5.2 .phương pháp phân tích dữ liệu
6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác lập dự án tại công ty cp dịch vụ hàng
2.2.4. Quy trình xây dựng dự án
Tại Nasco, việc lập dự án được thực hiện theo một quy trình nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 cho tất cả mọi dự án như sau:
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình xây dựng dự án tại cơng ty cổ phần dịch vụ hàng không sân bay nội bài.
Nguồn: Ban quản lý dự án cơng ty.
Trình tự cụ thể của các bước như sau: Bước 1: Tìm kiếm cơ hội đầu tư
Thơng thường Ban giám đốc hoặc trưởng các phòng ban chức năng sẽ thực hiện nhiệm vụ này.
Bước 2: Phê duyệt, giao nhiệm vụ
Sau khi cơ hội đầu tư được trình lên, ban quản trị và tổng giám đốc sẽ xem xét xem có phê duyệt dự án đầu tư hay khơng. Nếu cơ
hội đầu tư được chấp nhận thì giám đốc sẽ phân cơng công tác lập dự án tới ban quản lý dự án. Sau khi nhận nhiệm vụ từ giám đốc, Phó Tổng giám đốc công ty sẽ chịu trách nhiệm cắt cử chủ nhiệm dự án. Ngay sau đó chủ nhiệm dự án sẽ thành lập nhóm soạn thảo dự án.
Chủ nhiệm dự án phải là người có trình độ chun mơn và năng lực tổ chức, có kinh nghiệm trên 06 năm trong cơng tác lập dự án. Các thành viên của nhóm soạn thảo phải là những người có trình độ chun mơn cần thiết phù hopwj với nội dung và yêu cầu cụ thể của công việc soạn thảo. Các thành viên cũng phải có trên 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án.
Chủ nhiệm dự án sẽ lập kế hoạch và lịch trình soạn thảo, phân cơng cơng việc cho cán bộ ban soạn thảo dự án phù hợp với trình độ, kinh nghiệm. Chủ nhiệm dự án và ban giám đốc sẽ giám sát và điều phối hoạt động của các thành viên soạn thảo. Cuối cùng sẽ là người tổng hợp kết quả nghiên cứu của các thành viên nhóm soạn thảo.
Bước 3: Thu thập tài liệu
Sau khi được thành lập, nhóm soạn thảo dự án tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến dự án như các văn bản pháp luật hiện hành, quy hoạch mới nhất về thị trường và phát triển sản phẩm, sự phát triển khoa học công nghệ… Đây là những tài liệu phục vụ công tác lập dự án sau này.
Bảng 2.5: Bảng mô tả công việc và phân bố nhân sự trong công tác soạn thảo dự án.
Mô tả Cản bộ chịu trách
nhiệm 1.Ý tưởng đầu tư
Ý tưởng kinh doanh
Dự kiến khối lượng sản xuất kinh doanh
Sự cần thiết phải đầu tư
Ban giám đốc, cán bộ phịng kế hoạch
2.Phân tích kỹ
thuật Đề xuất các phương án kỹthuật và công nghệ, dự báo nhu cầu thị trường,
Nhóm chịu trách nhiệm về kỹ thuật
lựa chọn giải pháp thực hiện, kế hoạch nhân sự cho dự án
3.Thông tin về sản xuất kinh
doanh
Quyết định nhà cung cấp, giá cả nguyên liệu đầu vào… Cán bộ phòng kinh doanh, phịng kế tốn trong nhóm chịu trách nhiệm về kinh tế tài chính 4.Thơng tin về
thị trường Dự báo về thị phần vàcung cầu sản phẩm Cán bộ phòng kinhdoanh 5.Phân tích tài
chính
Phân tích các chỉ tiêu tài chính của dự án, đề xuất phương án huy động vốn, kế hoạch công nợ Cán bộ phòng kế hoạch, phịng tài chính kế tốn. (Nguồn: Phịng quản lý dự án)
Bước 4: Lập đề cương, dự trù kinh phí
Các thành viên trong nhóm soạn thảo sẽ dựa trên các tài liệu thu thập được tiến hành lập đề cương của dự án( báo cáo nghiên cứu tiền khả thi). Đồng thời dự trù thời gian và kinh phí dự án. Những nội dung chủ yếu bao gồm:
-Sự cần thiết phải đầu tư: hiện nay, đi lại bằng máy bay không
cịn là mơ ước trên trời, vì vậy dịch vụ vận chuyển hàng không phát triển sẽ kéo theo các dịch vụ khác liên quan cũng phát triển theo, cần phải tăng cung để đáp ứng cầu.
-Dự kiến quy mơ và hình thức đầu tư: Dự án Nâng cao năng lực
vận tải là một dự án lớn của cơng ty
-Phân tích sơ bộ về các điều kiện kỹ thuật, công nghệ: Công ty
đã lựa chọn loại xe Toyota Vios 2014.
-Phân tích tổng mức đầu tư, khả năng tài chính và phương pháp
huy động nguồn vốn của công ty: Tổng mức đầu tư cho dự án được dự kiến là 14.925.630.000 đồng. Bên cạnh đó, cơng ty đã huy động số vốn hơn 2 tỷ cho dự án.
-Tính tốn sơ bộ hiệu quả kinh tế, xã hội của dự án
Bước 5: Phê duyệt đề cương.
Sau khi nhóm soạn thảo lập đề cương xong sẽ trình lên tổng giám đốc phê duyệt. Việc lập đề cương và tiến hành đánh giá dự án
nhằm loại bỏ ngay từ đầu những dự án không khả thi nhằm tránh tốn kém sau này.
Bước 6: Lập dự án
Sau khi đề cương được phê duyệt, nhóm soạn thảo tiếp tục lập báo cáo nghiên cứu khả thi. Đây là công việc phức tạp, địi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác, chính vì vậy phải có tinh thần làm việc và sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên. Các công việc cụ thể như sau:
- Thu thập, xử lý thơng tin về tài chính, kinh tế, kỹ thuật, thị
trường từ các Bộ có liên quan, từ sách thống kê, sách báo hoặc mua thông tin.
- Đối với dự án xây dựng cơng trình: chủ nhiệm dự án cũng ban
soạn thảo lựa chọn nhà tư vấn thiết kế có khả năng đảm nhiệm phần thiết kế cơ sở. Công việc này được tiến hành song song với quá trình lập dự án của cơng ty. Thiết kế cơ sở là căn cứ để nhóm soạn thảo bóc tách, tính tốn tổng mức đầu tư xây dựng của dự án và xây dựng kế hoạch thực hiện dự án.
- Phân tích, xủa lý thơng tin, dự báo dựa vào tốn thống kê,
kinh nghiệm chun gia và một số thơng tin có thể sử dụng ngay như thơng tin về điều kiện kỹ thuật, tự nhiên, công nghệ và thiết bị.
- Lập các phương án và so sánh các phương án về sản phẩm,
năng suất, công suất, địa điểm, công nghệ, thiết bị, xử lý chất thải, mơi trường, hình thức đầu tư, phân kỳ đầu tư.
- Tính tốn các chỉ tiêu tài chính và phân tích rủi ro của dự án.
Bước 7: Kiểm tra quá trình lập dự án
Trong quá trình lập dựa án. Ban quản lý dự án sẽ trực tiếp tiến hành kiểm tra quả trình lập dựa án để kịp thời điều chỉnh, bổ sung và đôn đốc các thành viên để công tác lập dự án theo đúng tiến độ.
Bước 8: Quyết định, phê duyệt
Hồ sơ dự án sau khi được soạn thảo xong sẽ trình lên giám đốc và hội đồng thẩm định. Sau đó sẽ có quyết định có thực hiện dự án hay không. Hồ sơ dự án này cũng là cơ sở để công ty xin cấp phép
đầu tư của các cơ quan nhà nước và xin tài trợ vốn của ngân hàng, các tổ chức tín dụng. Hồ sơ bao gồm:
-Tờ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án
-Dự án đầu tư khả thi
-Hợp đồng liên doanh( nếu có)
-Điều lệ cơng ty
-Hồ sơ năng lực cơng ty
-Báo cáo năng lực tài chính cơng ty
-Ý kiến cơ quan chủ quản chủ đầu tư, các cấp ngành có liên
quan.
Nếu việc thẩm định cho thấy báo cáo còn một số vấn đề chưa thỏa đáng thì nhóm lập dự án sẽ tiếp tục nghiên cứu lại vấn đề đó và trình lên phê duyệt lần nữa.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ dự án sau khi được phê duyệt và cấp phép đầu tư sẽ tiếp tục được phịng tổ chức hành chính lưu lại để phục vụ công tác thực hiện dự án sau này.