Nguồn: 27/QĐ-HĐQT-2017 quy trình lập kế hoạch
Hàng năm, căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đã được HĐQT phê duyệt. Các đơn vị thành viên, các ban nghiệp vụ tại Hội sở chính căn cứ chức năng nghiệp vụ của mình lập kế hoạch chi tiết. Trong đó, khối Quản lý rủi ro tín dụng đầu mối lập kế hoạch cho vay, Ban Thông tin quản lý và Hỗ trợ Alco đầu mối lập kế hoạch huy động, Khối Tài chính đầu mối lập kế hoạch tài chính....Căn cứ vào các kế hoạch cấu phần của các Ban có liên quan như:
• Kế hoạch tài sản của Ban Quản lý tài sản nội ngành, kế hoạch đầu tư công nghệ thông tin của Ban Công nghệ: thực hiện lên kế hoạch chi khấu hao, bảo dưỡng tài sản.
• Kế hoạch đào tạo của Trung tâm đào tạo: dự kiến chi phí đào tạo và chi nghiên cứu khoa học.
• Trung tâm truyền thông và tiếp thị: dự kiến, lập kế hoạch các chương trình, chiến dịch quảng bá thương hiệu Vpbank, kế hoạch tuyên truyền, quảng cáo đến với khách hàng.
• Khối nhân sự: dự kiến kế hoạch định biên lao động.
hiện hoạch % KH hiện hoạc % KH hiện hoạch % KH Chi phí hội sở chính__________ 7 60 2 56 108% 8 66 729 92% 734.75 802 92% Chi phí chi nhánh. phịng giao dịch_______ 3.79 5 9 3.64 104% 4.756 4.668 102% 2 5.23 8 5.70 92% Chi phí cơng ty con____________ 8 65 1 70 % 94 6 59 577 103% 0 1.36 4 1.20 113% Tổng__________ 5.06 0 3 4.91 103% 6.021 5.973 101% 7 7.32 3 7.71 95%
Nguồn: Báo cáo tài chính Vpbank 2017-2019
Qua bảng trên, việc thực hiện kế hoạch cho chi phí quản lý là tương đối tốt, năm 2017 vượt kế hoạch 103%. Năm 2018 và 2019 đạt 99% và 93%, Vpbank đã tiết kiệm chi phí hoạt động so với kế hoạch, đặc biệt là chi về công vụ và tài sản để tăng lợi nhuận.
Việc lập kế hoạch mỗi chi phí như chi nhân viên, cơng vụ, tài sản.. do các phòng ban bộ phận chuyên trách thực hiện dựa theo định mức chi phí, cũng như số liệu quá khứ, và định hướng phát triển Vpbank trong năm tài chính tiếp theo:
• Chi phí nhân viên: do khối quản trị nguồn nhân lực chủ trì lập kế hoạch, Khối
quản trị nguồn lực có trách nhiệm làm việc với các đối mối liên quan các phịng ban, có định hướng tuyển dụng cho năm tiếp theo, quy định về chế độ lương thưởng quy định nội bộ ngân hàng và chính phủ.
hiện hoạch KH hiện hoạc KH hiện hoạch KH Chi phí khấu hao tài
sản và công cụ lao động_______________
24
5 0 24 %102 314 349 90% 374 370 101%
Chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản_______ 22 5 23 4 96 % 411 425 97% 391 481 81% Chi phí tịa nhà làm việc________________ 3 62 3 66 %94 677 691 98% 795 723 110% Chi phí khác về tài sản 8 1 0 83 % 17 15 110% 23 25 92% Tổng chi phí tài sản 1,10 1 71,14 %96 9 1,41 1,480 96% 1,583 1,599 99%
Nguồn: Báo cáo tài chính Vpbank 2017-2019
Chi phí nhân viên là chi phí có thực hiện kế hoạch ổn định nhất vì được sử kiểm soát của ủy ban nhân sự về định biên kế hoạch, tuyển dụng nhân sự. Thực hiện kế hoạch chi phí nhân viên năm 2017 đến 2019 lần lượt là 103%, 101%, 95%. Năm 2017 nguyên nhân vượt kế hoạch chủ yếu đến chi phí chi nhánh và phịng giao dịch, năm 2017 có kết quả kinh doanh tốt, chi phí lương kinh doanh tăng vượt kế hoạch. Năm 2019, mặc dù tổng chi phí chỉ đạt 95% kế hoạch, nhưng có chi phí đến từ cơng ty con vượt 13% kế hoạch, vì năm 2019 Vpbank tiến hành cơ cấu lại hội sở, chuyển một số phòng ban thuộc khối vận hành về mua sắm, phát triển mạng lưới về công ty con Thịnh Điền nên phát sinh chi phí ngồi kế hoạch về nhân sự, cũng là nguyên nhân làm cho chi phí hội sở đạt 92% kế hoạch.
• Chi phí tài sản:
+ Các chi phí về mua sắm mới cơng cụ lao động, chi sửa chữa tòa nhà làm việc, chi sửa chữa tài sản: do các đơn vị phòng ban, chi nhánh tự xây dựng theo nhu cầu chính bản thân, có định hứng từ các cấp lãnh đạo.
+ Các chi phí khấu hao tài sản, cơng cụ cho việc mua sắm từ các năm trước: Bộ phận kế tốn, tài chính tại hội sở chính sẽ có trách nhiệm xây dựng phần CP này.
Chỉ tiêu________ hiện hoạch KH hiện hoạch KH hiện hoạch KH Chi phí vật liệu giấy
tờ in_______________ 10 4 10 5 100 % 197 20 0 98% 220 251 88 % Chi cơng tác phí 5 9 0 6 % 98 54 8 5 94% 3 6 74 %85
Chi phí đào tạo______ ______ 40 ____ 39 101 % _____ 74 _____ 77 96% 110 150 74 % Chi phí nghiên cứu
triển khai và ứng dụng______________
9
8 9 9 % 99 52 5 5 95% 3 5 57 %92
Chi phí quảng cáo,
tiếp thị, khuyến mại, 1 38 0 40 % 95 566 1 60 94% 600 611 %98
Chi lễ tân, khánh tiết 25
5 4 27 % 93 364 3 40 91% 524 653 %80
Chi phí quản lý
chung_____________ 2 1 1 1 %108 49 0 5 98% 8 5 55 105%
Tổng chi phí quản
lý cơng vụ_________ 9 94 8 98 % 96 1.356 1.443 94% 1.629 1.851 %88
Nguồn: Báo cáo tài chính Vpbank 2017 -2019
Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí tài sản tương đối ổn định, 2017, 2018, 2019, hồn thành kế hoạch lần lượt là 96%, 96% và 99%. Năm 2019, việc thực hiện chi phí các chi phí lớn như chi phí tịa nhà làm việc, chi phí khấu hao tài sản và công cụ lao động vượt kế hoạt là 110% và 101%, nguyên nhân là do năm 2019 có 9 chi nhánh mở mới, nhu cầu lớn trong mua sắm và xây dựng cơ bản, chi phí th tịa nhà làm việc vượt ngồi kế hoạch dự tính.
• Chi phí cơng vụ: Do các phòng ban, đơn vị, chi nhánh, phòng giao dịch tự xây
dựng theo định mức chi phí đã được HĐQT ban hành.
Song song quá trình lập và giao chỉ tiêu kế hoạch, Vpbank tổ chức thực hiện giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã giao cho đơn vị. Định
kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc khi có nhu cầu, Vpbank thực hiện phân tích việc thực hiện chi phí của tồn hệ thống, xác định mức độ thực hiện so với kế hoạch, tìm ra nguyên nhân các khoản đạt, vượt mức kế hoạch; đồng thời phân tích diễn biến thị trường, cũng như tình hình hoạt động thực tế để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm hỗ trợ chi nhánh, đơn vị thực hiện chỉ tiêu. Thực tế, trước tình hình huy động vốn khó khăn, năm 2019 cũng là năm Ngân hàng đẩy mạnh các chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại huy động vốn theo cơ chế cho phép chi nhánh chủ động tăng định mức chi phí quản lý cơng vụ gắn với tăng trưởng huy động vốn của đơn vị.
Đặc biệt năm 2019 đạt 88% kế hoạch, do Vpbank thực hiện chính sách tiết kiệm chi phí các chi phí vật liệu giấy tờ in, cơng tác phí, chi đào tạo là 88%, 85%, 74%. Trong đó chi phí cơng tác phí hạn chế đi lại, chuyển hình thức họp trực tiếp sang họp qua video, skype, room chat.. Chi phí đào tạo chuyển dần đào tạo online tiết kiệm các chi phí về thuê địa điểm, giáo viên, chi phí ăn nhẹ giữa giờ...
Chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơng vụ là chi phí quảng cao, tiếp thị, khuyến mại đạt 95%, 94%, 98% kế hoạch. Công tác này, Vpbank luôn chú trọng phát triển nhưng chi phí khơng đạt kế hoạch ngun nhân là do chi phí ở trên là chi phí thanh tốn thực, có nghĩa là khi thanh toán cho nhà cung cấp mới được ghi nhận là chi phí. Các chương trình Marketing đang được đẩy mạnh và thực hiện cho nhiều năm, ngòa ra việc tra soát, nghiệm thu hợp đồng với nhà cung cấp đang cịn chậm do chương trình ngày càng phức tạp, chi tiết đến nhiều đối tượng sản phẩm khách hàng đặc biệt là chương trình khuyến mại cho thẻ tín dụng.
d, Hạch tốn và theo dõi chi phí tại Vpbank
Để quản lý thu thập đầy đủ thông tin, Vpbank đã thực hiện phân tách rõ các khoản chi phí trên cơ sở thiết lập hệ thống kế tốn và quản trị chi phí để theo dõi chi tiết theo mọi hoạt động kinh doanh. Vpbank hạch toán và theo dõi chi tiết chi phí đến từng hạng mục hoạt động để có cơ sở đánh giá chính xác, hiệu quả của từng hoạt động kinh doanh, xác định tỷ trọng các khoản chi phí để có kế hoạch và các biện pháp điều chỉnh hợp lý, kịp thời trong hoạt động kinh doanh của toàn hệ thống.
Hiện nay việc hạch toán và quản trị ngân sách VpBank đang áp dụng qua SAP
SAP(system application programming) là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ được biết đến công ty phần mềm Đức với giải pháp mang tới một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) các ứng dụng bao gồm cả quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý nguồn nhân lực, quản lý tài sản, quản lý tài chính- kế tốn, quản lý sản xuất, quản lý hàng hóa. Đối với Vpbank được áp dụng 3 phân hệ nhân sự, tài sản, tài chính - kế tốn