1.2 Cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng trong NHTM
1.2.2 KSNB hoạt động tín dụng trong NHTM
Đối với ngân hàng, tín dụng là hoạt động kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trên bảng tổng kết tài sản và đem lại phần lớn lợi nhuận cho ngân hàng. Tuy nhiên, hoạt động tín dụng chứa đựng rủi ro rất lớn. Chính vì vậy, vấn đề quản lý chất lƣợng tín dụng có vai trị và ý nghĩa vơ cùng quan trọng
đối với sự tồn tại và phát triển của ngân hàng.Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh và hữu hiệu đối với hoạt động tín dụng sẽ mang lại sự đảm bảo hợp lý về sự an toàn và lành mạnh trong hoạt động của NHTM. Để thực hiện đƣợc mục tiêu này, theo thông lệ tốt nhất hiện nay là khung KSNB của COSO, KSNB hoạt động tín dụng của Ngân hàng thƣơng mại đƣợc xây dựng theo 05 cấu phần là: Mơi trƣờng kiểm sốt; hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm sốt; hệ thống thơng tin và trao đổi; hoạt động giám sát.
1.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
Môi trường bên trong là các nhân tố xung quanh tác động đến sự hữu
hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm sốt của ngân hàng nhƣ quan điểm của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, cơng tác kế hoạch liên quan đến hoạt động tín dụng của ngân hàng.
+ Quan điểm của nhà quản lý ngân hàng
Quan điểm điều hành đề cập tới các tƣ duy khác nhau trong điều hành hoạt động của các nhà quản trị NHTM. Các quan điểm đó sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chính sách, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm sốt trong tín dụng. Kiểm sốt nội bộ sẽ khơng đạt đến mức độ hiệu quả nhất nếu nhà quản lý bảo thủ, khơng ƣa thích sự thay đổi và khơng thực sự cầu tiến.
+Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng hợp lý sẽ tạo điều kiện cho mơi trƣờng kiểm sốt tốt hơn. Đối với hoạt động tín dụng, một bộ máy hoạt động tốt phải đảm bảo đƣợc sự phân tách nhiệm vụ giữa ngƣời đề xuất tín dụng và ngƣời thẩm định. Thiết lập đƣợc sự điều hành và sự kiểm soát các hoạt động trƣớc, trong và sau khi cho vay trên tồn bộ hoạt động tín dụng. Đảm bảo sự độc lập giữa các bộphận nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộphận chức năng.
+ Chính sách nhân sự: Đối với sự phát triển của một tổ chức, đội ngũ nhân
viên luôn là nhân tố quan trọng trong mơi trƣờng kiểm sốt cũng nhƣ chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của ngân hàng. Năng lực của nhân viên góp phần rất lớn trong việc đánh giá hiệu quả của hoạt động KSNB. Do vậy các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, khen thƣởng, kỷ luật nhân viên cho phù hợp.
+ Công tác kế hoạch:
Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch về tình hình tài chính của ngân hàng nhƣ: dự thu, dự chi, kế hoạch huy động vốn và sử dụng vốn, kế hoạch dƣ nợ tín dụng... là những yếu tố rất quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch đƣợc tiến hành khoa học và nghiêm túc hệ thống kế hoạch và dự tốn đó sẽ trở thành cơng cụ kiểm sốt rất hữu hiệu.
Môi trường bên ngồi : Mơi trƣờng kiểm soát chung của một ngân
hàng cịn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngồi.Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nƣớc, ảnh hƣởng của các chủ nợ, môi trƣờng pháp lý, đƣờng lối phát triển của đất nƣớc. Ngoài ra, những tiến bộ cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của ngƣời tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hƣởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới...Các yếu tố này tuy khơng thuộc sự kiểm sốt của các nhà quản lý nhƣng lại có sự ảnh hƣởng rất lớn đến phong cách làm việc điều hành của nhà quản lý cũng nhƣ việc thiết kế vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2.2.2 Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro
Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng đƣợc thực hiện ở mọi cấp và trong từng chuỗi hoạt động nghiệp vụ. Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro trong kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động tín dụng thƣờng đƣợc tổ chức khá chặt chẽ, bao gồm: hệ thống chuyên trách về quản lý rủi ro và hệ thống quản lý tín dụng.
1.2.2.3 Hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt là một tập hợp những chính sách và thủ tục kiểm sốt để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt đƣợc mục tiêu của ngân hàng.
Các hoạt động kiểm soát đƣợc thiết kế và thực hiện nhằm vào rủi ro mà ngân hàng đã nhận diện đƣợc thông qua q trình đánh giá rủi ro. * Quy trình kiểm sốt
Xét một cách tổng quát, các hoạt động kiểm soát đƣợc tiến hành theo một quy trình cụ thể gồm 3 bƣớc:
+ Thiết lập các chính sách cho những mục tiêu kiểm soát.
+ Thực hiện các thủ tục kiểm sốt tƣơng ứng với các chính sách đó.
+ Xác minh việc các chính sách này có đƣợc tn thủ hay khơng * Mục tiêu kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt đối với hoạt động tín dụng trơng ngân hàng thƣơng mại nhằm vào các yêu cầu sau:
+Tính có thực: là việc ghi chép, phản ánh những nghiệp vụ thực sự phát sinh vào sổ sách của Ngân hàng.
+ Sự phê chuẩn: là việc đảm bảo mọi nghiệp vụ có liên quan đến hoạt động tín dụng phải có sự phê chuẩn hợp lý của kiểm sốt và Giám đốc.
+ Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khơng bỏ ngồi sổ sách, đặc biệt là nghiệp vụ thu nợ, giải chấp đối với tài sản đảm bảo...
+ Sự đánh giá: bảo đảm khơng có sai phạm trong việc tính tốn, định giá trong khâu thẩm định , đánh giá giá trị của tài sản đảm bảo.
+ Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ đƣợc ghi ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán của Ngân hàng.
+ Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đƣợc thực hiện kịp thời theo quy định.
+ Tính tổng hợp chính xác: số liệu kế tốn đƣợc ghi chép và tổng hợp chính xác trên các Báo cáo tài chính của ngân hàng.
+Tính hiệu quả: hoạt động tín dụng phải đem lại thu nhập cho ngân hàng, làm gia tăng giá trị tài sản cho các chủ sở hữu ngân hàng.
* Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc ngân hàng thiết lập và thực hiện nhằm đạt đƣợc các mục tiêu quản lý cụ thể, phù hợp với luật pháp và đặc thù hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Các thủ tục kiểm sốt trong hoạt động tín dụng chủ yếu bao gồm:
+Lập, so sánh, soát xét các số liệu, phê chuẩn tài liệu liên quan đến hợp đồng tín dụng.
+ Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn đã qua q trình thẩm định.
+ Kiểm sốt các ứng dụng và mơi trƣờng của hệ thống thơng tin máy tính đƣợc sử dụng trong quản trị thơng tin tín dụng
+ Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết mỗi khi có sự thay đổi trong hạch tốn dữ liệu tín dụng .
+ Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu về khoản vay có liên quan đến việc xuất tiền khỏi quỹ của ngân hàng.
+ Đối chiếu số liệu tín dụng nội bộ với nguồn thơng tin bên ngồi.
+ So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách. Các thủ tục kiểm soát này đƣợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm yêu cầu trách nhiệm và công việc cần
đƣợc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngƣời trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hố trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thƣờng dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
+Nguyên tắc bất kiêm nhiệm quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
+ Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn cho phép theo sự uỷquyền của các nhà quản lý, các cấp dƣới đƣợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.
1.2.2.4 Hệ thống thông tin và trao đổi
Hệ thống thông tin quản trị đƣợc thiết lập trong ngân hàng thƣơng mại gồm hai phân hệ chủ yếu: phân hệ báo cáo bằng văn bản và phân hệ quản trị bằng máy tính.
Các ngân hàng thƣơng mại sử dụng hệ thống này để ghi nhận và lƣu trữ thông tin, phục vụ cho các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định. Đồng thời, nó cũng đƣợc sử dụng nhƣ một phƣơng tiện hỗ trợ hoạt động kiểm soát.
1.2.2.5 Hoạt động giám sát
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ quan sát và đánh giá thƣờng xuyên về tồn bộ hoạt động của ngân hàng, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm sốt nội bộ, báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị những thông tin không thiên vị một cách độc lập và khách quan. Trong ngân hàng, do sự đa dạng và phức tạp của các hoạt động nên bộ phận kiểm toán nội bộ thƣờng đƣợc tổ chức theo các phòng chuyên trách, đảm nhiệm kiểm toán nội bộ trong từng mảng nghiệp vụ của ngân hàng.
Tóm lại, kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng có vị trí rất quan trọng
trong quản trị quản trị rủi ro ngân hàng nên việc hệ thống này hoạt động có hiệu quả hay khơng sẽ ảnh hƣởng lớn tới hiệu quả kinh doanh của các ngân hàng. Để có thể tăng cƣờng kiểm sốt nội bộ, các nhà quản trị cần phải biết hoạt động kiểm soát nội bộ trong ngân hàng của họ đang phát huy hiệu quả tới mức độ nào để có những điều chỉnh cho hợp lý và đạt đƣợc hiệu quả.
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng trong NHTM
1.2.5.1 Nhân tố bên trong
Nhân tố bên trong là những nhân tố nội tại bên trong chi phối, ảnh hƣởng tới kết quả công tác kiểm tra, KSNB của ngân hàng. Vì thực chất kiểm tra kiểm sốt nội bộ chỉ là một nội dung hoạt động trong hệ thống kiểm sốt nội bộ của TCTD. Do đó, cơng tác KSNB hoạt động tín dụng tại NHTM chịu sự tác động của các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ. Theo thơng lệ tốt nhất hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 05 bộ phận: mơi trƣờng kiểm sốt; hệ thống đánh giá và quản lý rủi ro; hệ thống thông tin và truyền thơng; hệ thống cơ chế và chính sách; hoạt động giám sát. Các bộ phận sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả công tác KSNB, cụ thể:
Thứ nhất, môi trƣờng kiểm sốt: bao gồm tồn bộ các nhân tố có tính chất “mơi trƣờng” tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách thủ tục kiểm sốt của đơn vị. Mơi trƣờng kiểm sốt bao gồm cơ cấu tổ chức bộ máy; cơ chế phân cấp, phân quyền; cơ chế chính sách, nguồn nhân lực, đạo đức nghề nghiệp, năng lực quản trị và quan điểm điều hành của các cấp lãnh đạo trong NHTM. Mơi trƣờng kiểm sốt là nhân tố có vai trị hết sức quan trọng, tạo ra phong thái của toàn bộ ngân hàng và ảnh hƣởng tới ý thức về kiểm sốt nội bộ của nhân viên. Nó là nền móng cho các yếu tố cịn lại của hệ thống KSNB.
Thứ hai, hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro: là quy trình nhận dạng và phân tích mọi rủi ro liên quan đến việc hồn thành các mục tiêu của NHTM, làm cơ sở cho việc xác định xem các rủi ro đó cần đƣợc quản lý, kiểm sốt nhƣ thế nào, nó bao gồm các bƣớc: (i) xác định mục tiêu, (ii) mức độ phù hợp của các mục tiêu, (iii) định dạng các rủi ro liên quan, (iv) đánh giá rủi ro và (v) các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro.
Thứ ba, hệ thống thông tin và cơ chế trao đổi thông tin. Đây là hệ thống hỗ trợ toàn bộ các cấu phần của hệ thống KSNB thông qua việc đảm bảo các thông tin đƣợc nắm bắt đầy đủ và kịp thời trong toàn ngân hàng. Đây là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB, trong đó hệ thống cơng nghệ thơng tin đóng vai trị hết sức quan trọng nhằm đảm bảo các cấp quản lý (Hội đồng Quản trị, Ban điều hành, Trƣởng các bộ phận nghiệp vụ) ln nhanh chóng nắm bắt đầy đủ thơng tin trong hoạt động kinh doanh để ra quyết định kịp thời, hiệu quả.
Thứ tƣ, hệ thống cơ chế chính sách, quy trình, quy chế đƣợc xây dựng nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, do các cấp quản lý điều hành đặt ra. Yếu tố này có thể đƣợc hiểu là tồn bộ cơ chế, chính sách, kế hoạch, các quy định quy trình nghiệp vụ chẳng hạn chính sách tín dụng, quy trình tín dụng và các quy định khác liên quan đến hoạt động tín dụng, quy chế tổ chức và hoạt động của bộ máy KTKSNB ngân hàng... đây đƣợc coi là những nhân tố ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác KSNB hoạt động tín dụng.
Thứ năm, hoạt động giám sát: nhằm thực hiện đánh giá hoạt động kiểm tra, kiểm sốt là q trình đánh giá chất lƣợng hệ thống KSNB do Tổng Giám đốc ngân hàng và bộ phận kiểm toán nội bộ của ngân hàng và tổ chức kiểm tốn độc lập bên ngồi cũng nhƣ các cơ quan thanh tra Nhà nƣớc trong lĩnh vực
ngân hàng tổ chức thực hiện. Hoạt động giám sát thƣờng xuyên sẽ tác động mạnh mẽ đến chất lƣợng cơng tác KSNB hoạt động tín dụng tại các NHTM.
1.2.5.2 Nhân tố bên ngoài
Nhân tố bên ngoài là những nhân tố khách quan từ môi trƣờng bên ngồi tác động đến cơng tác công tác kiểm tra, KSNB. Nhân tố khách quan bao gồm: Môi trƣờng pháp lý, môi trƣờng kinh tế và khách hàng vay vốn.
Môi trƣờng pháp lý: bao gồm các khung pháp lý cơ bản liên quan đến hoạt động ngân hàng nhƣ: Luật các TCTD, Luật Đất đai, các quy định về bảo đảm tiền vay, tỷ lệ an toàn trong hoạt động của các TCTD... sẽ tác động rất nhiều đến việc mở rộng hoạt động tín dụng do đó ít nhiều cũng sẽ tác động đến cơng tác KSNB hoạt động tín dụng tại các NHTM. Hơn nữa, để bộ máy KSNB tại các NHTM thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ trên, cần thiết phải có những quy định về mặt pháp lý đối với tổ chức và hoạt động của KSNB của NHTM đảm bảo khoa học theo những nguyên tắc cơ bản, trên cơ sở đó các NHTM tự xây dựng mơ hình bộ máy KSNB, ban hành hệ thống văn bản nội bộ để làm cơ sở tiến hành kiểm tra, kiểm sốt nội bộ. Việc hồn chỉnh hệ thống văn bản nội bộ phải đảm bảo tuân thủ pháp luật, quy chế quy định của Nhà nƣớc. Do đó, một khi hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc thay đổi thì các văn bản nội bộ của NHTM cũng phải điều chỉnh theo.
Môi trƣờng kinh tế: NHTM là một tổ chức kinh tế đặc biệt, hoạt động của NHTM chịu tác động rất lớn từ môi trƣờng kinh tế. Một nền kinh tế tăng trƣởng ổn định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các khoản tín dụng đƣợc mở rộng và có chất lƣợng. Ngƣợc lại, khi nền kinh tế rơi vào tình trạng suy thối, mất ổn định