- Q trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các
Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chun mơn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện
có năng lực chun mơn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành.
5.3 – CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Hệ thống KSNB thường gồm 5 yếu tố : Mơi trường kiểm sốt
Là những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ, trong đó tồn bộ thành viên của đơn vị, tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của việc chấp hành nội quy, quy định của cơng ty. Một mơi trường kiểm sốt tốt là động lực thúc đẩy cho sự phát triển và hồn thiện của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Quy trình đánh giá rủi ro
Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào trong q trình hoạt động cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro bên trong hoặc bên ngoài, điều này ảnh hưởng khơng nhỏ đến uy tín, chất lượng của cơng ty. Muốn quản lý có hiệu quả thì hệ thống kiểm sốt nội bộ cần xác định các rủi ro đó để tìm hướng khắc phục cho phù hợp.
Chất lượng hệ thống là tốt khi đảm bảo các nội dung sau:
+ Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho chủ thể quản lý (ban lãnh đạo) và những người có thẩm quyền.
+ Hệ thống truyền thơng đảm bảo cho đối tượng quản lý (nhân viên ở mọi cấp độ) có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định của tổ chức, đảm bảo cho thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác.
+ Thiết lập các kênh thông tin để các đối tượng quản lý báo cáo cơng việc cũng như khó khăn mắc phải. Xây dựng các chương trình, kế hoạch ứng cứu sự cố mất thơng tin số liệu.
Hoạt động kiểm sốt
Là các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của chủ thể quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát bao gồm các vấn đề liên quan đến: đánh giá tình hình hoạt động, xử lý thơng tin, kiểm sốt vật chất, phân nhiệm.
Yếu tố giám sát, thẩm định
Là quá trình theo dõi và đánh giá việc thực hiện kiểm sốt nội bộ để khi mơi trường thay đổi thì hoạt động của tổ chức vẫn diễn ra theo đúng lộ trình. Đây là nhân tố cuối cùng cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mơ của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần có đủ
năm thành phần:
+) Mơi trường kiểm sốt: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của
hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một mơi trường trong đó tồn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ hay khơng. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rơ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình SXKD... Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
máy; hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt; chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề kiểm sốt và sự quan trọng của nó đối với đơn vị đó.
Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch: Thực chất
của một HTKS hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý. Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thơng qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm sốt thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận HTKS đã được thiết lập. Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm sốt khơng phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong cơng việc kiểm sốt từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.
Một khía cạnh khác của cách thức điều hành là công tác kế hoạch. Hệ thống kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch sản xuất, kinh doanh; kế hoạch tiêu thụ; kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính; kế hoạch giá thành... Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm sốt chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện. Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý DN.
Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào. Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỡ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức. Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thơng qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v...Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của DN.
Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm
sốt: Người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng cơng tác kiểm sốt thể hiện
trước hết ở việc thiết lập HTKS thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của HTKS: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt.
Cơ cấu tổ chức bộ máy:Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng. Đối với cơng việc kiểm sốt, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phịng kế hoạch, phịng kế tốn và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm sốt q trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh.
Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát. Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt về tài chính, kế tốn trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ...; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân
chuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mơ tả u cầu trình độ và nội dung cơng việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát. Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của DN. Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến cơng tác quản lý và khơng có căn cứ để kiểm sốt hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế.
Chính sách về nguồn nhân lực và q trình thực hiện: Khía cạnh quan trọng nhất của kiểm sốt nội bộ là nhân sự. Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nội dung kiểm sốt khác có thể khơng có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả. Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ có rất ít nội dung kiểm sốt hỡ trợ cho họ. Thậm chí ngay cả khi có nhiều nội dung kiểm sốt hỡ trợ mà những nhân viên khơng trung thực và khơng có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của HTKS. Mặt khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng. Ví dụ như họ có thể trở nên buồn chán hoặc khơng hài lịng, các mối quan hệ nhân sự có thể làm gián đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đổi. Do vậy, điều rất quan trọng là DN phải xây dựng được chính sách thích hợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm sốt có hiệu quả
+)Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí
địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.
+)Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm sốt thích hợp hoặc do xa Cơng ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...
+)Các yếu tố bên ngồi. Thay đổi cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.
Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Các hoạt động kiểm sốt là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong tồn tổ chức. Ví dụ: kiểm sốt phịng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành…
Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
- 34 -
+) Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dơi và đánh giá chất
lượng thực hiện việc kiểm sốt nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xun rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dơi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không.
Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả?
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rơ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm sốt nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ.