CHƢƠNG 2 QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3 Tình hình kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Sà
Sài Gòn- Hà Nội, Chi nhánh Hàng Trống
KSNB hoạt động tín dụng tại SHB Hàng Trống đang đƣợc hồn thiện về cơ cấu tổ chức và vai trò phân tách trách nhiệm rõ ràng giữa các đơn vị thực hiện chức năng nghiệp vụ, quản lý rủi ro và kiểm tra giám sát để đảm bảo đáp ứng tốt các yêu cầu của SHB và của NHNN . Về cơ bản, các khuyến nghị của Basel và yêu cầu của NHNN tƣơng tự nhƣ các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO. Cụ thể:
3.3.1 Về mơi trường kiểm sốt
3.3.1.1 Quan điểm phong cách điều hành
Ban lãnh đạo của SHB Hàng Trống đều ý thức đƣợc tầm quan trọng của hoạt động tín dụng đối với sự tồn tại và phát triển của ngân hàng và sự cần thiết phải quản lý và kiểm sốt rủi ro tín dụng. Vai trị của bộ máy kiểm tra kiểm toán nội bộ đối với việc giám sát, kiểm tra, kiểm sốt đối với hoạt động tín dụng đƣợc đặc biệt chú trọng. Tại SHB Hàng Trống, Chi nhánh đã tổ chức bộ máy kiểm toán, kiểm soát nội bộ theo quy định của SHB và Ngân hàng Nhà nƣớc
Ban Giám đốc SHB Hàng Trống luôn đề cao các nguyên tắc kinh doanh ngân hàng, sự tôn trọng pháp luật và sự cần thiết của việc xây dựng một mơ hình quản lý rủi ro phù hợp với đặc điểm hoạt động.
SHB Hàng Trống đã có những thay đổi quan điểm về tăng trƣởng tín dụng nhƣ: Tăng trƣởng tín dụng phải phù hợp với trình độ và khả năng quản lý rủi ro tín dụng của ngân hàng; Tăng trƣởng tín dụng ln phải đi kèm với các chiến lƣợc quản lý rủi ro tín dụng. Đánh giá lại rủi ro danh mục tín dụng và sự thay đổi của mơi trƣờng kinh doanh để có sự thay đổi chiến lƣợc khi cần thiết. 3.3.1.2 Cơ cấu tổ chức kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
SHB Hàng Trống luôn chú trọng đến công tác tổ chức bộ máy để đạt hiệu quả cao trong q trình cấp tín dụng, các phịng cũng nhƣ thành lập các
hội đồng tín dụng tại chi nhánh nhằm đạt chất lƣợng cao trong kiểm sốt hoạt động tín dụng. Mơ hình tổ chức bộ máy thực hiện kiểm sốt hoạt động tín dụng thể hiện sự cố gắng đạt tới tính minh bạch, tính đầy đủ và chun nghiệp, có sự chun sâu của các bộ phận trong bộ máy xét duyệt. Thời gian qua, cơ cấu tổ chức của SHB Hàng Trống đƣợc thay đổi theo định hƣớng kinh doanh của SHB. Các Phòng/Ban kinh doanh, các Phòng/Ban hỗ trợ đƣợc tái cấu trúc nhằm đảm bảo tính chỉ đạo xun suốt tồn hệ thống. Đồng thời xác định rõ, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ phối hợp, sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận trong toàn Chi nhánh. Các bộ phận tham gia vào quy trình cấp tín dụng tại Chi nhánh bao gồm: Phòng Quan hệ khách hàng, Phịng Tái thẩm định, Phịng Hỗ trợ tín dụng, Hội đồng tín dụng, Phịng Kiểm tốn nội bộ chi nhánh và Trung tâm Giám sát tín dụng.
+Phịng Quan hệ khách hàng: Là bộ phận tìm kiếm và tƣ vấn khách hàng, thu thập đầy đủ thông tin, thực hiện các biện pháp để xác minh thông tin khách hàng; Đánh giá, thẩm định ban đầu về tính khả thi, tính hiệu quả của phƣơng án kinh doanh; Đảm bảo tính chính xác và trung thực của các thơng tin; Phối hợp cùng các bộ phận thẩm định, đánh giá tài sản trong việc đi thẩm định trực tiếp; Thu thập và bổ sung đầy đủ các tài liệu, hồ sơ; Kiểm tra, giám sát sau cấp tín dụng.
+ Phòng Tái thẩm định: Đây là bộ phận thực hiện thẩm định, đánh giá các điều kiện cấp tín dụng về pháp lý, mục đích, phƣơng án sử dụng vốn, TSĐB…; Xác minh thông tin khách hàng giữa tài liệu do khách hàng cung cấp và thực tế… Sau đố trình hồ sơ tín dụng lên Giám đốc Chi nhánh và Hội đồng tín dụng.
+ Phòng HTTD: Thực hiện kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ tín dụng đối với khách hàng; Soạn thảo, kiểm soát các hợp đồng, văn bản tín dụng; Trực tiếp các cơng việc đối với TSĐB với khách
hàng; Thực hiện giải ngân theo yêu cầu của khách hàng, lƣu trữ hồ sơ chứng từ giải ngân, thực hiện thu hồi nợ gốc và lãi khi đến hạn theo yêu cầu của bộ phận Quan hệ khách hàng.
+Hội đồng tín dụng: Là bộ phận hỗ trợ cho Giám đốc chi nhánh, có nhiệm vụ và quyền ra quyết định các khoản cấp tín dụng có giá trị lớn, mức độ phức tạp để bảo đảm tính khách quan. Hình thức làm việc của Hội đồng tín dụng là tổ chức họp các thành viên.Các cuộc họp đều phải có biên bản với đầy đủ các chữ ký thành viên. Quyết định của Hội đồng tín dụng dựa trên cơ sở ý kiến biểu quyết của các thành viên, theo nguyên tắc đa số.
+Phịng Kiểm tốn nội bộ Chi nhánh và Trung tâm Giám sát tín dụng: Đây là bộ phận có chức năng giám sát và kiểm tra các nghiệp vụ, hồ sơ tín dụng có liên quan đến việc giải ngân, thu hồi nợ, đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng với số liệu trên hồ sơ. Đảm bảo các khoản cấp tín dụng đều tuân thủ các bƣớc quy định trong quy trình tín dụng. Nhiệm vụ chính của bộ phận này là: Kiểm sốt tính tn thủ, tính đầy đủ về mặt hồ sơ tín dụng, giám sát về mặt hệ thống, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ theo đúng quy định của SHB và Pháp luật.
3.3.1.3 Chính sách nhân sự tín dụng
Với phƣơng châm coi đội ngũ ngƣời lao động là nhân tố chủ yếu quyết định sự thành công của ngân hàng, Ban lãnh đạo SHB Hàng Trống chú trọng việc phát triển và củng cố đội ngũ cán bộ công nhân viên đảm bảo thu hút nhân tài, tạo ra động lực làm việc và khả năng làm việc.
Xây dựng tiêu chí đánh giá trình độ, kỹ năng và khả năng làm việc của các ứng viên khi tuyển dụng dựa trên các tiêu chuẩn về kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và bằng cấp phù hợp.
Tổ chức các khóa tập huấn cho nhân viên mới và tập huấn nghiệp vụ cho các nhân viên trong trƣờng hợp có những thay đổi ảnh hƣởng đến việc thực hiện quy trình nghiệp vụ hoặc các yêu cầu mới về chuẩn mực nghề nghiệp.
Xây dựng các tiêu chuẩn về kinh nghiệm, kỹ năng, chuẩn mực đạo đức và hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với từng vị trí nghiệp vụ.
Tổ chức đánh giá và xếp hạng nhân viên thƣờng niên dựa trên kết quả làm việc của từng nhân viên so với các mục tiêu đƣợc xây dựng cho nhân viên đó.
Xây dựng các chế độ đãi ngộ hợp lý để thu hút và duy trì đƣợc đội ngũ lao động chất lƣợng cao thơng qua các chính sách lƣơng cạnh tranh, thƣởng theo kết quả làm việc, đảm bảo nghĩa vụ khác với ngƣời lao động theo Luật lao động .
3.3.1.4 Công tác kế hoạch tín dụng
Kế hoạch tín dụng là một chỉ tiêu quan trọng trong triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh của SHB Hàng Trống. Kế hoạch tín dụng đƣợc xây dựng để thực hiện trong thời gian 1 năm. Các mục tiêu đề cập trong kế hoạch thƣờng là: Dƣ nợ bình quân, Dƣ nợ thời điểm, tốc độ tăng trƣởng dƣ nợ, tỷ lệ nợ xấu/ nợ quá hạn.... Trên cơ sở kế hoạch tín dụng do Hội sở chính giao xuống thì Giám đốc chi nhánh xem xét và giao chỉ tiêu dƣ nợ tín dụng cho phịng quản lý khách hàng và các phòng giao dịch. Việc thực hiện kế hoạch đƣợc lãnh đạo các phòng ban SHB Hàng Trống phổ biến đến từng cán bộ nhân viên, giao chỉ tiêu theo từng tháng nhằm thúc đẩy việc thực hiện chỉ tiêu, đạt đƣợc kế hoạch đề ra. Công tác kế hoạch đƣợc thực hiện chu đáo tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm sốt.
3.3.1.5 Phân cơng, phân nhiệm và ủy quyền
Công tác phân công phân nhiệm và uỷ quyền trong hệ thống ban lãnh đạo đƣợc cụ thể, chi tiết đảm bảo tính rõ ràng, tránh chồng chéo và phù hợp với trình độ nghiệp vụ của từng ngƣời. Việc phân cơng, phân nhiệm đƣợc thực hiện thành văn bản thể hiện dƣới dạng Quyết định đảm bảo tính tuân thủ cao. Ví dụ, Quyết định 872/QĐ-TGĐ ngày 7/5/2015 “V/v phân công nhiệm
vụ các thành viên Ban TGĐ SHB”, Các văn bản uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh cho Phó Giám đốc, Trƣởng /phó Phịng phụ trách,…nhằm giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền của GĐCN.
3.3.2 Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro
Nợ xấu và rủi ro tín dụng là vấn đề cản trở sự phát triển toàn diện của hệ thống NHTM. Xác định quản trị rủi ro tín dụng là nhiệm vụ trọng tâm trong định hƣớng chiến lƣợc phát triển Ngân hàng. SHB Hàng Trống đã chú trọng đến việc phân tích, đánh giá và quản lý rủi ro tín dụng dựa trên các quy định, quy trình quản lý rủi ro của SHB.
Xây dựng quy trình quản lý rủi ro bao gồm 4 bƣớc theo quyết định số 1035/QĐ-TGĐ ngày 24/8/2012 của Tổng giám đốc:
Bước 1: Nhận diện rủi ro
Toàn bộ các rủi ro và nguồn gốc của nó phải đƣợc nhận biết và xác định rõ. Trên cơ sở đó, khả năng chịu đựng rủi ro cũng đƣợc xác định đảm bảo phù hợp với các mục tiêu chiến lƣợc và mục tiêu kinh doanh của Chi nhánh.
Bước 2: Đo lường và đánh giá tác động rủi ro
Bộ phận quản lý rủi ro đo lƣờng các rủi ro đã xảy ra và các nguy cơ rủi ro sẽ xảy ra, trên cơ sở đó đánh giá tác động và đặt thứ tự ƣu tiên để quản lý. Công thức để định lƣợng rủi ro:
Rủi ro= Tần suất xuất hiện x Tác động của sự kiện rủi ro
Bước 3: Kiểm soát rủi ro
Căn cứ kết quả việc đo lƣờng và đánh giá tác động rủi ro, thiết lập giới hạn quản lý rủi ro ( Mức độ chấp nhận rủi ro). Bốn nhóm cơng cụ để quản lý rủi ro:
+ Tránh- Hạn chế rủi ro: Thơng qua việc phân tích chi phí- thu nhập, nếu lợi nhuận hoạt động dự kiến thấp hơn chi phí cho rủi ro dự kiến thì Chi nhánh sẽ lựa chọn tránh rủi ro
+ Giảm thiểu- Phòng ngừa rủi ro: Sử dụng một số công cụ để giảm tần suất gây ra tổn thất hoặc giảm mức độ tổn thất.
+ Chia sẻ và/hoặc chuyển giao rủi ro: Nếu việc áp dụng các biện pháp kiểm sốt khơng mang lại hiệu quả, hoặc chi phí để kiểm sốt cao hơn tổn thất dự kiến, khi đó các cơng cụ nhƣ bảo hiểm hoăc thuê ngoài sẽ đƣợc sử dụng để chia sẻ rủi ro.
+ Chấp nhận rủi ro: Căn cứ vào kết quả phân tích lợi nhuận- chi phí, nếu tổn thất dự kiến thấp hơn chi phí của hoạt động quản lý để giảm thiểu rủi ro thì khi đó Chi nhánh sẽ chấp nhận rủi ro, tăng cƣờng cơng tác kiểm sốt để mức rủi ro nằm trong phạm vi cho phép.
Bước 4: Giám sát rủi ro và báo cáo đánh giá rủi ro
Chi nhánh sử dụng hệ thống thông tin quản lý rủi ro nhằm giám sát việc thực hiện quy chế, quy định quản lý rủi ro, giám sát nguy cơ xuất hiện các rủi ro mới. Phòng Quản lý rủi ro là đơn vị chịu trách nhiệm phân tích, đánh giá rủi ro và có báo cáo đánh giá trình Ban lãnh đạo về thực trạng tài chính, thực trạng hoạt động, cảnh báo trƣớc các nguy cơ rủi ro mới có thể xảy ra.
Danh mục rủi ro: con ngƣời (nhân viên gian lận/cố ý vi phạm, các hành
vi không trong phạm vi thẩm quyền, thiếu hoặc mất mát nhân lực chủ chốt, lỗi của nhân viên,…); quy trình (rủi ro về quy trình chính sách, rủi ro về văn bản hợp đồng, tuân thủ nội bộ và bên ngoài, rủi ro dự án/quản lý thay đổi, rủi ro về bán hàng); hệ thống (rủi ro về đầu tƣ công nghệ, phát triển hệ thống và vận hành, lỗi hệ thống, lỗ hổng về an ninh hệ thống,…); các sự kiện bên ngoài (tránh nhiệm pháp lý, các hành vi phạm tội, rủi ro liên quan đến nhà cung cấp/sử dụng nguồn lực bên ngoài, các thảm họa và các lỗi của cơ sở hạ tầng, rủi ro về chính trị, rủi ro các quy định).
Trên cơ sở đo lƣờng mức độ ảnh hƣởng, tần suất và mức độ kiểm soát rủi ro. Hệ thống quản lý rủi ro sẽ tự động tính ra rủi ro tổng thể.
SHB Hàng Trống đo lƣờng rủi ro tín dụng thơng qua các chỉ tiêu nhƣ: hệ số nợ quá hạn, hệ số nợ xấu...trong đó đƣợc sử dụng phổ biến nhất là chỉ tiêu nợ xấu. Việc sử dụng chỉ tiêu nợ xấu có nhiều ƣu điểm nhƣ: cho biết quy mơ và tỉ lệ vốn khó có thể thu hồi của một danh mục cho vay, tùy thuộc vào độ lớn của nợ xấu ngân hàng có thể sử dụng nguồn dự phòng rủi ro, lợi nhuận hay vốn chủ sở hữu để bù đắp.Tuy nhiên việc sử dụng các chỉ tiêu này có hạn chế là chỉ cho biết mức độ rủi ro của Ngân hàng tại thời điểm trong quá khứ, khơng thể dự tính đƣợc rủi ro của một khoản vay trƣớc khi cấp tín dụng.
SHB Hàng Trống đã dựa vào hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ để thiết lập giới hạn tín dụng tƣơng ứng với mức độ rủi ro mà Ngân hàng có thể chấp nhận đƣợc đối với một khách hàng. Hiện tại hệ thống Xếp hạng tín dụng nội bộ mới đã hồn thành và đƣa vào triển khai nhằm đánh giá rủi ro tín dụng một cách hữu hiệu và giúp giảm thời gian tác nghiệp cho Chi nhánh.
SHB Hàng Trống tuân thủ theo đúng quy trình thẩm định, xét duyệt tín dụng tại chi nhánh và tại Trụ sở chính đối với các món lớn, vƣợt thẩm quyền phê duyệt, nhằm thống nhất thực hiện toàn hệ thống, hạn chế các rủi ro tác nghiệp.
Một số cơng cụ hỗ trợ phân tích đánh giá quản trị nội bộ khác đƣợc sử dụng để quản lý rủi ro tín dụng : Quản lý cơ cấu nợ, phân tích đánh giá lãi dự thu, phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro.Trên cơ sở kết quả đánh giá, đo lƣờng rủi ro tín dụng, SHB Hàng Trống thực hiện các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu và khắc phục rủi ro trong hoạt động tín dụng nhƣ : Sắp xếp, bố trí, luân chuyển, đào tạo cán bộ; Tăng cƣờng công tác kiểm tra, kiểm soát, cảnh báo và quản lý rủi ro hoạt động tín dụng...
3.3.3 Các hoạt động kiểm sốt
Quy trình nghiệp vụ tín dụng đƣợc thiết lập các chốt kiểm tra, kiểm sốt; đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, bộ phận; đảm bảo mỗi
bƣớc trong quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất hai cán bộ tham gia (một ngƣời thực hiện giao dịch, một ngƣời kiểm sốt giao dịch), tuyệt đối khơng để cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ. Khi có thay đổi về chính sách, mục tiêu kinh doanh, sản phẩm tín dụng, các phịng/ban có liên quan chịu trách nhiệm rà soát, tạm dừng triển khai trƣớc khi có quyết định mới nhất của Trụ sở chính để tránh rủi ro, gây thất thoát cho Ngân hàng.
Các thủ tục kiểm sốt chính trong từng bƣớc của quy trình tín dụng nhƣ sau:
Bước đề xuất cấp tín dụng
Kiểm sốt thủ tục đề nghị vay vốn nhằm đảm bảo rằng mọi hồ sơ đề nghị vay vốn của khách hàng đều đƣợc cấp thẩm quyền theo dõi chặt chẽ; Kiểm soát việc thực hiện tiêu chuẩn cho vay nhằm đảm bảo rằng việc đề xuất cho vay tuân theo đúng các tiêu chuẩn về điều kiện cấp tín dụng; Kiểm sốt việc thực hiện phân tích thơng tin tín dụng nhằm đảm bảo thơng tin tín dụng đƣợc trình bày trung thực, chính xác và đƣợc phân tích khách quan, cẩn trọng để làm cơ sở cho cấp xét duyệt ra quyết định cho vay.
Bước thẩm định rủi ro