3.3.1. Mơi trường kiểm sốt
- Vấn đề các chỉ tiêu kế hoạch cũng cần được xem xét hợp lý, đặc biệt là các chỉ tiêu kế hoạch tín dụng. Việc lập kế hoạch của phòng Kế hoạch nên tham khảo các ý kiến của Trưởng phòng KHDN, BGĐ để đưa ra những mục tiêu hợp lý nhất đối với tình hình kinh doanh, nguồn lực và tiềm năng của CN. Qua đó sẽ có sự thống nhất, có sự trao đổi lẫn nhau để đưa ra được kế hoạch phù hợp, không quá cao để giảm thiểu rủi ro đạo đức và cũng không được quá thấp ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của CN cũng như làm giảm đi động lực làm việc của nhân viên.
- về mặt nhân sự thì thì CN cịn nhiều mặt hạn chế về việc q tải khách hàng cho từng cán bộ. Các CBTD được chuyển từ phịng ban khơng liên quan đến nghiệp vụ tín dụng nên được thay thế bằng những cán bộ có trình độ học thuật phù hợp với vị trí CBTD KHDN. Mặt khác, CN cũng nên chú trọng vào công tác đào tạo nhân sự, phân theo các cấp, vị trí, thời gian cơng tác để có những chính sách hợp lý:
• Về các cấp quản lý - ngoài việc là nâng cao năng lực bản thân, họ còn là
những người nắm bắt và truyền tải thông tin cho cấp dưới, CN nên cử đi tham gia các diễn đàn, các buổi hội thảo, các lớp bồi dưỡng nâng cao cho các cấp lãnh đạo và đặc biệt là khi có sự sửa đổi về các nghị định, chính sách hay thay đổi những quy định khác.
• Về các CBTD hiện thời, họ là những người trực tiếp tham gia vào các
nghiệp
vụ tín dụng, CN cần chú trọng việc nâng cao năng lực, thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để họ có thể cập nhật những kiến thức, nghiệp vụ hay trau dồi thêm kinh nghiệm. Ngoài ra, các bài test nên được tổ chức thường xuyên để đánh giá và nâng cao trách nhiệm của mỗi cán bộ hơn nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
• Về các CBTD mới, họ cần được hướng dẫn trực tiếp từ cấp quản lý trực
tiếp
như: Trưởng phịng hay Phó phịng về mặt cơng việc. Ngồi ra, các CBTD mới cần được tham gia các lớp huấn luyện giành cho nhân viên mới, các buổi hội thảo để trau dồi thêm về các quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc và có thêm nhiều kinh nghiệm.
- Trong hoạt động luân chuyển cán bộ, cần xem xét cẩn trọng trong quyết định, nên đưa những nhân viên có kinh nghiệm liên quan đến mảng tín dụng hoặc những người trẻ có chuyên ngành về phịng KHDN. Việc đó một mặt làm giảm thiểu các RRTD xảy ra, một mặt khác sẽ làm cho nhân viên không quá đột ngột
với vị trị mới, ngồi ra cịn làm giảm thời gian nắm bắt tiến hành cơng việc mới.
- Ngồi việc đưa ra các chính sách về nhân sự thì nên đưa ra những chính sách về
lương thưởng rõ ràng, cơng bằng, hợp lý. CN nên xây dựng chế độ chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng để vừa thúc đẩy năng lực làm việc của các CBTD mà cịn nâng cao tính trách nhiệm đối với mỗi nhân viên. Qua đó, CN có thể nâng cao chất lượng tín dụng, hiệu quả hiệu suất công việc của các nhân viên.
- Tuy với những hoạt động kiểm soát khác nhau nhưng vẫn cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc 4 mắt, ...
3.3.2. Quy trình đánh giá rủi ro
- Trong quy trình đánh giá rủi ro, CBTD tiến thành lập báo cáo thẩm định rủi ro cần có hệ thống chấm điểm xếp hạng tín dụng nội bộ qua đó để đưa ra những chính sách cấp tín dụng hợp lý. Trong hồn cảnh thay đổi liên tục của môi trường kinh tế, NH cũng cần cập nhật, bổ sung định kỳ hệ thống này. Đặc biệt đối với các chỉ tiêu mang tính chủ quan như hệ thống tổ chức của DN, nguồn lực, tiềm năng của DN hay việc đánh giá rủi ro về lĩnh vực kinh doanh của DN,
rủi ro vĩ mơ, loại hình cho vay, ... cần được lượng hóa hay đưa ra những chính sách cụ thể hơn.
- Bên cạnh những chỉ tiêu đánh giá chi tiết hơn, với các ngành kinh doanh đặc thù có tính chun mơn hóa cao, CN cần th các chun gia ngồi để đưa những nhận định mang tính chính xác hơn nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng của báo cáo thẩm định. Và khi tìm cơng ty hay chun gia thì CN cần chú
ý khơng phải bên liên quan tới DN được thẩm định và trong quá trình thẩm định,
CBTD cũng cần phải có mặt tham gia để đảm bảo tính khách quan, trung thực, giảm thiểu rủi ro gian lận.
- Để giảm thiểu vấn đề bất cân xứng thông tin trong quá trình đánh giá xếp hạng,
DN chủ động tìm hiểu đánh giá và nâng cao chất lượng thông tin bằng việc đề nghị cung cấp BCTC đã kiểm tốn của ít nhất của 3 năm liên tục trước khi có nhu cầu vay, thêm vào đó là các tài liệu phân tích về các yếu tố phi tài chính của
DN như tình hình chính trị - xã hội, ngành kinh doanh, chất lượng hoạt động, chất lượng quản lý, ...
- Các CBTD cần chú ý xun suốt trong q trình cho vay, ngồi việc tập trung vào việc thẩm định ban đầu và các khoản nợ xấu thì cũng cần theo dõi DN thường xuyên để thực hiện thơng báo trả lãi và nợ gốc, nắm bắt tình hình trả nợ để nhận định rủi ro và chuyển nhóm nợ. Đặc biệt nên đưa những trường hơp đặc
biệt như không thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ vào danh dách riêng.
- Việc đưa ra những chỉ tiêu kế hoạch trong thời gian tới cần phải có sự xem xét đến có yếu tố rủi ro và tình hình thực tiễn của CN.
3.3.3. Hoạt động kiểm soát
- Hoạt động kiểm sốt trong quy trình cho vay nên bổ sung thêm:
• Việc lấy tài liệu tạo lập hồ sơ cần phải gặp trực tiếp bên phía DN.
• Chú trọng hơn và cần được quy định rõ ràng việc đánh giá các phương án
vay vốn của DN.
• Đẩy mạnh các biện pháp tối thiểu hóa việc diễn ra những sai phạm, những
hành vi gian lận trong quy trình, đặc biệt là vấn đề móc nối nội bộ giữa các phịng ban.
• TSĐB cần được thẩm định theo quy định cụ thể, đưa ra những hạn mức
cho
vay với từng danh mục TSĐB. Đồng thời, CN cũng nên xem xét đưa ra khoảng thời gian định kỳ đánh giá lại một cách hợp lý, đúng thủ tục và trách
nhiệm.
• Việc phê duyệt của các cấp lãnh đạo cần nâng cao tinh thần cảnh giác, thực
hiện đầy đủ các bước quy trình đã quy định.
• Thường xun hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra cơng tác lưu trữ hồ sơ.
CBTD có trách nhiệm về tính chính xác của các giấy tờ thông qua việc kiểm
tra lại những thông tin trên giấy tờ đã được cơng chứng và đối chiếu với tài liệu gốc.
• Trước khi giải ngân, cấp phê duyệt giải ngân cần kiểm tra kỹ các thông tin
cần phải chuẩn bị; nếu thiếu thì CBTD phải bổ sung trước khi giải ngân hoặc trong trường hợp bổ sung sau thì cần phải theo dõi và ghi chép đầy đủ.
• Thời gian giám sát tín dụng cần được thiết lập ngắn hơn, khoảng 3 tháng/
lần và trong tình huống có dấu hiệu bất ổn thì thực hiện giám sát 1 tháng/ lần. Nội dung kiểm tra cần được trình bày trên biên bản một cách đầy đủ,
• Bên cạnh đó, ở giai đoạn thanh lý hợp đồng thì CN cần gia tăng những biến pháp quản lý và xử lý các khoản nợ xấu nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng
thu hồi nợ quá hạn. CN đề xuất Hội sở thu thập những cán bộ có kinh nghiệm và có chun mơn cơ bản về luật xử lý nợ để thành lập một chuyên trách thu hồi, xử lý nợ q hạn.
• Cần phải có báo cáo định kỳ theo tháng, quý về tiến độ thực hiện xử lý nợ
xấu, phải giải trình rõ nguyên nhân trong trường hợp chưa xử lý được và đánh giá tình trạng khả năng thu hồi của khoản nợ đó.
- CN cần tăng cường những giải pháp nhằm ngăn ngừa các hành vi lừa đảo của DN mặc dù trên thực tế những hành vi lừa đảo có mục đích của DN thường phải
có sự móc nối với cán bộ trong NH. Tuy vậy vẫn có khoản vay khơng phát hiện
ra của CN thì để khắc phục hiện trạng, CN cần đưa ra một số biện pháp:
• Trong khi tiếp xúc trực tiếp và thẩm định, CBTD cần xác định rõ tình trạng
của CN.
• Khơng những cẩn thận với những KH mới mà còn phải cẩn thận, thực hiện
đầy đủ các hoạt động kiểm soát đối với KH cũ.
• Các hoạt động kiểm sốt ln được đảm bảo trong suốt q trình cho vay
trước, trong và sau.
• Nắm bắt thơng tin kịp thời, ngưng giải ngân trong trường hợp có dấu hiệu
khác thường của DN.
3.3.4. Hệ thống thơng tin và trao đổi thông tin
- Hệ thống tra cứu thơng tin KH như CIC cung cấp lịch sử tín dụng, trả nợ vay, các giá trị khoản nợ và tình hình trả nợ, ... được CN sử dụng nhưng chưa có hệ thống thơng tin phản ánh tình hình hiện tại hay dự đốn xu hướng trong tương lai. Các cán bộ cũng cần chủ động tìm hiểu thêm thơng tin trên các website kênh
thơng tin chính thống để có thể đưa ra nhìn nhận đánh giá tổng qt, khách quan
hơn trong cơng tác thẩm định nhằm nâng cao chất lượng tín dụng và tối thiểu hóa rủi ro cho NH.
- CN cần thắt chặt lại mạng nội bộ, hạn chế việc dùng truy cập vào các mạng xã hội hay các trang web giải trí nhằm hạn chế việc xao nhãng công việc.
- Bên cạnh việc truyền đạt những thông tin từ trên xuống, đưa ra những quan điểm thì lãnh đạo trong phịng cũng cần lắng nghe những ý kiến, phản hồi của các cán bộ cấp dưới.
- Hệ thống nội bộ cần được đổi mới và phát triển hơn, yêu cầu các nhân viên tham
gia tương tác thường xuyên hơn để chủ động cập nhật trao đổi thơng tin. Ngồi ra, CN cũng cần quan tâm hơn việc nâng cấp, cải cách lại hệ thống máy tính nội
bộ hạn chế các hoạt động gây cản trở công việc (hoạt động lâu, lỗi virus mất tài
liệu, ...). Hệ thống phải được cài đặt sao lưu dữ liệu, hệ thống chạy song song trong trường hợp hệ thống chính gặp lỗi thì khơng bị ngắt qng hoạt động. - Mọi CBTD đều phải được thông qua lớp kỹ năng sử dụng hệ thống của NH để
nắm chắc các bước nhật liệu và xử lý trao đổi thơng tin tránh những sai sót trong
cơng tác khai báo.
- Đưa ra những điều lệ chặt chẽ về việc công khai, không bảo mật các thông tin kinh doanh của NH hay các khách hàng doanh nghiệp và đặc biệt với những hoạt động phê duyệt vượt thẩm quyền đã được quy định.
3.3.5. Giám sát các kiểm sốt
- Cần có những cuộc tiếp xúc trực tiếp KH đột xuất để đảm bảo cơng tác giám sát
kiểm sốt có hiệu quả.
- Có sự phối hợp giám sát chéo của những lãnh đạo phịng khác nhau với tồn bộ
cán bộ nhân viên.
- Những cán bộ thực hiện tốt công tác giám sát chéo cần được khuyến khích, khen
thưởng.
- Trên các cấp quản lý, BGĐ cũng có sự giám sát đối với những lãnh đạo của phịng ban và các cán bộ của CN.
- Trụ sở cần thường xuyên kiểm tra định kỳ với vói CN, đặc biệt là cần lập kế hoạch rõ ràng với các chuyên đề tín dụng và thời gian hợp lý để đảm bảo việc tuân thủ các quy định. Từ đó, CN tăng tính trách nhiệm; có thể phát hiện khắc phục những sai sót kịp thời và các sai phạm cần được xử lý. Với từng lần thanh tra, CN phải trình bày văn bản cơng tác chỉ đạo khắc phục, bổ sung các giai đoạn, chứng từ trong quy trình tín dụng.
- Đặc biệt, trong thời đại công nghệ 4.0, cần thiết lập hệ thống trao đổi giữa CN và Trụ sở đặc biệt với bộ phận Kiểm tốn nội bộ. Nhờ đó, CN vừa có thể trình
xin ý kiến với các trường hợp đặc biệt và Trụ sở cũng có thể nắm bắt sơ lược tình hình của CN.