2.2. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quy trình cho vay khách
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Ve các hoạt động kiểm soát, BIDC áp dụng trong từng giai đoạn trong quy trình: Thẩm quyền phê duyệt, Phân chia nhiệm vụ, Xử lý thông tin, Đánh giá hoạt động, Các kiểm soát vật chất, .
Tiếp thị, đề xuất và phê duyệt đề
xuất cho vay
Hoàn thiện hồ sơ cho vay,
thẩm định rủi ro Cấp tín dụng Thanh lý hợp đồng Xử lý nợ có vấn đề Giám sát và kiểm sốt sau khi cấp tín dụng
2.2.3.1. Giai đoạn Tiếp thị, đề xuất và phê duyệt đề xuất cho vay
• Cán bộ KHDN tiếp nhận nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ, hướng dẫn KH lập Hồ sơ.
• CBTD thu thập giấy tờ, thơng tin từ phía DN, danh mục hồ sơ tín dụng
được
quy định cụ thể tùy theo từng lại sản phẩm khác nhau.
• CBTD thu thập tạo lập danh sách hồ sơ DN theo mẫu
• Kiểm tra hồ sơ khoản vay của DN xem có được thực hiện đúng quy định.
❖ Hoạt động kiểm sốt:
• Có quy định về danh mục sản phẩm, chính sách tín dụng để CBTD có thể
khai thác và tiếp cận với DN phù hợp
• Có các quy định về các danh mục hồ sơ của các sản phẩm.
• Yêu cầu rõ ràng với những thông tin, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, hợp lệ,
đảm
bảo tính chính xác của DN, đánh giá trách nhiệm của CBTD trong việc nhận
hồ sơ, khơng có sự sai sót, bỏ qua trong q trình kiểm sốt. - Bước 2: Đề xuất và phê duyệt đề xuất cho vay:
Đối với các khoản cấp tín dụng tại CN nhưng vượt thâm quyền phê duyệt của Tổng
giám đốc thì CN báo cáo chuyển Hội sở chính thành lập “Tổ thẩm định chung”, thực hiện đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất tín dụng. Đối với các khoản cấp tín dụng
khác; CBTD phải đưa ra đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất tín dụng theo hướng
dẫn, quy định của NH. Báo cáo đề xuất tín dụng được duyệt trình kiểm tra lại các nội dung, ghi ý kiến, ký kiểm sốt và giao cho Phó GĐ QHKH đưa ra ý kiến.
• Trường hợp khơng đồng ý: Cán bộ KHDN soạn thảo văn bản từ chối trình
cấp có thẩm quyền ký và gửi cho khách hàng.
• Trường hợp đồng ý: cán bộ KHDN chuyển hồ sơ sang phòng QLRR CN
nếu thuộc thẩm quyền phán quyết tín dụng của CN, nếu vượt thẩm quyền thì CBTD trình Giám đốc CN phê duyệt rồi chuyển hồ sơ cho QLRR Hội sở chính.
• Các quy định về thẩm quyền phê duyệt của CN.
2.2.3.2. Giai đoạn Thẩm định rủi ro
Căn cứ hồ sơ cấp tín dụng từ phịng KHDN, cán bộ phòng QLRR thực hiện nghiên cứu, đánh giá, phân tích và lập Báo cáo thẩm định rủi ro. Căn cứ báo cáo thẩm định rủi ro của phòng QLRR, PGĐ đưa ra ý kiến. Việc thẩm đình tùy thuộc vào khoản vay, từng thời kì được thực hiện theo quy định cụ thể.
- Đối với những khoản vay có TSĐB, CBTD phải thực hiện thẩm định thực tế, xem xét tình trạng của DN
- Cán bộ thu thập thơng tin về việc đề nghị cấp tín dụng như phương án sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, TSĐB, ...
- Cán bộ thực hiện kiểm tra thông tin trên Trung tâm thơng tin tín dụng (CIC) và kiểm tra CIC về tài sản đảm bảo, các tài liệu liên quan để lâp báo cáo thẩm định
rủi ro.
- Cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro ngoài ý kiến của phê duyệt rủi ro phải thống
nhất trao đổi trực tiếp với cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng. Trong trường hợp khơng thống nhất được thì báo cáo với cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro cao hơn để xem xét, quyết định.
❖ Hoạt động kiểm soát:
- Các nội dung thẩm định đã được quy định rõ ràng, linh hoạt với từng đối tượng trong mỗi hoàn cảnh khác nhau.
- Bên cạnh thông tin được KH cung cấp, các cán bộ vẫn phải chủ động tìm hiểu, kiểm tra, đánh giá tình hình của DN, đặc biệt với TSĐB để chắc chắn rằng còn đủ tiêu chuẩn của NH.
- Trường hợp phê duyệt rủi ro của Phó GĐ QLRR khác biệt so với ý kiến phê duyệt đề xuất tín dụng của Phó GĐ QHKH, cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro
phải trao đổi trực tiếp với cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.2.3.3. Giai đoạn cấp tín dụng
- Cán bộ QLRR chịu trách nhiệm tập hợp hồ sơ và sao gửi hồ sơ để Hội đồng tín dụng bao gồm:
• Báo cáo đề xuất tín dụng
• Báo cáo thẩm định rủi ro
- Căn cứ nội dung phê duyệt cấp tín dụng của cấp có thẩm quyền, phịng QLRR chịu trách nhiệm soạn thảo Quyết định cấp tín dụng, trình cấp có thẩm quyền ký.
- Phịng KHDN có trách nhiệm soạn thảo Hợp đồng tín dụng và các văn bản có liên quan khác.
- Hồn thiện các điều kiện trước khi giải ngân: Cán bộ KHDN đàm phán và hướng
dẫn khách hàng hoàn thiện các điều kiện trước khi giải ngân và thực hiện các thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo.
- Lưu trữ hồ sơ tín dụng sang phòng QTTD.
- Các hồ sơ gốc liên quan đến TSĐB của KH được phòng KHDN bàn giao cho Kho quỹ để cất giữ.
- Cán bộ phòng KHDN tiếp nhận, phối hợp với phòng Kế hoạch tổng hợp để lập đề xuất giải ngân trình duyệt với PGĐ để xem xét ra quyết định.
❖ Hoạt động kiểm sốt:
- Trình tự trong quy trình cấp tín dụng, cấp có thẩm quyền phê duyệt đã được CN
quy định.
- Các hợp đồng phải được ký kết bởi Người đại diện có thẩm quyền của BIDC và
DN theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra lại chứng từ, giấy tờ trước khi giải ngân.
- Cán bộ phòng KHDN phải thực hiện đăng ký giao dịch và cán bộ phịng QTTD
thực hiện nhập thơng tin vào Hệ thống dữ liệu và lưu giữ hồ sơ. Mọi hoạt động giao dịch đều phải thực hiện nhập liệu và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Việc bàn giao hồ sơ giữa các Phòng phải được thực hiện bằng văn bản.
- Đề xuất giải ngân của phịng KHDN phải có ý kiến của phịng QTTD và được Phó GĐ phê duyệt (Duyệt đồng ý giải ngân trên cả Đề xuất giải ngân và ký trên
bảng kê rút vốn và trong trường hợp từ chối giải ngân phải ghi rõ lý do).
- Các thông tin được nhập vào hệ thống về các quyết định được kiểm tra kiểm soát lại với giấy tờ gốc.
2.2.3.4. Giai đoạn Giám sát và kiểm sốt sau khi cấp tín dụng
- Cán bộ QHKH thực hiện theo dõi quá trình phê duyệt và xác định khoản vay đã
được giải ngân, nghĩa cụ của DN đối với BIDC đã phát sinh để có biện pháp kiểm tra, giám sát, thu hồi.
- Thường xuyên theo dõi phân tích những biến động về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, tài sản, TSĐB của khách hàng để kịp thời nhận diện rủi ro.
- Cán bộ phịng KHDN chịu trách nhiệm thơng báo và đơn đốc khách trả nợ gốc, lãi và phí đúng hạn.
- Định kỳ hàng tháng phịng QTTD lập thơng báo u cầu phịng KHDN thực hiện kiểm tra, rà soát khoản vay theo đúng quy định và danh sách các khoản nợ đến hạn, danh sách các khoản vay điều chỉnh lãi suất.
❖ Hoạt động giám sát:
- Quy định về tần suất kiểm tra giám sát và kết thúc mỗi lần kiểm tra, CBTD phải
tiến hành lập biên bản kiểm tra. Đặc biệt đối với các TSĐB phải định giá lại hay
có những thay đổi làm ảnh hưởng lớn đến giá trị của tài sản.
- Các hoạt động giám sát tín dụng của các cán bộ đều được theo dõi giám sát nhắc
nhở từ Lãnh đạo phòng. Quy định thời gian trước 7 ngày nợ quá hạn, CBTD phải thông báo nhắc nhở cho DN.
- Dữ liệu của KH được theo dõi bởi cả cán bộ phòng KHDN và phịng QTTD, kiểm tra chéo và lập thơng báo để khơng qn hay thiếu xót giao dịch nào.
2.2.3.5. Giai đoạn Xử lý nợ có vấn đề
- Cán bộ phịng KHDN kết hợp với phòng QLRR và QTTD chịu trách nhiệm phát
hiện dấu hiệu rủi ro và đề xuất biện pháp xử lý.
- Khi phát hiện dấu hiệu rủi ro hoặc khoản vay chuyển sang nợ xấu thì cán bộ phịng KHDN phải báo cáo ngay bằng văn bản về dấu hiệu và kèm đề xuất phòng ngừa cho Lãnh đạo phịng thơng qua và xin ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền.
- Phịng QHKH rà sốt phân tích ngun nhân, đơn đốc khách hàng, thực hiện biện pháp xử lý đã được phê duyệt. Phịng QLRR giám sát phịng KHDN trong q trình thực hiện biện pháp xử lý.
❖ Hoạt động giám sát:
- Rà sốt kiểm chứng lại các thơng tin về tình hình của DN bằng cách trực tiếp gặp KH để không bị nhầm lẫn với thông tin không xác thực.
- Các thông tin thu thập được bên phía DN phải được báo cáo và giải trình cụ thể
- Biện pháp xử lý nợ có vấn đề phải được sự thơng qua của Lãnh đạo phịng và cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.2.3.6. Giai đoạn Thanh lý hợp đồng
- Khi khách hàng trả hêt nợ gốc, lãi, phí; Phịng KHDN kết hợp với phịng QTTD
và DVKH để thực hiện thanh lý hợp đồng.
- Phòng QTTD chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tín dụng đã tất tốn theo quy
định.
❖ Hoạt động kiểm soát:
- Thực hiện đối chiếu kiểm tra số tiền thu nợ gốc, lãi, phí giữa các phịng KHDN,
QTTD và DVKH đã chắc chắn giao dịch có thể tất tốn hồ sơ cho vay.
- Cán bộ phòng QTTD lưu trũ hồ sơ ở cả file cứng, file mềm và được sắp xếp rõ ràng.
- Thực hiện theo quy định đã đưa ra về việc thanh lý hợp đồng.
- Việc thanh lý hợp đồng, CBTD phải trực tiếp đi gặp KH đã thực hiện thủ tục.