1.2.2.1. Hệ thống lý luận kiểm soát nội bộ NHTM Việt Nam:
Kiểm soát nội bộ trong NHTM: Các khái niệm:
- Thông tƣ số 44/2011/TT-NHNN ngày 29 tháng 12 năm 2011 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm tốn nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngồi.
+ Hệ thống kiểm sốt nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngồi đƣợc xây dựng phù hợp theo quy định pháp luật hiện hành và đƣợc tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt đƣợc yêu cầu đề ra.
+ Kiểm toán nội bộ là việc rà soát, đánh giá độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm sốt nội bộ; đánh giá độc lập về tính thích hợp và tuân thủ quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình đã đƣợc thiết lập trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngồi; đƣa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của các hệ thống, quy trình, quy định, góp phần bảo đảm tổ chức tín dụng hoạt động an tồn, hiệu quả, đúng pháp luật.
- Điều 40 - Luật các tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12: “Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngồi phải đƣợc kiểm toán nội bộ, tổ chức kiểm toán độc lập đánh giá định kỳ”.
Nhƣ vậy, hệ thống cơ chế kiểm tra nội bộ là một hình thức kiểm tra đƣợc cài đặt ngay trong quy trình nghiệp vụ đƣợc thực hiện bởi những nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị giao dịch trực tiếp với khách hàng và tất cả những ai tham gia vào quá trình xử lý nghiệp vụ, đƣợc thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp. Và kiểm tốn nội bộ là hình thức kiểm tra nằm ngồi quy trình nghiệp vụ, đƣợc thực hiện bởi những ngƣời độc lập với quy trình nghiệp vụ và khơng chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ đó, đó là những kiểm tốn viên nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng đƣợc thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức tín dụng, thơng qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:
- Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an tồn, có hiệu quả;
- Bảo đảm hệ thống thơng tin tài chính và thơng tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời;
- Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ. Các nguyên tắc:
Theo hƣớng dẫn của NHNN tại Thông tƣ 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 về hoạt động KSNB của TCTD quy định trong Luật các TCTD năm 2010 hệ thống KSNB phải đảm bảo 09 nguyên tắc cơ bản sau:
- Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngồi phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm sốt nội bộ phù hợp;
- Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ;
- Phân cấp ủy quyền phải đƣợc thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh xung đột lợi ích; bảo đảm một cán bộ khơng đảm nhiệm cùng một lúc những cƣơng vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau;
- Bảo đảm chấp hành chế độ hạch tốn, kế tốn theo quy định và phải có hệ thống thơng tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tn thủ trong tổ chức tín dụng;
- Hệ thống thơng tin, cơng nghệ thông tin phải đƣợc giám sát, bảo vệ hợp lý, an tồn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập;
- Bảo đảm cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng đều phải hiểu đƣợc tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình kiểm sốt nội bộ liên quan;
- Phải thƣờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; các tồn tại, bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣợc báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp;
- Cá nhân, bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng phải thƣờng xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ đƣợc giao;
- Phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có).
1.2.2.2. Hệ thống lý luận kiểm sốt nội bộ ngân hàng theo báo cáo Basle:
Kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn Basle (Basle Committee on Banking supervision (BCBS) - Uỷ ban Basle về giám sát ngân hàng đƣợc thành lập năm 1974 bởi một nhóm các Ngân hàng Trung ƣơng và cơ quan giám sát của 10 nƣớc phát triển (G10) tại thành phố Basle, Thụy Sỹ nhằm tìm cách ngăn chặn sự sụp đổ hàng loạt của các ngân hàng vào thập kỷ 80. Hiện nay, các thành viên của Ủy ban gồm đại diện ngân hàng trung ƣơng hay cơ quan giám sát hoạt động ngân hàng của các nƣớc: Anh, Bỉ, Canada, Đức, Hà Lan, Hoa Kỳ, Luxembourg, Nhật, Pháp, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Thụy Sỹ và Ý. Ủy ban đƣợc nhóm họp 4 lần trong một năm):
Khái niệm:
- Theo Ủy ban Basle, kiểm soát nội bộ là quá trình đƣợc thực hiện bởi hội đồng quản trị, ban điều hành và tồn thể nhân viên. Đó khơng chỉ là một thủ tục, một chính sách đƣợc thực hiện tại một thời điểm cố định mà tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng. Hội đồng quản trị và ban điều hành chịu trách nhiệm thiết lập môi trƣờng văn hóa tạo thuận lợi cho q trình kiểm sốt nội bộ đƣợc hiệu quả và việc theo dõi sự hiệu quả đƣợc diễn ra liên tục. Mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia vào q trình đó.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài đƣợc xây dựng phù hợp và đƣợc tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro.
Kiểm sốt nội bộ có ba mục tiêu chính:
- Mục tiêu hoạt động: Đảm bảo các hoạt động trong ngân hàng an toàn và hiệu quả.
- Mục tiêu thông tin: Đảm bảo các thơng tin quản trị và tài chính đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy.
- Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo hoạt động ngân hàng tuân thủ quy định của pháp luật, đạo đức kinh doanh.
Các nguyên tắc của hệ thống kiểm soát ngân hàng:
Ủy ban Basle đƣa ra 13 nguyên tắc chia thành 5 nhóm yếu tố làm khn khổ giúp các tổ chức tín dụng xây dựng, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Tùy quy mơ, bản chất, vị trí địa lý, khn khổ pháp lý, quy định nội bộ mà ngân hàng có thể áp dụng một phần hay tồn bộ các ngun tắc.
Giám sát quản lý và văn hóa kiểm sốt
- Nguyên tắc 1: Hội đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và định kỳ kiểm tra toàn bộ chiến lƣợc kinh doanh và những chính sách chủ đạo của ngân hàng; hiểu
rõ những rủi ro chính của ngân hàng, thiết lập mức độ có thể chấp nhận đƣợc đối với những rủi ro này và đảm bảo rằng BGĐ thực hiện các bƣớc cần thiết để xác định, đo lƣờng, theo dõi và kiểm soát rủi ro; phê duyệt cơ cấu tổ chức; đảm bảo chức; đảm bảo rằng BGĐ ln theo dõi tính hiệu quả của hệ thống KSNB. HĐQT chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc đảm bảo thiết lập và duy trì hệ thống KSNB đầy đủ và hiệu quả.
- Nguyên tắc 2: BGĐ có trách nhiệm thực hiện các chiến lƣợc và chính sách đã đƣợc HĐQT phê duyệt; phát triển các quá trình nhằm xác định, đo lƣờng, theo dõi và kiểm sốt nhữngg rủi ro cua ngân hàng duy trì một cơ cấu tổ chức nhằm xác định rõ ràng thẩm quyền, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận; đảm bảo rằng các trách nhiệm đƣợc giao thực hiện có hiệu quả; thiết lập các chính sách KSNB phù hợp; và theo dõi mức độ đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB.
- Nguyên tắc 3: HĐQT và BGĐ chịu trách nhiệm và nâng cao các tiêu chuẩn về tính thống nhất và đạo đức nghề nghiệp, thiết lập nền tảng văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả các nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Mọi nhân viên trong ngân hàng cần nhận thức rõ vai trị của mình trong quá trình KSNB và tham gia đầy đủ vào quá trình này.
Xác định và đánh giá rủi ro
- Nguyên tắc 4: Một hệ thống kiểm soát hiệu quả cần phải nhận biết và đánh giá liên tục các rủi ro trọng yếu có thể ảnh hƣởng bất lợi đến việc thực hiện các mục tiêu của ngân hàng. Sự đánh giá này cần bao quát mọi rủi ro của ngân hàng cũng nhƣ hệ thống ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro quốc gia, rủi ro thị trƣờng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động, rủi ro pháp lý và rủi ro uy tín). hệ thống KSNB cần đƣợc xem xét điều chỉnh để thích ứng với những rủi ro mới phát sinh hoặc trƣớc đây chƣa đƣợc kiểm soát.
Hoạt động kiểm sốt và phân cơng, phân nhiệm
- Nguyên tắc 5: Các hoạt động kiểm sốt phải là một cơng việc quan trọng trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu
thiết lập một cơ cấu kiểm soát phù hợp với các hoạt động kiểm soát đƣợc quy định ở mọi cấp, bao gồm các nội dung: xem xét của BGĐ; kiểm sốt hoạt động phù hợp đối với các phịng ban; kiểm tra tuân thủ mức độ giới hạn rủi ro và tiếp tục theo dõi với các trƣờng hợp không tuân thủ; hệ thống phê duyệt và ủy quyền; hệ thống thẩm tra và đối chiếu
- Nguyên tắc 6: Một hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả u cầu phải có sự phân cơng nhiệm vụ phù hợp và đảm bảo nhân sự không đƣợc giao những trách nhiệm mâu thuẫn nhau. Các bộ phận có tiềm năng xung đột lợi ích cần đƣợc xác định, tối thiểu hóa và đƣợc theo dõi một cách độc lập và cẩn thận.
Thông tin và truyền thông
- Nguyên tắc 7: Một hệ thống KSNB hiệu quả u cầu phải có dữ liệu tồn diện và đầy đủ về tài chính, hoạt động và tn thủ, cũng nhƣ thơng tin thị trƣờng về các sự kiện và điều kiện có thể ảnh hƣởng đến q trình ra quyết định. Thơng tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có thể tiếp cận và cung cấp theo định dạng thống nhất.
- Nguyên tắc 8: Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu phải có hệ thống thơng tin đáng tin cậy bao qt mọi hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Những hệ thống này bao gồm cả hệ thống lƣu trữ và sử dụng dữ liệu dƣới dạng điện tử,an toàn, theo dõi độc lập và có hệ thống dự phịng thích hợp.
- Ngun tắc 9: Một hệ thống KSNB hiệu quả cần có những kênh liên lạc hiệu quả để đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ và tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và đảm bảo rằng những thông tin cần thiết cũng đƣợc phổ biến đến những ngƣời cần nó.
Giám sát và các hoạt động chỉnh sửa
- Nguyên tắc 10: Tính hiệu quả của hệ thống KSNB của ngân hàng cần đƣợc theo dõi liên tục. Việc theo dõi rủi ro trọng yếu phải là một phần trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng cũng nhƣ đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ.
- Nguyên tắc 11: Hệ thống KSNB cần đƣợc kiểm tốn tồn diện và hiệu quả bởi các nhân viên hoạt động độc lập, đƣợc đào tạo thích hợp và có năng lực. Bộ phận kiểm toán nội bộ nhƣ một phần trong hoạt động theo dõi hệ thống KSNB phải đƣợc báo cáo trực tiếp cho hội đồng quản trị hoặc ban kiểm soát và BGĐ.
- Nguyên tắc 12: Những khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ đƣợc phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm toán nội bộ hay các đơn vị kiểm toán khác phải đƣợc báo cáo kịp thời cho cấp lãnh đạo và phải đƣợc khắc phục sớm. Những khiếm khuyết quan trọng về kiểm soát nội bộ phải đƣợc báo cáo BGĐ, HĐQT.
Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ thơng qua các cơ quan giám sát ngân hàng
- Nguyên tắc 13: Các cơ quan giám sát cần yêu cầu mọi ngân hàng, dù quy mơ lớn hay nhỏ phải có hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả phù hợp với bản chất, mức độ phức tạp và tính cố hữu của rủi ro trong các hoạt động nội bảng, ngoại bảng và đáp ứng đƣợc những thay đổi về môi trƣờng và điều kiện kinh doanh của ngân hàng. Trong những trƣờng hợp khi cơ quan giám sát xác định hệ thống KSNB của một ngân hàng không đầy đủ hoặc không hiệu quả so với hồ sơ rủi ro cụ thể của ngân hàng đó thì họ phải đƣa ra cách xử lý thích hợp.
Một số yếu kém, tồn tại trong hoạt động kiểm soát ngân hàng
Ủy ban Basle đã tổng hợp sự yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ là nguyên nhân thất bại của hoạt động ngân hàng:
- Thứ nhất, một hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng hiệu quả làm cho ngân hàng
bị lỗ nghiêm trọng là do tầm nhìn của nhà quản trị và văn hóa kiểm sốt. Nhà quản trị cấp cao quyết định dựa trên ý kiến chủ quan của mình đồng thời nhà quản trị cũng tự tin vào khả năng ra quyết định của mình là đúng. Việc điều hành thiếu tập trung, bng lỏng kiểm sốt, thiếu sự chỉ đạo và giám sát của Hội đồng quản trị và Ban điều hành hay thiếu việc phân định trách nhiệm, vai trò quản lý rõ ràng.
- Thứ hai, là nhận dạng và đánh giá rủi ro : Nhà quản trị không kịp thời nhận
dạng đƣợc các rủi ro do môi trƣờng kinh doanh thay đổi.Việc nhận dạng và đánh giá rủi ro không đầy đủ cũng là nguyên nhân gây ra thua lỗ.
- Thứ ba, là kiểm soát hoạt động và phân chia trách nhiệm : Một hệ thống
kiểm soát nội bộ hiệu quả địi hỏi phân cơng hợp lý, các cơng việc của nhân viên không mâu thuẫn với nhau. Những xung đột về quyền lợi phải đƣợc nhận biết, giảm thiểu tối đa và tuỳ thuộc vào sự kiểm soát độc lập và thận trọng.
- Thứ tư, là thông tin và truyền thơng : một hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả
đòi hỏi hệ thống thơng tin đáng tin cậy, có thể đáp ứng cho hầu hết các hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Hệ thống này phải lƣu trữ và sử dụng dữ liệu bằng máy tính, an tồn, đƣợc theo dõi độc lập và đƣợc kiểm tra đột xuất, đầy đủ. Việc gian lận thông tin của nhân viên ngân hàng sẽ dẫn đến những tổn thất không thể lƣờng trƣớc đƣợc.
- Thứ năm, là giám sát và sửa chữa những sai sót : kiểm sốt nội bộ hiệu địi
hỏi việc theo dõi, kiểm tra phải liên tục, kiểm tra hàng ngày cũng nhƣ đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm tốn nội bộ. Những sai sót đƣợc phát hiện bởi