(tỷ đồng) trọng (%) (tỷ đồng) trọng (%) (tỷ đồng) trọng (%) Chi phí quản lý cơng vụ 949 100
%
1,356 100
%
1,629 100
%
Chi phí vật liệu giấy tờ in 104 11
% 19 7 15% 22 0 14 % Chi cơng tác phí 59 6% 54 4% 6 3 4%
Chi phí đào tạo 40 4
% 74 5% 0 11 7%
Chi phí nghiên cứu, tư vấn triển khai và ứng dụng 98 10 % 52 4% 5 3 3%
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, tiếp khách 381 40 % 56 6 42% 60 0 37 %
Chi phí quản lý chung 255 27
% 36 4 27% 52 4 32% Chi khác 12 1% 49 4% 5 8 4 % Tỷ lệ chi phí quản lý /người (Triệu đồng) 46 53 0 6
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Vpbank 2017 -2019
Chi phí tài sản là CP chiếm chỉ trọng lớn thứ 2 trong cơ cấu chi phí hoạt động Vpbank. Cũng như chi phí lương, chi phí phí về tài sản có xu hướng tăng, năm 2019 tăng trưởng 12% so với 2018, 44% so với 2017. Năm 2019 có tăng so với 2018 nhưng tăng thấp hơn 2018 so với 2017. Trong cơ cấu chi phí về tài sản, chi phí tịa nhà làm việc chiếm tỷ trọng cao nhất, từ 2017 đến 2019 gần ½ tổng chi phí, đặc biệt năm 2017 là 57%.
- Chi tòa nhà làm việc: bao gồm chi thuê tòa nhà, văn phòng, chi sửa chữa trụ sở làm việc, chi về vận hành tòa nhà, chi điện nước. Vpbank hiện tại vận hành và thuê một số tòa nhà lớn như hội sở 89 Láng Hạ, tòa nhà Việt Á, Việt Hải, tòa nhà HO Sài Sài.... Chi thuê cho hơn 220 điểm giao dịch cùng với chi thuê đặt cây ATM/CDM.. Vì ngun nhân này nên chi tịa nhà làm việc hiện đang chiếm tỷ trọng cao nhất trong chi phí tài sản
- Chi khấu hao tài sản và cơng cụ lao động: Ngồi tài sản tịa nhà đi th, có nhiều tài sản sở hữu Vpbank có trích khấu hao theo tháng, có hơn 600 ATM/CDM, khấu hao các phần mền... Chi phí này chiếm 24% trong chi phí tài sản 2019, tăng trưởng 19% so 2018
- Chi sửa chữa và nâng cấp tài sản: Do tốc độ trang bị các thiết bị CNTT những năm gần đây khá lớn, hơn nữa sau một thời gian sử dụng yêu cầu bảo dưỡng và sữa chữa tài sản, thiết bị ngày càng là rất cao.
2.2.1.3. Chi phí quản lý cơng vụ
+ Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, lễ tân, khánh tiết, tiếp khách: chi phí cho việc truyền thông, quảng bá thương hiệu đến khách hàng rất cần được đẩy mạnh một cách rộng rãi và có hiệu quả, nhằm đem hình ảnh và thương hiệu Vpbank đến mọi khách hàng. Bên cạnh đó, với mục tiêu tiếp tục khẳng định và tăng việc nhận biết thương hiệu Vpbank là một ngân hàng nội địa có độ tin cậy, ngân hàng tư nhân uy tín số 1 Việt Nam. Kế hoạch quảng cáo, truyền thông các năm được đẩy mạnh trên nhiều phương tiện thơng tin đại chúng (báo hình, báo viết, trang web..), với nhiều hình thức quảng bá (biển quảng cáo, tờ rơi, tài trợ truyền hình, cơng tác xã hội, online, mạng xã hội như Facebook, zalo ...). Do đó, chi quảng cáo, tiếp thị và khuyến mại đạt 600 tỷ năm 2019 và vẫn là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi quản lý công vụ. (37% chi quản lý cơng vụ năm 2019).
+ Chi phí đào tạo: Với nguyên tắc xem hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học là hoạt động đầu tư nguồn lực và con người. Ngân hàng tiếp tục đẩy mạnh hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, trong đó chú trọng chi cho hoạt động đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ. Năm 2017 -2019, Vpbank chuyển đổi mạnh mẽ, tăng nhanh về mạng lưới. Do vậy, yêu cầu về phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao trên tất cả các mặt: quản trị điều hành, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng tác nghiệp, ngoại ngữ, tin học là hết sức cấp bách và cần thiết; nhằm tạo bước chuyển đổi cơ bản về cơ cấu, chất lượng đội ngũ cán bộ theo hướng chuẩn mực hóa, đáp ứng yêu cầu thời kỳ mới. Năm 2019, Vpbank đã tổ chức nhiều đợt tập huấn đào tạo cho cán bộ về nghiệp vụ kinh doanh bán lẻ, đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ (kỹ năng bán hàng, tài trợ dự án, bán lẻ và Marketing, nghiệp vụ thẻ, quản lý rủi ro, tài chính kế tốn,.) đặc biệt là kỹ năng bảo hiểm, giao tiếp thu hút khách hàng.
+ Chi phí nghiên cứu và triển khai ứng dụng: Xuất phát từ yêu cầu thực tế của công việc, nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiên cứu khoa học, Ngân hàng đã khuyến khích, động viên các cán bộ tham gia nghiên cứu, sáng tạo, ứng dụng kết quả nghiên cứu vào thực tế một cách có hiệu quả. Hoạt động nghiên cứu khoa học năm 2017-2019 đã được triển khai rộng khắp trong toàn hệ thống, kết quả nghiên cứu khoa học, chi tư vấn đã được đưa vào áp dụng trong hoạt động thực tiễn,
góp phần tăng cường năng lực và hiệu quả điều hành. Ngoài ra, trong giai đoạn này, Vpbank cũng tiến hành mua bản quyền một số chương trình ứng dụng lớn như: mua bản quyền phần mềm Resultick,.. đang triển khai dự án DWH cho toàn bộ hệ thống.
+ Các khoản chi còn lại như chi xăng dầu, văn phịng phẩm, điện nước, cơng tác phí tăng nhẹ, ngun nhân là do các chi phí theo hạn mức tăng theo quy mô hoạt động, phát triển mạng lưới chi nhánh và định hướng phát triển, mở rộng hoạt động bán lẻ của Vpbank.
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng TMCP Việt Nam ThịnhVượng Vượng
2.2.2.1. Nguyên tắc quản lý chi phí
a) Nguyên tắc QLCP tại VpBank
Trên cơ sở những quy định chung của NHNN, về quản lý tài chinh, Vpbank đã đề ra những quy định cụ thể về QLCP. Thể hiện cụ thể trong quyết định 121/QĐ- HĐQT 2018 về quy chế tài chính ban hành và chế độ thu-chi tài chính trong hệ thống quyết định 477/QĐ-HĐQT 2015
- Chi phí của Ngân hàng là số phải chi phát sinh trong kỳ. Các khoản chi phải được hạch tốn kịp thời, đầy đủ và có hố đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
- Chi phí quản lý kinh doanh của Ngân hàng được quản lý theo định mức do Trụ sở chính quy định phù hợp với từng đơn vị thành viên, từng thời kỳ và phù hợp với quy định quản lý tài chính của Nhà nước.
- Đối với những khoản chi không đúng chế độ, người đề xuất thực hiện, người thẩm định/kiểm soát và người quyết định chi phải chịu trách nhiệm cá nhân tương ứng với phần việc của mình theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng. Các khoản chi phí vượt hạn mức phải xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm và báo cáo TGĐ (Chủ tịch/Giám đốc Đơn vị thành viên hạch toán độc lập).
- Các trường hy hợp ngoại lệ về thay đổi hạn mức, bổ sung, điều chuyển ngân sách cần có sự phê duyêt của các cấp có thẩm quyền theo hạng mục, thời kỳ.
Các khối/ phịng Nhiệm vụ
Khối tài chính và kế hoạch Là đầu mối xây dựng kế hoạch tài chính của
tồn ngành, trong đó có kế hoạch chi phí b) Chế độ thu chi tại các đơn vị thành viên:
- Đối với các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc: Để quản lý tốt các khoản thu nhập và chi phí của đơn vị phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình, các đơn vị cụ thể hóa chế độ thu-chi tài chính do trụ sở chính ban hành thơng qua việc xây dựng các hạn mức chi tiết hơn đến từng đơn vị Phòng, bộ phận kinh doanh của đơn vị, báo cáo Trụ sở chính xem xét chấp thuận.
- Đối với các đơn vị hạch toán độc lập: căn cứ đặc điểm kinh doanh, đơn vị thành viên hạch toán độc lập tự xây dựng định mức chi đáp ứng được hoạt động đặc thù của đơn vị và phù hợp với định mức chi của Ngân hàng.
2.2.2.2. Nội dung cơng tác quản lý chi phí
a, Bộ máy quản lý chi phí
Tồn bộ hệ thống Vpbank cùng tham gia xây dựng QLCP theo mơ hình chung, ngày càng cải tiến phù hợp thực tiễn kinh doanh:
• Tại Hội sở chính
Tham gia vào bộ máy QLCP tại hội sở chính gồm có:
- Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc (theo uỷ quyền của Hội đồng quản trị): có vai trị cao nhất trong việc quyết định về việc xây dựng quy chế thu chi và quyết định việc điều hành cơ chế thu chi cũng như các định mức giao cho các đơn vị trực thuộc.
- Các Ban/Phòng, Trung tâm: có vai trị tham mưu cho Ban lãnh đạo. Trong đó, Ban Tài chính làm đầu mối tổng hợp, xử lý chung các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính nói chung và QLCP nói riêng. Cụ thể:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính của tồn hệ thống, kế hoạch thu - chi của Hội sở chính.
+ Tham mưu, đề xuất với Ban lãnh đạo giao định mức chi tiêu, tỷ lệ tiết kiệm chi phí quản lý cơng vụ và thực hiện điều chỉnh các định mức này (nếu có) đối với các đơn vị thành viên.
+ Theo dõi, giám sát, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu, chi của toàn hệ thống và đề xuất các giải pháp thực hiện.
+ Theo dõi tình hình thực hiện chế độ thu chi tài chính, tổng hợp các vướng mắc liên quan để chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) phù hợp với quy định của pháp luật và của Ngân hàng.
Phòng kế toán chi tiêu nội bộ Khối tài chính
Thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn đơn vị trong việc ghi nhận và hạch tốn các khoản chi phí. Trung tâm truyền thông và tiếp
thị
Phối hợp với Khối Tài chính để xây dựng chi tiêu về chi phí quảng cáo, truyền thơng và tiếp thị
Khối Công nghệ và Trung tâm Công nghệ thông tin
Là đơn vị đầu mối lập và trình lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch CNTT hàng năm năm.
Trung tâm đào tạo Là đơn vị đầu mối lập và trình lãnh đạo phê
duyệt kế hoạch đào tạo hàng năm. Phối hợp Ban tài chính xây dựng và quản lý chỉ tiêu chi đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Các khối kinh doanh: KHCN, SME...
Là đầu mối thực hiện kế hoạch chi tiết các chi phí
Nhóm đơn vị
Chi xe cơng vụ/tháng (triệu đồng)
Nhóm 1: Siêu chi nhánh 26
kiểm tra hoạt động thu chi tài chính của các đơn vị trong toàn hệ thống; phát hiện kịp thời các đơn vị có hành vi vi phạm, khơng thực hiện đúng Quy định của Vpbank để có biện pháp xử lý kịp thời.
• Tại các chi nhánh, đơn vị thành viên:
- Xây dựng kế hoạch thu-chi tài chính nhằm đảm bảo đạt và vượt kế hoạch lợi nhuận được giao, đồng thời thực hiện việc tiết kiệm chi phí, chơng lãng phí để nâng cao lợi nhuận đăng ký hạn mức thực hiện gửi về Hội sở chính (là các phịng ban thuộc khối Tài chính)
-Trên cơ sở kế hoạch thu-chi tài chính và mức tiết kiệm đã đăng ký: GĐ đơn vị, Trưởng Phịng Kế tốn thực hiện chi tiêu tại đơn vị. Trong trường hợp chi phí bị vượt kế hoạch và định mức được duyệt, giám đốc đơn vị cần làm rõ nguyên nhân và báo cáo TGĐ xem xét, phê duyệt.
- Đơn vị có trách nhiệm theo dõi tình việc thực hiện kế hoạch và định mức chi tiêu của đơn vị
b, Xây dựng các định mức chi phí
Cùng với quy chế tài chính, Vpbank đã ban hành các quy định, văn bản liên quan đến đính mức chi phí, là cơ sở đánh giá hạch tốn chi phí như chi định mức tiền lương, chi giấy tờ in, văn phòng phẩm, chi taxi cho cán bộ nhân viên, chi xăng dầu, chi chế độ cơng vụ, chi hành chính..
Vpbank đã thực hiện xây dựng các định mức tiền lương, định mức trang bị TSCĐ, định mức chi nội bộ khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng (chi quản lý công vụ, chi công cụ lao động...). Các định mức trên được xây dựng trên nguyên tắc gắn với hoạt động kinh doanh, quy mô của đơn vị, phù hợp với định hướng kinh doanh trong từng thời kỳ.
Phương pháp xây dựng định mức đối với các khoản chi phí quản lý cơng vụ, chi cơng cụ lao động, quảng cáo tiếp thị chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm. Dựa trên số liệu thực hiện của nhiều năm và chiến lược kinh doanh năm đó để phân tích và từ đó xây dựng định mức. Các khoản chi phí khác, được xây dựng dựa trên quy định chung của Bộ tài chính.
- Chi phí lương dựa vào cấp bậc, đơn vị công tác, lương cơ bản..
- Chi giấy tờ in, văn phòng phẩm: đơn vị hội sở là 40.000 đồng/tháng/ người, Đơn vị kinh doanh là 140.000 đồng/tháng/người.
- Chi thuê xe công vụ: xác định theo hạng chi nhánh dựa vào quy mơ, thu nhập hoạt động thuần.
Nhóm 4: Hạng 2 18
Nhóm 5: Hạng 3 15
phịng, nhân viên..
c, Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch chi phí.
Ke hoạch chi phí là một cấu phần trong kế hoạch tài chính của Ngân hàng. Tại Vpbank, đơn vị làm đầu mối thực hiện lập kế hoạch chi phí là Khối Tài chính. Lập kế hoạch chi phí Vpbank được thực hiện theo phương pháp kết hợp từ dưới lên và trên xuống. Với phương pháp này tạo nên sự hài hòa giữa lãnh đạo và nhân viên, tại động lực cho đơn vị thực hiện lập, thực hiện kế hoạch tốt hơn. Lãnh đaọ và nhân viên cùng thực hiện chung mục tiêu lợi nhuận, cân đối giữa thu nhập, chi phí.
2017 (tỷ đồng) _____2018 (tỷ đồng)_____ 2019 (tỷ đồng) Thực
hiện hoạcKế h
%
KH Thựchiện hoạchKế % KH Thựchiện hoạchKế KH% Chi nhân viên 5.0 60 4.70 0 108 % 6.021 5.973 101% 7.327 7.713 95 % Chi tài sản 1.1 01 1.147 %96 1.419 1.480 96% 1.583 1.599 99% Chi công vụ 949 988 96% 1.356 1.443 94% 1.629 1.851 88 % Chi khác 1.7 85 1.79 9 99 % 1.838 1.875 98% 1.805 2.174 83 % Tổng________ 8.8 95 8.634 103% 10.634 10.771 99% 12.344 13.337 93%
Yêu cầu của việc lập kế hoạch chi phí: kế hoạch năm tiếp theo được xây dựng dựa trên kết quả thực hiện thực tế của năm trước, kết hợp cùng với các mục tiêu, chiến lược, đính hướng phát triển được HĐQT phê duyệt trên cơ sở dự báo về diễn biến nền kinh tế, để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch phù hợp, nhằm đảm bảo sự thành công của kế hoạch và đảm bảo kế hoạch hướng theo các mục tiêu trọng tâm chủ yếu của HĐQT. Bên cạnh đó, kế hoạch còn được xây dựng trên nguyên tắc tăng thu nhập, giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Trên cơ sở định mức chi tiêu để xây dựng kế hoạch chi tiêu chi phí theo quy định của Vpbank, cần tính đến các biện pháp để tiết kiệm chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh theo chương trình thực hành tiết kiệm chi phí khơng cần thiết, chống lãng phí của Chính phủ, của Ngành và của Vpbank.
Quy trình lập kế hoạch chi phí có thể khái qt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình lập kế hoạch chi phí Vpbank
Nguồn: 27/QĐ-HĐQT-2017 quy trình lập kế hoạch
Hàng năm, căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đã được HĐQT phê duyệt. Các đơn vị thành viên, các ban nghiệp vụ tại Hội sở chính căn cứ chức năng nghiệp vụ của mình lập kế hoạch chi tiết. Trong đó, khối Quản lý rủi ro tín dụng đầu mối lập kế hoạch cho vay, Ban Thông tin quản lý và Hỗ trợ Alco đầu mối lập kế hoạch huy động, Khối Tài chính đầu mối lập kế hoạch tài chính....Căn cứ vào các kế hoạch cấu phần của các Ban có liên quan như:
• Kế hoạch tài sản của Ban Quản lý tài sản nội ngành, kế hoạch đầu tư công nghệ thông tin của Ban Công nghệ: thực hiện lên kế hoạch chi khấu hao, bảo dưỡng tài sản.
• Kế hoạch đào tạo của Trung tâm đào tạo: dự kiến chi phí đào tạo và chi nghiên cứu khoa học.
• Trung tâm truyền thông và tiếp thị: dự kiến, lập kế hoạch các chương trình,