo tạo có thể lăm chi tiết hơn về mức đânh giâ cho từng căn cứ đânh giâ níu trín đế có được kết quả đânh giâ chính xâc hơn cho từng phđn loại
đăo tạo. Ví dụ với phđn loại đăo tạo định hướng, hiệu quả của công tâc đăo tạo năy có thể căn cứ văo kết quả đânh giâ thử việc của người học như sau: