và các bộ phận khác trong khách sạn
Hoạt động phục vụ tại bộ phận lễ tân găn liền với hoạt động phục vụ khác trong khách sạn. Bộ phận lễ tân là bộ phận tiếp xúc với khách, tuy nhiên, trong q trình lưu trú, khách hàng cũng có những nhu cầu khác liên quan đến bộ phận an ninh, buồng và kỹ thuật. Do vậy, các bộ phận khác trong khách sạn đóng vai trị quan trọng trong việc nâng cao chất lượng phục vụ tại bộ phận lễ tân.
Với vai trò quan trọng như vậy, để nâng cao chất lượng phục vụ tại bộ phận lễ tân, bộ phận lễ tân cần tăng cường sự phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn nhằm cung cấp những dịch vụ có chất lượng cao tới khách, tạo uy tín cho cơng ty.
- Tăng cường mối quan hệ với bộ phận an ninh. Việc phối hợp giữa bộ phận an ninh với bộ phận và bộ phận lễ tân là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị nói chung và bộ phận lễ tân nói riêng. Bộ phận an ninh có nhiệm vụ trực camera, quản lý sảnh, quản lý bãi đỗ xe. Nếu bộ phận an ninh thực hiện đúng quy trình thì sẽ hỗ trợ rất nhiều cho bộ phận lễ tân trong quá trình phục vụ khách. Tuy nhiên, tại khách sạn My Way, thực tế cho thấy bộ phận an ninh và bộ phận lễ tân chưa thực tế phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ nhau trong công việc, điều này dẫn đến giảm chất lượng phục vụ khách hàng. Xuất phát từ thực tế này, để tăng cường mối quan hệ với bộ phận an ninh, các nhà quản trị cần có biện pháp kiểm tra, giám sát thường xuyên việc thực hiện quy trình của bộ phận an ninh. Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân cũng nên hỗ trợ khéo léo và giúp đỡ lẫn nhau. Khi bộ phận lễ tân và bộ phận an ninh có sự phối hợp chặt chẽ, làm việc ăn ý thì chất lượng phục vụ tại bộ phận lễ tân sẽ ngày càng được nâng cao và mang lại môi trường chuyên nghiệp khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
- Tăng cường mối quan hệ với bộ phận buồng: Bộ phận buồng phịng đóng vai trị quan trọng trong kinh doanh khách sạn. Giúp tăng doanh thu cho khách sạn, và có sự phối hợp rất chặt chẽ với bộ phận lễ tân trong khách sạn. Cụ thể, nhân viên lễ tân sẽ thơng báo tình hình phịng mà khách hàng chuẩn bị check-in để bộ phận buồng phòng chuẩn bị phịng đầy đủ. Khi khách hàng có những phàn nàn, hay yêu cầu nào về phòng khách sạn…Lễ tân sẽ liên lạc với bộ phận phòng để kiểm tra và xử lý các yêu cầu của du khách. Khi khách hàng check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng phịng và chuyển giao lại cho lễ tân để tính hóa đơn cho khách hàng