tại ngân hàng.
1.2.3.2 Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cườngkiểm kiểm
soát nội bộ tại các ngân hàng
Tổ chức hạch toán kế toán trong các NHTM tuy có những khác biệt so với các ngành kinh tế khác, song nội dung chủ yếu của tổ chức hạch toán kế
toán theo giai đoạn kết hợp với các phương pháp kế toán trong các phần hành kế toán trong các ngân hàng cũng gồm có các cơng việc sau:
Thứ nhất, tổ chức bộ sổ kế toán phù hợp với hệ thống phương pháp kế toán. Cụ thể:
Một là, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán ngân hàng là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành tại các ngân hàng. Nó là căn cứ pháp lý cho việc hạch toán hàng ngày trong quá trình hoạt động của ngân hàng. Đặc trưng của chứng từ ngân hàng là có khối lượng lớn, đa chủng loại và luân chuyển phức tạp. Theo nguồn gốc, có chứng từ do khách hàng lập, chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do ngân hàng khác chuyển giao. Do đối tượng hạch toán kế toán của ngân hàng là tiền, một sai sót cũng có thể gây hậu quả lớn, vì vậy, các chứng từ ngân hàng trước khi hạch toán vào các loại sổ sách ln được kiểm sốt kỹ về tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, tính chính xác của số liệu ghi trên chứng từ, kiểm tra ký hiệu mật ghi trên chứng từ và kiểm soát đối chiếu dấu, chữ ký trên chứng từ. Đặc biệt, quá trình luân chuyển chứng từ luôn được chú trọng và được quy định cụ thể từ khâu tiếp nhận và kiểm soát chứng từ, xử lý chứng từ, xử lý chứng từ, hạch toán vào sổ sách kế tốn, đóng chứng từ, xử lý chứng từ thành tập nhật ký đến khâu cuối cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ. Việc quy định hệ thống chứng từ phù hợp đã đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kiểm soát chặt chẽ và xử lý kịp thời, đảm bảo độ chính xác góp phần cung cấp các thơng tin nhanh và chính xác phục vụ kiểm sốt nội bộ tại các ngân hàng.
Hai là, tổ chức hệ thống TK và sổ kế toán tổng hợp: Hệ thống TK kế tốn ngân hàng là cơng cụ để ghi chép phản ánh hàng ngày đối với hoạt động nguồn vốn và sử dụng vốn tại các ngân hàng. Hệ thống TK kế toán áp dụng cho NHNN riêng và hệ thống TK áp dụng cho các ngân hàng trung gian
riêng: NHNN áp dụng Hệ thống TK Kế toán NHNN ban hành theo Quyết định Số 425/1998/QĐ-NHNN ngày 17/12/1998 của Thống đốc NHNN (được sửa đổi bổ sung theo Quyết định Số 1638/2003/QĐ-NHNN ngày 26/12/2003); NHTM áp dụng theo Hệ thống TK Kế toán các TCTD ban hành theo Quyết định Số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 và Quyết định Số 807/2005/QĐ-NHNN ngày 01/06/2005 của Thống đốc NHNN (được sửa đổi, bổ sung theo Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN ngày 10/07/2006. Hiện nay, tuy Hệ thống TK của từng ngân hàng có thể khơng giống nhau, song hệ thống TK mà các ngân hàng đang áp dụng cũng như hệ thống TK kế toán của các ngành kinh tế khác cũng gồm có các TK nội Bảng và TK ngoại Bảng và cũng được phân thành TK tổng hợp và TK chi tiết. Hệ thống TK tổng hợp do NHNN quy định từ cấp I đến cấp III; các ngân hàng trung gian tùy theo yêu cầu nghiệp vụ của mình quy định các TK cấp IV, cấp V và các TK chi tiết một cách phù hợp. Trong hệ thống đó NHNN quản lý tới TK cấp III để đảm bảo thống nhất chỉ tiêu báo cáo, lập bảng cân đối thống kê tiền tệ và bảng cân đối thanh tốn quốc tế của tồn ngành. Việc quy định hệ thống TK kế toán tổng hợp và chi tiết trong các ngân hàng cùng với việc ứng dụng cơng nghệ tin học trong tổ chức hạch tốn kế tốn đã giúp cung cấp các thơng tin tổng hợp và chi tiết một cách nhanh chóng và chính xác phục vụ cho việc đạt được các mục tiêu hiệu quả hoạt động và mục tiêu thông tin của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các NHTM.
Hạch tốn tổng hợp là hình thức tập hợp số liệu của hạch tốn chi tiết theo các chỉ tiêu TK tổng hợp (từ cấp I đến cấp III) để cung cấp những thông tin kinh tế tổng hợp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành hoạt động của ngân hàng và kiểm tra trở lại đối với hạch tốn chi tiết. Các sổ của hình thức này là: Nhật ký chứng từ, bảng kết hợp TK, sổ cái và bảng cân đối TK ngày. Để hình dung rõ hơn có thể xem sơ đồ tổ chức hạch tốn tại ngân hàng trong điều kiện
cơng nghệ kế tốn ngân hàng ở trình độ thấp (Sơ đồ 1.1). Trong điều kiện cơng nghệ kế tốn hiện đại, kế tốn tổng hợp có thể thực hiện đồng thời. Từ cơ sở dữ có khi được nhập số liệu của các nghiệp vụ phát sinh vào máy tính, sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết sẽ có được từ kết quả xử lý của hệ thống. Như vậy, mối quan hệ giữa sổ tổng hợp và chi tiết trong các ngân hàng đảm bảo sự chính xác giữa thơng tin tổng hợp và chi tiết sẽ có được kết quả xử lý của hệ thống. Như vậy, mối quan hệ giữa thông tin tổng hợp và chi tiết, cung cấp các thông tin cho quản lý cũng như kiểm soát nội bộ đơn vị từ chi tiết đến tổng hợp một cách chính xác giữa thơng tin tổng hợp và chi tiết, cung cấp các thông tin cho quản lý cũng như kiểm soát nội bộ đơn vị chi tiết đến tổng hợp một cách chính xác, đầy đủ.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức hạch toán kế toán tại một ngân hàng
Ghi sổ hàng ngày ----------------------► Ghi sổ định kỳ
Quan hệ đối chiếu 4..........►
1. Căn cứ chứng từ vào sổ hạch tốn phân tích (sổ phụ)
3. Cuối ngày khóa sổ phụ để lập bảng kết hợp TK cấp I
4. Đối chiếu số liệu giữa nhật ký chứng từ và bảng kết hợp TK 5. Căn cứ bảng kết hợp TK để vào sổ tổng hợp.
6. Căn cứ sổ tổng hợp để lập bảng cân đối TK ngày.
7. Cuối tháng cộng doanh số hoạt động trong tháng để lên kết hợp TK tháng.
8. Căn cứ bảng kết hợp TK tháng để lên cân đối TK tháng.
Ba là, tổ chức hệ thống sổ kế tốn chi tiết chi phí, lãi suất vay: Hạch tốn chi tiết là hình thức kế toán phản ánh một cách chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại vốn, từng loại tài sản, từng mặt nghiệp vụ, theo từng khách hàng. Các sổ trong hình thức này gồm: Sổ chi tiết thơng thường như sổ TK tiền gửi, TK cho vay; sổ chi tiết nhật ký nghiệp vụ; dùng chứng từ như một sổ chi tiết (thẻ thanh toán, sổ tiết kiệm).
Bốn là, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế tốn của ngân hàng cũng gồm có báo cáo tài chính và báo cáo qu ản trị. Báo cáo tài chính là một phương pháp dùng để tổng hợp số liệu từ sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính nhằm phản ánh một cách tổng qt tình hình nhận vốn, sử dụng vốn cho vay, thu hồi nợ vay, thu lãi, thu phí và kết quả hoạt động nghiệp vụ của các ngân hàng. Với đặc điểm là các ngân hàng đã áp dụng máy vi tính vào cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn nên ngoài việc gửi các báo cáo bằng giấy thì các ngân hàng cịn phải gửi cho NHNN các file dữ liệu qua đường truyền tin hoặc bằng đĩa mềm. Các báo cáo tài chính mà các ngân hàng phải lập định kỳ theo tháng, quý, năm gồm: Bảng cân đối TK kế toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Ngồi ra, để đáp ứng việc chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạt động ngân hàng cũng như chức năng ngân hàng trung ương của NHNN, các ngân hàng còn phải lập các báo cáo thống kê cung cấp thông tin cho NHNN theo Quyết định
477/2004/QĐ-NHNN ngày 28/04/2006 của Thống đốc NHNN. Ngồi các báo cáo tài chính và báo cáo th ống kê được NHNN quy định, tùy theo yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị, các ngân hàng cũng có quy định thêm các mẫu báo cáo quản trị phục vụ công tác quản lý điều hành nội bộ đơn vị. Các báo cáo quản trị phản ánh chi tiết tình hình hoạt động của đơn vị như: Báo cáo nguồn vốn, báo cáo cho vay, báo cáo s ố dư tiền gửi khách hàng,... Các báo cáo quản trị này có vai trị hết sức quan trọng trong việc kiểm sốt và quản lý điều hành trong các ngân hàng, giúp Ban lãnh đạo ngân hàng kịp thời ra các quyết định phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các ngân hàng. Hệ thống báo cáo của các ngân hàng trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo ra một hệ thống thông tin đáng tin cậy, đảm bảo các thơng tin kế tốn cung cấp chính xác, đầy đủ và cập nhật, rất thuận lợi cho kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng.
Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ
Tổ chức bộ máy kế tốn khoa học chính là yếu tố quyết đinh nâng cao hiệu suất cơng tác và chất lượng thơng tin kế tốn với việc tiết kiệm tối đa chi phí cho cơng tác kế tốn. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn trong các pháp nhân NHTM có thể thực hiện theo một trong các hình thức sau: Mơ hình kế tốn phân tán, mơ hình kế tốn tập trung, mơ hình kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán.
Tại các NHTM: Toàn bộ hệ thống từng NHTM là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, các chi nhánh ngân hàng tại các tỉnh, thành phố hoặc khu vực là các đơn vị hạch toán báo sổ. Tại các HSC (cấp chủ quản) tuỳ theo từng mơ hình có Ban tài chính kế tốn hoặc phịng tài chính kế tốn đứng đầu là kế tốn trưởng, tại chi nhánh có phịng tài chính kế tốn đứng đầu là trưởng phịng tài chính kế tốn.
Tại các chi nhánh ngân hàng tỉnh, thành phố, khu vực (đơn vị cơ sở) thơng thường theo hai mơ hình sau: Mơ hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “nhiều cửa”: là mơ hình tổ chức truyền thống của các ngân hàng, kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán theo quy định, khách hàng phải qua nhiều khâu, cửa để hồn thành giao dịch của mình. Mơ hình giao dịch “một cửa”: Là mơ hình cho phép khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng chỉ giao dịch với một cán bộ ngân hàng vẫn có thể giải quyết tồn bộ các nhu cầu của mình về tiền gửi, thanh tốn, mua bán ngoại tệ, tiền vay... Cán bộ kế toán giao dịch với khách hàng vừa làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa là thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền theo hạn mức quy định.
Lao động trong bộ máy kế tốn được bố trí theo các nguyên tắc là bất kiêm nhiệm, nguyên tắc kiểm soát nội bộ, nguyên tắc kế toán trưởng và nguyên tắc an tồn tài sản. Nghĩa là khơng bố trí một người phụ trách các cơng việc khác nhau mà có thể lợi dụng để tham ơ cơng quỹ, bố trí nhân viên đảm bảo mỗi hoạt động của ngân hàng đều phải được kiểm tra qua ít nhất hai người và bộ phận kế toán ngân hàng được đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất cơng tác kế tốn trong từng đơn vị. Như vậy, có thể thấy các nguyên tắc được áp dụng trong việc tổ chức bộ máy kế toán của các đơn vị ngân hàng cũng như việc bố trí, phân cơng lao động trong tổ chức bộ máy kế tốn đã góp phần kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng đồng thời đảm bảo các nghiệp vụ được tuân thủ theo các quy định của ngân hàng giúp thực hiện tốt các mục tiêu vầ tuân thủ pháp luật, đảm bảo hiệu quả hoạt động cũng như mục tiêu thơng của thống kiểm sốt nội bộ tại các ngân hàng.
1.3Kinh nghiệm của các ngân hàng ở một số nước Châu Á
Hệ thống tài chính ngân hàng Hàn Quốc cho đến nay bao gồm Ngân hàng trung ương, các ngân hàng thương mại, các ngân hàng chuyên doanh và
năm 1950, Luật ngân hàng Hàn Quốc đã có hiệu lực. Bước qua thập niên 70, hàng loạt các ngân hàng thương mại ra đời góp phần đa dạng hóa nghiệp vụ kinh doanh, huy động, cho vay, đầu tư chứng khoán, dịch vụ ngân hàng... Đến năm 1995, Hàn Quốc đã có 25 ngân hàng thương mại với 209 chi nhánh ngân hàng ở nước ngoài, 7 ngân hàng lớn của Hàn Quốc được xếp vào trong danh sách 200 ngân hàng đứng đầu thế giới. Ngay từ khi mới ra đời cho đến nay, hệ thống ngân hàng Hàn Quốc vẫn đặt dưới sự kiểm sốt chặt chẽ của Chính phủ, ngân hàng trở thành kênh cung ứng vốn quan trọng cho nền kinh tế.
Hệ thống ngân hàng Thái Lan bao gồm Ngân hàng trung ương Thái Lan (Bank of Thailand -BOT), ngân hàng thương mại, ngân hàng chuyên doanh nhà nước, các cơng ty tài chính... Ngân hàng Thái Lan được thành lập từ năm 1942 được coi như là ngân hàng trung tâm của cả nước; giữ vai trò ngân hàng của các ngân hàng và chịu ảnh hưởng rất lớn của các chi nhánh ngân hàng phương Tây.Hệ thống ngân hàng ở Thái Lan phát triển mạnh theo xu hướng xây dựng mơ hình tập đồn ngân hàng, nhiều ngân hàng trong nước đã mở được các chi nhánh ở nước ngoài hoặc liên doanh với các ngân hàng ở nước ngồi. Đến năm 1997, Thái Lan có 63 ngân hàng trong số đó có 10 ngân hàng thuộc sở hữu nhà nước. Hoạt động của các ngân hàng thương mại đã đóng góp quan trọng đối với nền kinh tế Thái Lan.
Quá trình phát triển kinh tế với tốc độ tăng trưởng cao của Singapore cần phải kể đến sự thành cơng của lĩnh vực tài chính, ngân hàng, những tồ nhà chọc trời tập trung ở khu vực trung tâm kinh tế lớn trở thành biểu tượng hùng vĩ của ngành dịch vụ tài chính Singpore. Đến cuối thập niên 80 ở Singapore đã có hơn 200 ngân hàng thương mại (commercial bank), và ngân hàng dịch vụ thương mại (merchant bank ) với vốn tự có lên đến 200 - 300 tỷ USD . Đến giữa thập niên 90, Singapore đã có trên 140 ngân hàng thương mại sau giai đoạn cải cách sắp xếp lại hệ thống ngân hàng nhằm xây dựng hệ
thống ngân hàng vững mạnh có khả năng cung cấp đầy đủ dịch vụ tài chính đáp ứng cho nền kinh tế cùng với sự phát triển của thị trường tài chính vững mạnh. Hệ thống ngân hàng Singapore bao gồm Ủy ban tiền tệ Singapore, ngân hàng thương mại, ngân hàng thương mại dịch vụ, ngân hàng tiết kiệm bưu điện, cơng ty tài chính.. .Trong đó Ủy ban tiền tệ Singapore do Bộ tài chính Singapore thành lập từ năm 1971 để giám sát các tổ chức tài chính và thực thi chính sách tiền tệ. Ủy ban tiền tệ Singapore chịu trách nhiệm đối với tất cả các chức năng ngân hàng trung ương. Các định chế tài chính cịn lại hoạt động đẩy mạnh việc lơi cuốn các tổ chức tài chính nước ngồi, để phát triển ngân hàng thương mại theo hướng ngân hàng hiện đại, chú trọng đổi mới công nghệ và đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng yêu cầu dịch chuyển vốn trên thị trường.
Trong cơng tác hạch tốn kế tốn ở các nước phát triển như Singapore, Thái Lan, Hàn Quốc ... các ngân hàng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý nhằm góp phần tiết kiệm nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng thơng tin từ đó tiết kiệm chi phí cho đơn vị. Ứng dụng những thành tựu khoa