- BĐTT Đại lý do công ty chỉ
2.3. Các sản phẩm, dịch
vụ khác ngoài ngành Đại lý của BĐTT có thể tham gia dưới hình thức đại lý bán lẻ.
Đại lý của công ty chủ dịch vụ có thể làm đại lý cho BĐTT dưới hình thức đại lý bán lẻ.
- Các trung gian phân phối trong kênh gián tiếp: Từ sơ đồ 3.5 ta thấy có 02
cấp độ trung gian trong kênh phân phối gián tiếp của Tổng công ty Bưu chính:
+ Đại lý bán buôn: là các BĐTT trong trường hợp các BĐTT tham gia kinh doanh các dịch vụ bưu chính của công ty chủ dịch vụ như như EMS, tiết kiệm BĐ, công ty Tem, phát hành báo chí…
+ Đại lý bán lẻ: gồm hệ thống đại lý do BĐTT chỉ định hoặc công ty chủ dịch vụ chỉ định. Tạo điều kiện cho hệ thống đại lý có thể tham gia vào nhiều lĩnh vực cung cấp dịch vụ khác nhau, nhiều công đoạn khác nhau để tăng doanh thu. Các loại đại lý bán lẻ bao gồm:
( Đại lý chuyên: Là dạng đại lý kinh doanh thuần các dịch vụ bưu chính của VNPost. Đại lý chuyên bưu chính có thể hoạt động dưới một hoặc hỗn hợp các hình thức sau:
( Đại lý bán lẻ sản phẩm bưu chính: gồm đại lý bán lẻ một hoặc nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ bưu chính nào đó như: Đại lý PHBC, Đại lý bán tem, tem chơi, bì thư…
( Đại lý nhận gửi: là các đại lý tiếp nhận các yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng tại nơi bán hàng hoặc tại địa chỉ của khách hàng. Đại lý nhận gửi có thể cung cấp một hoặc nhiều loại dịch vụ bưu chính khác nhau như: Đại lý Chuyển phát nhanh, đại lý chuyển phát hàng hoá… hoặc đại lý cung cấp đa dịch vụ bưu chính.
( Đại lý thu gom và vận chuyển: là đại lý thực hiện nhiệm vụ thu gom và vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện, hàng hoá… từ các đầu mối tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (đại lý nhận gửi) trên một địa bàn cụ thể nào đó đến BĐTT.
( Đại lý phát trả: là đại lý thực hiện nhiệm vụ phát bưu phẩm, bưu kiện, hàng hoá… đến tay người nhận.
( Đại lý bưu điện: là đại lý cung cấp các dịch vụ bưu chính và viễn thông. Trong lĩnh vực bưu chính, đại lý bưu điện cũng có thể hoạt động giống như hình thức đại lý chuyên bưu chính. Tức là có thể tham gia một hoặc nhiều công đoạn của quá trình sản xuất dịch vụ bưu chính như nhận gửi, phát trả…
Như vậy, ngoài phần hoa hồng được hưởng từ doanh thu phát sinh tại đại lý, các đại lý còn được hưởng thêm các khoản thu nhập nếu tham gia vào các công đoạn khác như thu gom và vận chuyển, phát trả…
- Mô tả kênh phân phối thông qua hình thức nhượng quyền kinh doanh của VNPost: Hoạt động nhượng quyền kinh doanh đang phát triển mạnh ở Việt Nam với thực tế là không ít các doanh nghiệp rất thành công trong lĩnh vực này như Trung Nguyên, Phở 24… Đây là phương thức kinh doanh rất quan trọng cần được nghiên cứu triển khai trong hệ thống kênh phân phối của VNPost trong thời gian tới. Thông qua phương thức kinh doanh này VNPost chuyển giao quyền kinh doanh một hoặc một số dịch vụ bưu chính cho bên nhận quyền. Bên nhận quyền sẽ tiến hành việc cung ứng dịch vụ theo qui định về nghiệp vụ, qui trình khai thác, thương hiệu dịch vụ được nhượng quyền và VNPost sẽ nhận được môt khoản phí hoặc tỷ lệ % doanh thu bán hàng trong một thời gian nhất định.
Khả năng kinh doanh theo kiểu nhượng quyền của VNPost: VNPost có khả năng nhượng quyền kinh doanh đối với những dịch vụ bưu chính mà thương hiệu của nó đã nổi tiếng như EMS, PTN… Việc sử dụng mô hình kinh doanh nhượng quyền sẽ giúp cho VNPost khai thác thị trường hiệu quả hơn, tiết kiệm được chi phí trong khâu phân phối, tối đa hoá lợi nhuận, mở rộng thị trường.
3.2.1.2. Cơ chế bán hàng trong hệ thống kênh phân phối các dịch vụ bưu chính
Cơ chế bán hàng trong hệ thống kênh phân phối trực tiếp:
Như đã phân tích ở trên, cơ chế thù lao cho đội ngũ bán hàng trực tiếp tại các BĐTT hiện nay gồm 02 phần:
- Tiền lương: gồm khoản sau:
+ Lương cơ bản: tính theo hệ số cơ bản (còn gọi là lương cứng)
+ Lương theo hệ số phức tạp của công việc: tính theo hệ số phức tạp của công việc (còn gọi là lương mềm). Mỗi BĐTT dựa trên qui định khung của Tập đoàn để ban hành hệ số phức tạp cho đơn vị mình.
- Tiền thưởng: dựa vào tổng lương lĩnh trong năm hoặc căn cứ trên mức độ phức tạp của công việc để chia thưởng.
Với cơ chế lương, thưởng này nếu áp dụng cho đội ngũ bán hàng trực tiếp thì sẽ không tạo ra động lực trong việc chủ động tiếp thị, tìm kiếm khách hàng được, chất lượng chăm sóc khách hàng cũng không được nâng cao. Bởi nếu không bán được hàng thì đội ngũ bán hàng vẫn được hưởng lương, thưởng theo chế độ.
Để khắc phục nhược điểm này cần áp dụng cơ chế thù lao riêng đối với đội ngũ bán hàng trực tiếp theo một trong hai cách sau:
- Thực hiện theo cơ chế lương khoán theo doanh số bán hàng + % phần doanh số vượt mức khoán.
- Lương cơ bản + % doanh số bán hàng.
Dựa trên điều kiện kinh doanh thực tế, các BĐTT có thể chủ động ban hành mức các mức lương khoán, tỷ lệ thưởng đối với phần doanh thu vượt mức khoán hoặc tỷ lệ hoa hồng trên doanh số bán hàng. Cơ chế thù lao này sẽ khắc phục được những nhược điểm hiện tại và sẽ là động lực cho đội ngũ bán hàng trực tiếp tự tìm kiếm và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Cơ chế bán hàng trong hệ thống kênh phân phối gián tiếp:
- Cơ chế kinh tế giữa BĐTT và công ty chủ dịch vụ có cung cấp dịch vụ qua mạng lưới kênh phân phối của các BĐTT:
Các BĐTT tham gia vào mạng lưới kênh phân phối của các công ty chủ dịch vụ như một đại lý bán buôn và được hưởng phần phân chia doanh thu theo qui định của VNPost:
Tỷ lệ phân chia doanh thu giữa các BĐTT tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ và công ty chủ dịch vụ cần được tính toán một cách thoả đáng để đảm bảo quyền lợi của các bên tham gia. Qua khảo sát một số dịch vụ bưu chính như EMS, BCUT… thì tỷ lệ phân chia này chưa thực sự hợp lý nên không tạo ra động lực phát triển trong kênh phân phối. Trong phạm vi luận văn này, xin phép không đề cập đến tỷ lệ phân chia doanh thu giữa công ty chủ dịch vụ và BĐTT trong nội bộ VNPost mà xin được làm rõ hơn trong những nghiên cứu tiếp theo.
- Cơ chế bán hàng đối với hệ thống đại lý kinh doanh các dịch vụ bưu chính (áp dụng cho đại lý đa dịch vụ và đại lý chuyên):
Đây là mạng lưới bán lẻ rất quan trọng song song với hệ thống bán lẻ tại các bưu cục của VNPost nói chung và BĐTT nói riêng. Việc tăng cường phát triển đại lý sẽ giúp VNPost mở rộng mạng lưới phân phối, giảm chi phí đầu tư, tiết kiệm lao động do đó giảm được chi phí phân phối nhưng vẫn đảm bảo thực hiện nhiệm vụ công ích và mục tiêu kinh doanh của VNPost. Tuy nhiên, để phát triển các loại hình đại lý trong cung cấp các dịch vụ bưu chính đòi hỏi VNPost phải có cơ chế bán hàng hấp dẫn thì mới thu hút được các đại lý quan tâm hơn đến hoạt động cung cấp các dịch vụ bưu chính tại đại lý.
Cơ chế hỗ trợ ban đầu
+ Hỗ trợ các thủ tục pháp lý để mở đại lý: Tư vấn các thủ tục về đăng ký kinh doanh mở đại lý với chính quyền và với Bưu điện (thủ tục xin giấy phép kinh doanh đại lý bưu điện, làm đơn xin mở đại lý, đăng ký với cục thuế địa phương, mở các tài khoản ngân hàng (nếu có)...
+ Cơ chế đầu tư trang thiết bị hoạt động:
- Trang bị miễn phí biển hiệu, logo, pano, áp phích quảng cáo
- Được trang bị các trang thiết bị cơ bản để hoạt động: thùng thư, cân bưu chính có khối lượng đến 10kg, quầy giao dịch.
+ Cơ chế đào tạo ban đầu: Sau khi chủ đại lý đã được BĐTT chấp nhận cho phép là đại lý của Bưu điện sẽ được tham gia đào tạo miễn phí nghiệp vụ khai thác các dịch vụ BCVT tại BĐTT và được cấp chứng chỉ đã tham gia khoá huấn luyện nghiệp vụ BCVT.
Cơ chế hỗ trợ thường xuyên
- Được cung cấp miễn phí các ấn phẩm nghiệp vụ, các tờ rơi quảng cáo.
- Cơ chế đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ: Được đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ miễn phí (về chi phí ăn, ở, đi lại và học phí) khi tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên, đào tạo nghiệp vụ mới, đào tạo nghiệp vụ nâng cao nghiệp vụ
- Cơ chế hỗ trợ về quảng cáo, khuyến mại: các đại lý sẽ được hỗ trợ 3% doanh thu hoa hồng đại lý cho hoạt động quảng cáo, khuyến mại các dịch vụ bưu chính mà đại lý cung cấp.
Cơ chế hoa hồng, khen thưởng: Các cá nhân, tổ chức tham gia kinh doanh các dịch vụ bưu chính của VNPost dưới hình thức đại lý hoa hồng.
- Cơ chế bán hàng đối với đại lý:
Đối với các đại lý Bưu điện thì sẽ được hưởng cơ chế thù lao bao gồm tỷ lệ hoa hồng và thưởng doanh thu (tỷ lệ chiết khấu bán hàng).
Đối với tỷ lệ hoa hồng đại lý và thưởng doanh thu từ hoạt động cung cấp các dịch vụ bưu chính là cố định đối với tất cả các loại đại lý.
- Mức thưởng doanh thu sẽ được hưởng theo tỷ lệ luỹ thoái như sau:
Mdoanh thu = (chênh lêch mức n - mức n-1)x tỷ lệ thưởng doanh thu mức n (1)
Tổng doanh thu đại lý được hưởng trong tháng sẽ bằng:
DT = Hoa hồng đại lý + Mdoanh thu (2)
Bảng 3.6: Mức doanh thu và tỷ lệ thưởng doanh thu dự kiến
STT Mức Điều kiện doanh thu Tỷ lệ thưởng doanh thu Ghi chú
1 Mức 1 < 5 triệu/tháng 0% Các mức doanh thu được và tỷ lệ
2 Mức 2 5 - 10 triệu/tháng 5%
3 Mức 3 10 - 20 triệu/tháng 4% 4 Mức 4 > 20 triệu/tháng 3%
Ghi chú:Chỉ tính riêng doanh thu thuần bưu chính.
Ngoài ra vào dịp cuối năm, các BĐTT tổ chức bình chọn những đại lý có thành tích xuất sắc (doanh thu cao) để phong cấp đại lý: Đại lý kim cương, đại lý vàng, đại lý bạc của năm. Trên cơ sở đó có chính sách khen thưởng bằng tiền, hiện vật hoặc tổ chức các chuyến tham quan du lịch cho các đại lý có thành tích kinh doanh tốt.
Thời điểm thanh toán
- Thanh toán cước phí cung cấp các dịch vụ đại lý cho BĐTT được thực hiện tháng/2 lần vào giữa và cuối kỳ. Đối với các đại lý có doanh thu cước phát sinh cao trong tháng thì khi tổng cước phí mà đại lý thu của khách hàng bằng mức cước phí nợ đọng cho phép 10 ngày so với thời điểm doanh thu đạt mức cho phép.
- Thời điểm thanh toán hoa hồng là vào tuần đầu tiên của tháng kế tiếp sau khi chủ đại lý đã làm các thủ tục nộp toàn bộ doanh thu cước phát sinh tại đại lý trong tháng. Đối với các điểm có mức doanh thu cao tương ứng với mức được thưởng doanh thu thì mức thưởng doanh thu này sẽ được BĐTT thanh toán cho chủ đại lý trong vòng 7 ngày sau khi hoàn tất các thủ tục về ghi chép sổ sách và đối soát,... với BĐTT.
- Mức nợ đọng cho phép: mức nợ đọng cho phép là khoản nợ cước tối đa mà chủ đại lý được phép nợ. Nếu khoản nợ của đại lý vượt qua mức nợ đọng cho phép thì BĐTT sẽ thực hiện siết (phong toả) khoản tiền ký quỹ của chủ đại lý. trong thời hạn 15 ngày mà chủ đại lý không thanh toán được các khoản nợ cước với BĐTT thì BĐTT sẽ làm các thủ tục giải thể đại lý này.
3.2.1.3. Điều kiện thiết lập kênh phân phối
Các trung gian (cụ thể là các đại lý) tham gia vào kênh phân phối các dịch vụ bưu chính của VNPost phải thoả mãn các điều kiện sau:
+ Điều kiện về địa điểm, mặt bằng thực hiện kinh doanh đại lý:
- Có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm mở đại lý (có quyền sở hữu hợp pháp về địa điểm hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh đại lý tối thiểu là 2
năm trong đó hợp đồng thuê địa điểm đã thanh toán tiền thuê nhà là 1 năm (thời hạn
tối thiểu nên căn cứ vào thời điểm thu hồi vốn đầu tư ban đầu và có lãi).
- Có diện tích địa điểm tối thiểu là 10 m2 đủ diện tích tối thiểu cho 01 quầy thanh toán, 01 tủ kính bày tem chơi, phong bì với mặt tiền của địa điểm tối thiểu là 3 m2. Nếu là đại lý chuyên bưu chính thì diện tích có thể nhỏ hơn 10 m2 nhưng phải đảm bảo có chỗ để xe thuận lợi cho khách hàng.
- Có vị trí cách đại lý bưu điện liền kề trong phạm vi bán kính 1 km. Qui định này nhằm tạo điều kiện cho các đại lý kinh doanh có hiệu quả hơn.
+ Điều kiện về pháp lý kinh doanh:
- Có đăng ký kinh doanh làm đại lý với chính quyền sở tại
- Có đơn đăng ký làm đại lý bưu điện hoặc đại lý chuyên bưu chính.
+ Điều kiện về năng lực chuyên môn nghiệp vụ cung cấp các dịch vụ BCVT :
- Có chứng nhận đã qua đào tạo nghiệp vụ cung cấp các dịch vụ BCVT tại đại lý (theo quy định của Tập đoàn và TCT Bưu chính Việt Nam đối với các đại lý).
- Có chứng nhận tốt nghiệp THPT (tại các thành phố, thị xã, thị trấn) và THCS (đối với các đại lý ở nông thôn).
+ Các dịch vụ bưu chính cung cấp tại đại lý: Đại lý có thể nhận cung cấp một hoặc nhiều dịch vụ bưu chính hiện hành của VNPost.
+ Điều kiện về năng lực tài chính (Tiền ký quỹ):
- Bên đại lý phải chứng minh năng lực tài chính để duy trì địa điểm mở đại lý trong thời gian tối thiếu 3 năm.
- Phải có mức ký quỹ tối thiểu bằng mức nợ đọng cước cho phép đối với mỗi đại lý và tổng giá trị tài sản mà Bưu điện uỷ quyền cho đại lý sử dụng.
( Tiêu chuẩn về cung cấp các dịch vụ bưu chính (thời gian mở cửa, chất lượng phục vụ): tuân thủ các quy định của VNPost về thời gian mở cửa và chất lượng phục vụ như sau:
- Thời gian mở cửa tối thiểu là 8h/ngày
- Thực hiện giao nhận bưu gửi theo đúng thời gian quy định
- Tuân thủ các quy chuẩn, quy phạm trong cung cấp các dịch vụ bưu chính do mình làm đại lý.
- Tuân thủ các quy định về trang trí Bưu cục, logo, khẩu hiệu thống nhất.
- Tuân thủ các quy định về ấn phẩm, sổ sách nghiệp vụ.