- Ngoại tệ quy
T- nhân, cá thể luôn là mục tiêu tập trung và mở rộng tín dụng của NHNo&PTNT Bắc Hà Nội chính vì thế kinh tế t nhân, cá thể có quan hệ vay
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hiện nay của NHNo&PTNT Việt Nam dựa theo Quyết định 1697/QĐ-NHNo-TCKT ngày 27/06/2006 của Tổng giám đốc trên cơ sở Quyết định Số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc NHNN Việt Nam về việc ban hành Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng.
- Chứng từ kế toán ngân hàng là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi chép, hạch toán vào sổ sách kế toán ngân hàng.
- Chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.
* Chứng từ bằng giấy là chứng từ được lập trên giấy theo mẫu in sẵn hoặc chứng từ được in ra từ chương trình giao dịch theo quy định.
* Chứng từ điện tử là các căn cứ chứng minh bằng dữ liệu thông tin trên vật mang tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
* Chứng từ điện tử được lưu trữ trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán và các thiết bị lưu trữ khác.
- Lập chứng từ kế toán:
Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng (bao gồm chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải lập đúng mẫu và ghi (hoặc nhập) đầy đủ các yếu tố trên chứng từ.
Đối với các chứng từ do khách hàng (hoặc ngân hàng) lập trên mẫu in sẵn như: séc, giấy nộp tiền, giấy rút tiền, phiếu thu, phiếu chi...), các yếu tố trên chứng từ phải viết bằng bút mực hoặc bút bi (màu mực tím, xanh, đen). Số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, khơng được viết: bằng bút chì, các loại bút có mực khác nhau trên cùng một trên cùng một chứng từ (trừ trường hợp đặc biệt như séc trắng bán cho khách hàng đã được ngân hàng ghi các thông tin của đơn vị trên tờ séc, điều chỉnh sai sót bằng bút tốn đỏ hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật).
Chữ viết trên chứng từ phải bằng tiếng Việt Nam, rõ ràng, trung thực, chính xác. Khơng viết tắt, viết mờ hoặc nhịe chữ, khơng được sửa chữa, tẩy xóa bằng bất kỳ hình thức nào đối với các yếu tố trên chứng từ. Số tiền bằng chữ phải viết rõ nghĩa, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát vào dòng đầu tiên của vị trí quy định.
Chứng từ bị sửa chữa, tẩy xóa khơng có giá trị thanh tốn và ghi sổ ngân hàng. Trường hợp sử dụng tiếng nước ngồi trên chứng từ kế tốn phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngồi, khi sử dụng để hạch tốn phải được dịch sang tiếng Việt, các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch tồn bộ chứng từ, các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ tài chính, bản dịch chứng từ sang tiếng Việt phải đính kèm với chứng từ gốc bằng tiếng nước ngoài.
Chữ số sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là chữ số Ả rập: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Sau chữ số hàng nghìn, triệu tỷ, tỷ, nghìn tỷ, trăm tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ... đặt dấy chấm (.), khi còn ghi chữ số sau chữ số hang đơn vị phải đặt dấu phảy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Chứng từ thuộc danh mục chứng từ được phép lập trên máy tính do Tổng giám đốc ban hành; Chứng từ có nhiều liên phải lập một lần trên tất cả các liên bằng máy chữ, máy tính hoặc viết lồng giấy than, đảm bảo nội dung chứng từ trên các liên phải đồng nhất, chỉ lập một lần theo đúng thời gian thực tế cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ phải ngắn gọn, rõ ràng dễ hiểu.
Trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ có in sẵn số thì số chứng từ là số in sẵn đó. Đối với séc thì xeri và số séc của khách hàng phát hành phải phù hợp với số xeri và số séc mà ngân hàng nơi khách hàng mởi tài khoản đã bán cho khách hàng.
Đối với chứng từ kế toán do ngân hàng lập bằng giấy hoặc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy (phản ánh mối quan hệ kinh tế phát sinh giữa ngân hang với khách hàng) để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngồi đơn vị ngân hàng (khách hàng) thì chứng từ gửi cho khách hàng (Sổ tiền gửi tiết kiệm, trái phiếu, kỳ phiếu.) phải đóng dấu của đơn vị ngân hàng nơi lập
chứng từ (chi nhánh, sở giao dịch...). Đối với bộ phận ngân hàng thì trên các liên chứng từ gửi khách hàng (báo Nợ, báo Có) đóng dấu Phịng kế tốn của Chi nhánh.
Chứng từ lập sai (in hỏng, in thiếu liên, viết sai) phải được hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) hoặc ghi chữ in “HỦY BỎ” lên tất cả các liên sai, hỏng và lập lại chứng từ mới.
Các chứng từ quan trọng (như séc) có in sẵn số, xeri khi viết phải giữ lại đầy đủ các ở cuống hay ở quyển của chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu hủy. Khi tiêu hủy các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu hủy và tiến hành tiêu hủy theo đúng quy định.
Chứng từ để xử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ ngân hàng, ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ do ngân hàng lập như:phiếu chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi. không được dùng các chứng từ do khách hàng lập.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán ngân hàng ghi bằng số. Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ các trường hợp có quy định khác, chứng từ có quy định tách biệt ngày lập và ngày ghi sổ là hai nội dung khác nhau).
Người lập, người kiểm soát và người ký duyệt trên chứng từ kế toán ngân hàng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ điện tử phải tuân thủ theo đúng quy định của luật kế toán, quy định của Chính phủ và NHNN.
Chứng từ điện tử là một loại chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa mà khơng có sự thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính, trên các vật mang tin và các thiết bị lưu trữ khác (như máy chủ.)
Chứng từ điện tử được thực hiện trong những lĩnh vực nhất định theo quy định của Tổng giám đốc.
+ Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin và các thiết bị phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng , bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử.
+ Có đội ngũ cán bộ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử theo quy trình kế tốn và thanh toán.
Chứng từ điện tử phải lập theo đúng cấu trúc định dạng, phải nhập đầy đủ các yếu tố trên chứng từ điện tử, các dữ liệu thong tin phải được mã hóa (số chứng từ, ký hiệu chứng từ, loại nghiệp vụ, mã nghiệp vụ, mã tiền tệ...) và thực hiện bảo mật theo quy định.
Trên chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử và mật mã của người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã được ghi vào sổ sách kế toán ngân hàng. Chữ ký trên chứng từ phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hang cấp phát và quản lý cho các đối tượng liên quan đến việc tạo lập chứng từ điện từ.
Chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải có chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử được ghi bằng số theo định dạng: DD/MM/YYYY (ngày/tháng/năm).
Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán phải thực hiện đúng quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký trên chứng từ, đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ điện tử và chứng từ đã chuyển hóa, trên chứng từ chuyển đổi phải ghi ký hiệu “ĐCH” (đã chuyển hóa).
Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định về xử lý sai sót trong giao dịch điện tử.
Khách hàng sử dụng chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán qua ngân hàng phải có thỏa thuận bằng văn bản với ngân hàng về các điều kiện:
Cam kết về việc sử dụng chứng từ điện tử theo quy định.
Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định và chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do vơ tình hay cố ý để lộ chữ ký điện tử, dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng.
Chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền khi sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử.
Thời gian luân chuyển chứng từ điện tử.
Ngân hàng và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải áp dụng các biện pháp bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong q trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không quy định.
Chứng từ điện tử khi bảo quản như tài liệu kế tốn ở dạng ngun bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ các thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.