6. Kết cấu luận văn
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vốn kinh doanh của
3.2.1. Đồi mới cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh, thực hiện phân cấp phân
phân quyền trong quản lý
3.2.1.1. Phân chia cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của các doanh nghiệp thành các trung tâm trách nhiệm quản lý
Trên cơ sở đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức bộ máy quản lý cũng nhƣ những đặc điểm về quản trị, đồng thời căn cứ vào chiến lƣợc, mục tiêu ngắn và dài hạn trong DN hóa chất để cơ cấu lại tổ chức hiện nay thành các trung tâm trách nhiệm. Các trung tâm trách nhiềm phù hợp đối với DN hóa chất hiện nay là: Trung tâm chính và Trung tâm phụ. Các bộ phân trong doanh nghiệp căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng đảm nhận cụ thể của các khâu công việc để xác định Trung tâm chính hay trung tâm phụ.
* Trung tâm chính, bao gồm các trung tâm hoạt động và thực hiện các chức năng chủ yếu của doanh nghiệp nhƣ:
- Mua hàng: bộ phận mua hàng có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức cung cấp hàng hóa phục vụ q trình sản xuất kinh doanh hóa chất, bao gồm cả việc mua hàng trong hệ thống ngành hóa chất trong nƣớc và tổ chức việc nhập khẩu hóa chất từ các thị trƣờng nƣớc ngồi. Thực hiện cơng việc định mức, dự toán đối với các chỉ tiêu mua hàng, chỉ tiêu hàng tồn kho
- Bán hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức bán hàng, bao gồm cả việc bán hàng trong hệ thống DN sản xuất kinh doanh hóa chất trong nƣớc và tổ chức xuất khẩu hóa chất sang thị trƣờng nƣớc ngồi. Thực hiện cơng tác định mức, dự toán đối với các chỉ tiêu bán bn và bán lẻ hàng hóa theo từng loại sản phẩm hay theo từng vùng kinh doanh.
- Đầu tƣ: là hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc đƣợc hội đồng quản trị phân cấp về đầu tƣ ; nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này là quyết định các phƣơng án huy động vốn, phƣơng án SXKD thực hiện tiếp nhận và phê duyệt các phƣơng án quản trị, phƣơng án kinh doanh, phƣơng án đầu tƣ của các bộ
phận trong doanh nghiệp.Vì thế, các quyết định của trung tâm này luôn ảnh hƣởng rất lớn đến sự thành bại trong SXKD của doanh nghiệp.
- Lợi nhuận: bộ phận kế tốn có nhiệm vụ chủ yếu là tính tốn lợi nhuận theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp theo tổng số hay theo từng nhóm mặt hàng, hoặc từng vùng kinh doanh trên cơ sở doanh thu, chi phí tổng hợp và chi tiết; thực hiện việc lập kế hoạch/dự toán tổng lợi nhuận của doanh nghiệp và theo từng nhóm, mặt hàng hay từng vùng kinh doanh
* Trung tâm phụ: là những bộ phận có nhiệm vụ cung cấp lao vụ, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của các trung tâm chính. Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hóa chất các trung tâm phụ bao gồm:
- Hành chính, Quản trị, Tài chính: bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các công việc quản lý chung, phục vụ cho quá trình kinh doanh, cung cấp vốn cho các các hoạt động mua hàng, tiền lƣơng cho cán bộ, công nhân viên; thực hiện các công việc định mức, dự toán về các khoản chi phí cho q trình SXKD của các bộ phận trong doanh nghiệp
- Quản lý nhân sự: bộ phận này có nhiệm vụ chủ yếu là quản lý nhân viên trong doanh nghiệp, xây dựng các định mức về lao động tiền lƣơng và quản trị tình hình thực hiện các định mức, dự toán về lao động, tiền lƣơng.
Việc thiết lập các trung tâm trách nhiệm trong DN sẽ tạo cho các bộ phận này chủ động, sáng tạo và chịu trách nhiệm trƣớc ban Tổng giám đốc DN về hiệu quả kinh doanh của mình. Đồng thời, tạo điều kiện cho việc thực hiện quy chế dân chủ trong DN, có chế độ khen thƣởng, kỷ luật r ràng, minh bạch, tạo động lực cho ngƣời lao động trong DN nâng cao năng suất lao động. Tất cả những điều đó sẽ tạo điều kiện cho hiệu quả kinh doanh của DN ngày càng nâng cao.
3.2.1.2. Phân quyền quản lý
Trên cơ sở cơ cấu tổ chức, mục tiêu ngắn và dài hạn của DN sản xuất kinh doanh hóa chất, các nhà quản trị cấp cao nhất trong DN cần ủy quyền cho những nhà quản trị của các trung tâm trách nhiệm (TTTN) với những quyền rõ ràng. Các nhà quản trị đƣợc phân quyền phải chịu trách nhiệm mọi mặt về những
của trung tâm mình phụ trách. Việc ủy quyền cho các nhà quản trị thuộc các TTTN phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng trung tâm này, tạo điều kiện cho nhà quản trị của các TTTN tự chủ, sáng tạo trong hoạt động và có trách nhiệm về kết quả và thành quả do trung tâm mình phụ trách. Ví dụ, đối với trung tâm hành chính, quản trị, tài chính, trong đó có một nhiệm vụ quan trong là xác định các định mức về vốn để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thƣờng nhƣ xác định về lƣợng tiền tồn quỹ hợp lý để đáp ứng yêu cầu thanh toán kịp thời về các khoản thanh toán với nhà cung cấp hay thanh toán tiền lƣơng cho cơng nhân viên, hoặc các khoản chi phí liên quan đến kinh doanh mua bán hàng hóa Trung tâm này đƣợc quyền tự chủ trong việc xác định các định mức, các dự tốn nói trên, đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc nhà quản trị cấp cao nhất về những sai sót mang tính chủ quan gây ra.
3.2.1.3.Thực hiện lập dự toán tại các trung tâm trách nhiệm
Trên cơ sở chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận kế toán của doanh nghiệp thực hiện liên kết giữa thành quả dự toán với thành quả thực tế của các kỳ kinh doanh trƣớc và tình hình kinh doanh hiện tại, đồng thời có chú ý đến bối cảnh kinh tế thế giới và trong nƣớc để lập dự toán. Để đạt đƣợc mục tiêu chung của doanh nghiệp khi áp dụng vào thực tế, doanh nghiệp cần khuyến khích mọi ngƣời trong các TTTN đều lập dự toán. Mặt khác, trong khi lập dự toán cần sử dụng cả chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính theo các góc độ của thẻ điểm cân bằng (một phƣơng pháp quản trị hiện đại hiện nay đƣợc nhiều DN thực hiện) nhằm làm cho việc lập dự tốn đƣợc đầy đủ, tồn diện và phù hợp với thực tiễn hơn.
Góc độ tài chính gồm các chỉ tiêu: ROI, thu nhập hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu; chỉ tiêu ROS, vốn chủ sở hữu/tổng tài sản, lợi nhuận/đơn vị, bộ phận; chỉ tiêu ROE, giá trị kinh tế tăng thêm, dòng tiền của TTTN
Góc độ khách hàng bao gồm các chỉ tiêu: thời gian trung bình từ khi khách hàng liên hệ mua hàng đến thời điểm hồi đáp, thực hiện khảo sát sự hài lòng của khách hàng, số lƣợng khách hàng khiếu nại, tỷ lệ hàng bị trả lại, chi phí
cho sản phẩm bị trả lại, thị phần của sản phẩm trên thị trƣờng nội địa, chi phí phục vụ cho mỗi khách hàng
Góc độ kinh doanh nội bộ gồm các chỉ tiêu: tỷ lệ hao hụt thất thốt trong và ngồi định mức, tỷ lệ hóa chất mất, kém chất lƣợng trong quá trình vận chuyển, mức độ giảm chi phí kinh doanh
Góc độ học tập và phát triển gồm các chỉ tiêu: số sáng kiến, thời gian bán hàng, đầu tƣ cho đào tạo bồi dƣỡng, thực hiện khảo sát sự hài lòng của nhân viên, doanh thu của từng nhân viên, thành tích cá nhân
Trƣờng hợp chia theo các TTTN thì mỗi TTTN có thể sử dụng các chỉ tiêu sau:
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu thẻ điểm cân bằng sử dụng với các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm Chỉ tiêu
Bán hàng Các chỉ tiêu của góc độ khách hàng, góc độ học tập
và phát triển;
Chi phí Các chỉ tiêu của góc độ kinh doanh nội bộ, góc độ
học tập và phát triển;
Lợi nhuận Các chỉ tiêu của góc độ khách hàng, góc độ kinh
doanh nội bộ và góc độ học tập và phát triển;
Đầu tƣ Các chỉ tiêu của góc độ tài chính: ROI, ROS, ROE
Tài chính, quản trị Các chỉ tiêu của góc độ kinh doanh nội bộ, góc độ
tài chính: VKD, ROI, ROS, ROE,
3.2.1.4.Thực hiện đánh giá thành quả đạt được thực tế so với dự toán
Để đánh giá thành quả đạt đƣợc và trách nhiệm của các nhà quản trị tại các TTTN trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hóa chất sử dụng dự toán để kiểm soát và đo lƣờng thành quả đạt đƣợc của doanh nghiệp. Trong thời gian tới, DN cần phải thực hiện việc đánh giá này một cách thƣờng xuyên và toàn diện hơn nhằm cung cấp đƣợc thông tin cho nhà quản trị điều hành q trình kinh doanh nói chung và cơng tác quản lý VKD nói riêng đạt hiệu quả cao nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mặt khác, khi đánh giá thành quả thực tế so với dự toán cần
thiết phải đánh giá theo các góc độ của phƣơng pháp thẻ điểm cân bằng, nghĩa là sử dụng kết hợp cả chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính.