2.2.4 .Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
3.3 Các giải pháp hoàn thiện những tồn tại gây khó khăn cho cơng ty
3.3.1 Hoàn thiện khâu đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu sẽ
Việc hoàn thiện khâu đàm phán là tiền đề dẫn đến ký kết hợp đồng và thực hiện hiện hợp đồng xuất khẩu tốt hơn nữa. Để hoàn thiện khâu đàm phán ta cần làm tốt ngay từ đầu, từ khâu chuẩn bị đàm phán với đối tác.
Nghiên cứu tiếp cận thị trường
Nhân viên đàm phán phải hiểu rằng:
Sản phẩm của mình là những mặt hàng gì để từ đó có những chính sách đưa ra thị trường mà mình đang từng bước tiếp cận
Thị trường đang cần những mặt hàng như thế nào, giá trị, công dụng cùng với những yêu cầu về hàng hóa đó như thế nào, mẫu mã, quy cách..
Tình hình tiêu dùng mặt hàng đó, sở thích, thị thiếu mặc phong cách nào.. Tình hình sản xuất mặt hàng đó, ngun vật liệu, trình độ, tay nghề..
Tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu, tỷ xuất ngoại tệ nhập khẩu cũng có liên quan đến mặt hàng may mặc mà công ty xuất khẩu.
Nghiên cứu thị trường nước ngồi
Chủ trương, đường lối chính sách của nước nhập khẩu Hệ thống tiền tệ tín dụng
Hệ thống giao thơng, vận tải, cước phí
Luật thuế, chính sách thuế xuất khẩu, nhập khẩu Dung lượng thị trường
Sự biến động về giá cả thị trường Đối thủ cạnh tranh
Quan tâm đối với thị trường trong nước cũng đề ra những chính sách nghiên cứu thị trường như thị trường nước ngồi. Song song nghiên cứu thị trường thì ta phải lựa chọn đối tác quan hệ kinh doanh, quan tâm đến các tiêu chuẩn sau:
Tìm hiểu thực lực của đối tác, khả năng tài chính, kỹ thuật, lĩnh vực kinh doanh của họ ra sao.
Uy tín của họ trên thương trường
Nắm bắt được nhu cầu và ý định phía đối tác khi họ có ý định hợp tác, có thiện chí mua bán với ta hay khơng.
Biết được lực lượng đàm phán của họ là những ai, trình độ nghiệp vụ của họ, từng cá nhân để ta có những hướng đi đúng nhất.
Khi đàm phán, nắm bắt được những điểm mạnh, điểm yếu của đối tác và cả của mình như: khả năng cạnh tranh, quy mơ của công ty, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…Từ đó ta sẽ lập được phương án, định hướng kinh doanh phát triển sản phẩm của công ty vào thị trường mới.
Trước khi bước vào đàm phán với đối tác thì chúng ta cần phải có những chủ trương, đường lối để khi đàm phán chúng ta khơng bị lâm vào tình huống bị động trong đàm phán. Những công việc cần chuẩn bị khi đàm phán:
Đề ra những phương hướng để đi đến đàm phán có lợi cho chúng ta và bên đối tác
Xác định những nhiệm vụ và phương pháp cũng như đường lối cho việc đàm phán của hai bên.
Phân tích được các yếu tố tác động đến q trình đàm phán: những yếu tố bên trong, bên ngoài, khách quan, chủ quan tác động làm ảnh hưởng tới quá trình đàm phán.
Dự đốn trước một số tình huống có thể xảy ra
Đề xuất các biện pháp, giải pháp mang tính thiết thực cho quá trình đàm phán.
Và khâu cuối cùng là chuẩn bị nhân sự cho quá trình đàm phán, nhân viên đàm phán cần am hiểu sâu sắc về vấn đề của công ty, kiến thức về nghiệp
vụ ngoại thương như về: đàm phán, thương lượng, các phương thức incoterms, thanh tốn, bảo hiểm, vận tải…có những chủ trương, biện pháp nhằm nắm thế chủ động trong khâu đàm phán.
Sau khi đàm phán xong, cả hai bên đi đến việc soạn thảo, ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng. Việc soạn thảo và ký kết hợp đồng cần lưu ý những vấn đề sau:
Có sự thỏa thuận và thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết
Trước khi ký kết phải xem kỹ lưỡng, cẩn thận, đối chiếu với các thảo thuận đã thống nhất.
Hợp đồng phải được trình bày rõ ràng, phản ánh đúng nội dung đã thảo thuận, tránh tình trạng mập mờ có thể suy diễn nhiều cách, gây hiểu lầm cho bên đối tác. Làm như vậy sẽ tránh được các tranh chấp xảy ra khi có phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng nên đề cập đến mọi vấn đề tránh phải áp dụng tập quán để giải quyết những điểm mà hai bên không đề cập đến.
Những điều khoản hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm hàng hóa giao dịch, dựa theo điều kiện hồn cảnh tự nhiên, xã hội.
Trong hợp đồng khơng được có các điều khoản trái với pháp luật hiện hành ở nước người mua và nước người bán.
Người đứng ra ký kết phải là người đại diện đủ thẩm quyền ký kết
Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ mà hai bên thông thạo thỏa thuận
Việc lựa chọn điều kiện thương mại phù hợp là rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng. Đa số những hợp đồng của Công ty đều thực hiện theo điều kiện FOB, cịn lại số ít theo FCA. Một phương thức mà từ trước tới nay đều được coi là phương thức an tồn, ít rủi ro đảm bảo cho cơng ty nhưng đây có phải là phương thức mua bán tốt nhất cho hầu hết các doanh nghiệp nói chung và với Garmex Gaigon JS hay khơng thì cần phải xét về mặt lợi nhuận thì nó khơng thể mang lại nhiều lợi nhuận cao trong q trình kinh doanh của cơng ty, nếu xét về tính an tồn ít rủi ro thì đây là phương thức đảm bảo nhất. Nếu cơng ty có chủ trương thay đổi thì nên xem xét điều kiện CIF, phương thức này tuy đòi hỏi đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ ngoại thương, có khả năng thuê phương tiện vận tải và bảo hiểm cùng với những nghiệp vụ liên quan khác.
Trước tiên công ty nên xem xét việc chuyển đổi dần điều kiện thương mại từ mức độ từ thấp đến cao, để chuyển dần từ FOB sang FCA hoặc FAS trong quá trình đàm phán nếu chúng ta chưa thể ký kết được điều kiện CIF. Khi đàm phán chúng ta có thể trình bày nói nên ý kiến, thuyết phục đối tác biết rằng nếu áp dụng điều kiện thương mại mới này sẽ có lợi cho cả hai bên. Khi đàm phán với đối tác nếu thấy đối tác có thiện chí và đồng ý với điều kiện thương mại mới ta đưa ra thì cần tiến hành ngay việc ký kết, vì để lâu sẽ có tác động khác nhau có thể kéo dài q trình đàm phán và có khi khơng ký kết với ta như thỏa thuận lúc đầu. Nên nhân viên đàm phán phải lấy tiêu chí “ tốc chiến tốc thắng” cho việc đàm phán của mình.
Do đó trong q trình đàm phán nhân viên đàm phán phải là người am hiểu rõ về các điều kiện thương mại và lập luận vững chắc, có tính thuyết phục nhằm tạo sự tin tưởng với đối tác. Vì vậy nâng cao trình độ và tích lũy kinh nghiệm về đàm phán, thuê thương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, để từ đó cơng ty mạnh dạn ký kết hợp đồng với các điều kiện có lợi cho cơng ty khi chúng ta có đủ khả năng thực hiện được với điều kiện CIF, thì sẽ giúp cơng ty mang lại nhiều lợi nhuận trong việc chủ động thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm.
Đa dạng hóa các điều kiện thương mại thì chúng ta có thể đa dạng hóa được giá cả và đa dạng hóa những yêu cầu của khách hàng hơn.
Giải pháp hoàn thiện cho phương thức thanh tốn
Đối với phương thức thanh tốn thì cơng ty nên có lựa chọn cho cơng ty mình nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: T/T (100%), D/P at sight, L/C… áp dụng cho nhiều thị trường khác nhau và cho đối tác khác nhau.
Nếu sử dụng T/T và D/P thì cơng ty nên xem xét đến nhiều yếu tố của đối tác, đó là khả năng thanh tốn có đối tác có mạnh hay khơng, có uy tín khơng, nhanh hay chậm, khi sử dụng T/T và D/P thì cơng ty phải chủ động được về mối quan hệ và thiết lập được uy tín của cả hai bên đối tác, đây phải là đối tác có uy tín, có quan hệ lâu năm và cơng ty có khả năng khống chế được mức độ rủi ro trong q trình thanh tốn tiền hàng.
Nếu phía đối tác có quan hệ lâu dài tin tưởng lẫn nhau thì cơng ty cũng nên ít dùng phương thức L/C vì mỗi lần tu bổ L/C là rất tốn kém, không những cho bên người mua và cả bên người bán. Tuy nhiên, nếu đối tác là lần đầu hợp tác với cơng ty thì L/C là phương thức đảm bảo nhất giúp công ty tránh được những rửi ro trong q trình thanh tốn tiền hàng.
Lựa chọn ngân hàng có uy tín trong thanh tốn cũng là giải pháp tốt cho cơng ty, với một ngân hàng có uy tín, khả năng thanh tốn nhanh, chi phí dịch vụ ưu đãi giúp ích cho cơng ty cả về hoạt động xuất và nhập khẩu.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên xuất nhập khẩu về nghiệp vụ thanh toán để khi lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro khi lập bộ chứng từ bất hợp lệ vì bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ kéo dài thời gian thanh tốn chậm, chi phí cao, vốn ứ đọng, lãi suất ngân hàng phát sinh..
Trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng, công ty cũng không nên bỏ qua các điều khoản tuy coi là không quan trọng nhưng nó lại thực sự quan trọng đối với bất cứ cơng ty nào. Khi có tranh chấp xảy ra, trong q trình tổ chức thực hiện hợp đồng thì dễ dàng căn cứ vào các điều kiện khiếu nại trong hợp đồng. Khi đàm phán, công ty cần đưa ra những quy định chặt chẽ về điều khoản khiếu nại trọng hợp đồng, về trọng tài, điều kiện bất khả kháng…đưa ra những phương pháp nhằm đảm bảo tính an tồn cho cơng ty.
Điều kiện để hồn thiện giải pháp đó là
Cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu phải có trình độ nghiệp vụ chun sâu, có cái nhìn tổng qt, sâu rộng những vấn đề, có khả năng xử lý, giải quyết vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Nhân viên xuất nhập khẩu phải chủ động ngay khâu đầu tiên của quá trình đàm phán thực hiện hợp đồng, thỏa thuận những điều kiện, phương thức đem lại nhiều lợi nhuận về cho công ty. Kiên nhẫn theo theo đuổi suốt q trình đàm phán. - Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu liên quan, đến việc thực hiện hợp đồng.