XXX X XX X X
2.2.4 Tổ chức bộ sổ kếtoán
về hệ thống sổ sách kế toán: Chi nhánh NHNo&PTNT Bắc Hà Nội
cũng như các đơn vị trong tồn hệ thống, hình thức kế tốn là hình thức “Nhật ký chung”. Tuy nhiên, việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán kế toán của ngân hàng đã giảm thiểu cơ bản các loại sổ sách kế toán.
Cơng tác kế tốn được sử dụng trên máy nên khâu quan trọng nhất là kiểm tra các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để nhập vào máy. Sau đó kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết (sổ phụ của từng tài khoản) với chứng từ. Kế toán viên phụ trách phần hành sẽ ký trên sổ chứng từ và chuyển cho Trưởng phịng kế tốn (người được ủy quyền thường là Phó trưởng phịng kế tốn) hoặc kiểm sốt phần hành đó ký duyệt, sau đó đóng tập và lưu trữ theo quy định.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hiện nay, NHNo&PTNT Việt Nam đã áp dụng kế toán bằng phần mềm trên hệ thống máy vi tính vì vậy sổ chi tiết là loại sổ kế toán phổ biến nhất trong Ngân hàng. Sổ kế toán chi tiết theo dõi các đối tượng kế toán cụ thể như từng khách hàng, từng loại vốn, tài sản, thu nhập, chi phí... Việc mở sổ kế toán chi tiết cho các đối tượng kế toán được căn cứ vào quy định về mở tài khoản kế toán chi tiết trong Hệ thống tài khoản Kế toán áp dụng trong NHNo&PTNT Việt Nam.
Các loại sổ chi tiết của NHNo&PTNT Việt Nam được thiết kế phù hợp với tính chất của từng loại nghiệp vụ và theo từng phân hệ kế toán của ngân hàng song chúng đều có những yếu tố cơ bản sau: Tên ngân hàng lập sổ; Tên sổ; Sổ tài khoản chi tiết; Số dư đầu; Ngày hạch toán, ngày giá trị của giao dịch; Số chứng từ, ngày, tháng, năm của chứng từ; Diễn giải hoặc Mã nghiệp vụ; Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có; tài khoản đối ứng; Doanh số Nợ, Doanh số Có ngày; Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng; Doanh số Nợ; Doanh số Có năm; Số dư cuối; Chữ ký của người kiểm soát.
Đối với sổ kế toán chi tiết của từng khách hàng (tiền gửi thanh tốn, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn...) việc in và cung cấp sổ kế toán chi tiết cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư tài khoản với khách hàng được thực hiện định kỳ một năm một lần vào thời điểm khoá sổ năm tài chính. NHNo&PTNT Việt Nam phải thực hiện đối chiếu khớp đúng số dư tài khoản với khách hàng bằng văn bản, nếu có chênh lệch thì phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nội dung, hình thức đối chiếu có thể bằng thư xác nhận qua đường bưu điện, bằng điện swift...
Đối với các tài khoản chi tiết nội bộ ngân hàng như các sổ chi phí, thu nhập, dự thu, dự chi, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả...cuối tháng kế toán viên phải in sổ kế toán chi tiết, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế tốn
của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch tốn trên sổ và lưu trữ theo quy định hiện hành
Một loại sổ đặc trưng của kế toán ngân hàng nữa là Bảng liệt kê giao dịch. Tại NHNo&PTNT Việt Nam , bảng liệt kê giao dịch có hai loại: Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ và Bảng liệt kê giao dịch của tất cả các kế toán viên và các giao dịch được hạch tốn tự động tồn ngân hàng. Bảng liệt kê giao dịch có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau: Ngày, tháng, năm lập bảng; Mã kế toán viên hoặc mã phân hệ nghiệp vụ liên quan đến phân hệ nghiệp vụ báo cáo (đối ứng) hoặc số hiệu các bảng liệt kê giao dịch; Số lượng giao dịch và tổng số tiền của từng kế toán viên hoặc từng phân hệ nghiệp vụ có liên quan hoặc Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của từng Bảng liệt kê giao dịch; Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch; Chữ ký người kiểm soát.
Khi kết thúc ngày làm việc, các kế toán viên phải in Bảng liệt kê giao dịch do mình thực hiện và đối chiếu lại với chứng từ kế tốn sau đó nộp cho cán bộ hậu kiểm. Cán bộ hậu kiểm của các phân hệ như Phân hệ Chuyển tiền, Phân hệ Tài trợ Thương mại, Phân hệ Kế toán Kinh doanh Vốn, Phân hệ Quản lý Nội bộ,... phải in Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày để thực hiện đối chiếu, đảm bảo hệ thống cập nhật đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh trong ngày, đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế toán, giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán, giữa kế toán chi tiết với kế tốn tổng hợp.
Trong hệ thống thơng tin của NHNo&PTNT Việt Nam có nhiều tài khoản trung gian là các tài khoản sử dụng để hạch toán chuyển tiếp các giao dịch giữa hai chức năng trong cùng một phân hệ, hoặc giữa các phân hệ, hoặc giữa các chi nhánh (các tài khoản này chỉ phát sinh doanh số và có số dư bằng 0 hoặc chỉ tồn tại số dư trong khoảng thời gian chờ xử lý) và bộ phận hậu kiểm
1
phải kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo số dư các tài khoản này bằng không (0) tại thời điểm kết thúc ngày làm việc, trường hợp các tài khoản này cịn số dư thì phải in sao kê chi tiết và xác định rõ nguyên nhân để kiểm soát, quản lý.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu kế toán viên, kiểm soát viên phải ký vào bảng liệt kê giao dịch của từng kế toán viên. Cán bộ hậu kiểm, kiểm soát viên phải ký và chịu trách nhiệm các bảng liệt kê giao dị ch theo phân hệ, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tài khoản sổ cái, bảng cân đối tài khoản kế toán ngày đã kiểm tra, đối chiếu.
2.2.5Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Để đáp ứng yêu cầu về công tác thông tin báo cáo NHNN đã ban hành Quyết định Số 477/2004/QĐ-NHNN ngày 28/04/2004 của Thống đốc NHNN về việc Banh hành chế độ báo cáo thống kê đối với các TCTD và một số văn bản sửa đổi bổ sung Quyết định 477/2004/QĐ-NHNN.
Trên cơ sở Quyết định 477/2004/QĐ-NHNN các TCTD thực hiện báo cáo hàng ngày, tháng, quý, năm theo các chỉ tiêu đã quy định nhằm quản lý, điều hành chính sách tiền tệ quốc gia của Chính Phủ, Thống đốc, các cơ quan quản lý nhà nước ...
Đối với hệ thống báo cáo của NHNo&PTNT ngoài các báo cáo thực hiện theo quy định của NHNN, BTC và các ban ngành khác, Tổng giám đốc còn quy định một số các chỉ tiêu báo cáo nhằm tăng cường trong công tác chỉ đạo điều hành đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung. Từ cuối năm 2009 NHNo& PTNT Việt Nam đã triển khai phần mềm IPCAS giai đoạn II của tập đoàn HyunDai Hàn Quốc trên tồn bộ hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam, do đó dữ liệu đã được cập nhật thường xuyên liên tục trong ngày và được lưu trữ bằng một giàn hệ thống máy tính được cho là hiện đại nhất Đông Nam Á hiện nay đặt tại Hà Nội (Trung tâm tin học - NHNo&PTNT Việt Nam) và tổng hợp báo cáo kế toán, báo cáo quyết tốn tồn hệ thống, đáp ứng u cầu quản lý nghiệp vụ của NHNo&PTNT Việt Nam, Hàng năm Tổng Giám đốc quy định chi tiết việc lập và gửi báo cáo quyết tốn trong tồn hệ thống gồm danh mục các loại báo cáo, thời hạn lập và gửi báo cáo. Tại NHNo& PTNT Việt Nam gồm có các loại báo cáo sau:
Bảng 2.4: Danh mục báo cáo quyết toán
( Ban hành kèm theo văn bản số 6368/NHNo-TCKT ngày 18/11/2010, Về việc Hướng dẫn quyết toán năm 2010)