CHƢƠNG 2 QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.4 Đánh giá kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Sà
3.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân
3.4.2.1 Những hạn chế
Một là, mơi trƣờng kiểm sốt cịn nhiều yếu tố khơng thuận lợi cho cơng tác
kiểm sốt nội bộ.
Chi nhánh đƣợc giao mức phê duyệt tín dụng khá cao và quyền hạn lớn trong phê duyệt tín dụng vẫn đƣợc đặt ở Giám đốc các chi nhánh. Hội sở chính chỉ tái thẩm định, phê duyệt những khoản tín dụng lớn, dài hạn. Trong khi hệ thống giám sát từ xa của Ban Kiểm sốt cịn non yếu dẫn đến các quyết định cho vay sai tại Chi nhánh không bị phát hiện trong thời gian dài.
Sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các phòng/ban vẫn diễn ra. Hiện có nhiều đầu mối liên quan và chỉ đạo cơng tác tín dụng (Phịng quan hệ khách hàng, Phịng Hỗ trợ tín dụng, Trung tâm Giám sát tín
dụng).Cùng với đó là sự chỉ đạo của Ban Giám đốc dẫn đến việc khó thực hiện trong cơng tác tác nghiệp. ( 70% ý kiến đồng ý)
Sự phân cơng cán bộ tín dụng vẫn có sự kiêm nhiệm, cán bộ tín dụng cùng một lúc đảm nhiệm nhiều công việc từ khâu tiếp xúc khách hàng cho đến khi trình lên lãnh đạo để xét duyệt kí quyết định giải ngân, điều này làm cho quyết định cho vay khơng mang tính khách quan, khó khăn trong việc nhận diện các rủi ro tiềm năng và có biện pháp phịng ngừa thích hợp. Cán bộ tín dụng trực tiếp soạn thảo các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản trong khi kiến thức về pháp luật không chuyên sâu nên dẫn đến các hợp đồng có thể bị vơ hiệu khi xảy ra tranh chấp. ( 80% ý kiến đồng ý) Hai là, việc nhận diện và đánh giá rủi ro còn nhiều hạn chế
Trong thời gian qua, hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro chƣa phân tích và định lƣợng một cách đầy đủ các loại rủi ro tín dụng ( 80% ý kiến đồng ý)
SHB Hàng Trống chƣa xây dựng một quy trình giám sát đầy đủ nhằm hạn chế các loại rủi ro này và khơng có các kế hoạch để đối phó trong các trƣờng hợp có biến động của môi trƣờng kinh doanh, sự thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi cơng nghệ...
Hệ thống đánh giá tín dụng cịn mang tính chất cảm tính, chủ quan nên việc xét duyệt cho vay phần nhiều dựa trên tài sản thế chấp và dựa trên sự trình bày của cán bộ tín dụng về khách hàng, thiếu sự kiểm tra, tái thẩm định lại thông tin( 80% ý kiến đồng ý)
Ba là, thủ tục kiểm sốt đối với hoạt động tín dụng cịn lỏng lẻo
Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tín dụng cịn lỏng lẻo. Hầu hết các sai phạm đƣợc phát hiện do phòng KTNB đƣa ra. Tuy nhiên, định kỳ các đồn kiểm tra, kiểm tốn độc lập của Hội sở chính xuống thanh kiểm tra vẫn tồn tại rất nhiều sai phạm. Việc Chi nhánh phát sinh rất nhiều hồ sơ tín dụng trong khi cán bộ kiểm tốn nội bộ tại Chi nhánh chỉ có 1 cán bộ, dẫn đến để lọt sai phạm.
Hiện tại, SHB Hàng Trống đã xây dựng và áp dụng quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân tập thể trong hoạt động tác nghiệp khi xảy ra sai phạm.
Việc này mới chỉ thực hiện xử phát các sai sót mang lỗi tác nghiệp, các lỗi khơng tuân thủ đầy đủ quy trình quy định của SHB và của Nhà nƣớc và hình thức xử phạt chỉ dừng lại ở việc trừ điểm đánh giá, với mỗi sai sót sẽ có một mức trừ tƣơng ứng, tuỳ thuộc vào sai phạm đó trọng yếu hay khơng trọng yếu. Do đó, chƣa đảm bảo tính nghiêm minh, chƣa là cơng cụ đủ mạnh nâng cao trách nhiệm của cán bộ, góp phần phịng ngừa,ngăn chặn và khắc phục hậu quả các vi phạm, nâng cao chất lƣợng hoạt động tín dụng tại SHB Hàng Trống. ( 70% ý kiến đồng ý)
Bốn là, hệ thống thơng tin và trao đổi vẫn cịn bất cập
Thực tế cho thấy các thông tin thu thập chƣa đƣợc sắp xếp, phân loại để đến các bộ phận có liên quan ,do đó chất lƣợng thơng tin chƣa đảm bảo chi tiết, đầy đủ để có thể ra các quyết định kịp thời; việc thu thập thông tin từ bên ngồi cịn hạn chế; các kênh truyền thơng cịn hạn chế; Việc truyền thơng tin chỉ mới một chiều là từ cấp trên xuống cấp dƣới, cịn sự phản hồi từ cấp dƣới lên thì cịn yếu, các nhân viên không mạnh dạn đƣa ra ý kiến sáng tạo, cải tiến hay trình bày những vấn đề nghi ngờ sai phạm( 50% ý kiến đồng ý)
Năm là, bộ phận KTKSNB và KTNB còn chƣa phân định rõ, gây lãng phí
nguồn lực
Hoạt động KTKSNB chỉ có ý nghĩa phát hiện, chƣa có tác dụng hồn thiện,chƣa phát huy vai trị cảnh báo rủi ro; hoạt động kiểm toán nội bộ còn nhiều hạn chế
Việc tồn tại song song bộ phận KTKSNB và KTNB nhƣng lại không phân định rõ chức năng, nhiệm vụ hoạt động, dẫn đến hoạt động bị chồng chéo thậm chí nhầm lẫn, điển hình là việc cả hai bộ phận cùng thực hiện kế hoạch và tiến hành kiểm tra trực tiếp tại Chi nhánh đối với các nội dung
nghiệp vụ chủ yếu trong đó có nghiệp vụ tín dụng. Điều này gây lãng phí nguồn lực, kém hiệu quả. Qua tổng hợp và thống kê sai phạm của từng năm cho thấy 80% các sai phạm này lặp đi lặp lại nhiều lần qua các năm, mặc dù sau kiểm tra, phịng KTNB tại chi nhánh đều có trách nhiệm theo dõi và đơn đốc bộ phận quan hệ khách hàng sửa chữa sai phạm. Điều này chứng tỏ công tác kiểm tra kiểm sốt nội bộ chỉ có ý nghĩa phát hiện, chƣa có tác dụng hồn thiện.
3.4.2.2 Nguyên nhân
a, Nguyên nhân khách quan
Hiện nay, hoạt động thanh tra ngân hàng của bộ máy thanh tra thuộc NHNN Việt Nam chủ yếu là kiểm tra tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động ngân hàng và đánh giá về sự an toàn của NHTM. Về đánh giá rủi ro và hệ thống kiểm soát nội bộ của các NHTM, thanh tra ngân hàng chƣa thực hiện việc đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, chƣa có tiêu chí để thực hiện việc đánh giá này và chƣa thực hiện đánh giá toàn diện, kiến nghị cụ thể về hệ thống kiểm soát nội bộ của các NHTM qua các cuộc thanh tra.
Hệ thống kênh thông tin chƣa đầy đủ, dẫn tới khó xác minh thơng tin tài chính của khách hàng vay vốn. Việc cơng khai thơng tin của các doanh nghiệp chƣa rõ ràng, khơng minh bạch gây khó khăn trong việc phân tích tài chính doanh nghiệp. Mặc dù đã có Trung tâm thơng tin tín dụng của Ngân hàng Nhà nƣớc nhƣng hệ thống này chƣa cung cấp đƣợc đầy đủ, chính xác về tình trạng cơng nợ của khách hàng vay tại các tổ chức tín dụng. Các thông tin tổng hợp khác về khách hàng nhƣ: lịch sử quan hệ với cơ quan thuế, nhân thân, các yếu tố có liên quan đến trách nhiệm pháp lý chƣa đƣợc cung cấp liên thông đến ngân hàng để làm cơ sở đánh giá uy tín, tƣ cách của khách hàng vay.
b, Nguyên nhân chủ quan
(1) Cơ chế phê duyệt tín dụng theo mơ hình phân tán, Hội sở chính ủy quyền phán quyết tín dụng cho Chi nhánh nên khơng tránh khỏi việc giao mức phán
quyết chƣa phù hợp với năng lực điều hành của Giám đốc Chi nhánh cũng nhƣ chất lƣợng hoạt động của Chi nhánh. Mặt khác, sau khi giao mức phán quyết tín dụng cũng khơng có cơ chế giám sát thƣờng xuyên việc thực hiện ủy nhiệm của Chi nhánh mà Ban Kiểm sốt chỉ có đƣợc thơng tin sau khi bộ máy KTKSNB thực hiện kiểm tra trực tiếp và báo cáo. Các hồ sơ vƣợt thẩm quyền của chi nhánh hiện nay vẫn đƣợc chuyển lên Hội sở chính theo đƣờng cơng văn bản giấy, ảnh hƣởng đến thời gian và hiệu quả của công tác phê duyệt
Hệ thống văn bản về phân công, phân nhiệm giữa Giám đốc, Phó Giám đốc và các phịng/ban nghiệp vụ chƣa rõ ràng cụ thể. Sự phối hợp trong công việc giữa các phịng/ban tại Hội sở chính và Chi nhánh khá hạn chế, việc giám sát, chỉ đạo cơng tác tín dụng đƣợc cả các phịng/ban tại chi nhánh và của Hội sở chính cùng thực hiện nên dẫn đến việc chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp.
Quy trình tín dụng chƣa tn thủ quy tắc bất kiêm nhiệm, cán bộ tín dụng đảm nhiệm cùng lúc nhiều nhiệm vụ trong quy trình cấp tín dụng nên bị áp lực về thời gian thực hiện giao dịch, không khách quan khi vừa là ngƣời đề xuất cho vay và giải ngân. Mặt khác cũng tiềm ẩn rủi ro do bất cẩn vô ý hoặc do hạn chế về năng lực kinh nghiệm của cán bộ tín dụng trong q trình thẩm định, quản lý khoản vay.
(2) Do đến nay các cơng cụ nhận diện và đo lƣờng rủi ro tín dụng vẫn chƣa hoàn thiện. Ngân hàng đã ý thức đƣợc phải thiết lập, xây dựng hệ thống nhận diện đánh
giá rủi ro nhƣng việc thực hiện cịn khá lúng túng, khơng đồng nhất.
Việc đánh giá tín dụng đối với khách hàng cịn mang tính định tính, cán bộ đánh giá thƣờng tạo điều kiện cho khách hàng bằng cách chấm điểm các chỉ tiêu khá cao mà khơng có căn cứ nhằm đảm bảo khách hàng không bị tụt hạng làm ảnh hƣởng đến kết quả phân loại nợ của Chi nhánh.
(3) Thủ tục kiểm sốt tại SHB Hàng Trống cịn chƣa thực sự chặt chẽ, vẫn còn lỏng lẻo. Nguyên nhân là do bộ phận kiểm sốt tín dụng trực tiếp cịn mang tính chất cảm tính, năng lực chun mơn cịn hạn chế nên khơng có sự đánh giá đúng đắn về tính trọng yếu trong nghiệp vụ, bộ phận kiểm soát độc lập kiểm soát sau khi nghiệp vụ phát sinh một thời gian dài. Chính vì vậy, việc phát hiện sai phạm khơng mang tính thời điểm, việc kiểm sốt mới chủ yếu kiểm sốt rủi ro tác nghiệp. Do vậy SHB Hàng Trống cần sát sao, tăng cƣờng kiểm soát và xây dựng một chế tài xử phạt đủ mạnh, gắn trách nhiệm của các cá nhân với các rủi ro. Các hình thức xử phạt phải rõ ràng đúng ngƣời, đúng trách nhiệm với các sai phạm xảy ra.
(4)Do quy định chƣa cụ thể rõ ràng về các cấp thẩm quyền tiếp nhận và xử lý các loại thông tin; hệ thống báo cáo giữa các cấp trong bộ máy tổ chức có sự đan xen, trùng lặp.
Do SHB chƣa có đƣợc hệ thống cơng nghệ thơng tin phát triển nên việc cập nhật và trao đổi thơng tin trong nội bộ cũng nhƣ bên ngồi cịn thiếu tính kịp thời.
(5)Mơ hình tổ chức chƣa phát huy vai trị bộ máy KTKSNB trong việc kiểm sốt tính tn thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của SHB, việc cảnh báo rủi ro không kịp thời.