XXX X XX X X
38 32/QT Bảng kê tài khoản tiền vay của các công ty trực thuộc tại chi nhánh 3933/QTTổng hợp mẫu biểu quyết toán toàn chi nhánh NHNo loại 1,
3.2.3 Hồn thiện tổ chức bộ sổ kế tốn
Hệ thống sổ kế toán của Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội về cơ bản là phù hợp và đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh và cung cấp thông tin cho quản lý cũng như công tác kiểm tra, kiểm sốt. Tuy nhiên vẫn cịn một số vấn đề sửa đổi, bổ sung để hệ thống sổ của Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội được hoàn thiện hơn.
Hiện nay, Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội cũng như các đơn vị khác trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam áp dụng hình thức “Nhật ký chung”. Sổ nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Như vậy, sổ nhật ký chung chỉ có tác dụng đối với trường hợp khi tổ chức hạch tốn kế tốn cịn chưa sử dụng phần mềm kế toán, sổ nhật ký chung làm căn cứ để ghi sổ cái. Khi đã ứng dụng phần mềm kế toán, sau khi chứng từ được nhập vào máy, được cán bộ kiểm soát kế toán kiểm tra và ký duyệt chứng từ trên máy, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết sẽ được kết xuất trực tiếp từ chương trình thì sổ nhật ký chung sẽ khơng cần thiết nữa. Vì vậy, với việc đưa phần mềm kế toán giao dịch vào sử dụng tại các đơn vị trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam sẽ hiệu quả đáp ứng được mục tiêu cấp thơng tin chính xác của kiểm tốn nội bộ.
3.2.4Hồn thiện tổ chức báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo của chi nhánh về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cơng tác quản lý và kiểm sốt nội bộ của ngân hàng. Tuy nhiên, để phục vụ yêu cầu quản lý cũng như việc tổ chức hạch toán kế toán của Ngân hàng cần bổ sung thêm một số báo cáo sau:
Thứ nhất, Hiện tại đối với giao dịch đầu tư tiền gửi và giao dịch mua bán ngoại tệ trên thị trường liên ngân hàng đôi khi phát sinh những giao dịch khách hàng chuyển trả không đúng hạn theo hợp đồng. Trong trường hợp này, ngồi việc thanh tốn lãi gốc và lãi trong hạn, khách hàng phải thanh toán cả phần lãi phạt do khách hàng chậm trả. Việc thanh toán lãi phạt hiện tại được kế toán viên của Ngân hàng hạch tốn thủ cơng vào hệ thống theo từng hợp đồng cụ thể. Tuy nhiên hiện tại kế toán viên mới chỉ hạch toán phần lãi chậm trả trên theo đúng tài khoản, cịn thơng tin về việc khách hàng chậm thanh toán chưa được bộ phận kế toán báo cho các bộ phận có liên quan được biết. Vì vậy nên lập thêm mẫu “ Báo cáo tổng hợp tình hình các khoản đầu tư liên ngân hàng quá hạn hàng quý ” (chi tiết Bảng 3.1). Báo cáo này sẽ phản ánh chi tiết tình hình chậm thanh tốn của các đối tác trên thị trường liên ngân hàng. Hàng tháng, Phịng Kế tốn ngân quỹ sẽ lập báo cáo này và gửi cho Ban Tài chính kế tốn và Ngân quỹ, Trung tâm phòng ngừa và xử lý rủi ro. Báo cáo này sẽ là một trong những căn cứ để Trung tâm phòng ngừa và xử lý rủi ro đánh giá uy tín các đối tác, xếp hạng đối tác và trình ban lãnh đạo để xác lập hạn mức mới cho các đối tác. Việc đánh giá đối tác và xếp hạn mức cho các đối tác của NHNo&PTNT Việt Nam được thực hiện trong từng thời kỳ và càng đặc biệt quan trọng trong các giai đoạn nền kinh tế có những đột biến như suy thối, khủng hoảng.
Thứ hai, đối với nghiệp vụ hoán đổi lãi suất, hiện tại với mỗi hợp đồng hoán đổi lãi suất giao dịch viên sẽ nhập vào chương trình phần mềm để theo
Ngân hàng
Chi tiết giao dịch Chi tiết chậm trả
Ghi chú Loại tiền tệ Số tiền giao dịch Ngày phát sinh Ngày đến hạn lãi suất Số tiền chậm trả Ngày thanh toán Số lãi phạt Tổng cộng
dõi. Khi đó, chương trình sẽ xuất ra cho kế tốn các bảng theo dõi luồng tiền hoán đổi đi và luồng tiền hoán đổi đến của giao dịch trên.
Những bảng kê chi tiết trên chỉ phục cho việc theo dõi theo hợp đồng và luồng tiền thanh toán theo hợp đồng. Mặt khác, hiện tại chương trình phần mềm theo dõi này cũng chỉ hỗ trợ việc theo dõi luồng tiền mà không hỗ trợ việc hạch toán kế toán. Căn cứ vào từng hợp đồng cụ thể và bảng kê tương ứng của hợp đồng, kế toán hạch toán các bút toán trao đổi luồng tiền trong chương trình kế tốn thích hợp.
Để thuận tiện cho công tác kế toán, tác giả đề nghị bổ sung thêm “Báo cáo luồng tiền giao dịch”. Báo cáo luồng tiền giao dịch là một báo cáo tổng hợp cả luồng tiền đi và đến. Vì vậy, căn cứ vào số liệu hàng ngày của báo cáo, thanh tốn viên hàng ngày có thể đối chiếu tổng doanh số phát sinh ngày với số chi tiết của từng hợp đồng theo ngày và việc đối chiếu như vậy sẽ tránh được tình trạng bỏ sót hợp đồng và khơng hạch tốn đủ luồng tiền hoán đổi vào chương trình kế tốn dẫn đến số liệu kế tốn khơng chính xác. Báo cáo này cũng là một báo cáo quan trọng để kế toán đối chiếu với các báo cáo khác như các báo cáo về lợi nhuận, doanh số của giao dịch hoán đổi lãi suất.
Việc bổ sung thêm báo cáo này sẽ giúp thuận tiện cho kế toán trong việc đối chiếu số dư trên hồ sơ với số liệu trên cân đối kế toán và hỗ trợ cho cơng tác kiểm sốt nội bộ nhanh chóng thuận tiện.
Bảng 3.1: Báo cáo tổng hợp tình hình các khoản đầu tư liên ngân hàng quá hạn hàng quý
Lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn, bố trí đủ cán bộ có chất lượng và số lượng kế tốn đồng thời tăng cường cơng tác đào tạo và tự đào tạo cho cán bộ làm cơng tác kế tốn đảm bảo u cầu kiểm soát nội bộ.
Để đảm bảo cơng tác hạch tốn kế tốn được thực hiện theo đúng quy định của NHNo&PTNTVN nói chung và NHNo&PTNT Bắc Hà Nội nói riêng, cần phải chọn lựa, đào tạo nhân viên Ngân hàng trở thành những nhân viên giỏi về chun mơn, nghiệp vụ, có tư cách phẩm chất, đạo đức tốt.
Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh được thực hiện phân công cụ thể theo từng nghiệp vụ trong từng phần hành tương đối phù hợp với quy mơ và số lượng kế tốn hiện có. Do vậy, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều đảm bảo yêu cầu kiểm soát nội bộ của Ngân hàng là phải được kiểm tra qua ít nhất là 2 người: một thanh toán viên và một kiểm soát.
Bộ phận hậu kiểm: gồm 3 người là những cán bộ chưa thực sự có nhiều kinh nghiệp trong tất cả các mảng nghiệp vụ. Tuy nhiên công việc của bộ phận này lại tương đối nhiều. Đó là kiểm tra lại tồn bộ các chừng
từ kể cả hạch tốn thủ cơng hay hạch toán tự động của tất cả các giao dịch viên, của tất cả các phân hệ về tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ và phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh..., đối chiếu và chấm các báo cáo theo quy định của Ngân hàng.
Việc hậu kiểm chứng từ là vô cùng cần thiết nhằm phát hiện ra gian lận và sai sót trong kế tốn. Khác với các doanh nghiệp, tại ngân hàng sau khi hoàn tất bộ chứng từ được kiểm soát viên duyệt trong hệ thống kế toán, kế toán viên phải sắp xếp lại bộ chứng từ theo bảng liệt kê giao dịch và giao nộp cho bộ phận hậu kiểm để kiểm tra lại. Theo mơ hình ngân hàng hiện đại, bộ phận hậu kiểm có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt lại tồn bộ các bộ chứng từ này thông qua việc kiểm tra tính hợp. Do vậy, để thực hiện tốt cơng việc của mình cán bộ hậu kiểm phải là những người có kinh nghiệm và trình độ chun mơn giỏi. Tuy nhiên, cơng tác hậu kiểm chưa được coi trọng, nên bố trí cán bộ làm cơng tác hậu kiểm là những cán bộ ít kinh nghiệm. Do vậy, kiến nghị của Tác giả là Ngân hàng cần bố trí những cán bộ làm cơng tác hậu kiểm phải là những cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chun mơn cao. Hiện tại, nghiệp vụ hàng ngày phát sinh nhiều, nhiều khi 3 hậu kiểm làm việc không xuể nên đôi khi dẫn đến việc kiểm tra chứng từ đủ về mặt số lượng mà không quan tâm đến tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Vậy, trước mắt nên bổ sung thêm 2 người cho bộ phận hậu kiểm để bộ phận này có thể đáp ứng trước mắt về u cầu của cơng việc.
Mặt khác, Phịng Kế tốn nên trình Ban lãnh đạo tách Bộ phận Hậu kiểm thành Phịng riêng vì theo những phân tích ở trên Bộ phận Hậu kiểm hồn tồn độc lập với các bộ phận khác trong Phịng Kế tốn. Hơn nữa, vì Bộ phận Hậu kiểm thuộc chung phịng với các bộ phận kế tốn khác nên đơi khi nảy sinh tình trạng cán bộ của Bộ phận Hậu kiểm châm chước cho cán bộ kế toán khi phát hiện ra sai sót.
Việc phân cơng cơng việc giữa các cán bộ nghiệp vụ nên được luân chuyển 6 tháng một lần, đảm bảo khách quan và tạo điều kiện thuận lợi cho một nhân viên kế tốn có thể thơng thạo nhiều nghiệp vụ, đồng thời tránh sai sót hệ thống do một cán bộ đảm nhiệm công việc quá lâu và tăng khả năng sáng tạo, cải tiến công việc sao cho khoa học và hợp lý khi người được giao công việc khác sẽ có điều kiện phát huy sáng tạo của mình vào cơng việc mới.
Để tăng cường công tác tự kiểm tra của bản thân kế toán trong việc tổ chức hạch tốn kế tốn, Trưởng phịng cần kiểm tra đột xuất hoạt động của từng mảng nghiệp vụ, định kỳ hàng tháng kiểm tra số liệu của từng phân hệ kế toán phần hành cụ thể lên phân hệ kế toán tổng hợp, kịp thời phát hiện cá c sai sót, chênh lệch để có biện pháp xử lý kịp thời. Công việc khi được bàn giao từ người này cho người khác cần nghiêm chỉnh chấp hành việc lập biên bản bàn giao công việc giữa người cũ và người sẽ đảm nhận công việc trong thời gian tới. Biên bản được lập phải có xác nhận của Trưởng phịng. Cơng việc này được thực hiện nghiêm túc sẽ tạo cho cơng tác tổ chức hạch tốn kế toán đi vào nề nếp, phân định rõ trách nhiệm của từng người do vậy nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cán bộ, tạo thuận lợi cho kiểm soát nội bộ tại chi nhánh.
Hơn nữa, đội ngũ cán bộ nhân viên, một nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt cần được đào tạo, bồi dưỡng để trở thành đội ngũ nhân viên có năng lực, chuyên nghiệp, có trách nhiệm và đáng tin cậy để hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như bộ máy hoạt động của Ngân hàng phát huy tối đa hiệu quả.