Nguồn: trang web http://fast.com.vn
về mặt quản trị chi phí, tại Vpbank phần mềm ERP hỗ trợ quản lý tài sản và đặc biệt hơn là quản lý tài chính và kế tốn. Cụ thể như sau:
kế tốn Quản trị
• Hạch tốn
chi phí • Dữ liệuquản trị chi phí
• Kế tốn: Nhận hồ sơ chứng từ các đơn vị, chi nhánh nội bộ=> đẩy đủ thủ tục
=>
hạch tốn trên phần nềm ERP
• Quản trị: Sau khi kế tốn hạch tốn chi phí theo từng hạng mục, phịng ban,
chi
Ngồi phịng ban hội sở thuộc khối tài chính bao gồm kế tốn và quản trị, chi nhánh và đơn vị sẽ có tương tác với phần mền trong các trường hợp như tạo yêu cầu đi công tác, đi đào tạo hay nhu cầu mua sắm, dịch vụ chương trình Marketing.
Ví dụ: khi đơn vị tạo u cầu đi cơng tác:
Sơ đồ 2.5: Quy trình tạo yều cầu đi cơng tác Vpbank
Nguồn: 56/QĐ-TGĐ-2018 Quy trình nội bộ tạo u cầu cơng tác
Giám đốc chi nhánh Hà Nội có nhu cầu đi cơng tác Hồ Chí Minh => Giám đốc chi nhánh sẽ có user phân quyền và tạo u cầu lên ERP có kê khai các thơng tin như vé máy bay, phịng khách sạn, cơng tác phí theo hạn mức, thời gian đi cơng tác có tổng số tiền chuyến công tác là bao nhiêu.
+ Nếu không đủ ngân sách cơng tác phí => hệ thống sẽ báo vượt ngân sách = > chi nhánh liên hệ với bộ phận quản trị tài chính HO để hỗ trợ tư vấn về ngân sách. + Nếu đơn vị đủ ngân sách cơng tác phí => luồng phê duyệt chạy vào cấp cao hơn
là Giám đốc Vùng, khi giám đốc Vùng phê duyệt => luồng phê duyệt chạy qua bộ phận dịch vụ nội bộ để đặt vé máy bay, khách sạn theo nhu cầu của giám đốc chi nhánh.
Quy định cụ thể của Vpbank về việc hạch toán và theo dõi một số khoản chi phí như sau:
• Chi phí cho nhân viên:
- Đối với chi phí tiền lương: theo quy định tại chế độ thu-chi tài chính của Vpbank thì:
+ Đối với đơn vị hạch tốn, chi phí này phụ thuộc:
Đơn vị hạch tốn tồn bộ lương kinh doanh theo số thực tế tại đơn vị.
Đơn vị hạch tốn tồn bộ 01 lần lương kinh doanh vào chi phí. Phần chênh lệch giữa quỹ lương kinh doanh được giao (quỹ lương kinh doanh theo đơn giá, quỹ lương gia tăng và quỹ điều hồ (nếu có)) với lương kinh doanh hạch tốn chi phí, đơn vị hạch tốn tài khoản Phải thu Hội sở chính
+ Đối với đơn vị hạch tốn độc lập: Đơn vị thực hiện hạch tốn tồn bộ tiền lương được hưởng theo đơn giá tiền lương, quỹ lương gia tăng được Hội sở chính phê duyệt vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
• Chi phí về tài sản:
- Về chi phí khấu hao TSCĐ: VpBank thực hiện trích khấu hao đối với tất cả tài sản tại đơn vị theo quy định ngân hàng. Trong đó:
+ Khấu hao TSCĐ tham gia quá trình HĐKD: hạch tốn chi phí khấu hao + Khấu hao TSCĐ chưa dùng, khơng cần dùng, chờ thanh lý: hạch toán vào chi khác về tài sản.
- Chi thuê tài sản, tòa nhà (thuê đất, thuê trụ sở) trường hợp trả trước cho cả thời gian thuê được hạch toán vào tài khoản chờ phân bổ sau đó đến kỳ
(tháng, quý)
tương ứng mới thực hiện phân bổ vào chi phí về theo từng phịng ban cụ thể. - Chi khác về tài sản như chi mua bảo hiểm tài sản: trường hợp thực hiện
mua tập trung, Hội sở chính là đầu mối thực hiện thanh tốn mua bảo hiểm tập
• Chi phí quản lý cơng vụ:
VpBank có quy định hạch tốn chi tiết đối với từng khoản chi phí quản lý cơng
vụ. Cụ thể:
* Chiphí cho đào tạo:
- Đối với khố học, khố tập huấn do Hội sở chính tổ chức tập trung:
Để phản ánh chính xác tồn bộ chi phí đào tạo phát sinh trong năm của tồn hệ thống và rõ trách nhiệm của đơn vị đầu mối, đối với các khố học do Hội sở chính triệu tập và tổ chức thì chi phí đào tạo thực hiện như sau:
+ Trung tâm đào tạo hạch tốn tồn bộ chi phí liên quan đào tạo như chi phí giảng viên, biên soạn tài liệu, chi phí học viên, tổ chức lớp học... tại Trung tâm đào tạo. Riêng chi phí đi lại và tiền hỗ trợ sinh hoạt cho những ngày đi đường của học viên liên quan đến chứng từ phát sinh nên hạch toán tại các đơn vị, chi tiết tài khoản chi cho đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ.
+ Trung tâm đào tạo thực hiện phân bổ chi phí đào tạo của mỗi khố học thơng báo cho từng Chi nhánh, đồng thời tổng hợp chi phí đào tạo của mỗi Chi nhánh trong năm gửi Khối Tài chính (Hội sở chính).
+ Căn cứ số liệu phân bổ của Trung tâm đào tạo, Hội sở chính (phịng ban thcj Khối Tài chính) ghi nhận kết quả kinh doanh của Chi nhánh khi quyết tốn tài chính năm.
+ Chi nhánh tổ chức theo dõi đảm bảo phản ánh chính xác chi phí đào tạo của đơn vị mình, lưu giữ hồ sơ liên quan (Quyết định cử cán bộ đi học, thơng báo chi phí đào tạo của Trung tâm đào tạo, các chứng từ thanh toán liên quan đến học viên, đồng thời giám sát kinh phí đào tạo đảm bảo hiệu quả, giám sát nghĩa vụ của học viên theo Quy chế đào tạo của Ngân hàng bao gồm cả bồi hồn kinh phí (nếu có).
Căn cứ kế hoạch đào tạo do đơn vị th ngồi được Hội sở chính phê duyệt, hợp đồng hoặc thơng báo triệu tập học viên của đơn vị đào tạo, Quyết định cử cán bộ đi học, cam kết của cán bộ đơn vị thực hiện nghĩa vụ theo Quy chế đào tạo của Ngân hàng, đơn vị thực hiện thanh tốn chi phí đào tạo và chi phí cho học viên hạch tốn chi phí đào tạo tại đơn vị.
- Đối với khoá học, khoá tập huấn do đơn vị tự tổ chức:
Căn cứ kế hoạch đào tạo do đơn vị tự tổ chức được Hội sở chính phê duyệt, đơn vị lập dự tốn chi phí khố học, khố tập huấn, mức chi theo quy định hiện hành trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt và thực hiện thanh toán theo quy định trong phạm vi dự toán được duyệt căn cứ chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
* Chi lễ tân khánh tiết, hội nghị, quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị, giao dịch
đối ngoại, và các chi phí khác... Các khoản chi này thực hiện phù hợp theo quy
định, theo phòng ban, đơn vị được phép chi, đảm bảo tiết kiệm chi phí và trên cơ sở chủ trương được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đối với chi quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị phải có phương án hiệu quả được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
* Chi phí khác: Chi điện, nước, y tế, vệ sinh cơ quan, bảo vệ môi trường, chi bảo
vệ, cây cảnh: được chi theo hoá đơn chứng từ phát sinh thực tế.
e, Xây dựng cơ chế QLCP
QLCP tại Vpbank được thực hiện trên tồn hệ thống, mỗi bộ phận có chức năng riêng biệt. Theo nguyên tắc quản lý, dựa vào quy chế tài chính, quy định thu - chi tài chinh, các bộ bộ phận phịng ban thực hiện:
- Hội sở chính:
+ Bộ phận kế tốn chi tiêu nội bộ thuộc khối tài chính: thực hiện hạch tốn chi phí cho tồn hệ thống. Các đơn vị, phịng ban, chi nhánh, phịng giao dịch khi có nhu cầu phát sinh chi phí, thực hiện thu thập hóa đơn, chứng từ thanh tốn theo quy định và gửi về bộ phận kế toán chi tiêu nội bộ ở hội sở chính. Việc hạch tốn chi phí được thực hiện qua phần mềm ERP, hạch tốn về đúng phịng ban, chi nhánh và về đúng hạng mục chi phí phát sinh.
Tỷ lệ CP/tổng thu nhập+ Bộ phận tài chính quản trị thuộc khối tài chính: Kiểm sốt chi phí, thực hiện đánh34% 33% 34% giá, phân tích về tình hình chi tiêu, thực hiện kế hoạch, đưa ra các khuyến nghị cho cấp lãnh đạo. Ngồi ra bộ phận này cịn tư vấn cho các đơn vị trong các trường hợp phát sinh chi phí nằm ngồi kế hoạch, tư vấn bổ sung ngân sách, điều chuyển ngân sách trong nội bộ giữa các phịng ban, giữa các hạng mục chi phí với nhau:
- Tại đơn vị, chi nhánh, phòng giao dịch:
Là đơn vị lập kế hoạch chi phí theo nhu cầu phát sinh, theo định mức đã được ngân hàng ban hành. Cũng là đơn vị thực hiện kế hoạch, đảm bảo nằm trong kế hoạch đã lập. Lên hệ với bộ phận chi tiêu nội bộ và bộ phận tài chính quản trị khi có nhu cầu thanh tốn chi phí và phát sinh liên quan đến kiểm sốt chi phí, trình ngoại lệ ngân sách.
Tất cả các bộ phận liên quan đến QLCP đều rất quan trọng, phát sinh chi phí xuất phát từ đơn vị, yêu cầu hạch toán qua bộ phận chi tiêu nội bộ, sau đó từ các dữ liệu đã hạch tốn, bộ phận tài chính quản trị tập hợp, bóc tách các chi phí liên quan đến từng đối tượng như đơn vị nào, chi nhánh nào? Chi phí phát sinh kỳ đó bao nhiêu tiền. Ngồi ra bóc tách chi phí đến từng phân khúc khách hàng như bán lẻ, doanh nghiệp, bộ phận dịch vụ khách hàng..., bóc tách đến từng sản phẩm như cho vay mua nhà, mua oto, tín chấp, thẻ tín dụng Song song với chi phí là việc bóc tách về đầu doanh thu, từ đó sẽ tính lợi nhuận của một sản phẩm, một phân khúc, một bộ phận, một chi nhánh cụ thể, phục vụ đánh giá và quyết định đúng đắn của lãnh đạo.
f, Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt
-Vpbank thường xuyên tổ chức các đợt kiểm soát giám sát thu chi, kiểm tra chứng từ, tài khoản chi phí gắn liên với với từng nghiệp vụ phát sinh. Tổ chức
các đợt kiểm tra theo tháng, quý, năm và đột xuất theo nhu cầu phát sinh. -Kiểm soát ngân sách CPHĐ được kiểm soát qua phần mềm ERP, khi sử dụng
ngân sách vượt hạn mức sẽ cảnh báo và phịng tài chính tại hội sở báo lại đơn vị
2.3. Các chỉ tiêu phản ánh cơng tác quản lý chi phí tại Ngân hàng
TMCP Việt
Nam Thịnh Vượng
thu nhập, tỷ lệ CP/LN trước thuế, chi phí/tổng tài sản khơng thay đổi đáng kế. Tỷ lệ chi phí/tổng thu nhập mức là 34% năm 2019, tức là để có mộtvđồng thu nhập phải bỏ ra 0,34 đồng chi phí, tương tự. Tạo ra một đồng lợi nhuận trước thuế cần 1,19 đồng chi phí. Chi phí trên một nhân viên tăng từ 2017 đến 2019, đạt mức 452 triệu/nhân viên.
Biểu đồ 2.6: Tỷ lệ chi phí trên thu nhập của một số ngân hàng năm 2019
Nguồn: Báo cáo tài chính Ngân hàng 2019
Mức bình quân tỷ lệ CIR là 40% - 60%, nhận thấy rằng Vpbank có CIR thấp nhất hệ thống ngân hàng Việt Nam và các ngân hàng lớn thuộc top đầu những ngân hàng có tỷ lệ này thấp nhất, cũng là nhóm ngân hàng có lợi nhuận cao nhất hệ thống
2.4. Đánh giá cơng tác quản lý chi phí tại Vpbank
2.4.1. Những kết quả đạt được
Quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nội bộ là yêu cầu đặt ra đối với tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng luôn quan tâm, chú trọng tới việc quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nội bộ trên tồn hệ thống. Cơng tác QLCP trong những năm qua đã đạt được nhiều kết quả đáng kể:
• Xây dựng được cơ chế QLCP một cách có bải bản, chặt chẽ, khoa học.
Vpbank đã chủ động xây dựng hệ thống các quy chế và các văn bản hướng dẫn chi tiết về QLCP như: quy chế thu chi tài chính, quy chế tiết kiệm chống lãng phi...Qua đó, giúp cơng tác QLCP được thực hiện một cách bài bản, là căn cứ để Hội sở chính chỉ đạo các đơn vị thành viên, các chi nhánh thực hiện công tác QLCP tại đơn vị. Đồng thời, Vpbank cũng thường xuyên cập nhật các quyết định mới có liên quan tới cơng tác QLCP để sửa đổi cơ chế QLCP của mình phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với thực tiễn hoạt động kinh doanh.
• Cơng tác lập kế hoạch chi phí được gắn liền với cơng tác QLCP:
- Hầu hết các khoản mục CP đều được lập kế hoạch ngay từ đầu năm. Từ đó tạo ra định hướng trong cơng tác QLCP nói riêng và định hướng trong mục
tiêu lợi
nhuận của toàn hệ thống cũng như của từng chi nhánh. Do vậy, bám sát định hướng
mục tiêu do Hội đồng quản trị lập và phù hợp với từng kế hoạch cấu phần cụ thể
của các Khối nghiệp vụ khác.
- Kế hoạch được lập theo phương pháp hỗn hợp từ dưới lên và từ trên xuống (đặc biệt là chi phí cơng cụ), bám sát với nhu cầu của các đơn vị thành viên. Đồng
thời, kế hoạch được lập chi tiết cho từng khoản mục: chi cho nhân viên, chi
về tài
sở chính sẽ đánh giá việc thực hiện kế hoạch, xác định được nguyên nhân dẫn nếu vượt hạn mức kế hoạch, sau đó tìm ra cách thức quản lý hoặc điều chỉnh kế hoạch cho thích hợp hơn. Hội sở chính cũng có những biện pháp, cơ chế khuyến khích như chế độ khen thưởng đối với các đơn vị đạt và vượt kế hoạch được giao cũng như cơ chế phạt đối với đơn vị khơng hồn thành kế hoạch hoặc vượt định mức.
- Kế hoạch chi phí đã được phân tách riêng biệt cho các khối: trung tâm, văn phịng; khối chi nhánh; khối cơng ty con. Tạo điều kiện cho việc QLCP theo từng
đơn vị.
• Thiết lập được hệ thống các định mức chi phí phù hợp, tạo tính chủ động cho chi nhánh và khuyến khích chi nhánh tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập:
- Tạo tính chủ động trong chi tiêu cho chi nhánh: chi nhánh tự quyết định trong phạm vi định mức chi tiêu, mạnh dạn trong đầu tư, nhanh, kịp thời, tiết kiệm
về thời gian, các chi phí thơng tin thơng báo mua sắm và các chi phí khơng
cần thiết
khác.
- Gắn chi phí với kết quả kinh doanh và nhiệm vụ của từng chi nhánh: chi nhánh có lợi nhuận cao được định mức chi tiêu cao. Mặt khác, định mức chi
tiêu nội
bộ lại được tính luỹ thối theo số cán bộ tương ứng với nhóm lợi nhuận mà chi
nhánh được xếp hạng. Cách xác định này vừa căn cứ vào nhu cầu của chi
nhánh (số
cán bộ định biên) vừa có tác dụng khuyến khích tiết kiệm chi phí và tính đến hiệu
quả đầu tư cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh (lợi nhuận cao được định mức
một tài khoản riêng để hạch tốn theo dõi. Từ đó, cơng tác theo dõi chi phí thơng qua số liệu kế toán được phản ánh chi tiết, đầy đủ; giúp cho việc phân tích, bóc tách chi phí dễ dàng hơn, phản ánh đúng tình hình hoạt động của Vpbank.
- Các khoản chi phí đã được tính tốn, xác định và thực hiện phù hợp với
quy định của Bộ Tài chính, của Ngân hàng Nhà nước; Các khoản mục chi phí được quy định rất chi tiết cụ thể về định mức, hạn mức cũng như quy trình thanh tốn. Việc thanh tốn các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ theo đúng cơ chế quản lý tài chính của Vpbank. Các khoản chi đều có sự giám sát của các cấp trưởng phịng và lãnh đạo phụ trách tài chính kế tốn.
• Cơng tác kiểm tra, giám sát QLCP được thực hiện chặt chẽ, phục vụ tốt cho
công tác quản trị điều hành ngân hàng.
Về mặt nội bộ, Vpbank thường xuyên xây dựng và tổ chức các chương trình kiểm tra, kiểm sốt nội bộ về việc thực hiện quy chế thu - chi tài chính. Do đó, cơng tác QLCP đã được các đơn vị thực hiện nghiêm túc, tránh xảy ra thất thoát hay