1.2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN QUA KHO
1.2.2. Nội dung kiểm soát chi ngân sáchnhà nước
KBNN thực hiện KSC thường xuyên NSNN theo dự toán, theo quy chế chi tiêu nội bộ, theo chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu của Nhà nước. Thực hiện kiểm soát chi NSNN căn cứ vào các văn bản pháp luật, KBNN có quyền từ chối cấp phát thanh tốn nếu đơn vị sử dụng NSNN không chấp hành đúng theo quy định kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN.
1.2.2.1. Kiểm sốt các khoản chi có trong dự tốn ngân sách nhà nước
KBNN thực hiện kiểm tra, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự tốn NSNN được cấp có thẩm quyền giao và số dư tài khoản dự tốn của đơn vị cịn đủ để chi.
KBNN chỉ thực hiện thanh toán các khoản chi NSNN khi khoản chi đó đã có trong dự tốn chi NSNN được giao, trừ các trường hợp sau:
- Tạm cấp kinh phí theo quy định tại Điều 45 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước.
- Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán được giao theo quy định tại Điều 54 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP và từ nguồn dự phòng ngân sách theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP.
- Chi ứng trước dự toán ngân sách nhà nước năm sau theo quyết định của cấp có thẩm quyền quy định tại Điều 61 của Nghị định số 60/2003/NĐ-CP.
1.2.2.2. Kiểm sốt các khoản chi dựa trên tính hợp pháp của hồ sơ, chứng từ chi ngân sách nhà nước
Tất cả các chứng từ của đơn vị giao dịch lập và gửi đến KBNN đều phải đúng mẫu quy định, có chữ ký của Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán hoặc người được ủy quyền, thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) và người có liên quan quy định trên chứng từ và dấu của đơn vị đó. Dấu, chữ ký của đơn vị trên chứng từ phải đúng với mẫu dấu, chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN.
Do dó, KBNN kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, chứng từ chi NSNN đảm bảo:
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định.
- Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định chi.
- Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh tốn theo quy định tại điều 7 Thơng tư 161. Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, lãnh đạo đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 161/2012/TT- BTC gửi KBNN để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán, cụ thể như sau:
- Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự tốn qua KBNN: đơn vị sử dụng NSNN gửi đến KBNN Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm: Dự tốn năm được cấp có thẩm quyền giao.
+ Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
+ Đối với cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Đối với các khoản chi theo hình thức tạm ứng qua KBNN: hồ sơ tạm ứng gửi từng lần tạm ứng bao gồm:
+ Trường hợp đề nghị tạm ứng bằng hình thức tiền mặt, bao gồm các chứng từ sau đây:
Giấy rút dự tốn (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán.
Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng nội dung được phép chi bằng tiền mặt quy định tại Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC.
+ Trường hợp đề nghị tạm ứng bằng hình thức chuyển khoản:
Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ: đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN các chứng từ sau:
Giấy rút dự tốn (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm sốt.
Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi nhỏ lẻ khơng có hợp đồng) hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (đối với trƣờng hợp khoản chi phải có hợp đồng).
Đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ, đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN các chứng từ sau:
Giấy rút dự tốn (tạm ứng), tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định
phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
- Đối với hồ sơ thanh toán tạm ứng gửi KBNN từng lần thanh toán tạm ứng, khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Đối với các khoản chi thanh toán tạm ứng bằng hình thức tiền mặt: Trường hợp các khoản chi có giá trị nhỏ khơng vượt q 5 triệu đồng đối
với một khoản chi quy định tại khoản 6 Điều 5 Thơng tư số 164/2011/TT-BTC thì đơn vị sử dụng NSNN lập Bảng kê chứng từ thanh toán do lãnh đạo đơn vị ký duyệt gửi KBNN.
Trường hợp thanh toán tạm ứng đối với các khoản chi tiền mặt còn lại: các tài liệu, chứng từ thanh toán đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN thực hiện tương tự như thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản đã nêu ở trên.
+ Đối với các khoản chi thanh tốn tạm ứng bằng hình thức chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toán trực tiếp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 7 của Thơng tư 161/TT-BTC. Hồ sơ thanh tốn trực tiếp bao gồm:
Giấy rút dự toán (thanh toán);
Tuỳ theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã, thơn, bản đương chức, hồ sơ bảo gồm: danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
Đối với các khoản chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, cơng chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP, đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ, KBNN thực hiện theo Thơng tư số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính về việc
hướng dẫn chế độ KSC đối với cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính; Thơng tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ KSC đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính.
Đối với các khoản chi thanh toán khác cho cá nhân, hồ sơ gồm: danh sách theo từng lần thanh toán.
Đối với các khoản chi thanh tốn cá nhân th ngồi, hồ sơ gồm: hợp đồng th khốn, thanh lý hợp đồng (nếu có);
+ Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ:
Trường hợp chi thanh tốn dịch vụ cơng cộng; thơng tin, tuyên truyền liên lạc, hồ sơ gồm: Bảng kê chứng từ thanh tốn.
Trường hợp chi mua vật tư văn phịng, hồ sơ gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi khơng có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Trường hợp đơn vị sử dụng NSNN thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phịng phẩm, khốn điện thoại, hồ sơ gồm: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Đối với các khoản chi hội nghị, hồ sơ gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi khơng có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Đối với các khoản chi cơng tác phí, hồ sơ gồm: Bảng kê chứng từ thanh tốn.
+ Đối với các khoản chi phí thuê mướn, hồ sơ gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi khơng có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Đối với các khoản Chi đoàn ra, đoàn vào, hồ sơ gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi khơng có hợp đồng), hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)
+ Đối với các khoản chi mua sắm tài sản, hồ sơ gồm: Bảng kê chứng từ thanh tốn (đối với những khoản chi khơng có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợ p đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Nhằm thực hiện tốt công tác cải cách thủ tục hành chính, tăng cường trách nhiệm và tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sử dụng NSNN, KBNN đã có hướng dẫn áp dụng giảm thiểu hồ sơ thanh tốn đối với một số khoản chi mua sắm sau:
+ Trường hợp mua sắm chi thường xuyên NSNN hoặc gói thầu mua sắm chi thường xuyên NSNN có giá trị dưới 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng), hồ sơ bao gồm: đơn vị sử dụng NSNN lập và gửi KBNN bảng kê chứng từ thanh tốn (khơng phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN). KBNN thực hiện chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN; lãnh đạo cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN chịu trách nhiệm về quyết định chi và tính chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ gửi KBNN.
+ Trường hợp mua sắm thanh tốn bằng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng” (theo quy định tại Điều 8, Thơng tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN), hồ sơ bao gồm: đơn vị sử dụng NSNN lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán (theo Mẫu số 01 đính kèm Thơng tư 161) kèm theo giấy rút dự toán NSNN cho KBNN để làm thủ tục KSC NSNN theo quy định. Đơn vị giao dịch khơng phải gửi các hóa đơn mua hàng được in tại các điểm POS cho KBNN; đồng thời, đơn vị giao dịch phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các khoản chi ghi trên bảng kê chứng từ thanh toán gửi KBNN.
+ Trường hợp chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các cơng trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chun mơn của từng ngành, hồ sơ bao gồm: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
+ Đối với các khoản chi khác, hồ sở bao gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi khơng có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Trường hợp chi mua, đầu tư tài sản vơ hình; chi mua sắm tài sản dùng cho cơng tác chun môn, hồ sơ bao gồm: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền cho KBNN.
1.2.2.3. Kiểm soát chi các điều kiện chi dựa trên chế độ theo quy định của pháp luật
KBNN thực hiện công tác KSC chi các khoản chi NSNN phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN được cơ quan có thẩm quyền quy định.
Các khoản chi NSNN của đơn vị sử dụng NSNN khi gửi cho KBNN đều phải được đảm bảo đã được phê duyệt bởi lãnh đạo đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được ủy quyền quyết định chi NSNN.
Đối với các khoản chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện phục vụ công việc hoặc các công việc khác mà sử dụng vốn, kinh phí NSNN phải thực hiện việc đấu thầu hoặc thẩm định giá; phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định của pháp luật và có đầy đủ quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật .
Đối với các khoản chi thường xuyên hoặc mang tính chất thường xuyên được chia đều trong năm tài chính để chi, các khoản đột xuất phát sinh hoặc có tính chất thời vụ hoặc phát sinh vào một số thời điểm như chi các khoản chi phục vụ công tác đầu tư xây dựng cơ bản, mua sẳm, sửa chữa với định mức lớn và các khoản chi có tính chất khơng thường xun khác phải thực hiện theo dự toán của Quý mà được đơn vị dự toán cấp I giao cùng với dự toán của Năm.
Do đó, dựa vào việc kiểm sốt chi các điều kiện chi theo chế độ, KBNN có quyền từ chối thanh toán các khoản chi khi phát hiện thấy các vi phạm về chính sách, chế độ quản lý tài chính của đơn vị sử dụng NSNN.