6. Kết cấu của luận văn
1.2. Nội dung quy trình đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp
1.2.2. Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực
1.2.2.1 Mục đích
Đây là bước thực hiện cụ thể hóa nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp một cách chính thức, giúp doanh nghiệp có cơ sở tiến hành hoạt động đào tạo cũng như làm căn cứ để đánh giá đào tạo nhân lực.
1.2.2.2. Cách thức thực hiện
Để xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực, nhà quản trị nhân sự phải dựa trên những căn cứ sau: (1) Mục tiêu và chiến lược phát triển của tổ chức, đơn vị kinh doanh trong mỗi giai đoạn, (2) Nhu cầu đào tạo nhân lực trong tổ chức, đơn vị kinh doanh ở từng giai đoạn, (3) thực tiễn đào tạo nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp, (4) Các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai kế hoạch đào tạo của tổ chức, đơn vị kinh doanh, (5) Chính sách, luật pháp và các văn bản dưới luật của Nhà nước và cấp trên, định hướng của quốc gia về đào tạo lao động.
Bên cạnh đó, khi xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực DN còn căn cứ vào sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, thị trường lao động và quá trình hội nhập kinh tế của đất nước, cùng các yếu tố thuộc về bản thân nhân lực trong quá trình đào tạo tại DN.
Kế hoạch đào tạo nhân lực gồm các nội dung sau:
+ Xác định mục tiêu đào tạo: Đây là bước hết sức quan trọng, khơng có mục tiêu cụ thể thì rất khó để có thể xây dựng chương trình đào tạo. Mục tiêu đào tạo nhân lực phải rõ ràng, khả thi và đo lường được. Mục tiêu đào tạo nhân lực bao gồm các nhóm sau: Mục tiêu của bản thân q trình đào tạo và mục tiêu của DN.
+ Xác định đối tượng đào tạo: Trước tiên doanh nghiệp cần lựa chọn nhân lực tiếp thu và làm tốt nhiệm vụ sau khi học, bên cạnh đó thì khi lựa chọn người học kinh doanh cần xác định xem việc đào tạo có đem đến lợi ích cao cho DN hay khơng (ví dụ: như thanh lý hợp đồng và tuyển mới có lợi hơn, thời gian phục vụ của NLĐ sau khi học xong có bù đắp được chi phí khơng, lợi ích với chi phí của chương trình đào tạo như thế nào…).
+ Xác định nội dung đào tạo: Các nội dung của chương trình đào tạo gắn liền mục tiêu đào tạo. Khi đào tạo xong thì NLĐ phải thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Các nội dung đào tạo nhân lực phổ biến: Đào tạo chun mơn kỹ thuật, đào tạo văn hóa doanh nghiệp, đào tạo chính trị lý luận và đào tạo phương pháp cơng tác.
+ Lựa chọn phương pháp và hình thức đào tạo:
Về phương pháp đào tạo thì trước tiên doanh nghiệp cần cân nhắc tới phương pháp tối ưu dựa trên mục đích và đặc trưng của đối tượng tham gia học tập. Tuy vậy, có những phương pháp yêu cầu đầu tư chi phí cao (như phương pháp sử dụng dụng cụ mô phỏng) và có những phương pháp có thể gây nên tổn thất cho doanh nghiệp (như phương pháp đào tạo tại chỗ có thể làm sai hỏng sản phẩm hoặc làm gián đoạn công việc), do vậy, việc tiếp theo doanh nghiệp cần cân nhắc tới những chi phí và tổn thất trước khi quyết định phương án đào tạo cuối cùng.
Về hình thức thì có ba hình thức là đào tạo tồn thời gian, bán thời gian và đào tạo từ xa. Để lựa chọn phương pháp phù hợp doanh nghiệp cần cân nhắc tới kết quả khóa học, nhu cầu sử dụng nhân lực và nguyện vọng của họ.
+ Xác định thời gian và địa điểm đào tạo: Thời gian và địa điểm đào tạo được xác định dựa trên những yêu cầu của công tác đào tạo, yêu cầu của DN đối với nhân lực và nguyện vọng bản thân những nhân lực đó.
Để có thể lập được kế hoạch đào tạo nhân lực thỏa mãn được tiêu chí của doanh nghiệp thì nội dung kế hoạch đào tạo nhân lực là (1) Chính sách đào tạo; (2) Chương trình đào tạo; (3) Các kế hoạch chi tiết và ngân sách đào tạo
(1) Chính sách đào tạo
Chính sách đào tạo nhân lực là việc xây dựng hướng đi và biện pháp có tính định hướng cán bộ quản lý trực tiếp và nhân lực ở các giai đoạn khác nhau, là căn cứ để tạo ra các chương trình, ngân sách và các kế hoạch đào tạo cụ thể.
Nội dung gồm có các: Chính sách lựa chọn nhân lực được đào tạo, chính sách về các loại hình, phương pháp đào tạo; chi phí đào tạo nhân lực, chính sách sử dụng viên khi kết thúc khóa đào tạo,…
(2) Chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là bản kế hoạch cụ thể của một khóa học. Nó được hình thành để hiện thực hóa kế hoạch đào tạo đã xây dựng sao cho các nội dung phải phù hợp với nhân lực và mục tiêu đào tạo ban đầu.
Nội dung thiết kế chương trình đào tạo nhân lực như sau:
Xác định mục tiêu của chương trình: Mục tiêu của chương trình đào tạo nhân
lực phản ánh kết quả cần đạt được của chương trình gắn với mục tiêu của cơng tác đào tạo nhân lực tại DN ở các giai đoạn, được thể hiện qua các chỉ tiêu định lượng và định tính. Việc xác định các mục tiêu dựa trên cơ sở là nhu cầu đào tạo, từ những đòi hỏi của hoạt động quản lý và quá trình kinh doanh trong mỗi thời kỳ và các điều kiện thực tiễn để thực hiện chương trình.
Xác định đối tượng của chương trình: Đối tượng của chương trình đào tạo
gồm tồn bộ nhân lực trong DN, ví dụ như nhân viên ở phịng, phân xưởng hay được xác định theo từng chức danh cụ thể như kế toán, nhân lực marketing, lễ tân, kỹ sư sản xuất…
các số lượng môn học, bài học phản ánh kiến thức cần truyền tải trong chương trình đào tạo nhân lực và xác định số tiết hoặc số buổi đào tạo được thực hiện. Việc thiết kế này tùy thuộc vào mục tiêu, thời gian, các điều kiện cần thiết khác để thực hiện chương trình… Cụ thể, nội dung đào tạo đối với nhân lực bao gồm kiến thức chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất nghề nghiệp.
Nội dung đào tạo kiến thức chuyên môn cho nhân lực doanh nghiệp phụ thuộc vào vị trí việc làm, theo nghiệp vụ cơng tác. Ví dụ: đối với nhân lực thuộc phòng kinh doanh nhân lực được đào tạo kiến thức về sản phẩm mới của doanh nghiệp, các sản phẩm cùng loại của đối thủ, ưu nhược điểm của sản phẩm đó, giá bán sản phẩm; Đối với nhân lực phòng sản xuất được trang bị kiến thức liên quan đến quy trình sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm soát nguyên vật liệu, phế phẩm…; Đối với nhân lực phòng bảo dưỡng, thiết bị sẽ được trang bị những kiến thức chuyên môn như đọc hiểu bản vẽ thiết kế, gia cơng cơ khí, sử dụng thiết bị đo, sử dụng thiết bị cắt…;
Nội dung đào tạo kỹ năng bao gồm các kỹ năng chung cho tồn nhân lực của doanh nghiệp ví dụ: kỹ năng giao tiếp, an tồn phịng chống cháy nổ, an tồn thơng tin… Và theo chuyên môn nghiệp vụ như kỹ năng đàm phán đối với nhóm nhân lực kinh doanh, kỹ năng phân tích tại sao đối với nhóm nhân lực bảo dưỡng thiết bị, kỹ năng thao tác đối với nhân lực sản xuất…
Nội dung đào tạo phẩm chất nghề nghiệp cho nhân lực doanh nghiệp gồm có đào tạo văn hóa doanh nghiệp trang bị nội quy hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, quy định về trang phục, giờ giấc sinh hoạt tại doanh nghiệp.
Xác định hình thức, phương pháp đào tạo: Việc này phải được thực hiện theo
đối tượng, theo địa điểm, theo cách thức triển khai. Còn xác định phương pháp đào tạo phải căn cứ vào nội dung, đối tượng đào tạo. Trong đó, doanh nghiệp tùy chọn hình thức, phương pháp sao cho phù hợp với đơn vị.
Một số hình thức đào tạo
+ Đào tạo ở các trường, lớp chính quy: Các doanh nghiệp có thể cử người lao động đi học tập ở các cơ sở đào tạo nghề nghiệp hoặc cơ quan quản lý do các bộ, ngành hoặc do trung ương tổ chức, hay như việc cử nhân lực đi tham gia học tập tại
các cơ sở đào tạo uy tín nước ngoài. Trong phương pháp này sẽ giúp người học trang bị được tương đối đầy đủ kiến thức lý thuyết cũng như các kỹ năng thực hành. Điểm bất tiện của phương pháp này là sẽ tốn thời gian, tạo khoảng trống nhân sự làm việc tại doanh nghiệp và tốn kém về mặt kinh phí đào tạo.
+ Đào tạo ngay tại doanh nghiệp: Đây là hình thức đào tạo truyền thống và phổ biến, người học thực hiện những cơng việc ngay trong q trình làm việc với sự chỉ bảo hưỡng dẫn của người khác. Tiến trình của nó gồm: Quan sát, ghi nhớ, học tập và làm theo. Hình thức này có ưu điểm: Đơn giản, có thể tiến hành đồng thời nhiều người, ít tốn kém, vừa học vừa hành ngay được. Hạn chế: Dễ có có hiện tượng giấu nghề, giấu kinh nghiệm, giấu bí quyết nghề của người hướng dẫn.
Một số phương pháp đào tạo nhân lực doanh nghiệp thường sử dụng đó là phương pháp kèm cặp, phương pháp đào tạo nghề, luân chuyển công việc
+ hương pháp kèm cặp: Cách thức tổ chức đơn giản nhất là trong q trình thực hiện cơng việc nhân lực sẽ được hướng dẫn bởi những người lành nghề hơn. Có ba cách để kèm cặp là: Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp, kèm cặp bởi cố vấn, kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn. hương pháp này khá đơn giản, dễ tổ chức, có thể đào tạo nhiều người cùng một lúc, ít tốn kém. Q trình đạo tạo nhân lực đồng thời tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp không cần các phương tiện chuyên biệt như phòng ốc, đội ngũ giảng dạy. Các vấn đề đào tạo sát với thực thế tế của doanh nghiệp, nhân lực có thể phản hồi nhanh chóng về kết quả đào tạo, tuy nhiên người hướng dẫn thường khơng có kiến thức sư phạm nên hướng dẫn không bài bản, khoa học nên nhân lực có thể gặp khó khăn trong việc tiếp thu. Nhân lực học cả những thói quen xấu của người hướng dẫn. Trong quá trình đào tạo có thể làm gián đoạn q trình sản xuất.
+ Đào tạo nghề: Đây là một phương pháp phối hợp giữa lớp học lý thuyết và phương pháp đào tạo tại chỗ. Giáo viên thường là cơng nhân có tay nghề cao, đặc biệt là công nhân giỏi đã nghỉ hưu.
+ Luân chuyển công việc: tạo điều kiện cho nhân lực được đào tạo có những kiến thức và kinh nghiệm ở những lĩnh vực khác nhau. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được trong quá trình đào tạo này sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện
được những công việc cao hơn trong tương lai. Luân chuyển cơng việc cịn giúp nhân lực hiểu được cách thức phối hợp thực hiện công việc của các bộ phận khác nhau, gia tăng sự hiểu bết và xây dựng văn hóa tổ chức. Ln chuyển cơng việc là cách thức tốt nhằm tránh đơn điệu công việc.
Xác định thời gian, địa điểm, lịch trình: tùy thuộc vào dung lượng cũng như
các điều kiện thực hiện chương trình doanh nghiệp tiến hành xác định thời gian, địa điểm, lịch trình đào tạo cụ thể.
Xác định chi phí triển khai chương trình: Là việc dự kiến tồn bộ chi phí và
các loại chi phí để thực hiện chương trình, bao gồm chi phí cho việc học và dạy học như chi phí thuê giảng viên, chi phí học liệu,…Đây là cơ sở lựa chọn các phương án đào tạo và đảm bảo cho chương trình mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát và đánh giá chương trình: bao gồm các tiêu
chí đánh giá như mục tiêu đào tạo có đạt được hay khơng? Những điểm mạnh, yếu của chương trình? Hiệu quả kinh tế của đảm bảo thông qua việc đánh giá và so sánh chi phí với lợi ích của chương trình.
(3) Xác định ngân sách đào tạo
Ngân sách đào tạo được hiểu là kế hoạch đào tạo nhân lực được viết dưới dạng ngơn ngữ tài chính, ngân sách gồm các khoản thu từ các quỹ dành cho công tác đào tạo nhân lực và các khoản chi phí chi bằng tiền liên quan đến hoạt động đào tạo nhân lực tại DN.
Xác định quỹ đào tạo nhân lực: quỹ đào tạo làm cơ sở cho việc cân đối chi phí cho triển khai đào tạo nhân lực nhằm tránh tình trạng thâm hụt tài chính dành cho đào tạo. Các quỹ chủ yếu của ngân sách đào tạo nhân lực đó là: quỹ phát triển doanh nghiệp, quỹ khuyến khích tài năng trẻ, ngân sách từ xã hội hóa.
Về việc xác định chi phí đào tạo gồm các khoản tiền công giảng viên; dụng cụ phục vụ đào tạo như sách vở, băng đĩa, dụng cụ đào tạo; chi phí trả cho đối tác, chi phí hỗ trợ nhân viên, chi phí cơ hội.