PHẦN I : MỞ ĐẦU
PHẦN II : NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.2. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Cấp nước
2.2.3. Công tác tuyển dụng nhân lực
Để có một đội ngũ lao động có chất lượng, đáp ứng nhu cầu sản xuất và phát triển củaCông ty, công tác tuyển dụngrất được chú trọng vàđược tiến hành với sự tham gia của các bộ phận từ cấp lãnhđạo đến các phòng ban và phânxưởng.
Phòng Tổ chức - Hành chính tham mưu Ban lãnh đạo thực hiện tuyển dụng nhân sự theo Quy trình Tuyển dụng và đào tạo của Cơng ty được thể hiện ở Phụ lục 1,theo đóquy trình Tuyển dụng tuân thủ qua các bước sau:
Bước 1. Xác định yêu cầu tuyển dụng
Trên cơ sở định hướng phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh củaCông ty và tình hình nhân sự thực tế, Trưởng các phòng ban, đơn vị xác định nhu cầu
tuyển dụng ở từng vị trí cơng việc cụ thể thơng qua Phịng Tổ chức hành chính để trình Ban Giám đốc xem xét trên cơ sởPhiếu yêu cầu tuyển dụng. Trong đó nêu rõ các nội dung sau:
- Vị trí cần tuyển. - Số lượng.
- Tuyển mới.
- Tuyển thay thế cho. - Lý do tuyển dụng.
- Mô tả khối lượng công việc và yêu cầu công việc.
Bước 2. Phê duyệt:
Căn cứ vào công việc thực tế và kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, Ban Lãnh đạo xem xét mức độ cần thiết vị trí cơng việc tại các phịng ban, đơn vị chun mơn và tính bền vững nguồn lực thực tại, phê duyệt chuyển Phịng Tổ chức - Hành chính tham mưu tuyển dụng nhân sự theo các tiêu chuẩn, nguồn và hình thức tuyển chọn cụ thể:
Tiêu chuẩn tuyểnchọn: Tùy theo yêu cầu của từng vị trí cơng việc, căn cứ vào quy chế tuyển dụng của Công ty, việc tuyển dụng người lao động dựa trên các tiêu chuẩn cho ứng viên tham gia nhưsau:
- Trình độ chun mơn: Tùy theo từng vị trí cơng việc, địi hỏi ứng viên đã tốt nghiệp: trên Đại học, Đại học, Cao đẳng hay Trung cấp trở lên đúng với chuyên ngành;
- Có khả năng nắm bắt công việc nhanh, chăm chỉ, ham học hỏi, chịu được áp lực cơng việc, có kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm;
- Có tư cách đạo đức tốt, trung thực, có lối sống lành mạnh, biết nhẫn nại, khiêm tốn, hịa đồng với mọi người, có tinh thần trách nhiệm cao với cả gia đình và cộng động;
- Tư tưởng vững vàng, biết hi sinh lợi ích cá nhân vì tập thể, vì mục tiêu của Cơng ty; có ý thức chấp hành kỷ luậttốt;
- Có sức khỏe tốt, mong muốn được làm việc lâu dài cho Cơng ty; - Trìnhđộ ngoại ngữ: theo yêu cầu công việc cụthể;
Nguồn tuyển chọn: từ bên trong hoặc bên ngồi Cơng ty, có chính sách ưu tiên con emcán bộ công nhân viên trong Công ty.
Thơng báo tuyển dụng:
Khi có nhu cầu tuyển dụng, Phịng Tổ chức - Hành chính ra thơng báo tuyển dụng nhân viên trên E-Mail nội bộ của Công ty, đăng thông tin quảng cáo tuyển dụng trên báo Quảng Bình. Nội dung thơng báo tuyển dụng gồm: các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ.
Tiế p nhậ n và sơ loạ i hồ sơ tuyể ndụ ng
Phòng Tổ chức - Hành chính có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ tuyển dụng, loại những hồ sơ không đạt yêu cầu. Tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ nhưsau:
Về hình thức hồ sơ phải đầy đủ các giấy, tờ sau: +Đơn xinviệc;
+Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương);
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năngnghiệpvụcủa ứng viên (có chứngthực hoặc đốichiếuvớibản gốc);
+ Giấy khám sức khỏe (thời gian không quá 6 tháng); + Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếucó); + Bản saoCMND;
+ 04 tấm hình 3*4;
+ Quyết định thơi việc đơn vị cũ (nếucần);
Về nội dụng hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo u cầu tuyển dụng thơng qua phần trình bày của Đơn xin việc và Sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn; Ứng viên phải đựơc xác nhận có đủ sức khỏe thơng qua Giấy khám sức khỏe đãđựơc xác nhận của Cơ quan y tế có thẩm quyền.
Việc sàng lọc góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ, tiết kiện thời gian cho việc phỏng vấn các hồ sơ khơng đạt u cầu.
Hình thức tuyển dụng: Xét tuyển hoặc phỏng vấn để lựa chọn.
Trước đây hình thức tuyển dụng chủ yếu Công ty thực hiện là xét tuyển thơng qua hồ sơ. Hình thức này có ưu điểm là đơn giản, chi phí thấp tuy nhiên có
hạn chế là có thể có những ứng viên giỏi nhưng việc trình bày hồ sơ chưa được tốt, trong khi cácứng viên khác thiếu thành thật lại có thể dấu khuyết điểm khoe thành tích trong hồ sơ.Vì vậy hiện nayCơng ty kết hợp cảxét hồ sơ và phỏng vấn.
Sau khi thu nhận và xử lý sơ tuyển hồ sơ xin việc, Hội đồng tuyển dụng gửi thưmời,thông báođến cácứngcửviên và tổchứctiếnhành kiểmtra phỏngvấn.
Phỏng vấn sơ bộ:
- Yêu cầu ứng cử viên điền vào phiếu đăng ký tuyển dụng tạiCông tyđể làm cơ sở so sánh giữa các ứng cử viên và cung cấp thơng tin cần thiết cho các cuộc phỏng vấnsau;
- Tìm hiểuthêm những điểmcòn nghi ngờ, chưarõ rang trong hồ sơxin việc; - Tạo điều kiện cho các ứng cử viên hiểu biết thêm về Cơng ty và vị trí tuyểndụng.
Phỏng vấn chun môn:
- Hội đồng tuyển dụng xét duyệt mẫu đơn xin việc cùng với sơ yếu lý lịch để khai thác những kinh nghiệm cũ có liên quan đến vị trí tuyển dụng, q trình đào tạo liên quantrước kia vànhữngmốiquantâm đếncơng việc của ứng viên xin việc;
- Hội đồng tuyển dụng hỏi kiểm tra kiến thức chuyên môn và đưa ra các tình huống yêu cầu của vị trí tuyển dụng để các ứng viên trả lời và giải quyết tình huống, sau đó Hội đồng tuyển dụng đánh giá, nhận xét.
Bước 3. Thử việc:
Đối với người lao động được tiếp nhận thông qua tuyển dụng theo phê duyệt của Giám đốc, Phịng Tổ chức - Hành chính làm thủ tục ký kết hợp đồng lao động với người được tuyển dụng. Nội dung, thời hạn của hợp đồng lao động được thực hiện theo quy định tại chương 3 của Bộ Luật lao động năm 2012, các văn bản hướng dẫn thi hành của Chính phủ và được ký kết theo bản hợp đồng mẫu do Bộ Lao động thương binh và xã hội ban hành.
Lập thông báo thử việc trên cơ sở các yêu cầu đối với vị trí cơng việc tại các phịng ban chun mơn. Thơng báo ghi rõ công việc, thời điểm, thời gian thử việc và chế độ, quy định củaCông tyđối với lao động thử việc.Thời gian thử việc được áp dụng chunghiện nay là 2 tháng đối với cả nhân viên văn phịng cũng như cơng nhân trực tiếp sản xuất. Thơng báo thử việc được lập và gửi đến các phòng banđơn vị theo u cầu.
Các trưởng phịng nơi có nhân sự thử việc chịu trách nhiệm phân cơng cán bộ của phịng hướng dẫn cán bộ tập sự.
Bước 4. Đánh giá kết quả thử việc
Trên cơ sở thời gian thử việc tại phịng ban chun mơn,trưởng phịng nơi có cán bộ, nhân viên thử việc phải tiến hành đánh giá kết quả thử việc chuyển về Phòng TCHC.
Cán bộ, nhân viên thử việc phải có bản tự nhận xét kết quả và khả năng cơng tác của mình tại vị trí cơng việc đã thử việc thơng qua Trưởng phịng gửi đến phòng TCHC.
Căn cứ trên ý kiến đề xuất của các Trưởng bộ phận, bản tự nhận xét, đánh giá năng lực của nhân sự thử việc. Phòng TCHC tổng hợp danh sách những người đạt yêu cầu, trình Giámđốc phê duyệt và ký hợp đồng lao động chính thức.
Bước 5. Ký hợp đồng, lập hồ sơ theo dõi và quản lý CBCNV. Trách nhiệm Phòng TCHC.
Đối với các nhân sự đảm bảo tiêu chuẩn qua thời gian thử việc được ký hợp đồng lao động và bố trí vào các vị trí cơng việc trongCông ty.
Người lao động được ký hợp đồng lao động với thời hạn 12 tháng, sau 12 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng laođộng có thờ hạn 36 tháng, sau 36 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng không xác định thời hạn. Kể từ khi ký hợp đồng lao động, người lao động được hưởng 100% hệ số lương cấp bậc, được tham gia BHXH, BHYT theo quy định.
Phòng TCHC lập hồ sơ theo dõi và quản lý CBCNV thông qua Sổ theo dõi cán bộ, nhân viên (Lý lịch trích ngang)và sổ theo dõi q trình cơng tác.
Bước 6. Lưu hồ sơ
Hồ sơ tuyển dụng, đánh giá kết quả thử việc, Quyết định, Hợp đồng lao động được lưu tại phòng TCHC và phòng ban, cá nhân liên quan theo quyđịnh.
Tình hình tuyển dụng lao động trong thời gian qua được thể hiện ở bảng2.5. Trên cơ sở chiến lược kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực giai đoạn 2014- 2016 công tác tuyển dụng cơ bản tuân thủ quy trình vàđáp ứng được yêu cầu nhân lực cho Cơng ty.
Bảng2.5: Tình hình tuyển dụng lao độngtạiCơng ty CP Cấp nước Quảng Bìnhgiai đoạn 2014-2016
Nội dung 2014 2015 2016 So sánh 2015/2014 So sánh 2016/2015 KH TH KH TH KH TH +/- % +/- % I. Lao động (người) Phòng TCHC 1 1 1 1 -1 -100,00 Phòng KHKT 1 1 1 1 1 Phòng QHKH 1 1 2 2 1 1 1 100,00 -1 -50,00 Phòng KTTC 1 1 1 Bộ phận Thu ngân 2 3 3 3 5 5 2 66,67 Bộ phận Xây lắp 7 7 8 8 17 19 1 14,29 11 137,50 Tổng 11 12 15 15 25 27 3 25,00 12 80,00 II. Chiphí (đồng)
Thơng báo tuyển dụng 3.500.000 4.200.000 5.000.000 700.000 20,00 800.000 19,05 Xét hồ sơ 200.000 300.000 400.000 100.000 50,00 100.000 33,33 Phỏng vấn 1.000.000 1.200.000 1.500.000 200.000 20,00 300.000 25,00 Thử việc 1.500.000 2.000.000 2.200.000 500.000 33,33 200.000 10,00
Ký hợp đồng 300.000 300.000 600.000 300.000 100,00
Tổng 6.500.000 8.000.000 9.700.000 1.500.000 23,08 1.700.000 21,25 III. Chi phí/1 lao động
(đồng/người) 541.667 533.333 359.259 -8.334 -1,54 -174.074 -32,64
(Nguồn: Phịng Tổ chức- Hành Chính)
Có thể thấy trong các năm qua, số lượng người lao động được tuyển dụng vào Cơng ty khơng q lớn. Trong đóchủ yếu là bộ phận lao động trực tiếp (chiếm hơn 90%), số lao động tuyển dụng ở bộ phận văn phòng rất ít. Điều này là phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của đơn vị. Số lượng khách hàng tăng địi hỏi cơng nhân lắp đặt, ghi đọc đồng hồ, quản lý mạng cũng như nhân viên thu ngân tăng tương ứng trong khi đó lực lượng lao động gián tiếp về cơ bản đang đáp ứng được nhu cầu cơng việc củaCơng ty.
Chi phí tuyển dụng có tăng nhưng khơng đáng kể, trong đó chủ yếu là chi phí thơng báo tuyển dụng được thực hiện qua việc đăng báo Quảng Bình (năm 2015 và 2016 lần lượt tăng 700.000 đồng và 800.000 đồng đưa tổng chi phí tuyển dụng từ 6.500.000 đồng năm 2014 tăng lên 1.500.000 đồng năm 2015 tương ứng
23,08% và 1.700.000 đồng tương ứng 21,25% năm 2016). Trong khi đó số lượng lao động được tuyển dụng tăng mạnh (25% năm 2015 và 80% năm 2016) nên chi phí cho một lao động năm 2016 giảm mạnh (từ 541.667 đồng/người năm 2014 giảm xuống còn 359.259đồng/người).
Tuy nhiên thực tế qua các lần tuyển dụng, số người được tuyển dụng qua kênh thông tin quảng cáo trên báo chí là rất ít và còn lại đa số được tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của người thân nội bộ trong Công ty; đồng thời từ nguồn luân chuyển điều động từ nội bộ đơn vị.
Hình thức tuyển dụng này có mặt tích cực là các lần tuyển dụng được thực hiện nhanh, gọn, tiết kiệm được thời gian cho việc tuyển dụng; đối với việc luân chuyển điều động cán bộ trong đơn vị thì khuyến khích nhân viên bồi dưỡng, tự bồi dưỡng, có đội ngũ nhân viên có kiến thức vềCơng ty, có lịng trung thành vớiCơng ty, có đầy đủ thông tin về nhân viênvà nhân viên thuận lợi hơn trong việc thực hiện cơng việc bởi vì họ đã làm quen và hiểu được mục tiêu củaCông ty.
Song tuyển dụng từ nguồn nội bộ cũng có nhiều hạn chế: trong khi chi phí thơng báo tuyển dụng chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí thì lại khơng tận dụng được, gây lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp. Đồng thời không thu hút được những người có trình độ cao từ ngồi doanh nghiệp, có thể gây hiện tượng chai lì, xơ cứng do nhân viên rập khuôn theo cách làm cũ, thiếu sáng tạo; khâu phỏng vấn tuyển dụng chỉ là hình thức, khơng có tính cạnh tranh, có những lúc phải tuyển dụng cả những người khơng đạt yêu cầu, do áp lực từ các mối quan hệ quen biết.
Mặt khác, các thành viên trong hội đồng tuyển dụng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm chứ gần như chưa qua huấn luyện kỹ năng có liên quan (kỹ năng phân tích, kỹ năng phỏng vấn), chưa thực hiện được việc phân tích cơng việc thơng qua bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các chức danh trong Công ty để làm căn cứ tuyển dụng. Do vậy dẫn đến tình trạng nhân sự mới dù đáp ứng được một số yêu cầu về bằng cấp, trình độ chun mơn và kinh nghiệm nhưng Cơng ty cũng phải mất rất nhiều thời gian để đào tạo lại họ cho phù hợp với yêu cầu công việc. Một thực tế đang diễn ra tại Công ty là do tuyển quá nhiều con cháu dẫn đến sự mất đoàn kết trong nội bộ vì một bộ phận lao động ỷ vào các mối quan hệ của mình mà lười lao động hoặc coi thường những người khác trongCông ty.
Công tác kiểm tra sức khỏe Công ty dựa chủ yếu vào giấy khám sức khỏe mà các ứng viên nộp trong hồ sơ. Do vậy sẽ rất khó đảm bảo tính trung thực dẫn đến trường hợp nhân viên được tuyển dụng nhưng sau đó nghỉchữa bệnh do khơng đảm bảo sức khỏe, gây thiệt hại về vật chất cũng như mặt chất lượng thực hiện công việc đối vớiCông ty.