CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHIPHÍ TẠI
2.2. Thực trạng công tác quản lý chiphí tại Ngân hàng TMCP Việt Nam
Vượng
2.2.2.1. Nguyên tắc quản lý chi phí
a) Nguyên tắc QLCP tại VpBank
Trên cơ sở những quy định chung của NHNN, về quản lý tài chinh, Vpbank đã đề ra những quy định cụ thể về QLCP. Thể hiện cụ thể trong quyết định 121/QĐ- HĐQT 2018 về quy chế tài chính ban hành và chế độ thu-chi tài chính trong hệ thống quyết định 477/QĐ-HĐQT 2015
- Chi phí của Ngân hàng là số phải chi phát sinh trong kỳ. Các khoản chi phải được hạch tốn kịp thời, đầy đủ và có hố đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
- Chi phí quản lý kinh doanh của Ngân hàng được quản lý theo định mức do Trụ sở chính quy định phù hợp với từng đơn vị thành viên, từng thời kỳ và phù hợp với quy định quản lý tài chính của Nhà nước.
- Đối với những khoản chi không đúng chế độ, người đề xuất thực hiện, người thẩm định/kiểm soát và người quyết định chi phải chịu trách nhiệm cá nhân tương ứng với phần việc của mình theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng. Các khoản chi phí vượt hạn mức phải xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm và báo cáo TGĐ (Chủ tịch/Giám đốc Đơn vị thành viên hạch toán độc lập).
- Các trường hy hợp ngoại lệ về thay đổi hạn mức, bổ sung, điều chuyển ngân sách cần có sự phê duyêt của các cấp có thẩm quyền theo hạng mục, thời kỳ.
Các khối/ phịng Nhiệm vụ
Khối tài chính và kế hoạch Là đầu mối xây dựng kế hoạch tài chính của
tồn ngành, trong đó có kế hoạch chi phí b) Chế độ thu chi tại các đơn vị thành viên:
- Đối với các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc: Để quản lý tốt các khoản thu nhập và chi phí của đơn vị phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình, các đơn vị cụ thể hóa chế độ thu-chi tài chính do trụ sở chính ban hành thơng qua việc xây dựng các hạn mức chi tiết hơn đến từng đơn vị Phòng, bộ phận kinh doanh của đơn vị, báo cáo Trụ sở chính xem xét chấp thuận.
- Đối với các đơn vị hạch toán độc lập: căn cứ đặc điểm kinh doanh, đơn vị thành viên hạch toán độc lập tự xây dựng định mức chi đáp ứng được hoạt động đặc thù của đơn vị và phù hợp với định mức chi của Ngân hàng.
2.2.2.2. Nội dung cơng tác quản lý chi phí
a, Bộ máy quản lý chi phí
Tồn bộ hệ thống Vpbank cùng tham gia xây dựng QLCP theo mô hình chung, ngày càng cải tiến phù hợp thực tiễn kinh doanh:
• Tại Hội sở chính
Tham gia vào bộ máy QLCP tại hội sở chính gồm có:
- Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc (theo uỷ quyền của Hội đồng quản trị): có vai trò cao nhất trong việc quyết định về việc xây dựng quy chế thu chi và quyết định việc điều hành cơ chế thu chi cũng như các định mức giao cho các đơn vị trực thuộc.
- Các Ban/Phòng, Trung tâm: có vai trị tham mưu cho Ban lãnh đạo. Trong đó, Ban Tài chính làm đầu mối tổng hợp, xử lý chung các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính nói chung và QLCP nói riêng. Cụ thể:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính của toàn hệ thống, kế hoạch thu - chi của Hội sở chính.
+ Tham mưu, đề xuất với Ban lãnh đạo giao định mức chi tiêu, tỷ lệ tiết kiệm chi phí quản lý cơng vụ và thực hiện điều chỉnh các định mức này (nếu có) đối với các đơn vị thành viên.
+ Theo dõi, giám sát, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu, chi của toàn hệ thống và đề xuất các giải pháp thực hiện.
+ Theo dõi tình hình thực hiện chế độ thu chi tài chính, tổng hợp các vướng mắc liên quan để chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) phù hợp với quy định của pháp luật và của Ngân hàng.
Phịng kế tốn chi tiêu nội bộ Khối tài chính
Thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn đơn vị trong việc ghi nhận và hạch tốn các khoản chi phí. Trung tâm truyền thông và tiếp
thị
Phối hợp với Khối Tài chính để xây dựng chi tiêu về chi phí quảng cáo, truyền thơng và tiếp thị
Khối Công nghệ và Trung tâm Công nghệ thông tin
Là đơn vị đầu mối lập và trình lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch CNTT hàng năm năm.
Trung tâm đào tạo Là đơn vị đầu mối lập và trình lãnh đạo phê
duyệt kế hoạch đào tạo hàng năm. Phối hợp Ban tài chính xây dựng và quản lý chỉ tiêu chi đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Các khối kinh doanh: KHCN, SME...
Là đầu mối thực hiện kế hoạch chi tiết các chi phí
Nhóm đơn vị
Chi xe cơng vụ/tháng (triệu đồng)
Nhóm 1: Siêu chi nhánh 26
kiểm tra hoạt động thu chi tài chính của các đơn vị trong toàn hệ thống; phát hiện kịp thời các đơn vị có hành vi vi phạm, khơng thực hiện đúng Quy định của Vpbank để có biện pháp xử lý kịp thời.
• Tại các chi nhánh, đơn vị thành viên:
- Xây dựng kế hoạch thu-chi tài chính nhằm đảm bảo đạt và vượt kế hoạch lợi nhuận được giao, đồng thời thực hiện việc tiết kiệm chi phí, chơng lãng phí để nâng cao lợi nhuận đăng ký hạn mức thực hiện gửi về Hội sở chính (là các phịng ban thuộc khối Tài chính)
-Trên cơ sở kế hoạch thu-chi tài chính và mức tiết kiệm đã đăng ký: GĐ đơn vị, Trưởng Phịng Kế tốn thực hiện chi tiêu tại đơn vị. Trong trường hợp chi phí bị vượt kế hoạch và định mức được duyệt, giám đốc đơn vị cần làm rõ nguyên nhân và báo cáo TGĐ xem xét, phê duyệt.
- Đơn vị có trách nhiệm theo dõi tình việc thực hiện kế hoạch và định mức chi tiêu của đơn vị
b, Xây dựng các định mức chi phí
Cùng với quy chế tài chính, Vpbank đã ban hành các quy định, văn bản liên quan đến đính mức chi phí, là cơ sở đánh giá hạch tốn chi phí như chi định mức tiền lương, chi giấy tờ in, văn phòng phẩm, chi taxi cho cán bộ nhân viên, chi xăng dầu, chi chế độ cơng vụ, chi hành chính..
Vpbank đã thực hiện xây dựng các định mức tiền lương, định mức trang bị TSCĐ, định mức chi nội bộ khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng (chi quản lý công vụ, chi công cụ lao động...). Các định mức trên được xây dựng trên nguyên tắc gắn với hoạt động kinh doanh, quy mô của đơn vị, phù hợp với định hướng kinh doanh trong từng thời kỳ.
Phương pháp xây dựng định mức đối với các khoản chi phí quản lý cơng vụ, chi công cụ lao động, quảng cáo tiếp thị chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm. Dựa trên số liệu thực hiện của nhiều năm và chiến lược kinh doanh năm đó để phân tích và từ đó xây dựng định mức. Các khoản chi phí khác, được xây dựng dựa trên quy định chung của Bộ tài chính.
- Chi phí lương dựa vào cấp bậc, đơn vị công tác, lương cơ bản..
- Chi giấy tờ in, văn phòng phẩm: đơn vị hội sở là 40.000 đồng/tháng/ người, Đơn vị kinh doanh là 140.000 đồng/tháng/người.
- Chi thuê xe công vụ: xác định theo hạng chi nhánh dựa vào quy mơ, thu nhập hoạt động thuần.
Nhóm 4: Hạng 2 18
Nhóm 5: Hạng 3 15
phịng, nhân viên..
c, Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch chi phí.
Ke hoạch chi phí là một cấu phần trong kế hoạch tài chính của Ngân hàng. Tại Vpbank, đơn vị làm đầu mối thực hiện lập kế hoạch chi phí là Khối Tài chính. Lập kế hoạch chi phí Vpbank được thực hiện theo phương pháp kết hợp từ dưới lên và trên xuống. Với phương pháp này tạo nên sự hài hòa giữa lãnh đạo và nhân viên, tại động lực cho đơn vị thực hiện lập, thực hiện kế hoạch tốt hơn. Lãnh đaọ và nhân viên cùng thực hiện chung mục tiêu lợi nhuận, cân đối giữa thu nhập, chi phí.
2017 (tỷ đồng) _____2018 (tỷ đồng)_____ 2019 (tỷ đồng) Thực
hiện hoạcKế h
%
KH Thựchiện hoạchKế % KH Thựchiện hoạchKế KH% Chi nhân viên 5.0 60 4.70 0 108 % 6.021 5.973 101% 7.327 7.713 95 % Chi tài sản 1.1 01 1.147 %96 1.419 1.480 96% 1.583 1.599 99% Chi công vụ 949 988 96% 1.356 1.443 94% 1.629 1.851 88 % Chi khác 1.7 85 1.79 9 99 % 1.838 1.875 98% 1.805 2.174 83 % Tổng________ 8.8 95 8.634 103% 10.634 10.771 99% 12.344 13.337 93%
Yêu cầu của việc lập kế hoạch chi phí: kế hoạch năm tiếp theo được xây dựng dựa trên kết quả thực hiện thực tế của năm trước, kết hợp cùng với các mục tiêu, chiến lược, đính hướng phát triển được HĐQT phê duyệt trên cơ sở dự báo về diễn biến nền kinh tế, để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch phù hợp, nhằm đảm bảo sự thành công của kế hoạch và đảm bảo kế hoạch hướng theo các mục tiêu trọng tâm chủ yếu của HĐQT. Bên cạnh đó, kế hoạch còn được xây dựng trên nguyên tắc tăng thu nhập, giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Trên cơ sở định mức chi tiêu để xây dựng kế hoạch chi tiêu chi phí theo quy định của Vpbank, cần tính đến các biện pháp để tiết kiệm chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh theo chương trình thực hành tiết kiệm chi phí khơng cần thiết, chống lãng phí của Chính phủ, của Ngành và của Vpbank.
Quy trình lập kế hoạch chi phí có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình lập kế hoạch chi phí Vpbank
Nguồn: 27/QĐ-HĐQT-2017 quy trình lập kế hoạch
Hàng năm, căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đã được HĐQT phê duyệt. Các đơn vị thành viên, các ban nghiệp vụ tại Hội sở chính căn cứ chức năng nghiệp vụ của mình lập kế hoạch chi tiết. Trong đó, khối Quản lý rủi ro tín dụng đầu mối lập kế hoạch cho vay, Ban Thông tin quản lý và Hỗ trợ Alco đầu mối lập kế hoạch huy động, Khối Tài chính đầu mối lập kế hoạch tài chính....Căn cứ vào các kế hoạch cấu phần của các Ban có liên quan như:
• Kế hoạch tài sản của Ban Quản lý tài sản nội ngành, kế hoạch đầu tư công nghệ thông tin của Ban Công nghệ: thực hiện lên kế hoạch chi khấu hao, bảo dưỡng tài sản.
• Kế hoạch đào tạo của Trung tâm đào tạo: dự kiến chi phí đào tạo và chi nghiên cứu khoa học.
• Trung tâm truyền thông và tiếp thị: dự kiến, lập kế hoạch các chương trình, chiến dịch quảng bá thương hiệu Vpbank, kế hoạch tuyên truyền, quảng cáo đến với khách hàng.
• Khối nhân sự: dự kiến kế hoạch định biên lao động.
hiện hoạch % KH hiện hoạc % KH hiện hoạch % KH Chi phí hội sở chính__________ 7 60 2 56 108% 8 66 729 92% 734.75 802 92% Chi phí chi nhánh. phịng giao dịch_______ 3.79 5 9 3.64 104% 4.756 4.668 102% 2 5.23 8 5.70 92% Chi phí cơng ty con____________ 8 65 1 70 % 94 6 59 577 103% 0 1.36 4 1.20 113% Tổng__________ 5.06 0 3 4.91 103% 6.021 5.973 101% 7 7.32 3 7.71 95%
Nguồn: Báo cáo tài chính Vpbank 2017-2019
Qua bảng trên, việc thực hiện kế hoạch cho chi phí quản lý là tương đối tốt, năm 2017 vượt kế hoạch 103%. Năm 2018 và 2019 đạt 99% và 93%, Vpbank đã tiết kiệm chi phí hoạt động so với kế hoạch, đặc biệt là chi về công vụ và tài sản để tăng lợi nhuận.
Việc lập kế hoạch mỗi chi phí như chi nhân viên, cơng vụ, tài sản.. do các phòng ban bộ phận chuyên trách thực hiện dựa theo định mức chi phí, cũng như số liệu quá khứ, và định hướng phát triển Vpbank trong năm tài chính tiếp theo:
• Chi phí nhân viên: do khối quản trị nguồn nhân lực chủ trì lập kế hoạch, Khối
quản trị nguồn lực có trách nhiệm làm việc với các đối mối liên quan các phịng ban, có định hướng tuyển dụng cho năm tiếp theo, quy định về chế độ lương thưởng quy định nội bộ ngân hàng và chính phủ.
hiện hoạch KH hiện hoạc KH hiện hoạch KH Chi phí khấu hao tài
sản và cơng cụ lao động_______________
24
5 0 24 %102 314 349 90% 374 370 101%
Chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản_______ 22 5 23 4 96 % 411 425 97% 391 481 81% Chi phí tịa nhà làm việc________________ 3 62 3 66 %94 677 691 98% 795 723 110% Chi phí khác về tài sản 8 1 0 83 % 17 15 110% 23 25 92% Tổng chi phí tài sản 1,10 1 71,14 %96 9 1,41 1,480 96% 1,583 1,599 99%
Nguồn: Báo cáo tài chính Vpbank 2017-2019
Chi phí nhân viên là chi phí có thực hiện kế hoạch ổn định nhất vì được sử kiểm sốt của ủy ban nhân sự về định biên kế hoạch, tuyển dụng nhân sự. Thực hiện kế hoạch chi phí nhân viên năm 2017 đến 2019 lần lượt là 103%, 101%, 95%. Năm 2017 nguyên nhân vượt kế hoạch chủ yếu đến chi phí chi nhánh và phịng giao dịch, năm 2017 có kết quả kinh doanh tốt, chi phí lương kinh doanh tăng vượt kế hoạch. Năm 2019, mặc dù tổng chi phí chỉ đạt 95% kế hoạch, nhưng có chi phí đến từ cơng ty con vượt 13% kế hoạch, vì năm 2019 Vpbank tiến hành cơ cấu lại hội sở, chuyển một số phòng ban thuộc khối vận hành về mua sắm, phát triển mạng lưới về cơng ty con Thịnh Điền nên phát sinh chi phí ngồi kế hoạch về nhân sự, cũng là nguyên nhân làm cho chi phí hội sở đạt 92% kế hoạch.
• Chi phí tài sản:
+ Các chi phí về mua sắm mới cơng cụ lao động, chi sửa chữa tòa nhà làm việc, chi sửa chữa tài sản: do các đơn vị phòng ban, chi nhánh tự xây dựng theo nhu cầu chính bản thân, có định hứng từ các cấp lãnh đạo.
+ Các chi phí khấu hao tài sản, cơng cụ cho việc mua sắm từ các năm trước: Bộ phận kế tốn, tài chính tại hội sở chính sẽ có trách nhiệm xây dựng phần CP này.
Chỉ tiêu________ hiện hoạch KH hiện hoạch KH hiện hoạch KH Chi phí vật liệu giấy
tờ in_______________ 10 4 10 5 100 % 197 20 0 98% 220 251 88 % Chi cơng tác phí 5 9 0 6 % 98 54 8 5 94% 3 6 74 %85
Chi phí đào tạo______ ______ 40 ____ 39 101 % _____ 74 _____ 77 96% 110 150 74 % Chi phí nghiên cứu
triển khai và ứng dụng______________
9
8 9 9 % 99 52 5 5 95% 3 5 57 %92
Chi phí quảng cáo,
tiếp thị, khuyến mại, 1 38 0 40 % 95 566 1 60 94% 600 611 %98
Chi lễ tân, khánh tiết 25
5 4 27 % 93 364 3 40 91% 524 653 %80
Chi phí quản lý
chung_____________ 2 1 1 1 %108 49 0 5 98% 8 5 55 105%
Tổng chi phí quản
lý cơng vụ_________ 9 94 8 98 % 96 1.356 1.443 94% 1.629 1.851 %88
Nguồn: Báo cáo tài chính Vpbank 2017 -2019
Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí tài sản tương đối ổn định, 2017, 2018, 2019, hoàn thành kế hoạch lần lượt là 96%, 96% và 99%. Năm 2019, việc thực hiện chi phí các chi phí lớn như chi phí tịa nhà làm việc, chi phí khấu hao tài sản và công cụ lao động vượt kế hoạt là 110% và 101%, nguyên nhân là do năm 2019 có 9 chi nhánh mở mới, nhu cầu lớn trong mua sắm và xây dựng cơ bản, chi phí th tịa nhà làm việc vượt ngồi kế hoạch dự tính.
• Chi phí cơng vụ: Do các phòng ban, đơn vị, chi nhánh, phòng giao dịch tự xây
dựng theo định mức chi phí đã được HĐQT ban hành.
Song song quá trình lập và giao chỉ tiêu kế hoạch, Vpbank tổ chức thực hiện giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã giao cho đơn vị. Định
kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc khi có nhu cầu, Vpbank thực hiện phân tích việc thực hiện chi phí của tồn hệ thống, xác định mức độ thực hiện so với kế hoạch, tìm ra nguyên nhân các khoản đạt, vượt mức kế hoạch; đồng thời phân tích diễn biến thị