2.2. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quy trình cho vay khách
2.2.4. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
2.2.4.1. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm hệ thống thơng tin nói chung và hệ thống thơng tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC:
a) Hệ thống thông tin chung
Phụ thuộc vào chức vụ, quyền hạn của mỗi người, ban lãnh đạo, cấp quản lý hay các cán bộ phịng KHDN được cập nhật những thơng tin cấp thiết về quy trình tín dụng.
Mỗi cá nhân có một máy tính riêng, được cung cấp các tài khoản, mật khẩu riêng và được đồng bộ kết nối mạng nội bộ, xây dựng nên hệ thống thông tin của CN. Mỗi máy tính đều có một ổ chung mà các văn bản hướng dẫn giúp cho các cấp trong CN có thể cập nhật thơng tin và đọc các văn bản đó dễ dàng. Vì vậy, hệ thống thơng tin chung nối liền từ cấp nhân viên đến quản lí giúp tất cả có thể hỗ trợ phối hợp với nhau nhịp nhàng.
Trong công tác điều chuyển nhân sự của CBTD KHDN, phịng Điện tốn sẽ thay đổi quyền truy cập phù hợp với vị trí mới. Phịng Điện tốn là luôn vận hành, kiểm tra kỹ thuật thường xuyên, các tính năng hoạt động, bảo mật cũng được cập nhật. Đây cũng
là nơi kiểm soát quyền truy cập của các phòng, các cấp khác nhau và thay đổi phù hợp với quy định mới ban hành. Còn văn phịng là nơi tiếp nhận thơng tin văn bản được đưa đến CN sau đó truyển tải cho các phịng ban các cấp.
b) Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC
Tổ chức bộ máy kế tốn
Đứng đầu bộ máy kế toán là trưởng phịng kế tốn, người giữ cho các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh diễn ra trơi chay. Đồng thời là người kiểm sốt tính phát sinh, trung thực, hợp lí, chính xác và đầy đủ mọi thơng tin kế tốn và các BCTC được lập.
Hệ thống chứng từ kế toán
Các chứng từ kế tốn đảm bảo quy định, ví dụ như: giấy nộp tiền, giấy thu tiền, ủy
nhiệm chi, ... Những nội dung trên chứng từ (chứng từ giấy, chứng từ điện tử) được trình
bày đầy đủ thông tin bao gồm: Tên và số hiệu của chứng từ; Ngày, tháng, năm lập chứng
từ; Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước; số hiệu tài khoản; nội dung nghiệp vụ; số tiền giao dịch ghi bằng số và bằng chữ; ký và ghi rõ họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ giao dịch đó. Điểm chú ý đối với những người ký xác nhận trên chứng từ đều đã đăng ký chữ ký mẫu với ngân hàng để ngân hàng có thể kiểm sốt tránh những nhầm lẫn hay gian lận từ phía khách hàng hay cán bộ nhân viên giao dịch.
Các chứng từ phải được lập, giao nhận rõ ràng, được chia theo nhiều liên để lưu trữ, theo dõi tránh các rủi ro có thể xảy ra. Đặc biệt các chứng từ phải được đánh số, sắp
xếp, phân loại và lưu trữ để cho việc kiểm sốt hay tra cứu nhanh chóng, cơng tác KSNB
được theo dõi dễ dàng hơn.
Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống TK được mở cụ thể cho mỗi khách hàng để CN có thể kiểm sốt cụ thể với từng khách hàng, sản phẩm hay dịch vụ như tiền gửi (tiền gửi có kì hạn, tiền gửi khơng kì hạn), tiền vay (ngoại tệ, nội tệ) ... Với mỗi TK được chuyển đổi tương ứng với những TK kế tốn tổng hợp để có thể đưa số liệu lên các sổ kế toán chi tiết và lập BCTC.
BIDC Hà Nội thực hiện cơng tác kế tốn dựa trên các văn bản hướng dẫn của NHNN, Bộ Tài chính. Bộ phận tài chính kế tốn BIDC nói chung, phịng kế tốn của BIDC Hà Nội nói riêng ln cố gắng cập nhật các thay đổi với hệ thống TK một cách nhanh chóng, kịp thời để có thể đảm bảo các cơng tác nghiệp vụ hạch tốn, lập báo cáo chính xác đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát rủi ro.
Hệ thống TK được thiết lập cụ thể, chi tiết để có thể cung ứng nhu cầu KSNB trong
việc cung cấp và quản lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý điều hành, đồng thời hỗ trợ việc lập các BCTC theo yêu cầu của cơ quan chức năng. Những TK chi tiết hỗ
trợ cho việc tổng hợp thông tin quản lý khách hàng, triển khai các kế hoạch hợp lý hơn qua việc phân tích thơng qua các số liệu như khoản dư nợ vay, dư nợ tiền gửi, ... Hay các thông tin về thời hạn thu nợ, lãi ... hỗ trợ CN quản lý, cho CBTD kịp thời theo dõi, xử lý thuận tiện và dễ dàng thơng báo, đối chiếu với khách hàng. Vì vậy, cơng tác KSNB
phù hợp, nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh. Đặc biệt, các chỉ tiêu được nhập vào máy tính nên việc truy xuất hay kiểm tra kiểm sốt thơng tin nhanh chóng.
Hệ thống sổ sách
Hình thức kế tốn được NH sử dụng là “chứng từ ghi sổ” chung. Do là NH nhỏ nên mọi giấy tờ được tổng hợp về phịng kế tốn rồi được nhập liệu hệ thống. Cơng tác kế tốn được thực hiện trên máy tính với hệ thống riêng nên việc thiết yếu nhất là kiểm tra các giấy tờ, chứng từ để tiến hành nhập liệu. Song song với đó là việc rà sốt đối chiếu với sổ chi tiết TK. Các chứng từ sẽ được ký bởi kế toán viên và chuyển sang đểTrưởng phịng Kế tốn để ký duyệt rồi đưa đi sắp xếp, lưu trữ.
2.2.4.2. Trao đổi thông tin
- Trao đổi thông tin giữa nhân viên với nhân viên của CN:
Mỗi cán bộ đều được cung cập một tài khoản để truy cập vào hệ thống máy tính nội bộ của CN và cũng có tài khoản nội bộ của cá nhân đó. Trong CN, các cán bộ có thể
trao đổi với nhau qua mail nội bộ.
Ngồi các phịng QHKH và DVKH được sắp xếp riêng một tầng nhưng rất gần, thì các phịng được sắp xếp cùng tầng, khơng gian mở nên có thể thuận tiện cho việc trao đổi trực tiếp giữa các cán bộ; thậm chí có thể trình bày văn bản và chuyển trực tiếp cho nhau.
Bên cạnh đó, điện thoại bàn nội bộ trong CN được sử dụng hỗ trợ việc liên lạc cho
các nhân viên.
- Trao đổi giữa các cấp, thông tin truyền tải từ trên xuống:
Các nội dung tổng hợp về sự thay đổi trong chủ trương của NH hoặc CN hay của các cơ quan nhà nước được đăng trên T24 cho toàn thể cán bộ nhân viên. Đặc biệt là những sự thay đổi về chính sách, quy định (ban hành mới, sửa đổi, bổ sung, ..) đều được truyền tải qua email tới các cấp quản lý và từ đó chuyển xuống các cán bộ nhân viên. Buổi họp CN để phổ biến những nội dung từ Hội sở về kế hoạch, chiến lược hoạt động của CN được tổ chức đều đặn. Các nội dung thông tin được trao đổi, cập nhật liên tục với nhiều hình thức như bằng cả văn bản, email và thực tiễn, ...
- Trao đổi thông tin từ dưới lên:
Các cán bộ nhân viên đều bình đẳng, có quyền được nêu ý kiến, đưa ra những phản
hồi tích cực hay tiêu cực về lãnh đạo qua nhiều hình thức: điện thoại, văn bản, giao tiếp trực tiếp hay gửi email, ...