2.2. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quy trình cho vay khách
2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Một là, tính chính trực và các giá trị đạo đức
Thực chất của HTKSNB hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lí. về phía BIDC Hà Nội, các triết lý, nhận thức và phong cách điều hành của Ban giám đốc. Trưởng phịng hay Phó phịng của Phịng KHDN tại CN đều được ảnh hưởng trực tiếp từ các quan điểm, phong cách của các nhà quản lí cấp Trụ sở chính. Ban lãnh đạo là người đi đầu về tính chính trực và giá trị đạo đức hướng tới các chuẩn mực chung cho toàn NH.
Tất cả các quyết định phải được tuân thủ quy định của pháp luật, thực hiện theo các chính sách, chế độ của ngành Ngân hàng và các quy định định riêng của BIDC. Vì vậy, CN được thiết kế và điều hành theo các hướng dẫn và quy định của BIDC.
Với sự cẩn trọng trong việc quyết định tín dụng, Ban lãnh đạo ln đề cao tính trung thực của các báo cáo và đưa ra những quan điểm kinh doanh rõ ràng để khơng chỉ đảm bảo sự an tồn của nguồn vốn Ngân hàng mà cịn đạt được các mục tiêu tín dụng.
Hai là, cơ cấu tổ chức
Hệ thống trách nhiệm và quyền lực được thiết kế dựa trên các quy định, chính sách
đã xác định các chức năng nhiệm vụ và mối liên hệ của các bộ phận trong cơ cấu của ngân hàng. Là người điều hành giám sát, Giám đốc giúp cho các hoạt động của CN trơn
tru, các hoạt động nghiệp vụ tín dụng được thực hiện đầy đủ, đúng thủ tục, quy trình. Vì
vậy, HTKSNB của CN ln được Giám đốc sát sao kiểm tra, phê duyệt. Bên cạnh đó, Phó giám đốc phụ trách QHKH giúp đảm bảo được sự đánh giá, xử lí cơng việc kịp thời.
Đặc biệt, Trưởng phịng KHDN ln kiểm tra và tự kiểm tra liên tục việc các quy trình tín dụng xem có được thực hiện đầy đủ, chính xác khơng và chịu trách nhiệm về kết quả
hoạt động tín dụng. Về mặt nhân sự, phịng KHDN bao gồm 1 Trưởng phịng, 2 Phó phịng và 10 nhân viên. Lãnh đạo phịng thực hiện việc quản lí chung cịn các CBTD trực tiếp quản lí các khoản vay.
Ba là, Phân cơng quyền hạn và trách nhiệm
Theo Quy định về việc phân công trong Ban Giám Đốc số 0155/2020/QĐ- BIDC.HN ngày 14/02/2020, GĐ phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo công tác cơ cấu và kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh của CN, cơng tác tài chính, tổ chức nhân sự,
chỉ đạo công tác Đảng và trực tiếp phụ trách các phịng, đơn vị trực thuộc. Bên cạnh đó,
CN có 2 PGĐ phụ trách mỗi mảng cơng việc là khối Quan hệ khách hàng và khối tác nghiệp. PGĐ phụ trách khối QHKH trực tiếp phụ trách, chỉ đạo một số nghiệp vụ (công tác quan hệ và phát triển khách hàng; cơng tác tín dụng và tài trợ thương mại; công tác xử lý nợ xấu, nợ ngoại bảng; công tác phát triển sản phẩm dịch vụ KH, ...) và phụ trách các phòng, đơn vị trực thuộc (Phòng QHKH DN, Phòng QHKH cá nhân và Văn phịng (khơng bao gồm cơng tác tổ chức nhân sự)). Mặt khác, PGĐ phụ trách khối tác nghiệp trực tiếp phụ trách, chỉ đạo các nghiệp vụ (cơng tác kế tốn, hậu kiểm (trừ phê duyệt chủ
trương chỉ tiêu tài chính); cơng tác quản trị tín dụng; cơng tác dịch vụ KH và kho quỹ; ..) và phụ trách các phịng, đơn vị trực thuộc (Phịng Tài chính kế tốn, Phịng Dịch vụ KH và Quản lý ngân quỹ, Phòng Quản trị tín dụng). Trong trường hợp GĐ vắng mặt sẽ có văn bản ủy quyền cụ thể từng lần cho một PGĐ trực tiếp giải quyết công việc (PGĐ thực hiện các nhiệm vụ trong thời gian GĐ vắng mặt trừ công tác tổ chức cán bộ). Và khi một PGĐ vắng mặt, PGĐ cịn lại sẽ tiếp nhận cơng việc để xử lý.
Bốn là, Sự tham gia của lãnh đạo
Với điều kiện đầu vào của CN, tất cả các CBTD đều phải đạt đủ trình độ học vấn theo quy định của NH BIDC: tốt nghiệp đại học, sau đại học với các ngành tương ứng. Để đảm bảo việc có thể nhanh chóng nắm bắt, tiếp thu và vận dụng những kiến thức, những chính sách thơng tư mới ln được cập nhật liên tục; mọi CBTD KHDN đều có trình độ đại học trở lên. Ngồi ra, liên quan đến quy trình tín dụng có các nhân viên đều nắm chắc quy trình nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm và am hiểu các kiến thức và văn hóa xã hội, chính trị, ...
Năm là, các chính sách và thơng lệ về nhân sự
Về mặt đào tạo nhân sự, CN thực hiện đầy đủ các chủ trương chung của toàn NH BIDC: Nâng cao chất lượng nhân sự, tăng cường năng lực quản lý của các cấp quản lý, đẩy mạnh phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh có trình độ cao tăng sức cạnh tranh và đáp ứng kịp thời sự hội nhập, thay đổi liên tục. Đối với các cán bộ liên quan đến quy trình tín dụng sẽ thường xun có các khóa đào tạo được tổ chức với mục đích giúp cho
các các bộ nắm chắc và hiểu rõ hơn các quy định về nghiệp vụ tín dụng, đặc biệt là sẽ cập nhật các quy định mới liên quan trực tiếp đến công việc thực hiện. Đặc biệt, nội bộ CN có đợt kiểm tra nghiệp vụ định kì 3 tháng/ lần.
Với những thay đổi về quy định, các lãnh đạo phòng KHDN sẽ được tham gia lớp tập huấn được Hội sở chính tổ chức và sau đó truyền đạt những nội dung, thơng tin đó cho các CBTD đảm bảo tất cả đều nắm được quy định mới.
Về chính sách thi đua khen thưởng: Theo các kì, năm sẽ có những đợt bình xét thi đua trên thành tích đã đạt được của mỗi đơn vị hay cá nhân. Ngoài ra, CN đều tham gia các phong trào thi đau theo chỉ đạo của NHNN nói chung và NH BIDC nói riêng với tinh thần sẵn sàng hào hứng của cán bộ, nhân viên.
Sáu là, cam kết năng lực
Ý chí của Ban quản trị thể hiện qua các quy định chính sách của NH. Hệ thống được thiết kế và ln ln được giám sát nhằm kiểm sốt việc thực hiện các thủ tục kiểm sốt trong quy trình tín dụng.
Bảy là, truyền đạt thơng tin và u cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Các tiêu chuẩn về cách ứng xử chính là nền tảng thể hiện sự thực thi tính chính trực và các giá trị của các cá nhân trong CN. Trong những quy định chung của NH đã có những tiêu chuẩn, quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Đặc biệt, từ ngay trong quan điểm của BGĐ nghiêm túc tuân thủ thực hiện các vấn
đề liên quan đến tính chính trực và giá trị đạo đức, Lãnh đạo phòng và CBTD sẽ được ảnh hưởng. Những hành vi ứng xử sẽ được cải thiện hơn về các mặt và đặc biệt là tính trung thực và các giá trị đạo đức. BGĐ đã thiết lập những tiêu chuẩn chung về hành vi ứng xử để đưa các cán bộ phải hướng đến sự nhất quán và bắt buộc hành động theo do đơn vị xây dựng. Những hành vi đi lệch so với những chuẩn mực sẽ được xử lí phù hợp và kịp thời.