2.2.4 .Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
2.2.12. Thanh lý hợp đồng với đối tác
Theo tập quán thương mại quốc tế thì sau khi giao hàng xong thì người bán vẫn chưa hết trách nhiệm với hàng hóa của mình chỉ khi hàng hóa giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển thì lúc đó người bán mới hết trách nhiệm của mình. Tùy theo điều kiện giao hàng mà nghĩa vụ của người bán sẽ được quy định cụ thể. Vì vậy quyền sở hữu hàng hóa từ người bán chuyển sang người mua khi người mua chấp nhận hàng.
Như vậy, chỉ khi nào hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà người mua khơng khiếu nại gì thì cơng ty mới hồn tồn hết trách nhiệm. Trường hợp nếu có xảy ra khiếu nại với khách hàng thì cơng ty sẽ có phương hướng đàm phán tìm cách giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất tránh tình trạng hủy hợp đồng thì sẽ gây tổn thất cho cơng ty.
2.2.13 Đánh giá quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Cơng Ty Garmex Saigon JS
Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty Cổ phần Sản xuất-Thương mại May Sài Gịn, em nhận thấy trong q trình thực hiện, cơng ty cịn có một số vướng mắc, tồn tại trong q trình thực hiện hợp đồng Sau đây là một số tồn tại cần phải khắc phục của cơng ty, để từ đó đưa ra các biện pháp hoàn thiện tốt hơn.
Tồn tại thứ nhất: Khâu Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng Có Những Ảnh Hưởng
Đến Q Trình Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu
Công tác nghiên cứu thị trường vẫn còn một số vấn đề cần đặt ra đối với cơng ty. Cơng ty cần có những chính sách xúc tiến mở rộng thị trường ngồi những thị trường chính và thị trường truyền thống. Công ty cần mở rộng thị trường phụ hay cịn gọi là thị trường bắc cầu, thơng qua những thị trường phụ này cơng ty có
hướng thâm nhập vào nhiều thị trường mới tiềm năng hơn nữa. Với mối quan hệ làm ăn đã thiết lập từ lâu với các đối tác quen thuộc của cơng ty, cần có những chính sách duy trì mở rộng mối quan hệ với những đối tác mới.
Trong q trình đàm phán cơng ty vẫn duy trì ký kết thực hiện theo phương thức FOB, tuy nhiên đó có phải là phương thức đảm bảo nhất hay không, sự thay đổi phương thức ký kết hợp đồng nếu công ty mạnh dạn hơn nữa sẽ giúp mang lại về nhiều lợi nhuận cho công ty.
Hiện tại công ty vẫn đang thực hiện ký kết hợp đồng theo phương thức thanh tốn L/C, T/T. trong đó phương thức T/T là có rủi ro và bất lợi đối với nhà xuất khẩu. Mà những điều kiện T/T trên thì có lợi cho nhà nhập khẩu vì họ chậm thanh tốn cho cơng ty. Và phương thức T/T trả sau sẽ làm cho công ty ứ đọng nguồn vốn rất nhiều, chỉ nên áp dụng đối với những khách hàng thật sự quen biết từ lâu và có uy tín trong việc thanh tốn tiền hàng.
Với những điều kiện phụ ngồi những điều kiện chính thì những điều kiện về bất khả kháng và trọng tài, cơng ty nên có những quy định rõ ràng hơn nữa nhằm tránh tình trạng khi xảy ra tranh chấp thì khó có thể giải quyết thỏa đáng được.Và bây giờ đang có một khó khăn nữa mà cơng ty phải chịu đó là chi phí bốc hàng (THC- Terminal Handling Charge) do bên cơng ty chịu. Mức phí này khá cao và gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty rất nhiều.
Trong q trình đàm phán nếu cơng ty được ký kết theo giá CIF, thì cịn nhận được hoa hồng từ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nhưng đa số cơng ty xuất hàng theo giá FOB và lại chịu thêm cả chi phí bốc hàng thì lợi nhuận của cơng ty sẽ giảm rất nhiều. Điều đó gây trở ngại cho cơng ty. Cần phải nghiên cứu để đưa ra chính sách thích hợp nhằm vẫn giữ ổn định mức doanh thu mà còn giữ được khách hàng và lôi kéo được nhiều khách hàng về công ty cả khách hàng cũ và khách hàng mới.
Tồn tại thứ hai:Hàng Hóa Chuẩn Bị Cho Việc Xuất Khẩu Chưa Đáp Ứng Nhu
Cầu
Việc lên hàng xuất khẩu cịn nhiều thiếu sót, cơng việc xắp xếp cịn thiếu logis
Việc thu mua ngun phụ liệu để sản xuất hàng hóa cịn chưa thật hoàn thiện, nguyên liệu trong nước chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu mà còn phụ thuộc nguyên liệu ngoại nhập.
Giá thành là vấn đề quan tâm, sự biến động về tỷ giá cũng làm ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu nguyên phụ liệu của công ty.
Hiện nay giá cả của nguyên vật liệu đầu vào của ngành may mặc có chiều hướng tăng cao, vì vậy giá thành sản xuất tăng cao làm cho hiệu quả doanh thu chưa được như mong muốn.
Nguyên liệu nhập khẩu thường mất thời gian hơn vì phải qua nhiều cơng việc hơn là mua ở trong nước.
Tồn tại thứ ba: Khâu Làm Thủ Tục Hải Quan Cịn Nhiều Khó Khăn
Nhiều vướng mắc xảy ra trong q trình khai báo đó là: - Việc lên chứng từ xuất hàng cịn chậm trễ
- Các phòng ban chưa thật sự liên kết với nhau một cách hợp lý
- Chính sách xuất nhập khẩu, chính sách về thủ tục Hải Quan ln có sự thay đổi làm ảnh hưởng đến quá trình khai báo.
- Chính sách thuế của nhà nước tác động đến việc lưu chuyển hàng hóa - Cần phải có những cải tiến thực hiện “ đơn giản hóa” các thủ tục để q
trình thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn.
Tồn tại thứ tư: Vấn Đề Thương Hiệu Của Công Ty Chưa Được Coi Trọng
Trong những năm qua, mặc dù công ty đã củng cố nâng cao được vị thế của mình trên thương trường. Sản phẩm của công ty đã trở nên quen thuộc với người tiêu dùng Mỹ, EU và các nước trong khu vực Châu Á. Song điều đáng nói ở đây là chưa có nhãn hiệu của Cơng ty trên sản phẩm may mặc của chính mình sản xuất, mà chỉ sử dụng nhãn hiệu của khách hàng trên sản phẩm theo sự ủy quyền. Điều này làm cho hoạt động xuất khẩu của công ty luôn bị phụ thuộc vào các đơn đặt hàng của các nhà nhập khẩu. Họ đặt hàng thì cơng ty mới xuất khẩu. Đây là yếu tố bất lợi đối với công ty và là nguyên nhân dẫn đến công ty bị các đối tác tạo sức ép giảm giá thành sản phẩm.
Kết Luận Chương II
Trong quá trình thực tập tại công ty. Em cũng hiểu rõ hơn được công việc để hồn thiện q trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Giúp em được những kinh nghiệm để sau này làm việc. Song song với quá trình thực tập, em nhận thấy cơng ty có một số tồn tại vướng mắc đang gặp phải. Em xin trình bày một số ý kiến nhỏ nhằm hồn thiện hơn những tồn tại mà cơng ty đang vướng mắc, từ đó sẽ có những giải pháp, biện pháp hồn thiện hơn trong q trình tổ chức thực hiện hơp đồng, giúp công ty vững mạnh và phát triển xa hơn nữa.
CHƯƠNG III
CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN Q TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY GARMEX SAIGON
JS
3.1 Mục đích hồn thiện
Trong cuộc sống và trong hợp đồng ngoại thương thì sự hồn thiện là điều tất yếu để mang lại những thành tựu tốt nhất cho cơng ty. Hoạt động xuất khẩu góp phần mang lại cho doanh nghiệp lợi nhuận và nguồn doanh thu giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Vì thế việc hồn thiện q trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp, nó bao gồm nội dung sau:
Hồn thiện q trình đàm phán, ký kết hợp đồng tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Hồn thiện q trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu và thực hiện quá trình thanh tốn tiền hàng.
Hồn thiện việc thực hiện hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng.
Nhằm thực hiện tốt những hợp đồng đã ký kết.
Do chuẩn bị tốt tổng thể các khâu, từ việc chuẩn bị hàng xuất khẩu cho đến khi bàn giao hàng cho đối tác sẽ giúp cơng ty thực hiện tốt, nhanh chóng và đúng thời hạn.
Nhằm thực hiện hợp đồng với chi phí thấp nhất.
Hồn thiện tốt q trình tổ chức thực hiện hợp đồng ngay từ bước đầu tiên của quá trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí khơng cần thiết trong cơng tác đàm phán hay tu chỉnh hợp đồng do đã thực hiện tốt ngay từ đầu.
Sự hoàn thiện đã khắc phục được những yếu kém trong hợp đồng để từ đó hồn thiện hơn nữa.
Nhằm cải tiến hoàn thiện kinh doanh
Sự hoàn thiện hợp đồng xuất khẩu mang lại hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh xuất khẩu, các khâu trong quá trình kinh doanh sẽ dễ dàng hơn, phối hợp một cách đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty dẫn đến việc kinh doanh thuận tiện và mang lại hiệu quả cao cho công ty.
Nhằm đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp
Hồn thiện q trình tổ chức thực hiện hợp đồng sẽ giúp cơng ty đảm bảo được quyền lợi trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu từ khâu mua nguyên liệu đến thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục Hải Quan. Hơn thế nữa, việc hồn thiện giúp cơng ty đảm bảo được quyền lợi của mình khi có tranh chấp xảy ra.
3.2 Căn cứ vào thực trạng của công ty đang vướng mắc
Tồn tại thứ nhất: Khâu Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng Có Những Ảnh Hưởng
Đến Q Trình Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu
Tồn tại thứ hai:Hàng Hóa Chuẩn Bị Cho Việc Xuất Khẩu Chưa Đáp Ứng Nhu
Cầu
Tồn tại thứ ba: Khâu Làm Thủ Tục Hải Quan Còn Nhiều Khó Khăn
Tồn tại thứ tư: Vấn Đề Thương Hiệu Của Công Ty Chưa Được Coi Trọng
Dựa vào những tồn tại trên em xin đưa ra một số ý kiến nhỏ góp phần nào đó giải quyết được vấn đề đang tồn tại ở công ty nhằm làm cho công tác của cơng ty hồn thiện hơn nữa.
3.3 Các giải pháp hoàn thiện những tồn tại gây khó khăn cho cơng ty
3.3.1 Hoàn thiện khâu đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu sẽ tạo điềukiện tốt cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu kiện tốt cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Việc hoàn thiện khâu đàm phán là tiền đề dẫn đến ký kết hợp đồng và thực hiện hiện hợp đồng xuất khẩu tốt hơn nữa. Để hoàn thiện khâu đàm phán ta cần làm tốt ngay từ đầu, từ khâu chuẩn bị đàm phán với đối tác.
Nghiên cứu tiếp cận thị trường
Nhân viên đàm phán phải hiểu rằng:
Sản phẩm của mình là những mặt hàng gì để từ đó có những chính sách đưa ra thị trường mà mình đang từng bước tiếp cận
Thị trường đang cần những mặt hàng như thế nào, giá trị, công dụng cùng với những yêu cầu về hàng hóa đó như thế nào, mẫu mã, quy cách..
Tình hình tiêu dùng mặt hàng đó, sở thích, thị thiếu mặc phong cách nào.. Tình hình sản xuất mặt hàng đó, ngun vật liệu, trình độ, tay nghề..
Tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu, tỷ xuất ngoại tệ nhập khẩu cũng có liên quan đến mặt hàng may mặc mà công ty xuất khẩu.
Nghiên cứu thị trường nước ngồi
Chủ trương, đường lối chính sách của nước nhập khẩu Hệ thống tiền tệ tín dụng
Hệ thống giao thơng, vận tải, cước phí
Luật thuế, chính sách thuế xuất khẩu, nhập khẩu Dung lượng thị trường
Sự biến động về giá cả thị trường Đối thủ cạnh tranh
Quan tâm đối với thị trường trong nước cũng đề ra những chính sách nghiên cứu thị trường như thị trường nước ngoài. Song song nghiên cứu thị trường thì ta phải lựa chọn đối tác quan hệ kinh doanh, quan tâm đến các tiêu chuẩn sau:
Tìm hiểu thực lực của đối tác, khả năng tài chính, kỹ thuật, lĩnh vực kinh doanh của họ ra sao.
Uy tín của họ trên thương trường
Nắm bắt được nhu cầu và ý định phía đối tác khi họ có ý định hợp tác, có thiện chí mua bán với ta hay khơng.
Biết được lực lượng đàm phán của họ là những ai, trình độ nghiệp vụ của họ, từng cá nhân để ta có những hướng đi đúng nhất.
Khi đàm phán, nắm bắt được những điểm mạnh, điểm yếu của đối tác và cả của mình như: khả năng cạnh tranh, quy mơ của cơng ty, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…Từ đó ta sẽ lập được phương án, định hướng kinh doanh phát triển sản phẩm của công ty vào thị trường mới.
Trước khi bước vào đàm phán với đối tác thì chúng ta cần phải có những chủ trương, đường lối để khi đàm phán chúng ta khơng bị lâm vào tình huống bị động trong đàm phán. Những công việc cần chuẩn bị khi đàm phán:
Đề ra những phương hướng để đi đến đàm phán có lợi cho chúng ta và bên đối tác
Xác định những nhiệm vụ và phương pháp cũng như đường lối cho việc đàm phán của hai bên.
Phân tích được các yếu tố tác động đến q trình đàm phán: những yếu tố bên trong, bên ngoài, khách quan, chủ quan tác động làm ảnh hưởng tới quá trình đàm phán.
Dự đốn trước một số tình huống có thể xảy ra
Đề xuất các biện pháp, giải pháp mang tính thiết thực cho quá trình đàm phán.
Và khâu cuối cùng là chuẩn bị nhân sự cho quá trình đàm phán, nhân viên đàm phán cần am hiểu sâu sắc về vấn đề của công ty, kiến thức về nghiệp
vụ ngoại thương như về: đàm phán, thương lượng, các phương thức incoterms, thanh tốn, bảo hiểm, vận tải…có những chủ trương, biện pháp nhằm nắm thế chủ động trong khâu đàm phán.
Sau khi đàm phán xong, cả hai bên đi đến việc soạn thảo, ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện hợp đồng. Việc soạn thảo và ký kết hợp đồng cần lưu ý những vấn đề sau:
Có sự thỏa thuận và thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết
Trước khi ký kết phải xem kỹ lưỡng, cẩn thận, đối chiếu với các thảo thuận đã thống nhất.
Hợp đồng phải được trình bày rõ ràng, phản ánh đúng nội dung đã thảo thuận, tránh tình trạng mập mờ có thể suy diễn nhiều cách, gây hiểu lầm cho bên đối tác. Làm như vậy sẽ tránh được các tranh chấp xảy ra khi có phát sinh trong q trình thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng nên đề cập đến mọi vấn đề tránh phải áp dụng tập quán để giải quyết những điểm mà hai bên không đề cập đến.
Những điều khoản hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm hàng hóa giao dịch, dựa theo điều kiện hồn cảnh tự nhiên, xã hội.
Trong hợp đồng khơng được có các điều khoản trái với pháp luật hiện hành ở nước người mua và nước người bán.
Người đứng ra ký kết phải là người đại diện đủ thẩm quyền ký kết
Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ mà hai bên thông thạo thỏa thuận
Việc lựa chọn điều kiện thương mại phù hợp là rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng. Đa số những hợp đồng của Công ty đều thực hiện theo điều kiện FOB, cịn lại số ít theo FCA. Một phương thức mà từ trước tới nay đều được coi là phương thức an tồn, ít rủi ro đảm bảo cho cơng ty nhưng đây có phải là phương thức mua bán tốt nhất cho hầu hết các doanh nghiệp nói chung và với Garmex Gaigon JS hay khơng thì cần phải xét về mặt lợi nhuận thì nó khơng thể mang lại nhiều lợi nhuận cao trong q trình kinh doanh của cơng ty, nếu xét về tính an tồn ít rủi ro thì đây là phương thức đảm bảo nhất. Nếu cơng ty có chủ trương thay đổi thì nên xem xét điều kiện CIF, phương thức này tuy đòi hỏi đội ngũ nhân viên