Chƣơng 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt chi đầu tƣ phát triển
3.2.2. Kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư
Ngoài tài liệu hồ sơ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án và tài liệu bổ sung hàng năm cho cả dự án, chủ đầu tƣ gửi đến KBNN các tài liệu của từng lần thanh toán.
- Cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu do Chủ đầu tƣ gửi đến và thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lơ gích về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu.
Trƣờng hợp phải lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu phải kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng với Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền đảm bảo tính phù hợp, logic về thời gian, về hình thức hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, đơn giá kết hợp), giá trị hợp đồng, tên nhà thầu đƣợc lựa chọn.
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, cán bộ kiểm soát chi lập 02 liên phiếu giao nhận hồ sơ với Chủ đầu tƣ (theo mẫu số 01/KSC kèm theo), có chữ ký của cán bộ kiểm sốt chi và Chủ đầu tƣ; lƣu 01 liên, gửi lại cho Chủ đầu tƣ 01 liên phiếu giao nhận để cùng theo dõi, phối hợp thực hiện.
Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chƣa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ thanh toán dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) và báo cáo trƣởng phịng Thanh tốn VĐT ký gửi chủ đầu tƣ đề nghị chủ đầu tƣ bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu, hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chƣa hợp pháp, chƣa hợp lệ.
Đối với hồ sơ mở tài khoản, cán bộ thanh toán photo thêm 01 bản để lƣu hồ sơ dự án và chuyển cho phịng Kế tốn KBNN tỉnh, thành phố; bộ phận Kế toán KBNN quận, tỉnh, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là phịng Kế tốn) để làm thủ tục mở tài khoản cho chủ đầu tƣ.
Với khoản tạm ứng:
Đối tƣợng tạm ứng, mức vốn tạm ứng, thu hồi và thời điểm thu hồi tạm ứng đƣợc thực hiện theo quy định tại điều 8, Thông tƣ 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh tốn vốn đầu tƣ sử dụng nguồn vốn Ngân sách Nhà nƣớc
Ngoài các tài liệu gửi một lần, khi tạm ứng vốn, chủ đầu tƣ còn gửi đến KBNN các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ;
- Giấy rút vốn đầu tƣ;
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (trừ những trƣờng hợp không yêu cầu bảo lãnh tạm ứng theo điểm b mục 4 Điều 8 phần II tại Thơng tƣ số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tƣ sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc); chủ đầu tƣ gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tƣ
Chủ đầu tƣ Lãnh đạo phụ trách KSC 4 3 Trƣởng phòng KSC 5 2 1 Cán bộ KSC 12 6 11 Lãnh đạo phụ trách Kế toán 8 9 Kế toán trƣởng 7 10 Kế tốn viên Hìn h 3.2: Quy trìn h và thời gian kiể m sốt tạm ứng vốn. (Nguồn: KBNN Ninh Bình) Mơ tả sơ đồ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc
chi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục tạm ứng vốn. Trình tự kiểm sốt tạm ứng đƣợc thực hiện nhƣ sau: Bƣớc 1: (1,2, theo sơ đồ) Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tƣ thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, tên, tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng, ghi đầy thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ, đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình Trƣởng phịng Kiểm sốt chi tồn bộ hồ sơ thanh tốn và tờ trình lãnh đạo để ký trình Lãnh đạo KBNN 56
phụ trách.
Trƣờng hợp số vốn chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) và báo cáo Trƣởng phịng Kiểm sốt chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả chấp nhận tạm ứng.
Bƣớc 2: (3 theo sơ đồ): Trƣởng phịng Kiểm sốt chi kiểm tra hồ sơ, ký
tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh tốn vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm sốt chi để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trƣờng hợp Trƣởng phịng Kiểm sốt chi chấp nhận tạm ứng số vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm sốt chi trình, Trƣởng phịng Kiểm sốt chi ghi lại số vốn chấp nhận tạm ứng trên tờ trình lãnh đạo và u cầu cán bộ kiểm sốt chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) trình lãnh đạo KBNN ký gửi Chủ đầu tƣ.
Bƣớc 3: (4,5 theo sơ đồ): Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu
tƣ xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phịng Kiểm sốt chi và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phịng Kiểm sốt chi.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ tạm ứng thì phịng Kiểm sốt chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận tạm ứng của phịng Kiểm sốt chi thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) và báo cáo Trƣởng phịng Kiểm sốt chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận tạm ứng.
(Thời gian thực hiện các bƣớc 1, 2, 3 là 02 ngày làm việc).
Bƣớc 4: (6 theo sơ đồ): Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phịng
Bƣớc 5: (7,8 theo sơ đồ): Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ
ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế tốn, hạch tốn, nhập các thơng tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình Kế tốn trƣởng. Kế tốn trƣởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy, sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về kế tốn xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ .
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế tốn khơng hợp lệ, hợp pháp, phịng Kế tốn thơng báo lý do và chuyển trả hồ sơ phịng Kiểm sốt chi NSNN để xử lý.
Bƣớc 6: (9,10,11 theo sơ đồ): Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem
xét, ký duyệt Giấy rút vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phịng Kế tốn để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng. Đối với những khoản thanh tốn có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh tốn điện tử thì phịng Kế tốn trình lãnh đạo phụ trách kế tốn ký duyệt trên máy.
Phịng Kế tốn lƣu 01 liên Giấy rút vốn đầu tƣ, hồ sơ còn lại chuyển lại phịng Kiểm sốt chi để lƣu hồ sơ và trả chủ đầu tƣ.
Trƣờng hợp chủ đầu tƣ lĩnh tiền mặt thì phịng Kế tốn chuyển các liên Giấy rút vốn đầu tƣ kiêm lĩnh tiền mặt sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị thụ hƣởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN.
Thời gian thực hiện các bƣớc 4, 5, 6 là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc chứng từ do phịng Kiểm sốt chi chuyển đến.
Với các khoản Thanh toán khối lƣợng chuẩn bị đầu tƣ hoàn thành:
Ngoài tài liệu gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án, chủ đầu tƣ phải gửi đến KBNN các tài liệu sau:
- Biên bản nghiệm thu khối lƣợng cơng việc hồn thành theo hợp đồng kèm theo Bảng xác định giá trị khối lƣợng cơng việc hồn thành theo hợp đồng đề nghị thanh tốn có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu;
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ;
- Giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng VĐT (nếu có);
- Giấy rút vốn đầu tƣ.
Khi có khối lƣợng phát sinh ngồi hợp đồng, ngồi các tài liệu trên và dự tốn bổ sung, phụ lục bổ sung hợp đồng, chủ đầu tƣ còn gửi đến KBNN:
Bảng xác định giá trị khối lƣợng cơng việc phát sinh ngồi hợp đồng đề nghị thanh tốn có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.