2.4.2 .Nhân tố bên trong doanh nghiệp
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạch định nguồn nhân lực của Công ty
3.2.4. Giải pháp nâng cao về phân tích cơng việc
Hiện tại cơng ty có thực hiện và đánh giá phân tích cơng việc nhưng chưa thực sự chú trọng. Cơng tác phân tích cơng việc tương đối phức tạp, địi hịi trình độ chun mơn, kỹ thuật cao. Do vậy, Ban giám đốc, trưởng phó phịng, các chuyên gia phải là người đảm nhiệm và phụ trách. Công tác này cần tiến hành như sau:
- Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ phận khác, các nhân viên khác để thu thập các thơng tin về các cơng việc có liên quan đến cơng tác phân tích cơng việc.
- Các cán bộ phân tích cơng việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đó tiến hành viết các văn bản của phân tích cơng việc bao gồm bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
- Bản mơ tả cơng việc: Người phân tích cơng việc viết bản mơ tả cơng việc để giải thích về trách nhiệm, nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một cơng việc cụ thể với những nội dung chính sau:
+ Phần giới thiệu công việc: bao gồm những thông tin cơ bản về công việc như tên công việc, tên địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo, số người lãnh đạo dưới quyền…Các thông tin này sẽ cho cái nhìn tổng qt về bất cứ một cơng việc nào mà không chỉ người trong lĩnh vực chun mơn mới có thể hiểu được.
+ Phần trình bày các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc cơng việc: các vấn đề này sẽ được trình bày tóm tắt, chính xác bằng các câu mô tả ngắn gọn để mô tả
rõ xem người lao động phải làm gì, làm như thế nào, tại sao phải làm và trách nhiệm ra sao.
+ Các điều kiện làm việc: là các yếu tố thuộc mơi trường lao động trong đó cơng việc được thực hiện, tác động đến như các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm, điều kiện vệ sinh và an toàn lao động…Các yếu tố này thường tuân theo các quy định của pháp luật nằm trong các quyết định, nghị quyết, luật….
- Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện: Trong bản này người phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với người thực hiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối với từng công việc cụ thể. Điều cần thiết với văn bản này là chỉ nên có u cầu về chun mơn có liên quan rõ ràng đến thực hiện công việc, đặc biệt là tránh sự phân biệt đối xử đối với người lao động về các vấn đề thuộc về riêng tư như giới tính, dân tộc, tơn giáo,…và các u cầu đó cũng khơng được q cao mà lại không cần thiết.
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: “Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc” Các tiêu chuẩn này có thể được xây dựng bằng văn bản hoặc chỉ đơn giản là sự giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản của cơng ty và có thể được xây dựng bằng các chỉ tiêu định lượng hoặc chỉ tiêu định tính. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng cho mỗi một công việc một loạt các tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra. Các tiêu chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ thường được xây dựng hơn và địi hỏi hơn các cơng việc tác nghiệp, thực hiện sản xuất khi có sử dụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn.
+ Sau khi đã viết được ba bản trên là kết quả của cơng tác phân tích cơng việc thì cơng việc tiếp theo là việc đưa các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận sản xuất và tác nghiệp đồng thời sử dụng trong việc quản lý nhân sự.
+ Song hành với việc đưa vào sử dụng các văn bản trên, tổ chức cần quản lý, lưu trữ và cập nhật thường xuyên các văn bản này.
- Phân tích cơng việc ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc của người lao động: Khi doanh nghiệp xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích cơng việc thì sự thực hiện cơng việc của người lao động sẽ tốt lên rất nhiều. Đơn giản bởi vì khi phân tích cơng việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến cơng việc đã được thể hiện ra nên mỗi người đều biết các cơng việc của mình và của những người khác, họ ý thức được nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong cơng việc, mọi sự phân công và công việc đều trở nên rõ ràng nên trách xảy ra tình trạng chồng chéo, đan xen trong thực hiện cơng việc, mỗi người đều có cơng việc của riêng mình đồng thời cũng có trách nhiệm với chính những cơng việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình. Ngồi ra người quản lý trực tiếp cũng góp phần làm sự thực hiện cơng việc của nhân viên mình tốt lên khi đóng vai trị quản lý, hướng dẫn, giúp đỡ đúng người đúng lúc và đúng chỗ.
- Phân tích cơng việc ảnh hưởng đến hoạch định nhân lực: Hoạch định nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực. Hoạt động phấn tích cơng việc giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác. Khi có kết quả của phân tích cơng việc, cơng ty sẽ biết chỗ nào đang thừa lao động hoặc thiếu lao động, mỗi công việc sẽ cần lao động như thế nào, phân bổ cán bộ như thế đã hợp lý chưa,…từ đó các cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố trí lại người bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích cơng việc, kế hoạch hố nhân lực trở nên chính xác hơn. Vì vậy muốn thực hiện được hoạch định nhân lực tốt thì tất yếu cần một chương trình phân tích cơng việc hồn thiện hơn.