CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI
2.2. Phân tích thực trạng kênh phân phối sản phẩm của cơng ty
2.2.3. Hoạt động phối hợp giữa các thành viên của kênh
Kênh phân phối hoạt động được thông qua các dòng vận động vì vậy, quản lý kênh tức là quản lý các dòng chảy trong kênh.
* Dòng chuyển quyền sở hữu: Khi các đại lý của công ty đến mua hàng thì công ty sẽ triển khai theo hợp đờng, viết hố đơn thanh tốn và làm các thủ tục giấy tờ chuyển quyền sở hữu cho khách hàng, dòng chảy này cứ tiếp tục qua người bán lẻ rồi qua người tiêu dùng cuối cùng. Thông thường với các đại lý ở địa bàn gần như Hà Nội, Hà Tây, Nam Định… số lần chuyển quyền sở hữu thường là ít hơn và khá hiệu quả, còn đới với các đại lý ở tỉnh xa thì số lần chuyển quyền sở hữu còn qua nhiều khâu không cần thiết vì qua nhiều khâu trung gian.
* Dịng chảy vâṇ đơngC̣ vâṭchất của sản phẩm: Sản phẩm của công ty
khi đã là thành phẩm được đóng gói và đóng thùng. Sau đó, sản phẩm được chủn vào kho theo lơ hàng. Từ kho của công ty hàng sẽ được chuyển đến kho của các đại lý khi họ có nhu cầu lấy hàng. Việc chuyên chở do bộ phận vận tải của công ty thực hiện. Hệ thống kho của công ty cũng khá thuận tiện cho việc chuyên chở cho nên mặc dù chi phí cho dòng chảy này chiếm một tỷ trọng chi phí lớn trong tởng chi phí về phân phới, nhưng cơng ty đã giảm thiểu và hạn chế được chi phí phát sinh . Tuy nhiên, cơng ty mới chỉ quan tâm đến một vài công đoạn trong quá trình phân phối vật chất chứ chưa quản lý dòng vận động này như là một hệ thớng nhất. Đó là cơng ty mới chỉ quan tâm đến việc đưa sản phẩm tới các đại lý của mình chứa chưa đưa sản phẩm đến tới người bán lẻ và người tiêu dùng cuối cùng, mà các cơng việc đó là do các đại lý đảm nhiệm bằng các hình thức chun chở thơ sơ như xe đạp, xe xích lơ hay xe khách nên sản phẩm thường bị vỡ làm ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng của cơng ty.
* Dịng chảy đàm phán: Khi các đại lý có nhu cầu lấy ng̀n hàng thì
đại diện của công ty sẽ trực tiếp đàm phán để xác định rõ số lượng chủng loại,
giá cả, mẫu mã, nơi giao hàng, hình thức thanh toán, dịch vụ mà khách hàng được hưởng. Trên cơ sở thống nhất giữa hai bên công ty sẽ làm hợp đờng sau đó ký kết và triển khai hợp đồng. Nếu các đại lý đã làm ăn lâu dài và thoả thuận trước theo hợp đồng với công ty thì công ty sử dụng hình thức bán hàng qua điện thoại và cứ thế cán bộ phụ trách khu vực đó sẽ chở hàng theo u cầu. Thơng thường vào mùa vụ hay với một số sản phẩm bán chạy thì các đại lý phải đàm phán trước với cơng ty để có ng̀n hàng. Trên cơ sở bản hợp đờng nếu có điều khoản nào cần phải thay đởi thì phải được sự thống nhất của cả hai bên, nếu khơng tự giải qút được sẽ đưa ra tồ án kinh tế Hà Nội giải qút.
* Dịng chảy thơng tin: Việc quản lý dòng chảy thông tin của
công ty là
khá tốt về các thông tin liên quan như thông tin giá cả, điều kiện mua bán, thời điểm giao nhận, phương thức thanh tốn… Tuy nhiên cơng ty lại thiếu các thông tin chiều sâu, thông tin dài hạn như những thông tin về thị trường mục tiêu, thông tin về đới thủ cạnh tranh… hoặc nếu có thơng tin về thị trường thì chủ yếu tập trung ở số liệu của các hệ thống đại lý của công ty thông qua sản lượng, doanh số, tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Song công việc dự báo, phân tích được tiến hành một cách chung chung chưa áp dung ̣ nhiều các công cu ̣phân tich́ thớng kê . Do đó, cơng tác dự đốn xu hướng biến đởi của thị trường về chủng loại sản phẩm còn chưa tốt. Dòng chảy này mới chỉ được quan tâm ở các thị trường trọng điểm hoặc khi nhu cầu thị trường giảm sút hoặc có trục trặc thì mới quan tâm nhiều.
* Dòng chảy xúc tiến: Sự hỗ trợ về truyền tin sản phẩm cho các đại lý
bằng các hình thức quảng cáo, xúc tiến bán chưa được công ty chú ý thực hiện. Các hoạt động quảng cáo, khún mại có được tở chức thực hiện nhưng cường độ còn thấp, không liên tục nên không hiệu quả. Các hoạt động khuyến mại mới được áp dụng cho các đại lý, các nhà bán buôn, bán lẻ, những người mua hàng hố với sớ lượng lớn chứ chưa tới tận tay người tiêu dùng.
Do đặc điểm sản phẩm nên công ty sử dụng chiến lược phân phới ờ ạt. Vì vậy, có rất nhiều thành viên tham gia vào kênh ở mỗi cấp độ kênh khác nhau nên hoạt động quản lý kênh và liên kết các thành viên kênh là hết sức khó khăn. Mới quan hệ liên kết chủ yếu tập trung vào mối quan hệ giữa công ty với các đại lý của mình chứ chưa có sự liên kết trong tồn kênh. Tuy vậy, ngay cả mới liên kết này cũng khá lỏng lẻo. Công ty phát triển các hợp đồng với các đại lý của mình nhưng các hợp đờng chỉ có một sớ điều khoản cơ bản chứ chưa có những điều khoản chặt chẽ, cụ thể rằng buộc hoạt động của các đại lý với công ty.