CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHIPHÍ TẠI
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện cơng tác quản lý chiphí tại Ngân hàng TMCP
3.2.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý chiphí
Để có thể quản lý, điều hành hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách hiện đại và hiệu quả đến từng sản phẩm, khách hàng và từng khối tham gia trong quá trình hoạt động của Ngân hàng, Vpbank cần xây dựng hệ thống tập hợp và phân bổ thu nhập, chi phí chi tiết đến từng đối tượng, sản phẩm. Cùng với đó, Vbpbank cần chỉnh sửa cơ chế QLCP hướng tới chi tiết đến từng đối tượng sản phẩm/khách hàng/khối kinh doanh
Xu hướng các ngân hàng hiện đại đã và đang được áp dụng trên thế giới thì việc đầu tư một hệ thống có chức năng tổng hợp phân bổ thu nhập và chi phí để có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng sản phẩm, khách hàng là rất cần thiết, từ đó đưa qua quyết định đúng đắn tăng quy mơ hay giảm chi phí, mục tiêu nâng cao lợi nhuận. Chính vì thế, Vpbank cần hướng đến:
+ Đánh giá được hiệu quả kinh doanh theo từng dòng sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hay từng phòng/ban, xác định được sản phẩm, dịch vụ, kênh phân phối, chi nhánh nào đang sinh lời hay thua lỗ để có hướng đầu tư kinh doanh đúng đắn.
+ Đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch, kết quả hoạt động kinh doanh theo từng đơn vị, chi nhánh để phịng ban hội sở có cở sở phân bổ thu nhập, khen thưởng, tạo tiền đề thúc đẩy kinh doanh.
Để xây dựng cơ chế QLCP đến từng đối tượng khách hàng/sản phẩm/khối kinh doanh, trước hết Vpbank cần xác định được chi phí tới từng đối tượng này:
- Xác định danh mục, đối tượng cần quản lý, để trả lời câu hỏi, thế nào là sản phẩm/dịch vụ ngân hàng, thế nào là khách hàng, thế nào là phòng/ban nghiệp vụ...
- Định nghĩa các “hoạt động”: cần xác định danh mục các hoạt động, công việc phải thực hiện để tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho chất lượng, có lợi nhuận.
Để xác
Nhiều hoạt động liên quan đến không chỉ một mà nhiều các đối tượng tính tốn thu nhập chi phí khác nhau, chính vì thế việc xác định đầy đủ các hoạt động liên quan khi tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay khi phục vụ một khách hàng là cần thiết. Từ đó mới có thể tính tốn được đầy đủ các chi phí cho hoạt động đó.
- Cần xác định định nghĩa các trung tâm chi phí, bao gồm cái gì, thực hiện thế nào, liên quan đến bộ phận gì, từ đó làm căn cứ để xây dựng danh mục trung
tâm chi phí để xác định vai trị trong việc QLCP cũng như quản lý lơị nhuận của
ngân hàng.
- Định nghĩa các nhân tố phát sinh chi phí (cost drivers). Các nhân tố này là cầu nối giữa các hoạt động phát sinh chi phí và đối tượng tính chi phí. Các
nhân tố
phát sinh chi phí có thể dựa theo những tiêu chí nhất định, nhân tố phát sinh CP
phải có mối quan hệ nhân quả với sự tiêu hao nguồn lực và/hoặc các hoạt
động hỗ
trợ. Ví dụ: khi có ngày càng nhiều khách hàng muốn mở tài khoản thanh tốn
thì cái
làm tăng khối lượng cơng việc hay các nguồn lực bổ sung khác để tiếp nhận,
xử lý
và tạo lập tài khoản mới là số lượng đơn đăng ký mở tài khoản. Do đó, số đơn đăng
ký mở tài khoản là nhân tố phát sinh chi phí.
- Xác định hệ thống tài khoản kế tốn chuẩn mực theo nhóm các chi phí đặc thù, để hỗ trợ cho việc xuất dữ liệu về thu nhập, chi phí cũng như lợi nhuận cho
Chi phí Biện pháp KB1_________ KB2_________ KB3_________ Chi phí nhân viên____________ Chi phí lương và phụ cấp Tạm dừng tuyển dụng nhân sự Dừng tuyển dụng đến Tháng 6.2020 Dừng tuyển dụng đến Tháng 9.2020 Dừng tuyển dụng đến Tháng 12.2020 Chi phí lương kinh doanh, thành tích_____________
Cắt giảm chi phí Cắt giảm 20% Cắt giảm 30% Cắt giảm 50%
Chi phí tài sản
Chi khấu hao tài sản, công cụ dụng cụ______________ Tạm dừng mua sắm tài sản, công cụ Dừng đến Tháng 6.2020 Dừng đến Tháng 9.2020 Dừng đến Tháng 12.2020
Việc lập kế hoạch là rất quan trọng trong công tác QLCP, lập kế hoạch cần sát thực tế. Kế hoạch chi phí cao hay thấp ảnh hưởng đến lợi nhuận của ngân hàng, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn, nếu chi phí cao đồng nghĩa với thu nhập phải tăng tương ứng. Lập kế hoạch hiệu quả là cần phải cân đối giữa chi phí và thu nhập, chi phí có thể cao nhưng đồng nghĩa tạo ra thu nhập có tốc độ cao hơn tăng chi phí thì mới tăng được lợi nhuận. Để hồn thiện cơng tác lập kế hoạch chi phí cần:
- Xây dựng nhiều kịch bản kế hoạch để chủ động áp dụng cho các biến động thị
trường
Trước tình hình diễn biến phức tạp của mơi trường kinh doanh, trong q trình xây dựng các kịch bản kế hoạch phát triển, xác định các chỉ tiêu quy mơ, lợi nhuận chi phí thì phải có nhưng kịch bản phụ để lường trước những bất lợi có thể xảy ra cho ngân hàng. Đặc biệt cuối đầu năm nay dịch bệnh covid xẩy ra phức tạp, ảnh hưởng rất lớn đến thực hiện kế hoạch của Vpbank. Vpbank nên thực hiện xây dựng lại kế hoạch theo thực tế xẩy ra dịch bệnh với 3 kịch bản:
+ Dịch covid được kiểm soát trong Quý 2 2020 (KB1) + Dich covid được kiểm soát trong Quý 3 2020 (KB2) + Dịch covid được kiểm sốt trong q 4 2020 (KB3)
Các chi phí liên quan, chi phí chiếm tỷ trong lớn sẽ được cắt giảm tương ứng theo từng kịch bản như chi phí nhân viên Marketing, chi phí xe cơng vụ, chi phí cơng tác phí, chi đào tạo...
dịch_______________
Chi phí cơng vụ
Chi th xe cơng
vụ Cắt giảm chi phí Cắt giảm 50% trong 3 tháng Cắt giảm 50% trong 6 tháng Cắt giảm 50% trong 9 tháng Chi Marketing Giảm hình thức quảng cáo trực tiếp, chuyển sang online qua facebook, SMS, email.._____________
Trong 3 tháng Trong 6 tháng Trong 9 tháng
Chi cơng tác phí: Hạn chế đi lại,chuyển hình thức họp qua online
Cắt giảm 50% Cắt giảm 60% Cắt giảm 70%
Chi phí đào tạo Chuyển đào tạo
Để đạt được kế hoạch lợi nhuận đề ra, thì chi phí quản lý kinh doanh phải được chú trọng và tiết kiệm ngay từ khi bắt đầu thực hiện đầu năm.Việc thực hiện tiết giảm chi phí kinh doanh góp phần tăng lợi nhuận, đồng thời cần thực hiện nghiêm túc theo chương trình hành động thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của Chính phủ, của Ngành và của Ngân hàng. Do đó Vpbank cần tiếp tục theo dõi và đánh giá tình hình
thực hiện mức tiết kiệm chi phí quản lý cơng vụ, rà sốt, kiểm tra định kỳ và cảnh báo
Ban lãnh đạo các đơn vị liên quan về tình hình thực hiện và biện pháp chấn chỉnh kịp
thời.
Thực hiện tiết kiệm đến từng khoản mục chi phí để giảm thiểu tối đa những khoản chi khơng cần thiết như chi phí kẹo bánh ăn giữa giờ của các buổi đào tạo, chuyển dịch trao đổi điện thoại từ di động, điện thoại cố định sang dùng phần mềm online như skype, mail.
- về kế hoạch chi phí quảng cáo, tiếp thị
Giai đoạn 2020 -2022, Vpbank đạt ra mục tiêu đầy tham vọng kết quả kinh doanh, nên đối với hoạt động quảng cáo tiếp thị, cần nghiên cứu kỹ, lên kế hoạch chiến lược cụ thể, cần chú ý đến phương thức thực hiện sao cho hiệu quả để đảm bảo gắn với hiệu quả kinh doanh; có thể khơng tiến hành trực tiếp mà thơng qua việc tham gia các hoạt động xã hội,. từ đó cũng góp phần quảng bá cho hình ảnh Vpbank. Cần có các chương trình Marketing cụ thể lên kế hoạch ngân sách phù hợp và tính khả thi, cần đánh giá doanh thu, chi phí, lợi nhuận trước khi tổ chức triển khai chương trình Marketing này. Cần có hướng dẫn cụ thể các chi nhánh, phòn giao dịch trực tiếp thực hiện các hoạt động truyền thông quảng cáo trên một số kênh như biển tấm lớn, tài trợ một số sự kiện tại địa phương (triển lãm, lễ hội,.), quảng cáo trên các phương tiện truyền thông địa phương, đặc biệt thời đại cơng nghệ, cần tăng tính tương tác, quảng cáo online qua facebook, email, SMS... tiếp cận dễ dàng với chi phí thấp. Phịng ban hội sở cần hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ, với chi nhánh, đơn vị kinh doanh để triển khai hoạt động Marketing mang lại hiệu qua tối đa. Ngoài ra cần tận dùng kho quà, quà cũ, quà tồn có hoạt động thúc đẩy bán tăng doanh số, giữ chân khách hàng, tăng khách hàng mới đến với Vpbank.
- về hoạt động đào tạo:
Trên nguyên tắc xem đào tạo là hoạt động đầu tư, là trọng tâm, Vpbank cần nghiên cứu phương án thuê tư vấn để xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho công tác cắt giảm
chuyên môn từng chuyên ngành để từng bước hồn thiện, cải tiến chương trình học, đẩy mạnh việc học online qua web đối với bài học về tuần thủ, quản trị rủi ro.. .với chi phí thấp và hiệu quả cao hơn.
3.2.3. Tiếp tục chỉnh sửa và hồn thiện định mức chi phí.
Xác định được định mức chi phí phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như từng cụm chi nhánh, phù hợp biến động giá cả là rất khó, tuy nhiên cần xác định định mức phù hợp nhất để đảm bảo hoạt động kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Cần thiết chỉnh sửa một số định mức chi phí:
• Định mức chi phí tài sản, cơng cụ
Hiện nay Vpbank chưa có định mức trang thiết bị tài sản, công cụ dụng cụ, bảo dưỡng tài sản. Vpbank cần xây dựng bổ sung hạn mức mua sắm tùy thuộc vào quy mơ và thu nhập của các phịng giao dịch, chi nhánh
• Định mức chi phí cơng vụ
- Cần ra sốt đánh giá lại chi hành chính cho tồn hộ đơn vị chi nhánh, thay vì mỗi khối kinh doanh thuộc chi nhánh có hạn mức riêng, Giám đốc chi
nhánh cần
kiểm sốt chặt chẽ chi phí này.
- Hạn mức chi tiếp khách, lễ tân khánh tiết: hiện nay dựa vào doanh thu hoạt động thuần để xác định, cần xác định lại tỷ lệ để tính hạn mức, cần đưa ra
mức trần
sàn cho từng cụm chi nhánh.
- Cần đánh giá lại hạn mức chi phí cho chi nhánh, phịng giao dịch mở mới, thơng thường đơn vị này nhân sự ít, tuy nhiên các chi phí về tiếp khách lễ tân có
nhu cầu cao hơn tìm kiếm khách hàng.
3.2.4. Hạch tốn và theo dõi chi phí
- Rà sốt lại quy trình hạch tốn, cung cấp chứng từ, có thể ban hành các văn bản ủy quyền để việc thanh tốn chi phí tinh gọn hơn, khơng bị chồng chèo
và đảm
bảo kiểm sốt chặt chẽ, hạn chế gian lận.
- Cần có cơ chế quản lý, hạch tốn các chi phí, cần đầu tư vào hệ thống cơng nghệ hỗ trợ việc hạch toán tối đa các hạng mục chi phí theo chi tiết theo sản phẩm,
khách hàng, để việc tổng hợp dữ liệu chính xác về sản phẩm, khách hàng và ra
quyết định đúng đắn.
3.2.5. Hồn thiện cơng tác, giám sát
Tăng cường cơng tác kiểm tra, nâng cao tính tn thủ của cán bộ nhân viên trong việc thực hiện các chế độ thu-chi tài chính, tăng tính chủ động trong công tác QLCP đối với các đơn vị. Để nâng cao hiệu quả công tác QLCP, Vpbank cần thực hiện một số biện pháp về công tác kiểm tra kiểm soát như sau:
+ Việc kiểm soát ngân sách hiện nay sử dụng phần mềm SAP, tuy nhiên hiện nay công việc đang được thực hiện ở phòng ban Hội sở, đơn vị đang chỉ kiểm sốt về mặt chi phí chi tiêu theo đúng quy định, hạn mức, còn về mặt ngân sách chưa thể kiểm được, dẫn đến thiếu ngân sách khi đã phát sinh chi phí. Do hạn chế tài nguyên nên không thể cung cấp user đăng nhập phần Mềm SAP cho tất cả đơn vị kinh doanh, cần cấp và phân quyền user cho Vùng, 10 Vùng sẽ cấp 10 user cho trợ lý Vùng, các chi nhánh, phịng giao dịch có nhu cầu kiểm tra ngân sách, có nhu cầu mua sắm nhưng khơng có ngân sách có thể liên hệ trợ lý Vùng để hướng dẫn thủ tục, việc duyệt cuối cùng vẫn phải là phịng tài chính ở hội sở, giải pháp này tránh quá tải cho đơn vị kiểm soát ngân sách ở HO.
+ Xây dựng hồn chỉnh các quy chế, quy trình kiểm tra, giám sát, quy định thu - chi. Xây dựng các chương trình, tổ chức kiểm tra định kỳ qua việc triển khai chương trình học về khai thác thơng tin giữa Ban kiểm tra, KTNB với các phòng, ban tại Hội sở chính và các đơn vị, chi nhánh trong toàn hệ thống. Coi trọng việc kiểm tra giám sát từ xa nhằm thu thập các thông tin cảnh báo để ngăn chặn các sai
của toàn hệ thống và từng đơn vị thành viên. Chủ động kiểm tra kiến nghị xử lý các trường hợp sai phạm, đảm bảo mọi hoạt động của ngân hàng đều được kiểm tra kiểm sốt chặt chẽ. Bên cạnh đó, Vpank cũng cần tổ chức kiểm tra, giám sát tại chỗ, mỗi năm ít nhất kiểm tra trực tiếp chi nhánh một lần.
+ Tổ chức kiểm tra, giám sát thường xuyên theo tháng, quý, năm và đột xuất mọi HĐKD cho các đơn vị; hướng dẫn thực hiện đúng quy trình, quy định; đề phịng, ngăn chặn những rủi ro, gian lận có thể phát sinh, tránh trường hợp xảy ra mất mát, thất thốt tài sản, uy tín của ngân hàng.
Tổ chức các đoàn kiểm tra thực tế đối với các chi nhánh, phịng giao dịch thường xun có chi phí thực tế vượt định mức, định kỳ 6 tháng, có báo cáo đánh giá tổng thể về cơng tác thực hiện QLCP, tìm ra ngun nhân vượt hạn mức.Từ đó, đề xuất các giải pháp điều chỉnh định mức hoặc kế hoạch chi phí cho phù hợp.
3.2.6. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng trong việc hồn thiện cơng tác QLCP của ngân hàng vì con người là yếu tố quyết định và liên quan đến các yếu tố khác, các giải pháp khác. Do vậy, muốn hồn thiện cơng tác QLCP thì vấn đề nâng cao chất lượng nguồn nhân lực không thể bỏ qua. Để xây dựng đội ngũ cán bộ QLCP giỏi, cần thực hiện các giải pháp sau:
• Đào tạo và nâng cao trình độ, phẩm chất của đội ngũ cán bộ hiện có trong nội
bộ Vpbank
Đối với cán bộ hiện có: Thường xuyên đào tạo lại đội ngũ cán bộ nhân viên đáp ứng yêu cầu trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Khi quy mô kinh doanh tăng trưởng không ngừng, công nghệ ngân hàng được đầu tư hiện đại, nhiều phần mềm dữ liệu mới được cài đặt, thì trình độ nguồn nhân lực cũng phải được hồn thiện, nâng cao để có thể làm chủ được hoạt động cũng như hệ thống công nghệ mới.
- Tiếp tục củng cố bộ máy quản lý điều hành theo hướng gọn nhẹ và chuyên sâu, đào tạo đội ngũ cán bộ kế cận, nhằm đảm bảo ln có đội ngũ cán bộ lãnh đạo
giỏi để điều hành hoạt động kinh doanh của ngân hàng đạt hiệu quả cao. Hiện nay có nhiều phịng giao dịch có quy mơ nhỏ, lợi nhuận thấp, cần gom 2 phòng giao dịch và chỉ có 1 định biên Giám đốc chi nhánh quản lý 2 đơn vị, giải pháp tiết kiệm được chi phí thêm 1 định biên giám đốc chi nhánh, không bị quá tải khi quản lý 2 phịng giao dịch.
- Chú trọng cơng tác đào tạo cho cán bộ nhân viên về lĩnh vực QLCP như: + Tổ chức buổi đào tạo nội bộ thảo luận văn bản về chi phí
+ Bổ sung nhân sự phịng tài chính quản trị chi phí, có thể sát sao, giám sát đơn vị thực hiện kế hoạch, tư vấn kịp thời.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý có đủ đạo đức và kỹ năng chun mơn cần
thiết đảm bảo yêu cầu:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp: rủi ro đạo đức trong hoạt động sử dụng