2.2.4 .Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
2.2.7. Giao hàng cho người chuyên chở
Sau khi nhận được sự phân công của người phụ trách, nhân viên giao nhận hàng hóa XNK thực hiện cơng việc sau:
- Nhận yêu cầu xuất hàng theo bảng phân công hằng ngày - Nhận Booking và kiểm tra
+ Cửa khẩu xuất
+ Thời gian xuất, chú ý giờ cut line (thời gian nhận hàng) + Tên tàu, cảng đến
+ Người liên hệ đóng hàng của đại lý tại cảng, sân bay
- Nhận packing list và kiểm tra mã hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói - Đối chiếu số lượng hàng hóa với số khối trên Booking để đảm bảo đủ chỗ đóng hàng
- Kiểm tra, đối chiếu mẫu sản phẩm với bảng định mức NVL, mẫu vải lưu, mẫu nhãn chính…
- Liên hệ với các đơn vị sản xuất để nắm tình hình hàng hóa sẵn sang xuất kho - Xem kế hoạch bố trí, điều xe hoặc Cont chở hàng để thông báo cho các đơn vị sản xuất thời gian lấy hàng.
- Lấy các chứng từ hàng hóa cần thiết gửi kèm theo hàng
- Hỗ trợ nhân viên Hải quan đóng lệ phí và rút tờ khai Hải quan xuất
- Nhận hàng từ thủ kho Công ty hoặc các đơn vị sản xuất, giám sát việc xếp hàng lên xe hoặc container theo đúng số kiện đã khai báo và theo yêu cầu xếp hàng của khách, ký phiếu xuất kho thành phẩm.
- Nhắc nhở lái xe Công ty và lái xe các công ty vận tải tuân thủ đúng giờ giấc để kịp thời gian thanh lý tờ khai tại cảng theo yêu cầu trên booking của các đại lý hang tàu
- Hạ bãi container hoặc đóng hàng vào kho (container), thanh lý TK tại HQ giám sát
- Bàn giaoTK đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho phụ trách Tổ giao nhận vào sổ theo dõi và chuyển cho nhân viên chứng từ XNK
- Lưu phiếu xuất kho hàng hóa
Ghi chú: tùy đại lý, hãng tàu có thể đóng phí cấp cont, nâng hạ trước hoặc sau khi giao hàng,
Cụ Thể Hàng Xuất Bằng Container Đóng Bãi Của Cơng Ty
- Trước ngày giao hàng phụ trách giao nhận xắp xếp xe đúng với số lượng hàng cần vận chuyển
- Xuất 599 kiện hàng ra cảng để xuất sang France cần 6 xe chở hàng gồm: 1 xe 15 chỗ, 2 xe 1.5 tấn, 2 xe 2.5 tấn và 1 xe 5 tấn.
- Đến ngày giao hàng 6 xe này đến công ty và chất hàng lên xe và đưa ra cảng Cát Lái. Cửa khẩu xuất hàng tại ICD TRANSIMEX khu vực IV.
- Chuẩn bị mẫu lưu của TKXK
- Nhân viên làm chứng từ của Công ty đến Cục Hải quan Tp. Hồ Chí Minh,nhân viên Hải quan mở TK có số 26266 , rút TKHQ, đưa ra bộ phận HQ kiểm hóa. - Đóng lệ phí Hải quan, sau khi làm thủ tục Hải quan, liên hệ Hải quan giám sát bãi để đóng hàng vào Container.
- Ra cảng Cát Lái liên hệ hãng tàu ghi trên Booking để đổi lệnh cấp Container - Đến thương vụ đóng tiền chuyển Container đóng bãi cầm lệnh cấp Container đã có đóng dấu thu tiền của phòng thương vụ đến phòng điều độ xin cấp Container theo như yêu cầu trên lệnh cấp Container.
- Lấy số Container là APZU4286817 của hãng tàu Blue Anchor Line, nhập số Cont để tra vị trí cont Kiểm tra cont sạch, tốt đủ điều kiện đóng hàng thì nhận cont này Đề nghị điều độ cấp giấy điều công nhân bốc xếp.
- Liên hệ cơng nhân và điều xe tới vị trí Cont để đóng hàng vào Cont. Đóng xong liên hệ đội trưởng của công nhân để lấy phiếu bấm seal, cầm phiếu này trở lại điều độ đóng dấu xác nhận.
- Cầm tờ khai đã thông quan, phiếu bấm seal đã có xác nhận và biên bản bàn giao tới Hải quan bãi để đóng dấu tiếp nhận TK.
- Nhận thêm giấy xác nhận đã vào sổ HQ (chỉ có thơng tin số TK, chi cục HQ, ngày, tháng…) chưa có dấu trên giấy này. Trở lại phịng thanh lý vào sổ tàu đóng dấu lên giấy xác nhận vào sổ HQ, người ta giữ lại một biên bản bàn giao trả lại TK và giấy xác nhận vào sổ HQ.
- Cầm giấy này và TK có ghi thơng tin tàu, chuyến, seal , số cont tới bàn vào sổ tàu, nhận lại TKHQ và phiếu xác nhận chính thức in thơng tin TK, giờ tàu.
Hình 2.4 Quy trình đóng hàng tại Cảng Cát Lái
2.2.8 Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu
Mua Bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu nhằm giảm bớt rủi ro cho hàng hóa xuất khẩu trong q trình chun chở từ nước người xuất khẩu sang nước người nhập khẩu do công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm. Nhưng hiện nay Cơng ty chưa có đủ khả năng ký kết các điều kiện thương mại có lợi cho Cơng ty nên việc mua bảo hiểm tùy thuộc vào đối tác.
Với phương thức bán theo giá FOB thì Cơng ty sẽ chịu mọi phí tổn cũng như rủi ro về tổn thất hàng hóa cho đến khi hàng hóa được giao hẳn qua lan can tàu tại
Đóng tiền tại Thương vụ-Thu ngân
Đăng ký cơng nhân bốc xếp, thời gian đóng hàng, giám sát đóng hàng
Đăng ký đóng Tàu, kết thúc xuất hàng Lập P/L có nội dung cảng chuyển tải, cảng đích,trọng lượng chính xác hàng
Hãng tàu cấp Cont rỗng và Seal
Đăng ký đóng hàng trực tiếp với nhân viên điều độ hoặc fax:08.7423201
Nhận và kiểm tra tình trạng Cont rỗng
Đăng ký cơng nhân bốc xếp, thời gian đóng hàng, giám sát đóng hàng
Thanh lý Hải Quan Báo HQ giám sát, bấm Seal
cảng xếp hàng và khơng có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, việc mua bảo hiểm này cịn tùy thuộc vào nhà nhập khẩu.
Cơng ty phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để người nhập khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa của họ. Tuy nhiên tùy theo điều kiện ký kết trong hợp đồng và phương thức mua bán giữa hai bên đối tác với nhau và giá FOB nên Công ty mất đi nhiều lợi thế việc mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Đối với phương thức FCA cũng vậy, mọi chi phí bảo hiểm rủi ro cho hàng hóa đều do bên người mua chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên với những phương thức trên thì Cơng ty cũng sẽ mất đi nhiều lợi nhuận về việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Do đó cơng ty cần phải có những cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu có kinh nghiệm và am hiểu về các điều kiện thương mại, nghiệp vụ ngoại thương.
2.2.9. Lập bộ chứng từ thanh tốn
Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh tốn giao trình cho ngân hàng để địi tiền hàng. Bộ chứng từ phải chính xác phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức (tùy theo phương thức thanh tốn mà có những u cầu trong bộ chứng từ).
Bộ chứng từ thanh tốn gồm:
01 Hối phiếu thanh tốn 01 Hóa đơn thương mại 03 Invoice
03 Packing list
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: (01 C/O bản chính, 02 bản sao) 03 Bill of Lading
01 Phiếu đóng gói hàng hóa 01 Bản L/C