CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢ
3.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức của cơng ty
Nguồn: Phịng kế tốn - Cơng Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Hàng Hóa Hiếu Phương (2019)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
36
Tổng giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, là người đại diện pháp nhân của Công ty trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, đưa ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh trong tương lai.
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh, khả năng tài chính và dịng tiền của cơng ty, xác định thơng tin và nguồn lực của Công ty, nắm bắt được biến động thị trường và biến động ngành, luôn luôn là người đồng hành với các bộ phận cịn lại trong Cơng ty.
Bộ phận tài chính:
Giám đốc tài chính có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc kiểm sốt tồn bộ chính sách, cơng tác thống kê, thông tin của doanh nghiệp, tham mưu giúp Tổng giám đốc các chính sách về tài chính, đầu tư. Đồng thời bộ phận tài chính cũng phải biết nắm bắt thị trường để lên được những kế hoạch tài chính phù hợp.
Kế tốn trưởng tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của công ty, luôn quan sát hoạt động của phịng kế tốn để cải thiện tổ chức bộ máy và tuân thủ theo Luật kế toán và chế độ kế toán Việt Nam. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm quản lý tài chính, bảo đảm cung cấp thơng tin hữu ích, kịp thời cho Nhà quản lý và các cơ quan liên quan.
Kế toán tổng hợp tiến hành theo dõi sổ cái, lập các bút toán tổng hợp, kết chuyển, xử lý và xác định kết quả kinh doanh từng tháng của Công ty,chịu trách nhiệm đốc thúc, hỗ trợ nhân viên kế toán các phần hành cập nhật các nghiệp vụ phát sinh kịp thời, chính xác, theo dõi, giám sát việc gửi báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng của các kế tốn phần hành. Cung cấp thơng tin tổng hợp cho kế tốn trưởng và giải trình, lập phiếu kế toán hạch toán các bút toán điều chỉnh do sai sót hoặc các bút tốn bổ sung (nếu có). Ngồi ra, kế toán tổng hợp cũng chịu trách nhiệm cung cấp tất cả báo cáo tài chính theo yêu cầu của cấp trên và xem xét việc trích lập các quỹ theo đúng quy định của Công ty
37
Kế tốn Cơng nợ - Thanh tốn phụ trách ghi chép và hạch toán các khoản liên quan đến công nợ của công ty gồm cả nợ phải thu và nợ phải trả, căn cứ vào các chứng từ được duyệt, lập phiếu thu chi theo dõi tình hình lưu thơng tiền của cơng ty tại quỹ tiền mặt & ngân hàng, đảm bảo khả năng thanh tốn của Cơng ty, theo dõi chiết khấu, hạn mức nợ cho phép của từng khách hàng, trả nợ đúng hạn để được hưởng chiết khấu. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu cơng nợ với khách hàng.
Kế tốn kho phụ trách việc nhập xuất kho hàng hóa của cơng ty, theo dõi và ghi chép thường xuyên lượng nhập xuất tồn hàng hóa, kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp, xử lý các trường hợp thiếu hụt hàng hóa nhập kho, tính giá nhập xuất kho hàng hóa, lập phiếu nhập xuất kho và cung cấp số liệu cho các bộ phận khác có liên quan. Kế toán lương, TSCĐ xây dựng phản ánh trả lương hợp lý. Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động . Tính tốn các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng. Kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, các khoản trích theo lương. Ghi chép và kiểm tra đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ mua bán, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi tài sản cố định, theo từng loại tài sản và theo địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý tài sản cố định. Kiểm tra và đối chiếu các thông tin liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định nhằm đảm bảo tính xác thực của các thông tin liên quan đến thuế.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm chính trong việc thu chi tiền của Cơng ty, hồn tồn độc lập với các phòng ban khác để giảm thiểu rủi ro, gian lận về tiền.
Bộ phận kinh doanh:
Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý việc bán bn, bán lẻ hàng hóa, lập kế hoạch cho việc mua bán với nhà cung cấp. Ngồi ra cịn quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh, nắm bắt thị trường, nhà cung cấp, khách hàng để lên được những kế hoạch
38
mua bán đem lại lợi ích tối đa cho Cơng ty, đảm bảo đội ngũ nhân viên kinh doanh hoạt động có hiệu quả.
Bộ phận bán hàng là tập hợp những nhân viên trực tiếp đứng tại các trụ xăng tại các điểm hoạt động kinh doanh. Ngồi ra, cịn có một số nhân viên chịu trách nhiệm rửa xe cho khách hàng, nhưng chỉ chiếm một phần nhỏ trên tổng số lượng nhân viên.
Bộ phận nhân sự:
Giám đốc nhân sự thực hiện quản lý nhân sự trong tồn cơng ty. Chủ động nắm bắt và đề xuất với Tổng giám đốc trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, bố trí nhân viên cho phù hợp với khả năng chun mơn cho các phịng ban, ngồi ra bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm lên kế hoạch đề xuất khen thưởng đối với những nhân viên xuất sắc và kỷ luật với những nhân viên vi phạm quy định cơng ty.
Bộ phận bảo trì đảm nhận việc sửa chữa các hư hỏng xảy ra của máy móc, thiết bị trong q trình hoạt động của cơng ty.
Bộ phận vận chuyển chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ phía nhà cung cấp về cơng ty và vận chuyển đến các chi nhánh khác của công ty. Ngoài ra bộ phận vận chuyển thực hiện việc vận chuyển hàng hóa thuê từ các đối tác khác bên ngồi cơng ty.