Quá trình tuyển chọn là một quá trình gồm nhiều bƣớc, mỗi bƣớc
trong quá trình đƣợc xem nhƣ là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ
những ứng viên không đủ các điều kiện đi tiếp vào các bƣớc sau. Số 21
lƣợng các bƣớc trong quá trinhg tuyển chọn khơng phải là cố định mà nó
phụ thuộc vào mức độ phức tạp của cơng việc, tính chất của lao động cần
tuyển chọn.Quá trình tuyển chọn gồm các bƣớc sau:
Bƣớc1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bƣớc đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ
đầu tiên giữa các nhà quản trị và các ứng viên. Bƣớc này nhằm xác lập
mối quan hệ giữa ngƣời xin việc và ngƣời sử dụng lao động, đồng thời
bƣớc này cũng xác định những cá nhân có những tố chất và khả năng
phù hợp với cơng việc hay khơng để từ đó ra quyết định có tiếp tục mối
quan hệ với ứng viên đó hay khơng. Tuy nhiên tránh tình trạng loại bỏ
ngƣời theo ý chủ quan của ngƣời phỏng vấn.
Bƣớc 2: Sàng lọc qua đơn xin việc.
-Đơn xin việc là một thủ tục bắt buộc và đây cũng là một khâu mà
các nhà quản trị sẽ sàng lọc bớt các ứng viên. Đơn xin việc
thƣờng đƣợc
các tổ chức thiết kế theo mẫu, các mẫu đơn xin việc đƣợc thiết kế khoa
học và hợp lý. Đơn xin việc là cơ sở cho các phƣơng pháp tuyển chọn
khác nhƣ phƣơng pháp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tên, nơi đã làm
việc, các hồ sơ nhân sự khác.
- Trong đơn xin việc có các nội dung
sau:
+Các thơng tin thiết yếu nhƣ họ, tên, ngày, tháng, năm, sinh, địa
chỉ nơi ở, hộ khẩu thƣờng trú…
+Các thơng tin về q trình học tập, đào tạo, các văn bằng chứng
chỉ đã đạt đƣợc, trình độ học vấn khác.
+Lịch sử q trình làm việc, những cơng việc đã làm, tiền lƣơng
và thu nhập, lý do bỏ việc hoặc chƣa có việc làm.
Thơng tin về kinh nghiệm , thói quen, sở thích tâm lý. +
Bƣớc 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn.
- Có thể phân thành trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm về năng
khiếu và khả năng, trắc nghiệm về tính cách và khả năng , trắc nghiệm
về tính trung thực , trắc nghiệm y học.+Trắc nghiệm thành tích. Trắc nghiệm về thành tích là loại trắc
nghiệm đƣợc áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nhƣ giáo dục, thực
hiện công việc… đánh giá xem xét các cá nhân nắm vững nghề nghiệp,
hiểu biết nghề đến mức nào, thành tích họ đạt đƣợc cao hay thấp nhƣ
thời gian hồn thành cơng việc, điểm bài thi… Tuỳ theo từng ngành,
nghề mà xây dựng các bài trắc nghiệm cho phù hợp.
+Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng. Loại trắc nghiệm này
đƣợc nhóm thành 3 loại là: khả năng thần kinh, khả năng thuộc bản thân,
khả nang vận động tâm lý.
+Trắc nghiệm về tính cách và sở thích. Đây là loại trắc nghiệm
nhằm phát hiện ra các đặc điểm tâm lý cá nhân ngƣƣơì lao động nhƣ các
loại khí chất, những ƣớc mơ, nguyện vọng của các ứng viên, những ƣớc
muốn, đề nghị…+ Trắc nghiệm về tính trung thực. Tính trung thực là rất cần
thiết trong việc sử dụng lao động và tất cả công việc của công tác nhân
sự. Ngƣời ta thƣờng sử dụng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính
trung thực.+Trắc nghiệm y học. Trong một số trƣờng hợp đặc biệt để đánh
giá các phẩm chất sinh lý của các ứng viên chúng ta có thể dùng các trắc
nghiệm y học để phát hiện các bệnh xã hội. ngày nay thƣờng dùng để
phân tích các mẫu máu và mẫu nƣớc tiểu.- Cịn có thể phân thành các loại sau: trắc nghiệm kiến thức tổng
quát (general knowledge tests), trắc nghiệm tâm lý (psychological tests),
trắc nghiệm về mức độ thông minh (inteligence tests), trắc nghiệm về cá
tính (personality test), trắc nghiệm về khả năng chuyên
môn (job
knowledge tests), trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp
(psychomotor test), trắc nghiệm về khả năng nhận thức (cognitive
aptitude test), trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp (vocational interest
test), trắc nghiệm sử dụng thuốc, trắc nghiệm công việc mẫu cụ thể
(work- sample test).
-Một số chú ý khi thực hiện các trắc nghiệm:
+
+
Tình trạng giả mạo khi trả lời các câu hỏi khi hội đồng đƣa ra.
Tránh hiện tƣợng áp đặt cao trong khi thực hiện các
trắc nghiệm
nhân sự, vì hiện tƣợng này sẽ gây ra nhiều ảnh hƣởng tới sự linh hoạt và
sức sáng tạo của các ứng viên, làm cho các dự đoán trở nên cứng nhắc.+Cần hạn chế tối đa đến sự vi phạm những điều
riêng tƣ của các ứng
viên.
+Tránh các lỗi sai trong dự đoán.
Bƣớc 4: Phỏng vấn tuyển chọn.
-Mục tiêu của phỏng vấn trong tuyển chọn.
Để thu thập các thông tin về ngƣời xin việc.
Đề cao công ty. +
+ +
-
Để cung cấp các thông tin về tổ chức cho ngƣời xin việc.
Các loại phỏng vấn:
+Theo hình thức phỏng vấn: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo
tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn không theo hƣớng dẫn,
+ +
Theo số lƣợng ngƣời :phỏngvấn theo nhóm, phỏng vấn cá nhân,
Theo tính chất : phỏng vấn theo hành vi, tạo sự căng thẳng
- Những ngƣời làm công tác phỏng vấn: tổng giám đốc, trƣởng
phòng nhân sự, quản lý trực tiếp, chuyên viên phỏng vấn
-Trình tự cuộc phỏng vấn:
Giới thiệu mở đầu +
+Giới thiệu doanh nghiệp, công việc phải làm, ngƣời phỏng vấn
đặt câu hỏi, các nội dung nên hỏi: .
.
Yếu tố liên quan đến q trình nghề nghiệp
Yếu tố liên quan đến liên hệ cơng việc trƣớc kia và công việc
đang xin . .
Yếu tố liên quan đến trình độ học vấn
Yếu tố liên quan đến nhân sinh quan của ứng viên + + - Ứng cử viên đặt câu hỏi Kết thúc phỏng vấn
Những điều nên tránh trong phỏng vấn
Bƣớc 5: Khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của ứng viên.
Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong các tổ
chức và tránh những địi hỏi khơng chính đáng của ngƣời đƣợc tuyển về
đảm bảo sức khoẻ thì bƣớc quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khám sức
khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên. Bƣớc này do các chuyên gia y tế
đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực
cho các vị trí làm việc để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn.
Bƣớc 6: Phỏng vấn bởi ngƣời lãnh đạo trực tiếp.
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến ngƣời
phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực
tiếp của ngƣời phụ trách để ngƣời phụ trách để đánh giá một cách cụ thể
hơn các ứng viên, đây là một bƣớc nhằm xác định vai trò quan trọng của
các cấp cơ sở. Nó giúp cho ta khắc phục đƣợc sự không đồng nhất giữa
bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
Bƣớc 7: Thẩm tra các thông tin thu đƣợc trong quá trình
phỏng vấn.
Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu đƣợc qua các bƣớc
tuyển chọn ta phải thực hiện bƣớc thẩm tra lại xem mức độ chính xác
của các thơng tin. Có nhiều cách kiểm tra thơng tin nhƣ trao đổi với các
tổ chức cũ mà ngƣời lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc,
hoặc là nơi cấp văn bằng chứng chỉ… Các thông tin thẩm tra lại là những
căn cứ chính xác để các nhà quản trị ra quyết định cuối cùng.
Bƣớc 8: Tham quan công việc.
Để tạo điều kiện cho các ứng viên đƣa ra những quyết định cuối
cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho các ứng viên tham quan hoặc
nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi tuyển dụng họ sẽ
phải làm. Điều này sẽ giúp cho ngƣời lao động biết một cách khá chi tiết
về công việc nhƣ: mức độ phức tạp của cơng việc, tình hình thu thập, sự
thoả mãn đối với cơng việc, các điều kiện làm việc khá… để họ đỡ ngỡ
ngàng khi bắt đầu làm việc.
Bƣớc 9: Ra quyết định tuyển chọn.
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bƣớc trên đây và các thông tin
tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng
tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với ngƣời xin việc. Cơ sở
của việc ra quyết định này là dựa vào phƣơng pháp đánh giá chủ quan
theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc
nghiệm. Khi đã có quyết định thì ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao
động cần tiến hành ký kết hợp đồng hay thoả ƣớc lao động. Trong hợp
đồng lao động nên chú ý điều khoản sau: Thời gian thử việc, tiền công,
thời gian làm thêm giờ, các loại bảo hiểm phải đóng cho ngƣời lao động.