Ch−ơng 3 : Giải pháp nâng
3.2.1.6 Quan tâm cải tiến công tác quản lý hồ sơ, nghiệm thu khố
Quản lý hồ sơ thi công khoa học giúp cho thời gian ký nghiệm thu xác nhận khối l−ợng ho"n th"nh rút ngắn, ghi nhận doanh thu v" thu hồi vốn nhanh. Thực tế hiện nay Lilama H" Nội đC quan tâm, cử ng−ời chuyên theo dõi, quản lý hồ sơ, nh−ng ch−a thực sự coi trọng công tác quan lý hồ sơ tại công tr−ờng, cụ thể tại cơng trình Nh" máy Bia H" Nội, cơng suất 200 triệu lít /năm tại Tiền Phong, Mê Linh, H" Nội. Công tác thi công đC đảm bảo đúng tiến độ v" yêu cầu chất l−ợng của chủ đầu t− – Tổng công ty cổ phần Bia R−ợu N−ớc giải khát H" Nội (Habeco) nh−ng các biên bản nghiệm thu mẫu 4a v" 5a theo quy định của Nh" n−ớc không đ−ợc ký kịp thời các bên liên quan do bên thi công khơng cung cấp đủ hồ sơ nh− nhật ký đóng cọc, bản vẽ ho"n công, chứng chỉ chất l−ợng ..., do vậy khơng có căn cứ để ký xác nhận
khối l−ợng cơng việc ho"n th"nh, dẫn đến không ghi nhận doanh thu v" thanh toán kịp thời, giảm hiệu quả sử dụng đồng vốn.
Do vậy, Lilama H" Nội cần phải xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tại cơng tr−ờng, đảm bảo hồ sơ đ−ợc lập kịp thời đ−ợc ký xác nhận đầy đủ theo quy định, quản lý khoa học, tạo điều kiện cho công tác ký nghiệm thu b"n giao, xác nhận khối l−ợng thanh tốn, quết tốn cơng trình v" thu hồi vốn nhanh.
3.2.1.7 Xây dựng chiến l−ợc đ o tạo v sử dụng lao động
Xây dựng chiến l−ợng đ"o tạo v" sử dụng lao động l" giải pháp nhanh nhất nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói riêng v" hiệu quả sản xuất kinh doanh của Lilama H" Nội nói chung.
Con ng−ời l" yếu tố trung tâm của doanh nghiệp, có ảnh h−ởng quyết định đến mọi yếu tố khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh h−ởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Vì vậy vấn đề quan tâm h"ng đầu của Lilama H" Nội l" khơng ngừng nâng cao trình độ của ng−ời lao động, bao gồm cả cán bộ quản lý v" ng−ời lao động trực tiếp. Khi trình độ ng−ời lao động đ−ợc nâng cao, không những ý thức, năng suất của ng−ời lao động đ−ợc nâng cao, m" còn giảm thiểu những sai sót do ch−a hiểu biết, tiết kiệm chi phí chi phí, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để l"m đ−ợc điều n"y Lilama H" Nội cần xây dựng chiến l−ợng đ"o tạo v" sự dụng lao động cụ thể:
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng, tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc, bao gồm cả cán bộ quản lý v" lao động trực tiếp. Đây l" cơ sở để lập kế hoạch đ"o tạo nâng cao chất l−ợng lao động, v" cũng l" cơ sở để xây dựng các mức l−ơng, thanh tốn l−ơng cho ng−ời lao động cơng bằng, minh bạch v" dân chủ nhất.
- Xây dựng cơ chế trả l−ơng hiện đại, trả l−ơng theo hiệu quả công việc đ−ợc đánh giá theo các hệ thống tiêu chuẩn đC ban h"nh, đảm bảo sự công
ngừng nâng cao hiện quả công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, cải tiến cách thức l" việc để đạt đ−ợc hiệu quả cao hơn.
- Xây dựng chính sách đCi ngộ bằng vật chất hoặc tinh thần rõ r"ng, hợp lý nh− chính sách khen th−ởng đối với những cá nhân, tập thể có những ý kiến, sáng tạo, việc l"m mang lại lợi ích chung cho cơng ty; nh−ng đồng thời cũng phải phê bình, phạt, kỷ luật những cá nhân, tập thế l"m tổn hại đến lợi ích, uy tín của cơng ty.
- Tăng c−ờng công tác quản lý, kiểm tra giám sát v" đánh giá chất l−ợng lao động thông qua các hệ thống tiêu chuẩn, mức độ thực hiện chính sách đCi ngộ của cơng ty, đảm bảo sự công bằng, minh bạch, dân chủ, kích thích tinh thần tự giác v" phấn đấu của mỗi ng−ời lao động, chủ động trong việc lập v" thực hiện cơng tác đ"o tạo bồi d−ỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ công nhân viên.
Xây dựng chiến l−ợc đ"o tạo v" sử dụng lao động trong cơng ty l" rất quan trọng, địi hỏi việc thực hiện phải nghiêm túc, linh hoạt v" có nghệ thuật mới phát huy tối đa hiệu quả. Đây l" giải pháp nhanh nhất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Lilama H" Nội.
3.2.1.8 Xây dựng v ban h nh chính sách tiến kiệm, chống lBng phí v các ph−ơng pháp kiểm tra, giám sát của Công ty .
Thực hiện tiết kiệm, chống lCng phí trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh l" việc l"m thiết thực để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Lilama H" Nội cần xây dựng, ban h"nh v" tổ chức các lớp h−ớng dẫn, tuyên truyền rộng rCi chính sách tiết kiệm, chống lCng phí v" các ph−ơng pháp kiểm tra, giám sát thực hiện cho cả bộ phận quản lý v" các đơn vị thi cơng trực tiếp. Thực hiện chính sách tiết kiệm, chống lCng phí, nh−ng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo lợi ích của các bên liên quan, đảm bảo không trái với các quy định chung của Nh" n−ớc.
3.2.1.9 Cập nhật v nâng cấp phần mềm ứng dụng trong quản lý.
ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật v"o công tác quản lý giúp cho việc tập hợp v" xử lý thơng tin nhanh chóng, chính xác để ban lCnh đạo công ty đ−a ra quyết định kịp thời, lắm bắt đ−ợc cơ hội trong sản xuất kinh doanh.
Phần mềm quản lý nhân sự: số l−ợng lao động của hiện nay của Lilama H" Nội bao 1553 ng−ời, bao gồm cả cán bộ quản lý v" công nhân trực tiếp. Với đặc thù của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp l" thi công trên nhiều địa b"n, l−ợng lao động trực tiếp lớn, th−ờng xuyên phải điều động giữa các đơn vị v" các cơng trình nền việc quản lý, chấm cơng v" thanh tốn l−ơng cần rất nhiều thời gian, mức độ chính xác ch−a cao. Việc đầu t− mua bộ phần mềm quản lý nhận sự l" rất cần thiết v" sẽ mang lại cho cơng ty nhiều lợi ích:
- Quản lý hồ sơ nhân cán bộ công nhân viên khoa học, tra cứu thơng tinh nhanh chóng.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đ"o tạo v" đ"o tạo lại kịp thời các cán bộ công nhân viên.
- Điều động lao động kịp thời theo yêu cầu của các đơn vị thi công nhằm đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng.
- Quản lý dễ d"ng v" đảm bảo các quyền lợi theo quy định cho ng−ời lao động.- Tính l−ơng, thanh tốn l−ơng chính xác, quản lý thu thuế thu nhập cá nhân chính xác hơn v" kịp thời, giảm bớt chi phí nhân cơng.
Phần mềm kế toán: Lilama H" Nội đang sử dụng phần mềm kế toán fast Accounting phiên bản 2005, đC cho thấy tính −u việt trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin v"o quản lý chi phí, cơng nợ phải thu, cơng nợ phải trả, h"ng tồn kho v" kịp thời đ−a ra các quyết định phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên để cập nhật kịp thời v" thực hiện theo các văn
quan tâm cập nhật các phiên bản mới của phần mềm fast đề nâng cao hiệu quả quản lý v" rộng hơn l" hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty
3.2.2 Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn 3.2.2.1 Nâng cao hiệu quản sử dụng vốn cố định
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định, công ty phải quản lý tốt cả về mặt giá trị v" hình thái hiện vật của vốn. Vốn cố định l" biểu hiện bằng tiền của t"i sản cố định, giá trị của t"i sản tham gia v"o quá trình sản xuất sẽ giảm dần do hao mịn hữu hình v" hao mịn vơ hình, bộ phận đại diện cho giá trị hao mịn hữu hình l" giá trị khấu hao đ−ợc cấu th"nh một phần trong giá trị sản phẩm, giá trị hao mịn vơ hình th−ờng khó xác định v" l"m mất giá của t"i sản cố định do lỗi thời, lạc hậu, do thừa hoặc không đủ tiêu chuẩn tham gia sản xuất,...
Quản lý mặt giá trị của vốn cố định: Hiện nay công ty đang áp dụng ph−ơng pháp tính khấu hao đ−ờng thẳng theo Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC về chế độ quản lý, sử dụng v" trích khâu hao t"i sản cố định. Lilama H" Nội cần phải xác định danh mục để theo dõi v" quản lý t"i sản cố định theo nguồn vốn hình th"nh l" vốn tự có hay vốn đi vay, từ đó đi đến việc sử dụng ngồn vốn khấu hao để tái đầu t− hoặc trả nợ tiền vay.
Quản lý mặt hiện vật của vốn cố định l" việc quản lý t"i sản cố định của cơng ty, địi hỏi có sự phân loại theo nhiều tiêu thức hác nhau để xác định yếu tố trọng tâm. Quản lý t"i sản cố định không chỉ đơn thuần l" quản lý vật chất m" cịn ph"i duy trì đ−ợc năng lực sản xuất của t"i sản.
Lilama H" Nội cần phải thực hiện đồng thời các sau để nâng cao hiệu quả vốn cố định:
Tăng c−ờng công tác quản lý t#i sản cố định
+ Xác định danh mục, lên kế hoạch đầu t− mua sắm đổi mới, bổ sung
trì v" nâng cao năng lực sản xuất để đáp ứng yêu cầu phát triển của của công
ty. + Quản lý chặt chẽ t"i sản cố định bằng việc mở sổ theo dõi, thẻ t"i sản cố định phản ánh chính xác sự biến động của t"i sản cố định.
+ Thanh lý các t"i sản cố định không cần dùng hoặc đC h− hỏng, xuống cấp, lạc hậu, không đầu t− v"o các t"i sản cố định ch−a cần dùng để tạo điều kiện đầu t−, đổi mới t"i sản tại ra năng lực sản xuất cao hơn, hiệu quả đồng vốn mang lại nhiều hơn.
+ Xây dựng kế hoạch, quy trình chi tiết bảo d−ỡng, sửa chữa t"i sản cố định nhằm hạn chế tối đa khả năng xảy ra hỏng hóc máy móc, l"m gián đoạn q trình sản xuất kinh doanh, l"m tăng chi phí, giảm hiệu quả sản xuất.
+ Chủ động thực hiện biện pháp phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh để hạn chế tốn thất vốn cố định do các nguyên nhân khách quan nh− mua bảo hiểm t"i sản, trích tr−ớc chi phí sửa chữa TSCĐ đặc thù, trích lập quỹ dự phịng t"i chính.
Xác định mức khấu hao, lập kế hoạch khấu hao v# quản lý khấu hao t#i sản cố định
Lilama H" Nội cần đánh giá t"i sản cố định cả về giá trị v" khả năng khai thác, xác định mức khấu hao cho từng loại t"i sản cố định phù hợp với yêu cầu công việc, khả năng khai thác v" hiệu quả t"i sản đó có thể mang lại, nh−ng vẫn phải đảm bảo nằm trong các nội dụng của Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC về chế độ quản lý, sử dụng v" trích khâu hao t"i sản cố định v" các quy định khác của Nh" n−ớc.
Để lựa chọn quyết định đầu t− đổi mới t"i sản cố định, nâng cao năng lực sản xuất của công ty, Lilama H" Nội phải lập kế hoạch khấu hao t"i sản cố định h"ng năm dựa trên mức trích khấu hao đC xây dựng,
Chú trọng đến công tác quản lý xây dựng cơ bản
nghiệp. Hiện nay, Lilama H" Nội đang triển khai xây dựng đầu t− xây dựng dự án Văn phòng l"m việc, trung tâm th−ơng mại v" nh" ở hỗn hợp tại 52 Lĩnh Nam, Ho"ng Mai, H" Nội với tổng mức đầu t− khoảng 450 tỷ đồng. Đây l" lần đầu tiên Lilama H" Nội đầu t− v"o lĩnh vực n"y. Công ty đC thi công xây dựng, lắp đặt ở nhiều cơng trình ở các mức quy mơ khác nhau, nên có nhiều kinh nghiêm thi cơng nh−ng lại ch−a có nhiều kinh nghiệm trong quản lý đầu t− xây dựng cơ bản ở lĩnh vực n"y.
Do vậy việc cần quan tâm hiện nay l" Lilama H" Nội phải chú trọng thực hiện bồi d−ỡng, nâng cao trình độ chun mơn cán bộ quản lý, giám sát v" thực hiện đầy đủ các quy chế đầu t− v" xây dựng, để đảm bảo dự án đ−ợc thi cơng đúng tiến độ, chất l−ợng v" có hiệu quả cao.
3.2.2.2 Nâng cao hiệu quản sử dụng vốn l−u độngQuản lý vốn bằng tiền Quản lý vốn bằng tiền
Công ty cần xác định mức dự trữ tiền mặt tại quỹ v" tổng mức d− nợ các ngân h"ng hợp lý để đảm bảo khả năng thanh toán, nắm bắt kịp thời các cơ hội trong sản xuất kinh doanh. Hạn chế chi thanh toán bằng tiền mặt, chuyển sang hình thức thanh tốn chuyển khoản qua các ngân h"ng để giảm các chi phí đi thu tiền, chi tiền, dự trữ, bảo quản tiền mặt v" đặc biệt l" an to"n v" tiết kiệm thời gian trong thanh toán.
Với đặc thù của doanh nghiệp xây lắp, giá trị thanh toán khối l−ợng ho"n th"nh lớn, nên l−ợng tiền tồn quỹ v" tiền gửi ln có biến động mạnh trong khoản thời gian ngắn, do phát sinh các khoản thanh toán của khách h"ng có giá trị lớn, v" chuyển trả cho các nh" cung cấp. Do vậy công ty cần đ−a ra kế hoạch ngân quỹ để sử dụng vốn bằng tiền có hiệu quả nhất.
Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Lilama H" Nội có các khoản phải thu t−ơng đối lớn v" không ngừng tăng theo chiều h−ớng phát triển quy mô của Công ty. Số dự nợ phải thu lớn tức l" doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn m" không thu đ−ợc khoản lCi n"o, dẫn
tới lCng phí nguồn lực, tăng các khoản chi phí quản lý nợ, ảnh h−ởng đến sự chủ động trong sản xuất kinh doanh. Lilama H" Nội cần coi trọng các biện pháp sau:
+ Theo dõi, quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu trong v" ngo"i doanh nghiệp với sự hỗ trợ của máy tính v" phần mềm chuyên nghiệp. Đôn đốc, nâng cao ý thức thu hồi nợ đúng kỳ hạn.
+ Đ−a bổ sung các quy định cụ thể, chặt chẽ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi bên, điều kiện v" thời hạn đ−ợc thanh toán v"o trong nội dung của hợp đồng kinh tế đ−ợc ký kết.
+ Quản lý chặt chẽ, phân loại phân loại các khoản nợ phải thu để có biên pháp xử lý kịp thời nh− thơng báo tr−ớc cho khách h"ng thời gian đến hạn trả nợ, gia hạn nợ, lập quỹ dự phịng phải thu khó địi v" để có kế hoạch sử dụng nguồn thu nợ kịp thời, hiệu quả.
Thúc đẩy hoạt động marketing, tăng sản l−ợng tiêu thụ để giảm l−ợng th#nh phẩm tồn kho
Giá trị tồn kho của Lilama H" Nội t−ơng đối lớn, không đều, chủ yếu l" l−ợng th"nh phẩm thép mạ kẽm, mạ m"u tồn kho nhiều sau mỗi đợt sản xuất. Việc tiêu thụ sản phẩm không kịp thời l" tăng các khoản chi phí quản lý kho, chí bảo quản sản phẩm, giảm giá trị th"nh phẩm do chất l−ợng giảm vì sự ảnh h−ợng của mơi tr−ờng, chi phí lCi vay vốn ngắn hạn để mua nguyên vật liệu, ...
l" giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Các cơng trình thi cơng có giá trị dở dang lớn cũng l" nguyên nhân l" tăng giá trị h"ng tồn kho.
Việc cần thiết để Lilama H" Nội cắt giảm chi phí, tăng vịng quay của vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn l" phải thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất: Quan tâm hơn nữa đến hoạt động marketing của công ty, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm thép mạ kẽm mạ m"u, giảm l−ợng th"nh phẩm tồn kho, để rút ngắn vòng quay của vốn ngắn hạn.
Thứ hai: Chủ động lập khối l−ợng công việc ho"n th"nh, đề nghị các bên liên quan v" chủ đầu t− xác nhận, để thanh toán thu hồi vốn, giảm giá trị dở dang tại cơng trình, nhất l" các cơng trình thi cơng trọn gói v" thanh tốn theo đầu mục cơng việc ho"n th"nh. Cụ thể nh− cơng trình Nh" máy Bia H" Nội cơng suất 200 triệu lít/năm, việc thanh tốn đ−ợc thực hiện theo hạng mục công việc ho"n th"nh,