CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP CẢI THIỆN TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH TẠI PNJ
4.2 Một số giải pháp nhằm cải thiện tình hình tài chính của PNJ
4.2.1 Quản trị hàng tồn kho hiệu quả
Kết quả phỏng vấn sâu cho thấy, các đối tƣợng đƣợc phỏng vấn đều cho rằng:
“Trong năm 2018, cơ cấu hàng tồn kho của PNJ có sự chuyển dịch cơ cấu tăng việc kinh doanh các mặt hàng tự sản xuất và giảm việc kinh doanh thương mại (mua hàng có sẵn về để bán). Vì hàng tồn kho trước khi chuyển thành thành
phẩm sẽ phải trải qua một giai đoạn sản xuất và PNJ buộc phải nhập một khối lượng nguyên liệu đủ để phục vụ quá trình hình thành thành phẩm”.Quản lý
hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt hơn, kiểm soát đƣợc đầu vào và đầu ra của sản phẩm, đồng thời quản lý tốt giúp tránh những thất thốt và rủi ro khơng đáng có với hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp. Dƣới đây là một số phƣơng pháp giúp quản trị hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Quản lý hàng lưu kho hiệu quả
PNJ không nên dự trữ quá nhiều hàng tồn kho khi chƣa chắc chắn về lƣợng cung – cầu của thị trƣờng. Doanh nghiệp cần khảo sát nhu cầu thị trƣờng để duy trì hàng lƣu kho một cách hiệu quả, điều này rất quan trọng trong việc kiểm sốt chênh lệch dịng tiền. Tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho có thể đƣợc tính tốn một cách thƣờng xun để xác định các mặt hàng đã lƣu kho một thời gian dài hơn và trở nên lỗi thời. PNJ cần có kế hoạch đo lƣờng việc cung ứng hàng hóa đúng và kịp thời đến tận cửa hàng và theo từng mã hoặc theo nhóm hàng.
Quản lý hàng tồn kho theo số lượng và chủng loại của từng loại sản phẩm
Quản lý hàng tồn kho theo số lƣợng và chủng loại của từng loại sản phẩm giúp doanh nghiệp có thể thống kê tổng giá trị của toàn bộ kho hàng và giá trị cụ thể của từng mặt hàng. Nhờ vậy có thể tối ƣu hóa lƣợng hàng tồn kho một cách thấp nhất, làm giảm chi phí vốn đầu tƣ về kho bãi, vốn về sản phẩm và nhân cơng cho hoạt động quản trị kho. Ngồi ra, quản lý kho cũng cần đảm bảo sao cho doanh nghiệp biết đƣợc mặt hàng nào bán chạy, số lƣợng cịn ít để có kế hoạch nhập hàng, mặt hàng nào tồn đọng nhiều, khó bán thì cần có chính sách kích cầu để bán ra. Trong doanh nghiệp, bất kỳ ngành nghề nào, sản xuất hay thƣơng mại thì việc mã hóa vật tƣ/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Hiệu quả của việc mã hóa vật tƣ/hàng hóa là bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tƣ/hàng hóa để doanh nghiệp có thể kiểm sốt tồn kho hiệu quả và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tƣ có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ khó tránh đƣợc lỗi trùng lặp. Việc xây
dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau nhƣng để xây dựng một bộ mã cho khoa học thì phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc 1: Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin
Yêu cầu quản lý có ảnh hƣởng trực tiếp đến tên gọi của nhóm vật tƣ/hàng hóa. Ví dụ: cùng là nhẫn cƣới nhƣng chúng có thể đƣợc phân loại chi tiết và có nhiều tiêu chí phân loại: có thể phân loại theo kích thƣớc, màu sắc hay chất liệu... Bắt buộc mơ tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc sử dụng bộ mã.
Nguyên tắc 2: Thói quen của ngƣời sử dụng thơng tin cũng nhƣ cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã
Thói quen hầu nhƣ quyết định các cơng việc hàng ngày và việc thay đổi thói quen thƣờng phải trải qua một quá trình dài. Với bộ mã hiện có, những ngƣời đang hàng ngày làm việc và thao tác đã có thói quen với bộ mã sẽ khơng muốn có những thay đổi và thƣờng họ khơng nhận ra những bất hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Với một doanh nghiệp có quy mơ lớn, việc thay đổi thói quen của số đơng ngƣời sử dụng khơng phải dễ thực hiện. Cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã cũng là yếu tố quyết định. Điều quan trọng là bộ mã phải đƣợc áp dụng nhất quán trong doanh nghiệp, không cho phép việc chỉnh sửa, gọi tên một cách tuỳ tiện; những cơ chế này dần dần tạo ra thói quen trong việc sử dụng bộ mã trong doanh nghiệp.
Để có đƣợc một bộ mã khoa học trƣớc hết cần nghiên cứu và đáp ứng đƣợc các yêu cầu trên. Doanh nghiệp cần có bƣớc khảo sát và tổng hợp các thơng tin một cách tồn diện về vật tƣ/hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tƣ/hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Làm đƣợc điều này, q trình mã hố vật tƣ/hàng hóa sẽ trở thành đơn giản, dễ nhớ và ít có sự thay đổi (gọi là bộ mã khoa học). Tất nhiên, còn một yếu tố quan trọng để quyết định bộ mã có khoa học hay khơng, đó là quy tắc (quy ƣớc) mã hoá. Quy tắc mã hoá là để đảm bảo “Bộ mã
+ Bộ mã có thể đƣợc mở rộng tới bất kỳ, khơng phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
+ Phổ biến cho các đối tƣợng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã
mới hoặc cho ngƣời mới sử dụng.
Cuối cùng, khơng thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này có thể khơng phù hợp với doanh nghiệp khác. Cho nên nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.
Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tƣ/ hàng hóa
Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tƣ/hàng hóa là cơng việc vơ cùng quan trọng để có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tƣ/hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh đƣợc việc mua hàng quá nhiều hoặc thiếu hụt vật tƣ/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thƣơng mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp. Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu đƣợc thiết lập theo từng mặt hàng và đƣợc điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ.
Sắp xếp vật tƣ/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý
Nếu chúng ta làm tốt 2 điều trên mà không biết cách sắp xếp hàng hóa ở trong kho thì mọi nỗ lực để quản lý hàng tồn kho hiệu quả để trở nên vô nghĩa. Thông thƣờng, các doanh nghiệp thƣờng sắp xếp vật tƣ/hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tƣ/hàng hóa cần đƣợc phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh đƣợc thất thốt do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.
Có hai phƣơng pháp sắp xếp hàng hóa nhƣ sau:
Phƣơng pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phƣơng pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là rõ ràng,
có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhƣng nhƣợc điểm là tốn q nhiều diện tích và khơng phù hợp với những kho hàng nhỏ có lƣợng hàng lớn và luân chuyển thƣờng xuyên.
Phƣơng pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phƣơng pháp khơng cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều đƣợc đánh ký hiệu nhƣ A1, A2, B1, B2… và đƣợc hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng đƣợc đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng đƣợc dán vào vị trí tƣơng ứng ở sơ đồ kho. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhƣợc điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau khơng, các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lƣợng các mặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra hàng hƣ hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đây là hoạt động vô cùng cần thiết. Việc kiểm kê thƣờng xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và khi thực hiện các cơng việc đó dễ dàng, chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng cơng nghệ thơng tin để quản lý hàng tồn kho. Ví dụ có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện nhập – xuất – kiểm kê vật tƣ/hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tƣ/hàng hóa theo vị trí trong kho.
Việc áp dụng phƣơng pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm là phƣơng pháp khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế, bởi vì khi áp dụng phƣơng pháp này bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu đƣợc tồn kho một cách chính xác, doah nghiệp có thể lên số lƣợng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn q nhiều hoặc thiếu hụt. Mặt khác, doanh nghiệp cũng có thể biết đƣợc mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lƣợng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ƣu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.
* Xây dựng quy trình quản trị hàng tồn kho
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, PNJ nên chủ động xây dựng một quy trình quản trị hàng tồn kho và thực hiện quy trình một cách khoa học, thống nhất. PNJ cần quản lý hàng xuất, tồn và nhập kho thƣờng xuyên, chính xác, thƣờng xuyên cập nhật và theo dõi tình hình xuất kho, nhập kho với từng số lƣợng của từng loại, đảm bảo sao cho bất cứ khi nào muốn kiểm sốt lƣợng hàng hóa trong kho, số lƣợng mẫu, số lƣợng size của từng loại thì đều có thể kiểm tra đƣợc và không mất quá nhiều thời gian để thực hiện. PNJ nên sử dụng mã vạch và các phần mềm quản lý bán hàng giúp quản trị kho một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, để tiết kiệm thời gian, tra cứu số lƣợng hàng trong kho một cách tức thời.
* Lưu ý đến lịch sử tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng cần chú ý đến lịch sử tồn kho đƣợc lƣu lại và có thể tra cứu dễ dàng. Lịch sử tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt đƣợc thơng tin về vịng đời sản phẩm, xem đƣợc ở giai đoạn nào mặt hàng nào bán chạy, từ đó có đƣợc kế hoạch liên hệ với nhà cung cấp và xây dựng chính sách sản phẩm phù hợp. Doanh nghiệp nên cân bằng lƣợng hàng tồn kho để tránh việc quá dƣ thừa một loại sản phẩm hoặc khơng có đủ sản phẩm để bán. Điều này, có thể làm gián đoạn q trình mua hàng của khách hàng, ảnh hƣởng khơng tốt đến kết quả kinh doanh.
* Đơn giản hóa các quy trình – cắt giảm chi phí
Cuối năm là thời điểm tốt để doanh nghiệp rà soát lại tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. PNJ nên xem xét lại các quy trình liên quan đến hàng hóa nhất là quy trình hồn thành đơn đặt hàng. Ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà đơn vị mình có thể áp dụng để tiết kiệm triệt để thời gian và chi phí. Quy trình đƣợc đơn giản hóa thì doanh nghiệp sẽ không cần phải sử dụng nhiều sức lao động, nhƣng khi quy trình đƣợc đơn giản hóa vẫn phải đảm bảo kiểm soát tốt hàng tồn kho.