CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại NHCSXH
3.3.2. Hạn chế và nguyên nhân:
3.3.2.1. Hạn chế:
Mơi trƣờng KSNB cịn nhiều yếu tố khơng thuận lợi cho cơng tác kiểm sốt nội bộ nhƣ:
- Thành viên Ban đại diện HĐQT là đại diện sở hữu Nhà nƣớc. Họ chủ yếu là kiêm nhiệm nên chƣa thực hiện hết quyền hạn và chức năng của mình. Đa số những vấn đề phát sinh tại ngân hàng phải đƣợc sự cho phép của Chính phủ, Ngân hàng Nhà nƣớc và Bộ tài chính. Điều này gây khó khăn cho cơng tác kiểm sốt nội bộ, đặc biệt là kiểm sốt quản lý bởi trách nhiệm quyết định khơng thuộc phạm vi nội bộ của ngân hàng. Bộ phận kiểm sốt nội bộ có mặt tại các chi nhánh mức độ độc lập khách quan không cao do chịu ảnh hƣởng, chi phối bởi chi nhánh. Do đó, chƣa đạt mục tiêu đảm bảo an toàn trong hoạt động ngân hàng. Điều này có nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm sốt.
- Chƣa văn bản hóa đầy đủ các quy trình hoạt động và phân cơng trách nhiệm. Đa số các văn bản đƣợc ban hành về các quy trình nghiệp vụ chính tuy nhiên chƣa cụ thể, chi tiết. Bên cạnh đó chƣa quy định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm, công việc của nhân viên, đặc biệt là quy định nhiệm vụ tạm thời cho nhân viên làm thay nhân viên nghỉ phép hay nghỉ việc vì thế nhân viên khơng có cơ sở thực hiện tốt cơng việc, khó nâng cao ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm trong công việc.
- Khi tổ trƣởng tín dụng hoặc phó giám đốc kiêm nhiệm phụ trách xã thì vơ hình chung một cán bộ cùng lúc đảm nhiệm nhiều công việc từ khâu tiếp xúc khách hàng cho đến khi trình lên lãnh đạo để kí quyết định giải ngân. Nhƣ vậy quyết định cho vay khơng khách quan, khó khăn trong nhận diện rủi ro tiềm năng và có biện pháp phịng ngừa thích hợp.
- Sự yếu kém về nguồn lực con ngƣời và thiết bị đã hạn chế khả năng KSNB. Trình độ của cán bộ làm cơng tác kiểm sốt khơng theo kịp sự phát triển khá nhanh của các hoạt động ngân hàng. Kiểm soát viên tại ngân hàng chƣa đƣợc đào tạo bài bản, thiếu kinh nghiệm (qua khảo sát cán bộ làm cơng tác kiểm tốn, 75% ý kiến đồng ý). Kèm theo đó là sự xuống cấp về đạo đức kinh doanh, sự cả nể đã làm vơ hiệu hóa hoạt động giám sát và KSNB. Số lƣợng cán bộ làm cơng tác kiểm sốt có dấu hiệu thiếu hụt do đặc thù của công việc nhƣ cần sự tỉ mỉ, cẩn thận, nhàm chán,
đi lại nhiều, va chạm … Chế độ dành cho cán bộ kiểm sốt khơng cao. Tất cả điều đó dẫn đến việc cán bộ kiểm sốt thƣờng xuyên thay đổi làm mất thời gian, công sức cho việc đào tạo mà hoạt động vẫn khơng hiệu quả,cá biệt có trƣờng hợp cán bộ kiểm sốt kiểm tra đúng đơn vị mình đã từng làm việc, thậm chí kiểm tra cả những gì mình đã từng làm, từng chỉ đạo.
- Chế độ khốn tài chính có nhiều thay đổi qua các năm, ảnh hƣởng đến kết quả thực hiện khốn tài chính của đơn vị khiến thu nhập của nhân viên khơng ổn định. Chính sách lƣơng bổng cũng đang trong lộ trình chỉnh sửa hồn thiện cho phù hợp mơ hình hoạt động của NHCSXH nên chƣa cơng bằng giữa các vị trí cơng việc. Trong năm có nhiều nhân viên rời bỏ ngành sang làm việc cho ngân hàng khác. Nhân viên chƣa nhận thức đầy đủ, chủ quan trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ, tin tƣởng nhau dẫn đến việc để lộ user đăng nhập, nể nang làm tắt quy trình, nghiệp vụ…
- Việc luân chuyển liên tục cán bộ giữa các phịng giao dịch khiến cho nhân viên khơng n tâm làm việc, khơng có trách nhiệm với cơng việc đƣợc giao chỉ làm việc cho xong chứ không quan tâm đến kết quả sau này. Có nhân viên đã từng làm việc ở 7/10 phòng giao dịch trong thời gian 4 năm, nhƣ vậy có những nơi chƣa kịp làm quen với mơi trƣờng làm việc mới đã chuyển công tác. Hơn nữa việc luân chuyển này làm cho nhân viên mất nhiều thời gian để thích nghi, đặc biệt cán bộ tín dụng mất nhiều thời gian trong việc tìm hiểu địa bàn, thiết lập quan hệ với UBND, HĐT, tổ TK&VV xã, phƣờng, thị trấn.
- Việc bình xét thi đua, khen thƣởng đƣợc thực hiện cơng khai theo tiêu chí đã đƣợc quy định nhƣng một số nơi vẫn dựa vào quan hệ hoặc cào bằng nên khơng những khơng phát huy đƣợc mục đích của việc khen thƣởng mà lại có tác dụng ngƣợc lại gây ức chế trong tâm lý của cán bộ. Các tiêu chí khen thƣởng chƣa sát thực, cách chấm điểm chƣa đánh giá hết đƣợc hiệu quả cơng việc. Bình xét đánh giá chất lƣợng công việc cán bộ hàng tháng chỉ mang tính hình thức vì phân cơng cơng việc khơng đều nên ngƣời thì ln hồn thành, ngƣời thì khơng bao giờ hoàn thành nhiệm vụ (qua khảo sát BGĐ, 38% ý kiến đồng ý).
- Đào tạo cán bộ đƣợc chú trọng nhƣng chƣa quản lý đến từng nhân viên. Chƣa xây dựng bảng theo dõi đào tạo cho từng nhân viên mà mới chỉ tổng hợp nhu cầu đào tạo từ nhân viên đăng kí nên đơi khi một nhân viên đào tạo lặp lại một nghiệp vụ, một nội dung. (76% BGĐ đƣợc hỏi đồng ý).
- Tính sáng tạo chƣa đƣợc đề cao và phổ cập sâu rộng đến tồn thể cán bộ. Có đề ra tiêu chuẩn khen thƣởng cho các sáng kiến nhƣng để đƣợc cơng nhận thì thủ tục phức tạp, đa số các sáng kiến là ở lãnh đạo các cấp và bộ phận tin học cịn đa số cán bộ khơng quan tâm (qua khảo sát BGĐ, 71% ý kiến đồng ý).
- Nhận thức của cán bộ cấp cơ sở, sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan trong hoạt động vay vốn chƣa đƣợc quy định rõ ràng. Ban xóa đói giảm nghèo, cấp hội, tổ TK&VV vẫn coi việc cho vay là của NHCSXH nên trách nhiệm khơng cao, bình xét sai đối tƣợng, nể nang, khơng phân vốn đến cơ sở, chính quyền địa phƣơng khơng nắm đƣợc đối tƣợng vay vốn, đầu tƣ vốn vào đâu. Công tác xét chọn hộ vay,
kí xác nhận, lập danh sách hộ vay, kiểm tra sử dụng vốn vay, giám sát đều do tổ trƣởng, hội đồn thể và ban xóa đói giảm nghèo lập nên khơng đảm bảo đúng đối tƣợng vay vốn và mục đích sử dụng vốn vay. Kiểm tra sau khi cho vay đơi khi chỉ là hình thức nên vẫn có một số hộ vay khơng đƣợc kiểm tra (theo yêu cầu là 100%) (qua khảo sát hộ vay, 12% ý kiến đồng ý). Không tham dự đầy đủ các cuộc họp với tổ TK&VV (40% ý kiến của hộ vay đồng ý, 45% tổ trƣởng tổ TK&VV đồng ý).
- Về cơ chế ủy thác từng phần cho các TCCT-XH cũng nảy sinh một số bất cập nhƣ: Trình độ của tổ trƣởng tổ TK&VV cịn thấp nên nhiều chính sách vay vốn của Chính phủ tuyên truyền đến ngƣời dân thông qua tổ trƣởng chƣa đúng (qua
khảo sát trƣởng, phó phịng tín dụng, tổ trƣởng tín dụng các huyện, 36% ý kiến đồng ý); Chƣa chú ý đúng mức đến công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của tổ TK&VV (25% ý kiến cho rằng không đƣợc HĐT các cấp kiểm tra hàng năm trong khi đó theo quy định là tối thiểu 1 lần/ năm), chƣa kiểm tra việc sử dụng vốn vay của các tổ viên và việc đôn đốc thu nợ (35% tổ trƣởng tổ TK&VV đƣợc khảo sát cho rằng HĐT không tham gia đôn đốc nợ quá hạn, lãi tồn); Chƣa phân biệt rõ ràng chức năng của các TCCT-XH trong quản lý tổ TK&VV với chức năng tác nghiệp
của tổ TK&VV. Một số nơi còn nể nang thiếu kiên quyết trong việc xử lý đối tƣợng vay vốn sai mục đích, sai đối tƣợng.
- Về xác nhận đối tƣợng vay vốn tại xã: Nhiều xã chƣa thực hiện theo hƣớng dẫn quy trình xác nhận đối tƣợng đƣợc vay vốn. Khách hàng của NHCSXH là những đối tƣợng chính sách xã hội đƣợc Nhà nƣớc quy định theo tiêu chí phân loại do Nhà nƣớc TW hoặc địa phƣơng quy định và do cấp xã điều tra công nhận. Tuy nhiên cơng tác này cịn rất nhiều tồn tại. Danh sách hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có HCKK phục vụ cho nhiều chính sách khác nhau, việc phân cơng trách nhiệm quản lý, tổ chức điều tra thống kê, cập nhật số liệu chƣa thật khoa học, không sát thực tế, đã tạo ra những kẽ hở trong quản lý, hình thành nhiều danh sách khác nhau ở cơ sở, gây khó khăn cho NHCSXH trong việc thực hiện chính sách của Nhà nƣớc dẫn tới sự mất công bằng ở địa phƣơng.
Nhận diện đánh giá rủi ro còn nhiều hạn chế:
- Hoạt động của ngân hàng về bản chất là kinh doanh tiền tệ nên nguy cơ gian lận, lừa đảo để chiếm đoạt vốn cả từ bên ngoài lẫn bên trong là rất cao. Số lƣợng các vụ gian lận ngày càng nhiều và hậu quả ngày càng nghiêm trọng mà phần lớn là từ nội bộ ngân hàng. Cán bộ ngân hàng là ngƣời hiểu rõ hơn ai hết về quy trình nghiệp vụ, chốt kiểm soát, nguyên tắc hoạt động nên rất dễ tìm đƣợc nhƣợc điểm của các phần hành nghiệp vụ trong quá trình thực hiện để lợi dụng.
- Quản trị rủi ro tín dụng kém bởi khối lƣợng khách hàng lớn, thực hiện quản lý khách hàng thông qua các tổ TK&VV, các hội đồn thể nên các đánh giá mang tính định tính chất lƣợng khách hàng, chất lƣợng khoản vay có khoảng cách lớn giữa lý thuyết và thực tế. Ngân hàng vẫn chỉ quản lý nợ theo tình hình hoạt động của món vay chứ chƣa cập nhật theo tình hình kinh doanh của khách hàng.
- Việc sử dụng các chƣơng trình hỗ trợ cảnh báo các khoản vay có nguy cơ rủi ro chƣa nhiều và chƣa hiệu quả (qua khảo sát BGĐ, 67% ý kiến đồng ý). Khi có chƣơng trình tín dụng hoặc chính sách mới Ngân hàng chƣa tính đƣợc các rủi ro có thể xảy ra ngày khi đƣa vào thực hiện mà chỉ nhận ra khi nó đã xảy ra (62% BGĐ đồng ý)
Hoạt động kiểm soát:
- Hoạt động kiểm soát chƣa đƣợc thiết lập đầy đủ. Cơ chế KSNB của NHCSXH mới chỉ tập trung vào khía cạnh tuân thủ, phát hiện và đề xuất những biện pháp xử lý những tồn tại, sai phạm trong khâu chấp hành, tuân thủ pháp luật, quy trình quy phạm mà chƣa có khả năng phân tích, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị. Chƣa thực hiện đƣợc mục tiêu tƣ vấn, giúp thủ trƣởng thấy đƣợc những mặt mạnh, hạn chế và kiến nghị biện pháp khắc phục để hoạt động hiệu quả hơn. Nói cách khác KSNB chƣa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra đột suất trong khi đáng ra cơ chế kiểm tra thƣờng xuyên cần đƣợc xây dựng và thực hiện.
- Hệ thống các văn bản nội bộ hƣớng dẫn các hoạt động nghiệp vụ khơng cụ thể hóa. Chính việc thiếu các quy định nên nhiều cơng việc giải quyết theo kiểu “thói quen”, khơng có chuẩn mực nên KSNB khó thực hiện giám sát tuân thủ (42% ý kiến đồng ý).
- Các cuộc kiểm tra của KSNB thƣờng chỉ chú trọng tới việc kiểm soát xử lý và bảo vệ tài sản, tính tuân thủ, sự đầy đủ của hồ sơ, chứng từ mà chƣa chú ý tới kiểm soát quản lý, việc đánh giá rủi ro và sự phù hợp của thủ tục kiểm soát. Hoạt động kiểm soát thƣờng nhằm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát sinh mà ít chú ý
đến các nghiệp vụ khơng thƣờng xun, do đó sai phạm trong các nghiệp vụ này thƣờng bị bỏ qua.
- Hoạt động kiểm soát đƣợc thực hiện bởi tất cả các nhân viên trong ngân hàng, cho đến các quy trình, thiết bị giám sát, văn bản, chế độ, cơ cấu tổ chức… hàng ngày, hàng giờ. Tuy nhiên các sai phạm vẫn xảy ra do chƣa có đầy đủ các chính sách và thủ tục kiểm sốt cụ thể, hữu hiệu đối với từng nghiệp vụ để hƣớng dẫn, chi phối hoặc có quy trình, thủ tục rõ ràng đầy đủ nhƣng do cán bộ thiếu trách nhiệm, cố tình làm sai, lƣời nhác nên không thực hiện các thủ tục kiểm sốt. Ví dụ: trong nghiệp vụ tín dụng do hạn chế về số lƣợng cán bộ nên cán bộ tiếp nhận hồ sơ cũng là cán bộ thẩm định, khơng đảm bảo tính khách quan độc lập giữa hai bƣớc,
kiểm sốt chéo khơng đƣợc thực hiện. Từ những rủi ro cho thấy loại rủi ro khó quản trị nhất là rủi ro xuất phát từ con ngƣời, từ đạo đức nghề nghiệp, và loại rủi ro này cũng gây tổn thất nhiều nhất cho ngân hàng.
- Cùng với mức dƣ nợ tín dụng tƣơng đƣơng các NHTM khác thì NHCSXH lại có nhiều khách hàng hơn rất nhiều vì hạn mức tối đa của các khoản vay thấp trung bình là 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng/ món vay. Số lƣợng cán bộ định biên tại mỗi PGD huyện cũng nhƣ NHCSXH tỉnh bị khống chế. Thêm vào đó đội ngũ cán bộ của NHCSXH tỉnh Nam Định đa phần còn rất trẻ với hơn 50% là cán bộ nữ và 2/3 trong đó đang trong độ tuổi sinh đẻ, khi có cán bộ nghỉ thai sản khơng có ngƣời thay thế, phịng giao dịch tự cân đối khối lƣợng cơng việc thêm cho các cán bộ còn lại. CBTD phụ trách nhiều địa bàn, nhiều khách hàng do đó cơng việc q tải, khơng kiểm sốt đƣợc hết tất cả các phần hành nghiệp vụ tăng nguy cơ rủi ro trong quy trình cấp tín dụng. (62% ý kiến của BGĐ đồng ý với việc số lƣợng cán bộ không đáp ứng đƣợc mức độ công việc và quy mô).
Thông tin và truyền thông:
- Trƣớc thời điểm tháng 10 năm 2013 NHCSXH vẫn đang thực hiện mọi giao dịch trên chƣơng trình phần mềm Foxpro cũ chuyển đổi của NHNo&PTNT trƣớc đây, khơng online tồn hệ thống nên thơng tin tài chính khơng thể cập nhật tức thời, khơng có các báo cáo kịp thời phục vụ cho công tác quản lý, khả năng quản trị dữ liệu thấp, tính bảo mật kém, khơng đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ các sai sót trong q trình nhập thông tin đầu vào hoặc chỉnh sửa thông tin, các file dễ bị nhiễm virut… nên khơng bảo đảm vấn đề an tồn và bảo mật thông tin. Tháng 11 năm 2013 NHCSXH thực hiện chuyển đổi thành cơng sang chƣơng trình Intellect hiện đại hơn, có thể online tồn hệ thống thì chƣơng trình vẫn chƣa hồn thiện, vẫn xảy ra trƣờng hợp hệ thống bị treo, tốc độ xử lý thông tin chậm nên chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản trị ngày càng cao. Hệ thống thông tin báo hỗ trợ chƣa nhiều cho hoạt động kiểm tra nội bộ (qua khảo sát BGĐ, 33% ý kiến đồng ý). Các mẫu biểu báo cáo chƣa nhiều, chƣa hồn tồn chính xác và đủ thơng tin cho ban giám đốc ra
quyết định vì đa phần vẫn đang trong giai đoạn vừa làm vừa hoàn thiện (qua khảo sát BGĐ, 52% ý kiến đồng ý).
- Ngân hàng chƣa quan tâm đến việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin, việc thu thập thông tin từ bên ngoài hạn chế, hệ thống nhận diện, cảnh báo rủi ro chƣa hiệu quả. Các kênh truyền thông hạn chế.
- Ngân hàng chƣa quan tâm nhiều đến việc nhận thông tin phản hồi thơng qua các cuộc thăm dị ý kiến, góp ý… Vì vậy, các cấp lãnh đạo sẽ khơng có thơng tin đánh giá về việc điều hành để có biện pháp điều chỉnh, thay đổi thích hợp, nhân viên khơng mạnh dạn đƣa ra ý kiến sáng tạo, cải tiến, những nghi ngờ về sai phạm.
- Cịn đối với bên ngồi thì ngân hàng khơng có thơng tin đánh giá của khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng cũng nhƣ nhu cầu của khách hàng để thay đổi hoặc cung cấp những sản phẩm dịch vụ tốt hơn.
- Công tác tuyên truyền, quán triệt nâng cao nhận thức về mục đích, ý nghĩa của cơng tác kiểm sốt kém. Việc phổ biến cho nhân viên về trách nhiệm của họ đối