1.1 .Một số khái niệm có liên quan
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Josung Vina
2.1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty TNHH Josung Vina
(Nguồn: Sổ tay nhân viên công ty TNHH Josung Vina)
Tổng Giám Đốc Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành sản xuất NV hành chính KT thanh tốn KT cơng nợ phải trả KT công nợ phải thu KT bán hàng KT giá thành KT thống kê KT tổng hợp NV bán hàng Giám sát bán hàng NV phịng thí nghiệm BP. Bảo trì NV KCS sản xuất BP. Kho NV KCS vilượng BP. Sản xuất NV KCS nguyên liệu NV thu mua nội
địa NV thu mua XNK NV cung ứng vật tư GĐ Tài chính Nhân viên Phịng Mar Trưởng phịng GĐ Thương mại GĐ Sản xuất Phịng vật tư Trưởng phịng BP. Sản xuất PGĐ sản xuất Phòng KCS Trưởng phòng GĐ Kinh doanh Phịng Cơng thức Phụ trách Phòng HCNS Trưởng phòng Phòng Kĩ thuật Trưởng phòng Phòng TCKT KTT TKSX Nhân viên Tạp vụ Lái xe NV lễ tân KT cân Thủ quỹ Nhân viên NV HCNS
Mơ hình tổ chức của cơng ty gọn nhẹ, được tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ thuộc chuyên môn thẩm quyền đã được giao, thể hiện rõ trong Quyết định thành lập Công ty cũng như trong nội dung quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng đơn vị. Do đó, trách nhiệm cơng việc của mỗi đơn vị được thể hiện rõ, không chồng chéo, xâm lấn công việc làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung trong tồn cơng ty.
-Tổng giám đốc: Giữ vai trị lãnh đạo chung tồn cơng ty, chịu trách nhiệm
trước Nhà nước, trước Công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện ký kết, tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký
-Phịng Hành chính Nhân sự: Đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng đủ về số
lượng và chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, tham mưu giúp Ban Giám Đốc các công việc liên quan đến tổ chức, nhân sự, hành chính và quản trị của tồn Nhà máy.
+Báo cáo Cơng ty, Tổng Cơng ty về tình hình thực hiện kế hoạch (kế hoạch doanh thu, kế hoạch về chi phí…) , đầu tư (tình hình đầu tư mua sắm tài sản, tiến trình thực hiện các dự án ) ở công ty theo tháng, quý, năm và những yêu cầu báo cáo đột xuất khác của Cơng ty, Tập đồn .
+Tập hợp, lên kế hoạch về nhu cầu vật tư công cụ tại các đơn vị theo tháng, quý, năm, cung ứng vật tư công cụ cho các đơn vị theo kế hoạch đã được giám đốc phê duyệt.Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục đầu tư theo đúng quy định của Nhà nước và quy định, phân cấp của Tổng Công ty về đầu tư, mua sắm, sửa chữa để đảm bảo đáp ứng kịp thời cho công việc của các đơn vị trong Công ty.
+Quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư , lưu trữ , công tác hành chính quản trị, bảo vệ , y tế , phương tiện đi lại của Cơng ty.
+ Quản lý tồn bộ tài sản, các nguồn kinh phí được giao theo kế hoạch để đảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động của Tổng Công ty.
+Xây dựng và ban hành các chính sách liên quan đến lao động , tiền lương của Công ty theo các quy chế, quy định của Tổng Công ty.
khen thưởng, kỷ luật theo quy định phân cấp của Tổng Công ty.
+Thực hiện công tác bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , bảo hiểm thất nghiệp và tham mưu cho Ban giám đốc trong việc giải quyết các chế độ chính sách liên quan người lao động theo quy định của Tổng Cơng ty.
-Phịng Tài chính Kế tốn: Tham mưu, giúp Ban Giám Đốc quản lý, sử
dụng nguồn vốn và tổ chức công tác quản lý tài chính và hạch tốn kế tốn trong tồn Nhà máy.
+Tổ chức quản lý cơng tác kế tốn, thống kê, kiểm tốn nội bộ của cơng ty theo dõi, kiểm soát thường xuyên, liên tục việc quản lý, sử dụng tài sản, cơng nợ, nguồn vốn, các quỹ, doanh thu, chi phí, việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước theo đúng quy định về quản lý tài chính, kế tốn, thuế, hố đơn,... của Nhà nước, của Tổng Công ty.
+Cân đối nguồn lực tài chính ngắn hạn, dài hạn để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, vốn đầu tư xây dựng cơ bản và các hoạt động khác của đơn vị.
+ Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn, thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản, cơng nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí tại đơn vị; lập, gửi các báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị, báo cáo thống kê, báo cáo kiểm kê theo chế độ kế toán, thống kê nhà nước và quy định của Tổng Công ty.
+ Thực hiện kiểm kê phân loại, đánh giá tài sản, công nợ, nguồn vốn, các quỹ theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Tổng Công ty; đề xuất biện pháp xử lý kịp thời các khoản cơng nợ khơng có khả năng thu hồi, các tài sản tổn thất phát hiện qua kiểm kê theo quy định của pháp luật; thường xuyên tự thực hiện kiểm tra tài chính, kế tốn, thống kê tại Cơng ty nhằm phát hiện, chấn chỉnh, ngăn chặn, xử lý kịp thời các sai sót, vi phạm.
- +Tổ chức thực hiện lưu chuyển chứng từ kế tốn tại Cơng ty, quy định rõ trách nhiệm, đầu mối lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tốn -Phịng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm quản trị hệ thống phần mềm ERP đảm
nội bộ, trang thiết bị công nghệ thông tin của Nhà máy.
+Trách nhiệm của phịng kỹ thuật chính là lập hồ sơ thiết kế, quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án xây dựng mới, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm mới của doanh nghiệp.
+Chịu trách nhiệm thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật, đảm bảo yếu tố an tồn cùng các tính năng, cơng dụng của sản phẩm.
+Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tham gia đầu thầu.
+Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án; xác định các loại phương tiện, máy móc, thiết bị thi cơng và các nguồn lực cần thiết khác cho việc thực hiện dự án và các kế hoạch sản xuất. Bên cạnh đó cịn xây dựng phương án phịng chống cháy nổ, an tồn lao động và vệ sinh mơi trường
đối với các cơng trình, dự án của cơng ty.
+Kiểm tra khối lượng, chất lượng, quy cách vật tư và xác định mức hao phí phù hợp với cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt.
+Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện dự án, kế hoạch sản xuất về mặt kỹ thuật, tiến độ, an tồn lao động, vệ sinh mơi trường cũng như các vấn đề về máy móc thiết bị sử dụng trong dự án và sản xuất sản phẩm.
+Hướng dẫn các bộ phận, đơn vị liên quan lập hồ sơ nghiệm thu và quyết toán dự án, phối hợp bàn giao và nghiệm thu cơng trình
-Phịng vật tư: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện
công tác thu mua, cung ứng nguyên vật liệu và trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
-Phịng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm sốt chất lượng nguyên vật liệu và
thành phẩm.
-Khối sản xuất: Tổ chức quản lý thực hiện sản xuất (thực hiện vận hành và
kinh doanh của Nhà máy.
-Bộ phận Marketing: Quảng bá thương hiệu và sản phẩm của Nhà máy và
thực hiện công tác hỗ trợ hành chính hậu cần cho bộ phận kinh doanh.
-Phòng Kinh doanh: Xây dựng, thực hiện chiến lược và kế hoạch kinh doanh
hàng năm đảm bảo không ngừng nâng cao doanh số và lợi nhuận cho Nhà máy.
+Chủ trì xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm/quý/tháng của
Công ty. Tổ chức các hoạt động truyền thơng, chăm sóc khách hàng dưới tuyến cho dịch vụ.
+Xây dựng, đề xuất các giải pháp, triển khai thực hiện các chương trình với trung tâm kinh doanh của Tổng cơng ty thực hiện khuyến mại, truyền thơng dịch vụ và các hình thức hợp tác kinh doanh khác.
+Phân tích tình hình thị trường (trong nước và quốc tế), phân tích kết quả kinh doanh dịch vụ của Công ty, nghiên cứu và đề xuất các giải pháp về kinh doanh, phát triển dịch vụ để tham mưu đề xuất Lãnh đạo Công ty nhằm đạt mục tiêu của Công ty đề ra.
+Chịu trách nhiệm xây dựng phương án kinh doanh, phối hợp với các phòng ban triển khai xây dựng các sản phẩm, dịch vụ mới trên các hệ thống của Công ty.
+Phối hợp với các Phịng, Trung tâm chức năng của Cơng ty xây dựng Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm.