Hiệu chỉnh bảng biểu

Một phần của tài liệu giao trinh văn phòng (Trang 54 - 58)

3.1 Chọn hàng, chọn cột, chọn ụ, chọn bảng

Chọn hàng (Select Row)

- Cỏch 1: Đặt con trỏ text trong một ụ, vào menu Table, chọn lệnh Select Row, hàng chứa con trỏ text sẽ được chọn.

- Cỏch 2: Đặt con trỏ chuột ở đầu hàng, con trỏ cú dạng

+ Nhắp chuột: chọn một hàng.

Bảng biểu

Chọn cột (Select Column)

- Cỏch 1: Đặt con trỏ text trong một ụ, vào menu Table, chọn lệnh Select Colunm,

cột chứa con trỏ text sẽ được chọn.

- Cỏch 2: Đặt con trỏ chuột trờn đỉnh cột, con trỏ cú dạng

+ Nhắp chuột: chọn một cột.

+ Kộo chuột theo chiều ngang: Chọn nhiều cột

Chọn ụ (Select Cell)

Đặt chuột trong cạnh trỏi của một ụ, con trỏ cú dạng

Chọn tồn bộ bảng biểu (Select Table)

Cú thể ỏp dụng cỏc cỏch như chọn tất cả cỏc hàng, chọn tất cả cỏc cột hay chọn tất cả cỏc ụ.

Cỏch chọn an toàn nhất đú là đặt con trỏ text ở một ụ trong bảng biểu, vào menu Table chọn lệnh Select Table.

3.2 Cỏc lệnh chốn, xúa

Chốn – Insert

Chốn hàng: Đỏnh dấu chọn một hàng làm mốc, vào menu Table chọn lệnh Insert

Rows (hoặc nhắp biểu tượng Insert Rows), hàng mới được chốn vào ở phớa trờn hàng đó chọn.

Để chốn một hàng mới nằm ở cuối bảng biểu, đặt con trỏ text trong ụ cuối cựng của bảng biểu, gừ phớm Tab.

Chốn cột: Đỏnh dấu chọn một cột làm mốc, vào menu Table chọn lệnh Insert Columns (hoặc nhắp biểu tượng Insert Columns), cột mới được chốn vào bờn trỏi cột làm

mốc.

Để chốn cột mới ở cuối bảng biểu, đỏnh dấu chọn cột ký hiệu (end of Cell) ở bờn phải của bảng biểu, vào menu Table chọn lệnh Insert Columns.

Chốn ụ: Đỏnh dấu chọn một ụ vào menu Table chọn lệnh Insert Cells…, hộp thoại Insert Cell hiện ra. ễ mới được chốn vào bằng cỏch đẩy cỏc ụ cũ phụ thuộc vào lệnh chọn

trong hộp thoại Insert Cell:

- Shift Cell right: Cỏc ụ cũ trong cựng một hàng bị đẩy sang bờn phải.

- Shift Cell Down: Cỏc ụ cũ trờn cựng một cột bị đẩy xuống dưới.

- Insert Entire Row: Chốn một hàng mới.

Tin học cơ sở

Xoỏ – Delete

Xoỏ hàng: đỏnh dấu chọn hàng cần xoỏ, menu Table chọn lệnh Delete Rows. Xoỏ cột: đỏnh dấu chọn cột cần xoỏ, menu Table chọn Delete Columns. Xoỏ ụ: đỏnh dấu chọn ụ cần xoỏ, munu Table chọn Delete Cells.

Hộp thoại Delete Cell cú cỏc lệnh ngược với hộp thoại Insert Cells.

Chỳ ý

Lệnh Insert Columns cú tỏc dụng làm bảng biểu trở nờn lồi lừm rất khú coi.

Vớ dụ: Từ vớ dụ trước, tiến hành chốn thờm cỏc hàng và cột thớch hợp.

Đỏnh dấu chọn hàng 2 làm mốc, insert Rows, hàng mới được chốn vào sẽ là hàng thứ hai cũn hàng cũ sẽ bị đẩy xuống dưới.

Đỏnh dấu chọn cột 4 làm mốc, insert Columns, cột mới được chốn vào sẽ là cột thứ tư, cũn cột cũ xẽ bị đẩy sang phải.

Nhập tiếp nội dung trong ụ tương ứng, con trỏ text ở ụ cuối (trung bỡnh), gừ phớm Tab để thờm hàng mới. Stt Họ Và Tờn Điểm Tổng Xếp Loại Word Excel 1 Nguyễn An 8 7 Khỏ 2 Lờ Na 9 9 Giỏi 3 Thỏi Võn 7 8 Trung Bỡnh 3.3 Điều chỉnh hàng, cột

Chiều cao của hàng

Chiều cao của hàng thường được để ở dạng tự động điều chỉnh (Auto) bằng chiều cao của ụ cao nhất cú trong hàng. Tuy nhiờn, chỳng ta cũng cú thể chỉnh chiều cao của hàng bằng cỏch:

- Cỏch 1: Đặt chuột ở đường lưới ngang của bảng biểu, kộo chuột theo chiều

dọc để điều chỉnh độ cao thấp của hàng hoặc nhắp đỳp để hàng cú chiều cao tự động.

- Cỏch 2: Đỏnh dấu chọn hàng cần hiệu chỉnh, vào menu Table chọn lệnh Cell Height and Width chọn lớp Row.

+ Height of Row… Chiều cao của hàng thứ…

+ Auto: Chiều cao tự động.

+ At Least: Chiều cao theo số đo (tối thiểu là 1 line), at=...

+ Exactly: Chiều cao theo số đo chớnh xỏc, at=...

Bảng biểu

+ Alignment: Vị trớ của hàng so với chiều ngang của trang giấy (left,

center, right).

Chiều rộng của cột

- Cỏch 1: đặt chuột ở đường lưới dọc của một cột, con trỏ chuột cú dạng , kộo chuột theo chiều ngang để chỉnh độ rộng tương đối cho cột hoặc nhắp đỳp để chỉnh độ rộng tự động cho cột (Autofit lệ thuộc chiều rộng của ụ cú nhiều chữ nhất trong một cột, nú làm cho chữ trong ụ khụng bị xuống dũng).

- Cỏch 2: đỏnh dấu chọn một cột cần hiệu chỉnh, vào menu Table chọn lệnh

+ Cell height and width - chọn lớp Column. + Width of Column... độ rộng của cột thứ...

+ Space Between Columns: khoảng cỏch giữa cỏc cột (thường dựng 0.15”)cú tỏc dụng làm cho chữ trong ụ khụng cham vào đường lưới dọc.

+ Previous Column: chọn trở về cột trước đú. + Next Column: chọn sang cột kế tiếp.

+ Autofit: chọn độ rộng tự động cho một cột.

Chỳ ý

Chỉ nờn điều chỉnh độ rộng của mỗi cột theo thứ tự từ trỏi sang phải và bảo đảm chiều rộng của toàn bộ bảng biểu phải nhỏ hơn hoặc bằng lề trang in ( 6”).

Chiều rộng của ụ

- Đỏnh dấu chọn ụ cần hiệu chỉnh (hoặc chọn cỏc ụ liờn tiếp trờn cựng một cột).

- Dựng chuột kộo đường lưới dọc bờn phải của ụ đó chọn.

- Khi thay đổi chiều rộng của một ụ thỡ ụ kế phải của nú thay đổ theo hướng ngược lại.

Chỳ ý

Hạn chế điều chỉnh chiều rộng của ụ vỡ lệnh này làm cho chiều rộng cỏc ụ thay đổi, ảnh hưởng đến chiều rộng của cột (lồi hoặc lừm)

3.4 Trộn ụ, tỏch ụ

Trộn ụ – Merge Cells

Cú thể hợp cỏc ụ nằm liờn tiếp nhau để được một ụ duy nhất.

Để lệnh được thực hiện nhanh hơn, nờn nhắp biểu tượng Tables and Borders,

Tin học cơ sở

Đỏnh dấu chọn cỏc ụ liờn tiếp

Cỏc ụ này Sẽ được trộn lại

Đõy là một vớ dụ đơn giản Của bảng biểu

Nhắp biểu tượng Merge Cells hoặc nhắp menu Table chọn lệnh Merge Cells.

Cỏc ụ này Sẽ được trộn lại

Đõy là một vớ dụ đơn giản Của bảng biểu

ễ mới tạo ra gọi là ụ trộn, cú chiều rộng bằng tổng chiều rộng của cỏc ụ ban đầu, cú chiều cao bằng tổng cỏc Paragraph trong cỏc ụ ban đầu. Nếu cỏc ụ ban đầu khụng cú nội dung, chiều cao của ụ trộn chỉ bằng một Paragraph.

Cú thể xoỏ bỏ cỏc Paragraph thừa trong ụ trộn để giảm chiều cao của hàng.

Tỏch ụ – Split Cells

Một ụ cú thể được tỏch ra thành nhiều ụ bằng cỏch

đỏnh dấu chọn một ụ (hoặc nhiều ụ) cần thiết, nhắp biểu tượng Split Cells hoặc nhắp menu Table chọn lệnh Split Cells.

- Number of column: chọn số cột cần tỏch ra

- Number of rows: chọn số hàng cần tỏch ra

- Merge Cells before split: trộn cỏc ụ trước khi tỏch. Nếu khụng dựng lệnh

này thỡ nội dung trong cỏc ụ sau khi tỏch ra vẫn nằm đỳng vị trớ (nhắp tắt dấu kiểm tra đứng trước lệnh)

Một phần của tài liệu giao trinh văn phòng (Trang 54 - 58)